企业会计制度讲解之一-第7章
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⑥职工公出借款的收据，必须附在记账凭证之后。职工公出借款时，应由本人按照规定填制借款单，由所在单位领导人或其指定的人员审核，并签名或盖章，然后办理借款。借款收据是此项借款业务的原始凭证，是办理有关会计手续、进行相应会计核算的依据。在收回借款时，应当另开收据或者退还借款收据的副本，不得退还原借款收据。因为借款和收回借款虽有联系，但又有区别，在会计上需要分别进行处理，如果将原借款收据退还给了借款人，就会损害会计资料的完整性，使其中一项业务的会计处理失去依据。
⑦经上级有关部门批准的经济业务，应当将批准文件作为原始凭证附件。如果批准文件需要单独归档的，应当在凭证上注明批准机关名称、日期和文件字号。
⑧发现原始凭证有错误的，应当由开出单位重开或者更正。在更正处应当加盖开出单位的公章。
二、记账凭证
记账凭证，俗称传票，是对经济业务按其性质加以归类，确定会计分录，并据以登记会计账簿的凭证。《规范》第五十条规定：“会计机构、会计人员要根据审核无误的原始凭证填制记账凭证。”
在日常经营管理中发生的经济业务比较繁杂，反映这些经济业务的原始凭证也千差万别、式样众多。由于原始凭证所记录的内容，并不直接体现会计要素的走向，不能完全满足会计核算的需要，因而难以直接据以登记账簿。为此，必须在审核无误的基础上，对原始凭证进行归类、整理，然后填制记账凭证。在记账凭证中，要为有关原始凭证所记载的某项经济业务确定会计分录，亦即确定记载该项经济业务的账户、方向和金额。这样，根据记账凭证，进行会计账簿的登记。原始凭证是记账凭证的重要附件和依据，由于两种凭证之间存在着依存和制约的关系，填制记账凭证有利于防止和减少差错的发生，保证账簿记录的正确性。
１．记账凭证的内容和类别
（１）记账凭证。为了概括地反映经济业务的基本情况，满足登记账簿的需要，《规范》第五十一条规定，记账凭证必须具备下列内容要素：
①填制凭证的日期；②凭证的名称和编号；③经济业务的摘要；④应记会计科目（包括一级科目、二级科目和明细科目）、方向及金额；⑤记账符号；⑥所附原始凭证的张数；⑦填制人员、稽核人员、记账人员和会计主管人员（收款凭证和付款凭证还应增加出纳人员）的签名或印章。
（２）记账凭证的类别。
①按其用途划分。
Ａ．专用记账凭证。按经济业务的某种特定属性走向使用的凭证。通常采用的收款凭证、付款凭证和转账凭证就是这类记账凭证。
ａ．收款凭证。专门用于登记现金和银行存款收入的业务。收款凭证根据有关现金和银行存款收入业务的原始凭证填制，是登记现金日记账、银行存款日记账以及有关明细账和总账等账簿的依据，也是出纳人员收讫款项的依据。
ｂ．付款凭证。专门用于登记现金和银行存款支出的业务。付款凭证根据有关现金和银行存款支付业务的原始凭证填制，是登记现金日记账、银行存款日记账以及有关明细账和总账等账簿的依据，也是出纳人员支付款项的依据。
ｃ．转账凭证。专门用于登记现金和银行存款收付业务以外的转账业务。转账凭证根据有关转账业务的原始凭证填制，是登记有关明细账和总账等账簿的依据。
Ｂ．通用记账凭证。为各类经济业务共同使用的凭证，亦称作标准凭证。业务比较单纯、业务量也较少的单位，适宜使用这类记账凭证。
②按其填制方法划分。
Ａ．复式记账凭证。将一项经济业务所涉及到的各有关会计科目都集中在一起填制的凭证。复式记账凭证能够集中反映账户之间的对应关系，便于了解有关经济业务的全貌，还可以减少凭证的数量，但不便于汇总每一会计科目的发生额和进行分工记账。
Ｂ．单式记账凭证。按一项经济业务所涉及到的各个会计科目分别填制的凭证。由于一张凭证只填列一个会计科目，因此使用单式记账凭证便于汇总每个会计科目的发生额和进行分工记账，但填制工作量大，在一张凭证上反映不出经济业务的全貌，不便于查账。
Ｃ．汇总记账凭证。将许多同类记账凭证逐日或定期（３天、５天、１０天等）加以汇总后填制的凭证。如将收款凭证、付款凭证或转账凭证按一定的时间间隔分别汇总，编制汇总收款凭证、汇总付款凭证或汇总转账凭证；又如，将一段时间的记账凭证按相同会计科目的借方和贷方分别汇总，编制记账凭证汇总表，等等。
２．记账凭证的填制
（１）记账凭证填制的基本要求。
①审核无误。即在对原始凭证审核无误的基础上填制记账凭证。这是内部牵制制度的一个重要环节。
