企业会计制度讲解之一-第16章

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　　ｂ．会计账簿的封口要严密，封口处要加盖有关印章。
　　ｃ．封面应齐全、平整，并注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存（借）款日记账、分户明细账。
　　ｄ．会计账簿按保管期限分别编制卷号，如现金日记账全年按顺序编制卷号；总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。
　　③会计报表的装订。
　　会计报表编制完成及时报送后，留存的报表按月装订成册谨防丢失。小企业可按季装订成册。第一，会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐压平，防止折角，如有损坏部位修补后，完整无缺地装订；第二，会计报表装订顺序为：会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的封底；第三，按保管期限编制卷号。
　　（３）会计档案的保管。《会计档案管理办法》规定：“当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管一年，期满之后原则上应由财务会计部门编制清册移交本单位的档案部门保管。”根据上述规定，会计档案的保管要求主要有：
　　①会计档案的移交手续。财务会计部门在将会计档案移交本单位档案部门时，应按下列程序进行：
　　Ａ．开列清册，填写交接清单；
　　Ｂ．在账簿使用日期栏填写移交日期；
　　Ｃ．交接人员按移交清册和交接清单项目核查无误后签章。
　　②会计档案的保管要求。
　　Ａ．会计档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有适应的防火器材；
　　Ｂ．采用透明塑料膜作防尘罩、防尘布，遮盖所有档案架和堵塞鼠洞；
　　Ｃ．会计档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以防虫蛀；
　　Ｄ．会计档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方，以利查阅，并防止潮湿；
　　Ｅ．设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅登记簿，严防毁坏损失、散失和泄密；
　　Ｆ．会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。
　　③会计档案的借阅。
　　Ａ．会计档案为本单位提供利用，原则上不得借出，有特殊需要须经上级主管单位或单位领导、会计主管人员批准。
　　Ｂ．外部借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经会计主管人员或单位领导人批准后，方可办理借阅手续；单位内部人员借阅会计档案时，应经会计主管人员或单位领导人批准后，办理借阅手续。借阅人应认真填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。
　　Ｃ．借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记，拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带外出或复制原件（如有特殊情况，须经领导批准后方能携带外出或复制原件）。
　　Ｄ．借出的会计档案，会计档案管理人员要按期如数收回，并办理注销借阅手续。
　　④会计档案的保管期限。各种会计档案的保管期限，按其特点可分为永久性和定期性两类。凡是在立档单位会计核算中形成的，记述和反映会计核算的，对工作总结、查考和研究经济活动具有长远利用价值的会计档案，应永久保存。定期保管期限分别为３年、５年、１０年、１５年、２０年和２５年６种。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起，如：１９９６年度终了日为１２月５日，保管期限按１９９７年元月１日开始计算。
　　为了全面反映会计档案情况，上档部门应设置“会计档案备查表”及时记载会计档案的保存数、借阅数和归档数，做到心中有效、不出差错。
　　３．会计档案的销毁规定
　　（１）会计档案保管期满，需要销毁时由本单位档案部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定、严格审查，编造会计档案销毁清册。
　　（２）机关、团体、事业单位和非国有企业会计档案要销毁时，报本单位领导批准后销毁；国有企业经企业领导审查，报请上级主管单位批准后销毁。
