企业会计制度讲解之一-第18章
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（２）规范各类账、证、表格式和内容。手工方式下，会计人员按规定设置总账、明细账、日记账，按会计制度要求，填制记账凭证，登记明细账、日记账、总账。在电算化方式下，这种账务处理过程仍旧保持，但部分会计资料格式要重新设计或部分修改，以便在电算化方式下处理，达到真实、准确、安全的要求。在电算化前，要全面考虑各类会计资料的规范化格式，分清必须修改与必须保留的内容，使重新确认的会计账、证、表格式更适于电算化工作特点。例如：记账凭证的类别，可以采用一种记账凭证或收、付、转三种凭证的形式；也可以在收、付、转三种凭证的基础上，按照经济业务和会计软件功能模块的划分进一步细化，以方便记账凭证的输入和保存。记账凭证的格式要按会计软件要求进行统一规定，凭证格式是否适用最终影响系统的使用效果。凭证的主要信息有：日期、凭证类型、凭证号、摘要、会计科目代码、借贷方金额等。常常还要增加一些特殊需要的信息，如数量、单价、外币、汇率、支票号、发票号等。在规范格式时，应当符合《规范》第三章的有关规定。
（３）规范有关会计核算方法和过程。
①要根据计算机特点对原有会计核算方法进行审查和调整。对于不符合《规范》要求的，要改正过来；对于核算过粗的方法要进行改进。例如，手工条件下固定资产核算通常采用分类折旧率，在采用计算机后可改为个别折旧率；在手工条件下成本核算中的辅助生产费用分配一般采用顺序分配法或计划成本分配法等，在计算机条件下可改为代数分配法。
②会计核算过程中涉及各种凭证、账簿、报表的生成。传递和处理。由谁编制凭证，谁输入凭证，谁复核凭证，谁记账，谁保管，谁汇总，谁编制报表，谁确认最终账表的正确性，何时完成上述各项工作，等等，都必须作出合理的规定和安排。
（４）整理手工会计业务数据。
①重新核对各类凭证和账簿，做到账证、账账、账实相符。由于会计记录经过多人重复转抄，可能存在一定误差，在将基础数据移至计算机之前，需对会计数据按会计软件的要求进行整理和分类。据有关规定，会计业务处理要按照会计科目的统驭关系，凭证与各级明细账、总分类账之间，总分类账与下级明细分类账、相关辅助明细账之间，各类明细分类账、总分类账与实物库记录之间，应完全相符，金额、数量应完全一致。但在许多单位，由于历史遗留问题，会计业务处理长期存在不规范行为，常出现账证、账账、账实不符现象，这将导致会计电算化信息系统数据处理的错误。因此，需要作相应调整和改进。
②整理各账户余额。如果是在年初开始使用软件，只需整理各账户期初余额；如果是在年中某月建账，需整理年初余额和以前各个月各账户发生额。如果适应电算化核算较旧的特点，对科目进行了分解和调整，还需将余额在新科目中进行分解和调整。
③清理往来账户和银行账户。手工方式下，各单位对往来账户的管理方法有所不同。有些将往来单位、个人作为往来账户的明细科目，而有些将其作为辅助账，进行单独核算和管理。由于会计软件所提供的对往来账户管理方式不同，在将往来账移至计算机内之前，必须预先确定往来账的管理方式。基于我国目前的状况，往来账存在大量呆账、坏账，所以应在将其移至计算机之前，按会计制度要求及时处理和冲销。同样道理，银行账一般均有未达账项，在采用计算机处理前，应及时核对银行账，对于未及时核销的未达账项，应及时清理，以保障采用计算机进行银行对账时初始金额的正确性。
３．会计软件的初始化
会计软件初始化是确定会计软件的核算规则与输入基础数据的过程，即根据使用单位的业务性质，对会计软件进行具体限定以及输入基础数据等一系列操作准备工作，用来完成将通用会计软件转化为适合本单位实际情况的专用会计软件，以及从手工处理方式转换成会计电算化方式。例如：账务处理初始化的主要过程包括系统总体参数设置（设置核算单位、启用日期、编码规则等），设置凭证类别，设置会计科目，输入期初余额，设置自动转账分录，以及其他初始设置。工资核算初始化的主要过程包括设置部门编码，设置职工类型，设置工资项目，设置运算关系。成本核算初始化的主要过程包括设置产品目录代码，输入期初在产品成本，输入定额资料。报表处理初始化的主要过程包括报表注册，设置报表格式，设置计算工式和审核公式等。
４．会计软件的日常运行与维护
（１）人机并行。计算机与手工并行是指会计软件使用的最初阶段人工与计算机同时进行会计处理的过程，这是试运行阶段。此阶段的主要任务是：检查建立的会计电算化核算系统是否充分满足本单位要求，使用人员对软件的操作是否存在问题，对运行中发现的问题是否还应进行修改，并逐步建立比较完善的电算化内部管理制度。