②内容完整。即记账凭证应该包括的内容都要具备。应该注意的是：以自制的原始凭证或者原始凭证汇总表代替记账凭证使用的，也必须具备记账凭证所应有的内容；记账凭证的日期，一般为编制记账凭证当天的日期，按权责发生制原则计算收益、分配费用、结转成本利润等调整分录和结账分录的记账凭证，虽然需要到下月才能编制，仍应填写当月月末的日期，以便在当月的账内进行登记。
③分类正确。即根据经济业务的内容，正确区别不同类型的原始凭证，正确应用会计科目。在此基础上，记账凭证可以根据每一张原始凭证填制，或者根据若干张同类原始凭证汇总编制，也可以根据原始凭证汇总表填制；但不得将不同内容和类别的原始凭证汇总填制在一张记账凭证上。
④连续编号。即记账凭证应当连续编号。这有利于分清会计事项处理的先后顺序，便于记账凭证与会计账簿之间的核对，确保记账凭证的完整。
（２）记账凭证填制的具体要求。
①除结账和更正错误，记账凭证必须附有原始凭证并注明所附原始凭证的张数。所附原始凭证张数的计算，一般以原始凭证的自然张数为准。与记账凭证中的经济业务记录有关的每一张证据，都应当作为原始凭证的附件。如果记账凭证中附有原始凭证汇总表，则应该把所附的原始凭证和原始凭证汇总表的张数一起计入附件的张数之内。但报销差旅费等的零散票券，可以粘贴在一张纸上，作为一张原始凭证。一张原始凭证如涉及到几张记账凭证的，可以将该原始凭证附在一张主要的记账凭证后面，在其他记账凭证上注明该主要记账凭证的编号或者附上该原始凭证的复印件。
②一张原始凭证所列的支出需要由两个以上的单位共同负担时，应当由保存该原始凭证的单位开给其他应负担单位原始凭证分割单。原始凭证分割单必须具备原始凭证的基本内容，包括凭证的名称、填制凭证的日期、填制凭证单位的名称或填制人的姓名、经办人员的签名或盖章、接受凭证单位的名称、经济业务内容、数量、单价、金额和费用的分担情况等。
③记账凭证编号的方法有多种，可以按现金收付、银行存款收付和转账业务三类分别编号，也可以按现金收入、现金支出、银行存款收入、银行存款支出和转账五类进行编号，或者将转账业务按照具体内容再分成几类编号。各单位应当根据本单位业务繁简程度、人员多寡和分工情况来选择便于记账、查账、内部稽核、简单严密的编号方法。无论采用哪一种编号方法，都应该按月顺序编号，即每月都从１号编起，顺序编至月末。一笔经济业务需要填制两张或者两张以上记账凭证的，可以采用分数编号法编号，如１号会计事项分录需要填制三张记账凭证，就可以编成１1/3、１2/3、１3/3号。
④填制记账凭证时如果发生错误，应当重新填制。已经登记入账的记账凭证在当年内发现错误的，可以用红字注销法进行更正。在会计科目应用上没有错误，只是金额错误的情况下，也可以按正确数字同错误数字之间的差额，另编一张调整记账凭证。发现以前年度的记账凭证有错误时，应当用蓝字填制一张更正的记账凭证。
⑤实行会计电算化的单位，其机制记账凭证应当符合对记账凭证的一般要求，并应认真审核，做到会计科目使用正确，数字准确无误。打印出来的机制记账凭证上，要加盖制单人员、审核人员、记账人员和会计主管人员印章或者签字，以明确责任。
⑥记账凭证填制完经济业务事项后，如有空行，应当在金额栏自最后一笔金额数字下的空行处至合计数上的空行处划线注销。
⑦正确编制会计分录并保证借贷平衡。必须根据国家统一会计制度的规定和经济业务的内容，正确使用会计科目和编制会计分录，记账凭证借、贷方的金额必须相等，合计数必须计算正确。
⑧摘要应与原始凭证内容一致，能正确反映经济业务的主要内容，表述简短精练。应能使阅读的人通过摘要就能了解该项经济业务的性质、特征，判断出会计分录的正确与否，一般不必再去翻阅原始凭证或询问有关人员。
⑨只涉及现金和银行存款之间收入或付出的经济业务，应以付款业务为主，只填制付款凭证，不填制收款凭证，以免重复。
三、会计凭证的书写和保管
会计凭证是重要的会计核算资料。会计凭证的书写质量和保管情况，对会计核算的质量和会计核算工作的连续性和可溯性，都有直接的影响。
１．会计凭证的书写规定
《规范》第五十二条规定，“填制会计凭证，字迹必须清晰、工整”。这不但便于辨认，也有助于防止篡改。《规范》的这一条还对填制会计凭证时阿拉伯数字、汉字大写数字和货币符号等的书写要求作了十分具体的规定。这都是在填制会计凭证时应当严格遵守的要求。
（１）阿拉伯数字的书写要求。《规范》第五十二条具体规定：“阿拉伯数字应当一个一个地写，不得连笔写。”特别在要连着写几个“０”时，一定要单个地写，不能将几个“０”连在一起一笔写完。数字的排列要整齐，数字之间的空隙应均匀，不宜过大。
根据习惯，阿拉伯数字在书写时应有一定的斜度。倾斜角度的大小应以笔顺书写方便，好看易认为准，不宜过大也不宜过小，一般可掌握在６０度左右，印数码的中心斜线与底平线为６０度的夹角。此外，阿拉伯数字的书写还应有高度标准，一般要求数字的高度占凭证横格高度的1/2为宜。书写时还要注意紧靠横格底线，使上方能留出一定空位，以便需要进行更正时可以再次书写。
为了防止涂改，对有竖划的数字的写法应有明显区别，如“６”的竖划应偏左，“４”、“７”、“９”的竖划应偏右，“１”应写在中间。此外，“６”的竖划应上提为一般数字的1/4；“７”、“９”的竖划可以下拉出格至一般数字的1/4。
（２）货币符号的书写要求。《规范》第五十二条具体规定：“阿拉伯金额数字前面应当书写货币币种符号或者货币名称简写和币种符号。币种符号与阿拉伯金额数字之间不得留有空白。凡阿拉伯数字前写有币种符号的，数字后面不再写货币单位”；“所有以元为单位（其他货币种类为货币基本单位）的阿拉伯数字，除表示单价等情况外，一律填写到角分；无角分的，角位和分位可写‘００’，或者符号‘—’；有角无分的，分位应当写‘０’，不得用符号‘—’代替。”
（３）汉字大写数字的书写要求
①大写数字的书写。《规范》第五十二条具体规定：“汉字大写数字金额如零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿等，一律用正楷或者行书体书写，不得用０、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十等简化字代替，不得任意自造简化字。”在实际工作中，我们还可以发现一些不规范的简化大写数字，如以“另”代零；以“两”代贰；以“廿”代贰拾等。
《规范》第五十二条还具体规定：“大写金额数字到元或者角为止的，在‘元’或者‘角’字之后应当写‘整’字或者‘正’字；大写金额数字有分的，分字后面不写‘整’字或者‘正’字。”例如，人民币３５６８０元，大写金额数字应为，“人民币叁万伍仟陆佰捌拾元整”，或为，“人民币叁万伍仟陆佰捌拾元正”；又如，人民币４７１．９０元，大写金额数字应为，“人民币肆佰柒拾壹元玖角整”，或为，“人民币肆佰柒拾壹元玖角正”；再如，人民币２３０８．６６元，大写金额数字应为，“人民币贰仟叁佰零捌元陆角陆分”。
②货币名称的书写。《规范》第五十二条具体规定：“大写金额数字前未印有货币名称的，应当加填货币名称，货币名称与金额数字之间不得留有空白。”在发货票等需填写大写金额数字的原始凭证上，如果有关货币名称事先未能印好，在填写大写金额数字时，应加填有关的货币名称，然后在其后紧接着填写大写金额数字，如人民币１８６４９７元，应当写成“人民币壹拾捌万陆仟肆佰玖拾柒元整”，不能分开写成“人民币 拾捌万陆仟肆佰玖拾柒元整”。
③“零”字的写法。《规范》第五十二条具体规定：“阿拉伯金额数字中间有‘０’时，汉字大写金额要写‘零’字；阿拉伯数字金额中间连续有几个‘０’时，汉字大写金额中可以只写一个‘零’字；阿拉伯金额数字元位是‘０’，或者数字中间连续有几个‘０’、元位也是‘０’，但角位不是‘０’时，汉字大写金额可以只写一个‘零’字，也可以不写‘零’字。”
２．会计凭证的保管规定
为了确保会计资料的安全、完整，《规范》第五十四条和第五十五条分别对会计凭证的传递及保管作了具体规定。
（１）会计凭证的传递。《规范》第五十四条规定：“各单位会计凭证的传递程序应当科学、合理，具体办法由各单位根据会计业务需要自行规定。”会计凭证的传递是会计核算得以正常、有效进行的前提，科学合理的传递程序应能保证会计凭证在传递过程中的安全、及时、准确和完整。在确定传递程序时，应该结合本单位的具体情况，如核算工作量的大小、机构及职责设置的繁简、会计内部分工及职能分割的粗细，等等。要反对无序传递，也要注意防止形式化。只做点表面文章，对提高和保证会计核算的质量是不会有实际作用的。
（２）会计凭证的保管。《规范》第五十五条对会计凭证的保管，规定得十分具体。
①传递。会计凭证应当及时传递，不得积压。及时是会计凭证传递中的要旨之一。及时传递不仅对及时进行会计核算是必要的，而且对会计凭证获得必要的保管也是十分关键的。传递不及时，会计凭证散失的可能性就会加大。
②分类和编号。会计凭�
