尽管去做--无压工作的艺术-第11章
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对于我来说，同一位专业人士一起工作的最理想的时间段是在周未或者节假日。因为在此期期间，外界的干扰最少。如果我选择在某一个典型的工作日同某人传布的话，首先，我们将确认在这一天中没有任何预定的会议；我们不会受到任何事情的打扰，出现紧急情况；所有的电话都转接到语音信箱，或者先由秘书刻录下来，在中间休息时，交给我浏览和处理。我并不建议你用下班后的时间来处理这些事情。因为这往往意味着体力严重不支，而且很有可能误了别的事情。
我接触过许许多多的管理人员，对于他们来说，连续两个整天中断工作是执行整个计划过程中最为、最难以忍受的部分。他们必须时刻地周旋于各种会议之间，忙于与方方面面的交流接洽。若要求他们放弃这些无法避免的工作，实在是极为困难的。这就是我们为往往选择周未时间的原因了。如果你的办公地点是在一个开放式的隔断里或者办公室内，如果你希望在一个普通的工作日中留出大块充裕的时间，你将面临更大的挑战。
这并不是因为程序本身是多么的“神圣不可侵犯”，而仅仅是因为人们要耗费巨大的精力和心智来收集处理如此多的尚未解决的事情，尤其是当它们长期以来一直徘徊于这种“开放的”、“悬而未决”或者“陷入困境”的状态时。任何中断都意味着解决该问题的时间将会加倍地啬。如果你能够在某一个有限的时间内解决某个问题，那么，它会让你感受到自己的控制能力空前提高，并且体验到一种强烈的成就感，从而激发并开启你那蕴含丰富创造力的宝库。日后，你便能够利用各种工作之间的短暂间隙不断地维护这个系统。
专门空出两天时间来处理这个过程，对于你的工作效率和精神健康而言，都将具有成倍的价值。
确定空间
你需要确定一个具体的地点来充当处理事务的中心区域。如果在你的工作场所已经拥有了一张办公桌和相应的办公空间，这大概是最佳的起点了。如果你在家中办公，那么显而易见，这将是你最主要的办公场所。如果你在这两处都已经拥有办事的空间了，你会希望在这两个地点建立起统一的可以交替使用的运作体系。
构成一个工作空间的最基本要素，仅仅是一个用于书写的桌面及一个可能存放工作篮的空间。有一些人，如一个机械修理店的工头、一个在医院新招的搞坏或者是你小孩的保姆，拥有这些条件也就绰绰有余了。当然对于大多数专业人士来说，这个书桌还将进一步的扩展，包括一部电话，一部电脑，一个资料架、文件夹以及架子等。有的人还可能需要传真机、打印机、录像机，或者多媒体会议设备等。某些一丝不苟、严谨有序的人还希望放置一些运动健身器材，以兼顾他们的休闲活动和兴趣爱好。
工作空间的实用性是至关重要的。如果你还没有一个这样的工作空间和工作篮，现在马上动手安排。这也同样适用于学生，家族主妇和退休者。每一个人都必须建立一个具体的控制中心，以便处理一切事务。
如果我必须在几分钟内建立一个紧急的工作区域，我首先会买一扇门，把它架在两头各有两层抽屉的文件柜上（一边一个，这就是我在家中的基地了（如果我能够抽出时间坐下来的话，我还要买一个小凳子）。信不信由你，我曾经去过几个经理的豪华办公室，都没有我上面建立的区域那样实用。（很想知道这个门是怎么放的）
如果你出去上班，在家里，你仍然需要一个空间
千成不要吝惜在家中的工作空间。通过实施这个计划，你将会发现在家里建立起一个同办公室一致的工作环境是多么的重要啊！我接触过很多人都多多少少地受到家里杂乱气氛的干扰，根本无法同他们上班时的工作环境相提并论。而当他们在两个地方建立起一模一样的工作基地后，立刻受益匪浅。如果你同他们的情况类似，花上一个周未的时间在家时打造一个工作区域，这对于组织管理自己的生活来说，将是一个重大的变革。
你必须准备一个专门的工作空间——在家、在工作场所，如果可能的话，甚至在旅途中。
在交通环节中的办公空间
如果你是一个频繁出差在外的生意人，或者过着一种流动性的生活，需要到处奔波，你还需要在路途中配备一个高效的微型办公室。这常常包括一个公文包，背包或者一个小书包，并配有一层层文件夹以便于携带的办公用品。
很多人丧失掉了一些重要的工作机会，就是因为他们没有随身准备好必要的办公设备，结果无法有交待利用起零散时间。一个运行良好的管理模式，一些得心应手的工具，加之连接住所和工作地点之间的完善体系，这三者结合，就可以使你的旅程变得富有成效。
千万不要吝惜空间！