在试运行阶段，会计人员要进行双重劳动，但这是十分必要的。在此期间，通过进行手工与计算机处理结果的双向对比与检验，能够考查会计软件数据处理的正确性，能够考查相关人员的操作熟练程度和业务处理能力，并通过实践，进行电算内部管理制度的建立。应该说，这是手工会计系统移至会计电算化系统的试验阶段，也是手工系统与计算机系统相互适应的阶段。它的顺利进行，是以后一定阶段会计电算化系统持续正常运行的前提。
试运行的时间，应放在年初、年末、季初、季末等特殊会计时期，这样才能取得全面的人机比较数据，预先估计可能出现的问题。一旦出现问题，要及时采取措施，进行防错纠错。
在试运行阶段，前期以人工为主计算机为辅，后期则以计算机处理为主。各会计单位只有假设计算机在处理实际账务，才会充分考虑可能发生的问题，提高操作熟练程度。
计算机与手工并行工作期间，可以采用计算机打印输出的记账凭证替代手工填制的记账凭证，原始凭证应附于相关记账凭证的背面，根据有关规定进行审核并装订成册，作为会计档案保存，并据以登记手工账簿。如果计算机与手工核算结果不一致，要由专人查明原因并向本单位领导书面报告。
并行一个阶段后，要开始建立各项管理制度，并根据实际运行中出现的问题，不断改进完善。尤其对上岗操作软件人员的权限分配，应在申请替代手工记账前都能按规定设置完毕，进入正常工作状态。对替代手工记账后会计人员的岗位职责也应有明确的要求和岗位考核。
（２）日常运行。
①输入凭证是电算化软件的原始数据，是各种凭证单据，在账务处理软件中是记账凭证，在材料核算软件中是各种出库、入库单据，在销售核算软件中是发票、产品出库单，等等。只有将这些凭证单据输入到计算机后，才能由计算机进行处理。因此，凭证输入成了电算化后新增的工作，而且是需要花大量时间才能完成的工作。
凭证输入前，应先经过检查和预处理，不合法、不正确、不合理、不真实、内容不完整的凭证不能输入。可以根据计算机的需要在用于输入的凭证上加写有关代码、编号等内容，进行预处理，以方便凭证输入。
凭证输入计算机后要进行复核，复核输入内容与原件是否一致，防止有意无意的错误。复核人员和输入人员不允许同为一个人。直接使用原始凭证在计算机上编制记账凭证，用计算机打印的记账凭证代替手工记账凭证的单位，应保证打印出的记账凭证内容齐全、签章齐备。凭证可以集中由一人输入，也可以各个岗位编制的凭证由本岗位输入。
②凭证复核是输入的凭证必须由另一人复核后才能用于记账，计算机复核的内容包括合法性、合理性、正确性、完整性和真实性。计算机内凭证的复核可以采用屏幕查看复核、打印输出复核、重复输入复核三种方法。对于已复核后又发现有错的凭证可允许修改，但修改后必须再次复核。复核人员的姓名必须在机内随凭证永久记录，以明确责任。
③记账、计算成本等各种计算机处理是自动由计算机完成的，只要将原始数据正确输入计算机，计算机就能按事先设计的程序完成各种账簿的登记和各种计算工作，节省大量人力。
④输出账簿是采用计算机核算后，所有账簿平时均保留在计算机内，日记账必须每日打印，明细账和总账可根据需要按月、按季或按年打印，不满页时，可满页后再打印，但不能不打印。打印时，有关表格线可省打。打印后的账簿应连续编号，应由专人检查后再作为正式账页进行装订，以符合《规范》要求。
⑤编制会计报表是根据账簿编制的，也是由计算机自动完成的，通常每月月末进行。我国的通用会计软件通常都提供通用报表生成器或专门的报表功能模块，帮助用户编制各种对内、对外会计报表。编制会计报表工作是日常核算中较为复杂的工作，应由会计和计算机水平较高的会计人员完成。应保证报表中的会计数据与账簿一致。应对报表数据进行审核并签章后再报送有关单位。
（３）日常维护。与手工核算不同，由于电算化核算采用了许多先进设备和技术，对其日常维护就成了会计核算中一项重要工作。日常维护包括硬件维护与软件维护两部分。维护一般由电算维护员负责，软件操作员等其他人员不得进行维护，电算主管可进行维护监督工作。
５．利用现有数据进行财务分析
经过一段时间的计算机日常核算，在计算机内必然积累大量财务数据，如何利用这些数据进行财务分析就成了计算机日常会计工作的一项重要内容。