　　（３）会计档案保管期满，但其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权债务时为止；建设单位在建设期间的会计档案，不得销毁。
　　（４）销毁档案前，应按会计档案销毁清册所列的项目逐一清查核对；各单位销毁会计档案时应由档案部门和财会部门共同派员监销，各级主管部门销毁会计档案时，应由同级财政部门、审计部门派员参加监销；会计档案销毁后经办人在“销毁清册”上签章，注明“已销毁”字样和销毁日期，以示负责，同时将监销情况写出书面报告一式两份，一份报本单位领导，一份归入档案备查。
　　二、会计工作交接规范
　　会计工作交接是会计工作中的一项重要制度，也是会计基础工作的重要内容。办理好会计工作交接，有利于分清移交人员和接管人员的责任，可使会计工作前后衔接，保证会计工作顺利进行，防止账目不清、财务混乱。为此，《规范》第二十五条至第三十五条对会计工作交接问题作出了具体规定。
　　１．交接前的准备工作
　　会计人员工作调动或者因故离职，必须将本人所经管的会计工作全部移交接替人员。没有办清交接手续的不得调动或离职。根据《规范》第二十七条规定，会计人员办理移交必须作好以下准备工作：
　　（１）已经受理的经济业务尚未填制会计凭证的应当填制完毕。
　　（２）尚未登记账目应当登记完毕，结出余额，并在最后一笔余额后加盖经办人员印章。
　　（３）整理应该移交的各项资料，对未了事项和遗留问题要写出书面说明材料。
　　（４）编制移交清册，列明移交凭证、账簿、会计公章、现金、有价证券、支票筹、发票、文件、其他会计资料和物品等内容；实行会计电算化的单位，从事该项工作的移交人员应在移交清册上列明会计软件及密码、会计软件数据盘、磁带等内容。
　　（５）会计机构负责人、会计主管人员移交时，应将财务会计工作、重大财务收支问题和会计人员的情况等向接替人员介绍清楚。
　　２．交接的基本程序
　　（１）移交点收。移交人员离职前必须将本人经管的会计工作，在规定的期限内，全部向接替人员移交清楚。接替人员应认真按照移交清册逐项点收。具体要求是：
　　①现金要根据会计账簿记录余额进行当面点交，不得短缺，接替人员发现不一致或“白条顶库”现象时，移交人员在规定期限内负责查清处理。
　　②有价证券的数量要与会计账簿记录一致，有价证券面额与发行价不一致时，按照会计账簿余额交接。
　　③会计凭证、账簿、报表和其他会计资料必须完整无缺，不得遗漏。如有短缺，必须查明原因，并在移交清册上注明，由移交人负责。
　　④银行存款账户余额要与银行对账单核对一致，如有未达账项，应编制银行存款余额调节表调节相符；各种财产物资和债权债务的明细账户余额要与总账有关账户余额核对相符；对重要实物要实地盘点，对余额较大的往来账户要与往来单位、个人核对。
　　⑤公章、收据、空白支票、发票、科目印章以及其他物品等必须交接清楚。
　　⑥实行会计电算化的单位，交接双方应在电子计算机上对有关数据进行实际操作，确认有关数字正确无误后，方可交接。
　　（２）专人监督。《规范》第二十八条规定，会计人员在办理交接手续时，必须有人监交，以起督促、公证作用。对监交的具体要求是：
　　①一般会计人员办理交接手续，由单位的会计机构负责人、会计主管人员负责监交。
　　②会计机构负责人、会计主管人员办理交接手续，由单位领导人负责监交。当出现下列情况时，由上级主管部门派人会同监交。
　　Ａ．所属单位领导人不能监交，需要由上级主管单位派人代表主管单位监交。如因单位撤并而办理交接手续等。
　　Ｂ．所属单位领导人不能尽快监交，需要由上级主管单位派人督促监交。如由上级主管单位责成所属单位撤换不合格的会计机构负责人、会计主管人员，所属单位领导人以种种借口拖延不办理交接手续时。
　　Ｃ．不宜由所属单位领导人单独监交，而需要上级主管单位会同监交。如所属单位领导人与办理交接手续的会计机构负责人、会计主管人员有矛盾，交接时需要上级主管单位派人会同监交。
　　Ｄ．上级主管单位认为存在某些问题需要派人会同监交的，也可以派人会同监交。
　　（３）交接后的有关事宜
　　①会计工作交接完毕后，交接双方和监交人要在移交清册上签名盖章，并在移交清册上注明：单位名称，交接日期，交接双方和监交人的职务、姓名，移交清册页数及需要说明的问题和意见等。
　　②接管人员应继续使用移交前的账簿，不得擅自另立账簿，以保证会计记录前后衔接，内容完整。
　　③移交清册填制一式三份，交接双方各持一份，存档一份。
　　３．会计工作临时交接
　　《规范》第三十三条规定，会计人员临时离职或者因其他原因暂时不能工作的，都要办理临时交接手续。
　　（１）临时离职或因病不能工作需要接替或代理的，会计机构负责人、会计主管人员或单位领导人必须指定专人接替或者代理，并办理会计工作交接手续。
　　（２）临时离职或因病不能工作的会计人员恢复工作时，应当与接替或代理人员办理交接手续。