拥有自己的工作空间是极其必要的，或者至少拥有一个独立的工作和处理文件的场所。我结识了许多已婚夫妇，他们为家中惟一的一张写字台你争我抢。而当他们在家中又增添了一个办公空间后，发现结果真的是天壤之别。这样做法并没有产生他们想像的那种隔阂，反而减轻了管理共同生活时对夫妻关系所产生压力。有一对夫妇甚至在厨房也配备了一个迷你工作台，这样留在家里照顾小孩的妈妈也能同时兼顾到工作。
某些机构对‘住旅馆’这个概念情有独钟，即要求人们创造一种流动的，严谨有序的工作站。这样无论什么时候，在公司的任何一处场所他们都能够立即“插上电源”，动作起来。对于这一概念在实践中将会取得什么样的成效，我表示怀疑。我的一位朋友在华盛顿的一家政府机构就职。他也参与了建立这种“未来办公室”模式的活动。据他说，这种旅店模式往往由于“我的”这一因素而分崩离析。也就是说，人们只希望处理自己的事情。我认为，失败的结果还有更深层次的原因：当采用这个系统时，我们潜意识中的抵触情结应该为零点。由于我们不得不连续不断地重新确定我们的任务和归档系统，以及处理这些信息的方式和地点，这些都可能成为不断干扰我们的因素。假如你的办公室系统简洁而紧凑，可以随身携带，你对如何快速处理事物的方法也了如指掌，那你就可以在任何地方开始办公。然而，你仍然需要在家里开拓一个“基地”，并准备好一套得心应手的工具和宽敞明亮的空间来存储参考资料。所有资料最好抬手可得。我遇到的大多数人往往至少需要4个抽屉来存放他们的资料，因此要想一件不落并且轻松随意地把这些资料搬来搬去简直是不可能完成的任务。
拥有自己的工作空间是十分重要的。你希望动用自己的系统，而不仅仅是在头脑中考虑它们。
准备好你的工具
如果你下决心要一丝不苟的地执行整个工作流程管理计划，首先应该着手准备一些最基本的用品和设备。很可能你会在新旧两种设备的选择上犹豫不决。是继续采用旧的模式？还是考虑一下全新的工作用品呢？
请注意，合适的工具不一定非得是价钱昂贵的。通常情况下，当技术含量较低的时候，那些看起来越适合“管理工作”的工具，事实上其功效越发低劣。
一些基本的管理工具
我们假设你从零做起，除了拥有一个桌面的工作空间以外，你还需要：
·资料存放筐（最少3个）
·一叠信纸大小的白纸
·即时贴（3X3寸）
·回形针
·订书机等
·透明胶带
·橡皮筋
·自动打孔机
·若干文件夹
·一个日程表
·废纸篓
资料存放筐
这些筐可以分别用来存放新资料和已经处理完毕的事务文件。另外再准备1－2资料筐存放工作中需要的一些辅助性资料和你将要“回顾检查”的内容。最好用的要数那些侧面标着字母，或者叠起来堆放的那一种。在它们的顶部没有那些令你抽取时都感觉到极为不便的突出的“小舌头”
白纸
你可以用白纸开始你的收集工作。信不信由你，在整整一页白纸上只写下一个想法，将会产生令人难以想像的效果。尽管大多数人终将以某种清单形式管理他们随笔写下的东西，但是，如果有一些人坚持采用这种简洁易行的“一张纸一个想法”的办法。无论如何，手头准备一些足够的白纸或者小册子专门用于捕捉突发的奇思妙想，这一点至关重要。
即时贴、回形针、订书机
有了即时贴、回形针、订书机、胶带和橡皮筋，你就能快速的整理和存放你的文件资料。到目前为此。我们还不可能完全摆脱纸张的使用，因此，管理这些纸张资料的简单工具就不可缺少。
时时刻刻不间断的收集，思考，加工处理和组织管理这本身已经是一个巨大的挑战了。你必须确保自己有恰当的工具来尽可能地简化这一过程。
打签机
打签机在我们的工作中起着不同的作用。曾经与我共事过的行政人员，专业人士以及家庭主妇都添置了自动打签机。我保存的档案中写满了他们的评语，如：“真让人难以相信。我以前从来不相信它是如此的神奇！”你可以用打签机给你所有的文件夹、活页夹的侧面以及数不胜数的其它资料标说明。
当然你可以用软件和打印机打印一些标签，但，我偏爱可以供销科冷静物工具。如果面临大批量的归档分类工，你就不会愿意仅仅为了一两页纸而制作文件夹。虽然这可以使整个工作显得更加正规，但也可能因此影响正常的工作。（这个东西，应该不太适合中国人用吧）
文件夹
你需要使用大量的文件夹（尽可能准备信纸规格的，但必须是标准尺寸）。如果归档系统需要，你还应该准备相等数目的潘德弗莱克斯文件夹。素净的淡黄色的文件夹就很方便耐用，彩色条码过于复杂。参考资料归档系统应该就是一个简单明了的图书馆。
日程表