利用商品化会计软件中的财务分析子系统可以完成部分财务分析工作。商品化财务分析系统一般均提供常见的分析方法，例如比率分析法、结构百分比分析、比较分析、趋势分析等，分析结果一般以图和表的形式同时输出。另一种分析方法是利用报表系统进行财务分析。这是所讲的报表系统可以是商品化会计软件中的通用会计报表模块，也可以是常见的办公软件中的电子表格软件（例Excel），其共同特点是能够从有关账簿中提取数据，通过报表系统自定义分析模型，从而产生分析结果。
四、替代手工记账
利用计算机进行会计核算的初期是人机并行期，这一期间一般在３～６个月之间，最好能跨年度。人机并行期结束后要甩掉手工账，实现计算机替代手工记账。是否可以甩掉手工账，不是由企事业单位自己说了算的，必须报经有关部门验收合格后，才能脱离手工账，进入正常的计算机核算状态。
１．替代手工记账的条件
根据《会计电算化管理办法》的规定采用电子计算机替代手工记账的单位，应当具备以下基本条件：
①使用的会计核算软件达到财政部发布的《会计核算软件基本功能规范》的要求。
②配有专门或主要用于会计核算工作的电子计算机或电子计算机终端并配有熟练的专职或者兼职操作人员。
③用电子计算机进行会计核算与手工会计核算同时运行３个月以上，取得相一致的结果。
④有严格的操作管理制度。主要内容包括：
Ａ．操作人员的工作职责和工作权限；
Ｂ．预防原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核而输入计算机的措施；
Ｃ．预防已输入计算机的原始凭证和记账凭证等会计数据本经核对而登记机内账簿的措施；
Ｄ．必要的上机操作记录制度。
⑤有严格的硬件、软件管理制度。主要内容包括：
Ａ．保证机房设备安全和电子计算机正常运转的措施；
Ｂ．会计数据和会计核算软件安全保密的措施；
Ｃ．修改会计核算软件的审批和监督制度。
⑥有严格的会计档案管理制度。
２．替代手工记账的申请、检查和批准
（１）提出申请。《会计电算化管理办法》明确规定，由各省、自治区、直辖市、计划单列市财政厅（局）和国务院业务主管部门，制定用计算机替代手工记账的具体管理办法。对此，各省、市财政部门都已作出相应的管理办法，可归纳为两种管理形式：一种形式为，由财政部门直接负责对申请替代手工记账的单位进行审查，一般的做法是财政部门会同国税、地税、审计等部门实地进行审查验收，验收合格后办理计算机替代手工记账的审批手续并发给计算机替代手工记账的许可证；另一种形式是，财政部门间接管理，由申请替代手工记账的单位委托会计师事务所进行替代手工记账的计算机审核，由该所出具计算机替代手工记账和审查合格的报告，并抄送财政、税务、审计、业务主管部门等，财政部门只负责对会计师事务所的审查工作质量进行监督、检查，以及对该所的审核报告审核后作出正式批复。
对替代手工记账的单位不论采取何种管理形式进行审查，依据的标准都是《会计电算化管理办法》和《会计电算化工作规范》。审查计算机替代手工记账的过程是对替代手工账的单位在双轨并行期间会计工作全面的检查和总结，既能帮助企业达到会计电算化工作规范的要求，也起到咨询服务或交流经验的作用。因此，审查计算机替代手工记账不应马马虎虎走过场，而应认认真真地对待。
（２）检查。负责替代手工记账验收的单位在收到甩账申请后，应制定甩账验收计划，并通知被审单位。通常审查的内容主要有：检查所使用的会计核算软件是否达到财政部颁布的《会计核算软件功能规范》，审查计算机硬件、设备配置和运行环境情况，审查会计电算化岗位设置和人员技能，审查手工计算机并行运行三个月或三个月以上的账表，审查各种制度是否健全，是否得到贯彻落实。
（３）批准。对于已经通过替代手工记账验收的企业，验收审查单位应向该单位和有关部门提供甩账验收报告。在报告中应说明甩账验收的日期、会计软件名称及版本，甩账验收人、甩账验收方法、甩账验收内容、企业存在的不足和改进建议等。单位接此报告后，在对不足部分作完改进后即可脱离手工进行计算机单轨核算。
五、电算化会计档案的管理
１．电算化会计档案管理的内容
电算化会计档案指存储在计算机中的会计数据（以磁性介质或光盘存储的会计数据）和计算机打印出来的书面形式的会计数据。会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）等数据，以及会计软件系统开发运行中编制的各种文档程序和其他会计资料。电算化会计档案管理的主要任务是：监督和保证按要求生成各种档案，保证各种会计档案的安全与保密，保证各种会计档案得到合理和有效的利用，并安全保存。
计算机内会计数据的打印输出和保存是替代手工记账单位