　　（３）移交人员因病或其他特殊原因不能亲自办理移交手续的，经单位领导人批准，可由移交人委托他人代办交接，但委托人应当对所移交的会计凭证、会计账簿、会计报表和其他有关资料的合法性、真实性承担法律责任。
　　４．移交后的责任
　　《规范》第三十五条规定：“移交人员对移交的会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料的合法性、真实性承担法律责任。”这是对会计工作交接后，交接双方责任的具体确定。移交人员所移交的会计资料是在其经办会计工作期间内所发生的，应当对这些会计资料的合法性、真实性负责，即便接替人员在交接时因疏忽没有发现所接会计资料在合法性、真实性方面的问题，如事后发现，仍应由原移交人员负责，原移交人员不应以会计资料已移交而推脱责任。
　　第十节会计电算化
　　会计电算化是会计基础工作的重要内容。为了使《规范》中的会计电算化内容更加细化，以便指导基层单位开展会计电算化工作，财政部于１９９６年发布了《会计电算化工作规范》，本章将根据这两个规定中的精神，介绍会计电算化的有关内容。
　　一、会计电算化的基本概念
　　会计电算化，是指计算机技术在会计工作中的应用，即采用电子计算机替代人工记账、算账、报账，以及对会计信息进行分析和利用的过程。具体来讲就是由专业人员编制会计软件，由会计人员及有关的操作人员操作会计软件，指挥计算机替代人工来完成会计工作的活动。会计电算化是管理现代化和会计自身改革和发展的客观需要，是时代发展的必然，是会计工作的发展方向。
　　近几年来，我国会计电算化的迅速发展和普及，对会计改革的顺利实施起到了重要的作用，使会计工作发生了很大的变化。会计电算化的开展，减轻了财会人员的工作，提高了会计工作的效率；促进了会计工作的规范化，提高了会计工作的质量；促进了会计工作职能的转变，提高了财会人员的素质；为整个管理工作现代化奠定了基础；同时也促进了会计自身的不断发展。会计电算可以分为三个基本层次，即：会计核算电算化、会计管理电算化、会计决策电算化。
　　１．会计核算电算化
　　会计核算电算化是会计电算化的第一个层次，主要内容包括：设置会计科目、填制会计凭证、登记会计账簿、进行成本计算、编制会计报表等。会计核算电算化主要是指这几个方面运用会计核算软件，实现会计数据处理电算化。
　　（１）设置会计科目电算化。设置会计科目电算化是通过会计核算软件的初始化功能实现的。初始化功能是供软件开始正式投入使用时运用的功能，除了输入一级会计科目和明细会计科目名称及编码外，还要输入：会计核算所必需的期初数字及有关资料，包括年初数、累计发生额，往来款项、工资、固定资产、存货、成本费用、营业收入核算必需的期初数字；计算有关指标需要的各种公式；选择会计核算方法，包括固定资产折旧方法、存货计价方法、成本核算方法等；定义自动转账凭证；输入操作人员岗位分工情况，包括操作人员姓名、操作权限、操作密码等。
　　（２）填制会计凭证电算化。会计凭证包括原始凭证和记账凭证，对这两类凭证的处理方法，在各个会计核算软件中有所不同。记账凭证是根据审核无误的原始凭证登记的，有的会计核算软件是要求财会人员手工填制好记账凭证，再由操作人员输入电子计算机；有的会计核算软件是要求财会人员根据原始凭证，直接在计算机屏幕上填制记账凭证；有的会计软件是要求财会人员直接将原始凭证输入电子计算机，由计算机根据输入的原始凭证数据自动编制记账凭证。前两种方法比较接近，区别只在一个是输入已经手工写好的记账凭证，一个是边输入边做记账凭证，但都是把所有的记账凭证输入电子计算机。而最后一种方法与前两种有很大的差别，是由计算机来做记账凭证。
　　（３）登记会计账簿电算化。会计电算化后，登记会计账簿一般分两个步骤进行，首先是由计算机根据会计凭证自动登记机内账簿，其次是把机内会计账簿打印输出。《规范》考虑到了电算化的要求，对电算化条件下登记会计账簿提出了规范，改变了过去设计会计制度时主要考虑手工方式操作的做法。
　　（４）成本费用计算电算化。根据账簿记录，对经营过程中发生的采购费用、生产费用、销售费用和管理费用，进行成本费用核算，是会计核算的一项重要任务。在会计软件中，成本计算是由计算机根据机内上述费用，按照会计制度规定的方法自动进行的。许多通用会计软件提供了多种成本计算的方法，供用户选用。
　　（５）编制会计报表电算化。编制会计报表工作，在通用会计软件中都是由计算机自动进行的，一般都有一个可由用户自定义报表的报表生成功能模块，它可以定义报表的格式和数据来源等内容，这样无论报表如何变化也都可以适应。《规范》规定：“会计报表之间、会计报表各项目之间，凡有对应关系的数字，应该相互一致。本期会计报表与上期会计报表之间有关的数字应当相互衔接”。多数会计报表软件都具备按照这一规定自动进行核对的功能。
　　２．会计管理电算化
　　会计管理电算化是在会计核算电算化的基础上，利用会计核算提供的数据和其他有关数据，借助计算机会计管理软件提供的功能和信息，帮助财会人员合理地筹措和运用资金，节约生产成本和经费开支，提高经济效益。会