抢在时间前面的7条捷径-第2章

按键盘上方向键 ← 或 → 可快速上下翻页，按键盘上的 Enter 键可回到本书目录页，按键盘上方向键 ↑ 可回到本页顶部！
————未阅读完？加入书签已便下次继续阅读！


，导致无所作为沮丧。

　　如果一项工作或活动具有很大的潜在积极后果，就得把它列在优先位置并立即动手去做。如果某件事情不赶快做好的话可能会产生巨大的消极后果，那也得列在优先位置。任何必须做的事情，就要下决心把它做好。

　　（动力需要刺激。）你的一个行动或行为对你的生活可能产生的积极的潜在影响越大，　一旦你明确地确定之后，你受到的刺激就越大，就有动力战胜拖延并迅速把它做好。不断地开始和完成那些能对你的公司和你的未来产生重大影响的任务，就能使你集中精力和勇往直前。

　　时间和脚步不会停留。问题是你怎样利用它，到周末和月底的时候，你能达到什么目标。而你能达到什么样的目标在很大程度上取决于你对你的短期行动可能会产生的后果考虑了什么。

　　＇经常考虑的选择，决定和行为的潜在后果，这是确定你工作和生活中真正的轻重缓急秩序的最好方法之一。＇


5。　不断的实践ABCDE方法

　　＇成功的第一条法则是把精力集中在一点，直接对准中心，是所有的力量都转移到这一点，决不左顾右盼。＇

　　你在开始做以前在制定计划和确定轻重缓急秩序方面投入的思考越多，一旦你动手做，你能做的重要事情就越多而且完成这些事情的速度就越快。这项工作对你越重要，你战胜拖延和投入工作的劲头就越大。

　　ABCDE方法是一种你每天都用得着的确定轻重缓急秩序的技巧。这一技巧很简单，但也很有效，它能使你成为你那个领域里最卓有成效的人之一。

　　这一技巧的威力在于它非常简单。它的工作方法是：你先列出第二天必须做的事情。然后根据这张清单进行思考。

　　你在清单上列出的每一项工作前面标上A、B、C、D、E，然后再开始做第一项工作。

　　A级工作是非常重要的工作，是你必须做的工作，否则就会面临严重后果。A级工作可能是拜访一个关键的客户，或者完成你老板在即将召开的董事会上要用的报告。这些工作是你生活中占最重要的地位。

　　如果A级工作不止一项，你可以分一分轻重缓急，在每一项前面分别标上A1、A2、A3等。

　　B级工作是你应当做的工作，但后果不很严重。这些工作是你生活中占次重要的地位。意思就是说，如果你不做，有人可能会不高兴或不舒服，但它决不像A级工作那么重要。回一个不重要的电话或查看你的电子邮件都属于B级工作。

　　规则是，如果还有A级工作没有做完，决不要去做B级工作。决不要捡了芝麻丢了西瓜。

　　C级工作是做了更好、不做也不会有什么不良后果的工作。C级工作包括给一个朋友打电话，跟某个同事一起喝咖啡或吃饭，或者在工作时间完成某项私人事情。这类活动对你的工作生活没有任何影响。

　　D级工作是你可以委托别人去做的事情。规则是：能委托别人做的事情尽量委托给别人去做，这样你就有更多时间去做只有你自己才能做的事情。

　　E级工作是你可以根本不管的鸡毛蒜皮的事情。这种可能一时曾经是很重要的，但现在跟你或其他任何人都没有什么关系了。你做这类事情往往是出于习惯，或者纯粹是因为你喜欢做这种事情。

　　（只要你把这种ABCDE方法用到你的工作清单上，你就能办事井井有条，并且可以把更多重要的事情做得更快。）

　　要使这种ABCDE方法行之有效的关键是，你现在要训练自己立即着手做你的A1级工作直到把它完成。运用你的意志力坚持把这项最重要的工作做下去。完成整个工作之前不要停手。

　　你思考和分析你的工作清单并确定你的A1级工作能力，是取得更高一级成就和增加自信、自尊和自豪的起点。


　　第二条捷径

　　把重点放在关键结果领域
　
　　每项工作都可以分解成大约五至七个关键结果领域，超过这个数字的很少。这些结果是你想履行你的职责并对你的公司做出更大贡献所必须取得的结果。

　　关键结果领域相当于身体的重要功能，诸如通过血压、心率、呼吸率和脑波活动显示出来的那些功能。缺少这些重要功能中的任何一项功能都会导致机体的死亡。同样的道理，你在工作的任何一个关键结果领域的失败都会导致你的工作前功尽弃。

　　例如，管理的关键结果领域是计划、组织、配对人员、委派任务、监督、检查和报告。在这些领域，经理必须是在他或她的职责领域里的结果成功。

　　（你必须掌握完成工作所必要的知识和技能。）对知识和技能的要求是不断变化的。你只有提高核心竞争能力，才能很好的完成你的工作。但是，关键结果永远是你工作的中心并决定你工作的成败。

　　关键结果领域是你工作成功所必须取得的结果。它是完全由你负责的工作领域。如果你不把它做好，没有其他人来做。关键结果领域是在你控制下的活动。它是你工作的产出，同时也会成为别人工作的产入或有用的因素。

　　提高工作效率的起点是，（首先搞清楚你工作的关键结果领域。）你可以同上司讨论这些关键结果领域。列出你的产出责任并确保你的上司、你的同级和你的下级都同意你所列出的产出责任清单。

　　例如，作为一名销售人员，开发新订单是一个关键结果领域。这一活动是整个销售过程的关键。完成销售是另一个关键结果领域。执行销售会引起其他许多人进行生产和提高产品和服务的一系列活动。

　　对公司老板或总经理来说，通过谈判获得银行贷款是一个关键结果领域。聘用合适的人并委托合适的代理人也都是关键结果领域。对一位秘书或接待员来说，迅速有效的打印信函、会打电话、引导来访者都是关键结果领域。人们完成这些任务的能力在很大程度上决定他们的薪酬水平和晋升机会。

　　一旦你确定了你的关键结果领域，（第二步就是把你在这些领域的工作能力分成从1到10是个等级。）哪个是你的强项？哪个是你的弱项？在哪些领域你能做得很好？在哪些领域你会做不好？

　　＇规则是：你最弱的关键关键结果领域会影响你发挥其他技能和能力的水平。＇

　　这条规则是说，你可能在六个关键结果领域都不错，但在第七个领域却不行，那么，你在第一个领域糟糕的业绩就会牵制你并决定你所有其他技能所能获得的有多大。你的弱项将影响你的工作效率，并且成为不断发生磨擦和挫折的根源。

　　例如，知人善任是经理的关键结果领域。这一技能是使经理能进行管理并通过别人取得所要的结果的重要支撑点。一名经理如果不善于用人就不能最大限度的发挥他或她的其他技能。用人不当就会导致工作失败。

　　拖延的重要原因之一是，人们对他们以前干得不好的领域里的工作和活动总是采取躲避的态度。大多数人不是确定目标制定计划以提高这些弱项领域，而是采取回避态度，这是会使情况变得更糟糕。

　　跟这相反的是，你在某一领域表现得越出色，你就越愿意做这方面的工作，你就越不回拖延，你完成这项工作的决心也越大。

　　事实是，每个人都有自己的强项和弱项。不要为自己的弱项领域找借口。相反的，应当把它们搞清楚。确定目标并制定计划使自己在这几个领域的每个领域都很出色。想一想吧，你要把你的工作做得很出色也许就差一种重要技能了。

　　你应当不断地向自己提出这样的问题并找出答案：“哪一项技能，如果我提高并做得很出色，就能对我自己的职业生涯产生最大的积极影响？”

　　你应当用这个问题指导你今后的职业生涯。自己找答案，你很可能知道是什么技能。

　　可以就此问题请教你的上司，请教你的同事，请教你的家人。不管答案是什么，先找出来，然后努力提高你在这一领域的技能。

　　好消息是，一切业务技能都是可以学会的。如果有人在某一具体的关键结果领域很出色，这本身就是一个福气，证明只要你下决心去做你也一样能变得很出色。

　　（战胜拖延并且更快的做更多的事情的最快最好的方法之一是，你要成为你的关键结果领域绝对优秀的人才。这是你的生活和职业生涯中最重要的事情。）

　
　　第三条捷径

　　遵守强制增效规律

　　＇以最基本的纯粹形式集中注意力，系指能够全神贯注于一件单独的事情。＇

　　根据强制增效规律，（“从来没有足够的时间做完一切事情，但是总有足够的时间做完最重要的事情。”）
　　换言之，你不可能做完一堆大大小小的事情，但是你可以把最重要和最难的事情做完，这就足够了，至少暂时是这样。

　　当你所剩的时间不多，而不完成一项关键任务或项目就可能面临真正的严重后果时，你似乎总是能够找到时间把它做完，常常是在最后一刻。你会起早摸黑，逼迫自己把事情完成，而不是面对不按时完成任务后会出现的消极后果。

　　＇规则：永远不会有足够的时间完成你必须完成的一切。＇

　　在常常由于拖延而自我造成的最后期限压力下，人么你在通常情况下面临的压力更大，犯的错误更多，返工的任务更多。这些错误常常是人们为在很短的期限内完成任务而努力工作时出现的。结果导致产品缺陷，成本增多，在长期内造成巨额财物亏损。有时欲速则不达，当人们抢在最后一刻完成任务，随后又不得不返工，结果用的时间反而更长。

　　你可以经常用三个问题提醒你注意完成你的最重要工作。第一个问题时，“我最重要的活动是什么？”

　　这是你可自问自答的最重要问题之一。你最重要的活动是什么呢？首先，你可自己考虑一下。随后问你的老板。再你的同事和下属。问你的朋友和家人。想把照相机对焦一样，你必须最清楚的知道你的重要活动，然后再开始工作。

　　接着，你可提出的第二个问题是，“我能做的事情，并且只有我做的事情，如果做得好，会起到真正的重要作用吗？”

　　这是来自管理大师彼得。德鲁克的问题。这是提高个人效率的最佳问题之一。我能做的事情，并且只有我能做的事情，如果做得好，会起到真正的重要作用吗？

　　这指的是只有你能做的事情。如果你不能做，别人也不能把它完成。但是，如果你做了，并且做得好，那确实胡对你的生活和你的生涯起到重要作用。它是什么工作呢？什么是你的头等大事呢？

　　每天时时刻刻，你可对自己提出这个问题，将会有一个具体的答案。你的工作是找到明确的答案，随后开始先做这项工作，再做其他事情。

　　你可问自己的第三个问题是，“现在我的时间最重要的用途是什么？”

　　这是时间管理的核心问题。提出这个问题克服拖延，成为一个高效率人员的关键。时时刻刻，这个问题都有答案。你的工作是不断向自己提出这个问题，总是寻找它的答案，不管是什么答案。

　　首先做最重要的事情，次要的事情一点不做。（最重要的事情永远不的受最次要的事情支配。）

　　你对这些问题的回答越准确，你就越容易确定明确的重点，越容易克服拖延，越容易开始去做一项代表你时间的最重要用途的工作。


　　第四条捷径
　　事先准备
1。充分准备，然后开始；
2。做必要的准备工作；

1。　充分准备，然后开始

　　　＇不管你的能力有多强，你的潜力总是超过你能在一生中获得的能力。＇
　　你克服拖延，更快地完成工作的最佳途径之一是首先准备好你所需要的一切，然后再开始工作。当你做好充分的准备之后，你就像一支子弹上膛的手枪获一支上弦的箭。你只需要脑子一动，就可以开始去做你的重要工作。

　　首先，你应清理你的桌面或工作场所，这样在你面前只有一项任务。如果有必要，把一切放在地上或放在身后的桌子上。再搜集完成这项工作所需的一切信息、报告、细节、文件和工作资料。把它们放在手边，这样你不站起来或不移动多少身子就能拿到。

　　你务必具备你所需的各种书写材料、电脑磁盘、接入代码、电子邮件地址以及其他一切，再开始继续工作，直至把工作做完。

　　设置好你的工作区，使它舒适、有吸引力、适合长期工作。尤其是确保你有一把舒适的椅子，支撑你的后背，使你能把脚平放在地上。

　　效率最高的人抽出一定时间创立一个工作区，在那里可以获得享受。在你开始工作前，你的工作区越干净、整洁，你就越容易开始和继续工作。

　　克服拖延的重要方法之一是事先彻底做好一切准备。当一切都准备得井井有条的时候，你感到就好像开始做起了这项工作。

　　令人吃惊的事，正是由于人们未能事先采取充分准备第一步，许多书没有写完，许多人的学位没有拿到，许多改变人生的任务没有开始。

　　可悲的事实是，（“几乎完成”大概意味着“尚未开始”。）不要让这种事情发生在你身上。

　　当你坐下来把一切放在面前，准备就绪的时候，要用高效的体语作出姿态。要坐直，身体前倾，离开椅子的后背。要表现得你是一个效率高、表现出色的人。随后，拿起第一件东西，对自己说：：“让我们开始工作！”一旦开始，就要善始善终。

2。　做必要的准备工作

　　＇成功的唯一可靠手段是提供比对你的期望更多、更好的服务，不管你可能承担什么任务。＇

　　做必要的准备工作是提高个人生产率的最重要原则之一。要了解你需要了解的东西，这样，你才能出色的完成你的工作。你越善于做某种工作，你就越有可能把它做好。

　　做事拖延的一个主要原因是感到不能胜任，缺乏信心，或者在这项工作的一个关键方面能力不够。在一个方面感到软弱无力或力不从心，就足以使你不敢开始这项工作。

　　（应该在你想获得重要结果的方面不断提高你的技能。），然而，请记住，不管你现在本领有多大，你的知识和技能都会迅速的过时。正如俗语所说：“你的本领不仅则退。”

　　对你来说，最有帮助的管理方法之一就是更好的完成你的关键任务。个人素质和专业本领的提高是最节省时间的途径之一。你越善于完成某项关键任务，你对它的积极性就越大。你的本领越大，你的精力和热情就越大。当你知道你能做好一项工作的时候，你就越容易克服拖拉，比在任何其他情况下更快、更好的完成这项工作。


　　一条信息或一项额外的技能可大大增强你做好这项工作的能力。请确认你要做的最重要的事情，随后再作出计划，不断的提高你在这些方面的技能。

　　＇规则：不断的学习是在任何领域成功的最低要求。＇

　　不要让任何一个方面的弱点或缺乏能力是你退缩不浅。所有的事情都可学会。别人学会的东西，你也能学会。

　　最好的消息时，（你可以学会提高工作效率所需的任何技能。）如果有必要，你可成为使用电脑的高手。你可成为谈判高手或能力超凡的推销员。你可学会公开讲演。你可学会有效和熟练的写作。这些都是你能学到的技能，只要你决心学习并使之成为当务之急的话。

　　（每天读书至少一小时，学习你所在领域的知识。）早晨提前起床，阅读含有可帮助你提高工作效率和生产率的书籍或杂志，