尽管你也许根本不需要一个日程表来仅仅记录一些七零八碎的杂事，但毫无疑问的是，我还希望在日程表上标记一些活动，正如我以前谈到过的，日程表并非是用来储备各种行动清单的，它应该记录在某一些具体的日子或者时间内，那些艰巨而重要的事情。
目前，大多数专业人士已经开始创建工作日历，形式多样，从迷你记事本到活页计划手册，上面分别标着以日－月－年为单位的各种选择。还有个人管理软件以及可以在公司内部集体运用操作的日程安排软件，如outlook或者lotusnotes。
日程表使一切变得井井有条。对于管理那些涉及到具体时间的工作任务来说，日程表一种至关重要的手段。当然，还有大量的提示信息和数据迫切需要日程表加以辅助管理，需要把日程表带入一个更加全面完善的系统中。随着进一步地应用，这个完善的系统会日渐盛开。你也许非常好奇，想了解到底哪种类型的日程瑚最适合，在下一章里，我将详细讨论这个问题。目前你只要坚持使用原有的日程表就行了。等你对整个系统有了一定的认识。就可以渐渐过渡到另一种工具。
废纸篓
你必须对将要产生的大量垃圾做好心理准备。我们的一些管理人员发现，当我们共同工作时，在办公室门外放一个大垃圾箱，实在功效出奇，大有益处！
你需要一个计划手册吗？
你是否需要一个计划手册？这要视一些具体因素而定。你是不是已经在使用这种工具了呢？你希望所有的活动、日程安排和工作的提示信息以何种形式存在？你会在什么地点回顾这些信息，多长时间一次？我们的大脑绝非一个存储空间，因此绝对需要一上外部装置来管理它们。你完全可以采用技术含量非常低的手段，如把资料存放在文件夹。或者可以选择其它的笔记或者计划手册，也可以采用电子记事本，或者综合这些手段。
一旦掌握了如何处理你的材料以及你希望组织管理的内容，你所需要的就仅仅是创建和管理清单了。
在前一章中列举出了一些科技含量较低的工具。它们可以用于收集、整理和组织管理这一过程的方方面面。你可以随意选取一个文件筐和一张纸来收集。在整理工作篮中的内容时，你可以马上处理掉许多花不了2分钟就能搞定的事。这时你需要即时贴、订书机和回形针。那些费时较长的阅读资料，如杂志文章以及备忘录等应该存放在另一文件筐中。剩下的任务目录表、活动提示信息、追踪查询信息等都需要某种形式的清单，或者把一些可以回顾的资料进行分类。
这些任务清单完全能够以技术含量较低的工具形式加以保存，如放置在文件夹中的资料（比如，在“电话”文件夹中不同的纸页上记录着你需要电话联系的有关人员的信息）或者采取中等技术含量的工具，在活页夹记事本或者计划手册上进行安排（如页眉上标着“电话”下面则排列着姓名）：或者采用数字形式的清单（如掌上电脑中“待处理”条目中的电话一栏，微软outlook软件中的“任务”栏）。
除了保存可以随身携带的参考资料（如电话地址记录本）以外，大多数计划手册都是针对清单（你的日程表实际上也是一种形式的清单，按照时间的先后顺序标了某一具体时间、具体日期相关事宜的提示信息）的管理而设计的。自20世纪80年代以来，大概有上万种计划手册在市场中流通，其中包括曾经轰动一事的袖珍记事本，高科技的pda，以及outlook和notes等软件。
你是不是应该把本书所介绍的管理系统全部纳入到你的管理方法中来呢，或者还是应该实施全新的策略呢？回答是哪一种有利于你改变不当的行为习惯，促进你正确地运用这些工具就选择哪一种。当然还必须考虑到效率这个因素。你是否经常收到大量的电子信息，这样采用电子设备来管理将更加简单易行；如果你经常需要与他人会面并频繁地改变计划，还需要一个书面形式的日程表吗？如果文件夹不适宜随身携带，你还会需要它来提醒你某些必打电话之类的事情吗？当然美学因素和娱乐性也不容忽视。我曾经利用在餐厅等候晚餐的时间更新了最佳的行动计划，而当时我仅仅是找个借口来把一下我的掌上电脑罢了。
提升个人工作效率的最佳和段之一就是拥有你乐于使用的管理工具。
当考虑否应该配备一个管理工具时，什么样的合适呢，一定要记住，真正的需求是管理你的清单。你应该能在忙碌中轻松创造一个清单，并在需要时定期地翻阅。一旦你掌握了哪些内容应该纳入清单以及正确的使用方法时，采用何种媒介已经变得无关紧要了，你只需要关注简洁、快速和趣味性。
构建一个归档系统的关键因素
一个简单而高效的个人资料管理系统对于整个过程来说是至关重要的。无论是在谁的办公室，在我们开始实施工作流程管理计划之前，首先要对他是否拥有方便快捷的资料归档�
