尽管去做--无压工作的艺术-第13章
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训练自己发现那些没有到位的事情
原地不动
要想干净利落地哪些资料应该纳入工作篮，最佳的方法是：清清楚楚地了解哪些资料不应该惧。对于下面的4类情况我们可以原样保留：
1、供应品
2、参考资料
3、装饰物
4、设备
供应品：
包括一切你经常使用的、需要保留的物品。文具，名牌，邮票，订书机、记事本、电池，橡皮筋，这些物品都符合这些条件。还有许多人拥有一个存储“个人物品”的抽屉，里面有纸巾、糖果之类的物品
参考资料：
是你需要保存，以备随时查询的信息。比如结软件的使用掼，某个熟食店的菜谱，孩子的足球训练时间表，你的通讯录，与你的工作、计划和项目有关的的信息以及像辞典、百科全书等
装饰品：
像照片，艺术品、小饰物和植物等
设备：
电话、电脑、打印机、家俱等
你肯定有不少属于这4类的物品，基本上这包括了你所有的工具和个人衣物。除此之外的其他一切必须纳入工作篮。有许多物品，你最初可能把它们定义为供应品，参考资料，但也许它们还有待完善。
比如，许多在写字台的抽屉、书柜里和公告牌上存放着大量的参考资料。这些资料要么早就过期了，要么整理一下，存放在别的地方。那它们也就应该放到“工作篮”里。同样地，如果对存放供应品的抽屉推动控制，里面塞满无用的，杂乱物品，那么这也是一项等待完成的工作，孩子的照片是否是最近照的呢？墙上的艺术照片、工艺品你是不是还喜欢？总之，如果这4类物品并不是处于理想的、应有的状态的话，那你还是要将它们扔到工作篮中去的。
有关收集的问题
当处于收集资料的阶段时，你可能会遇到下面一种或者多种情况：
1、收集的内容过多，一个工作蓝装不完。
2、可能偏离到清理和组织管理的环节中。
3、可能碰到一些已经收集和整理过的情况。
4、可能碰上一些紧急的事情。
如果某一项工作的内容过多而无法装入一只工作篮时，你应该怎么办呢？如果你不能把它们放到一只工作篮，可以用一纸写下来，比如门后放了一张海报，你只用在白纸上写下门后的海报，然后就可以扔到篮子里去了。
此外在你手写的每一件物品上注明日期也是一个好习惯。比如你交给你助手处理的即时贴便条，你从主意信箱中以便条上的信息，以及与某一位用户通电变得坚韧随手记下的零星笔记等。花很少的时间获取极其有价值的信息，这确实是一个值得我们培养的好习惯。
如果不同项目的资料过多，也无法装入工作篮时，应该怎么办？
一般人都不可能只靠一个工作篮就装完所有的资料，把它们堆到篮子旁边，甚至放在地上也可以。最终加工处理的时候，这些堆积如山的资料将会被清空。但请注意，这些资料要和别的东西严格开。
立刻倒掉
如果某一资料一眼能就断定是没有价值的，立刻扔掉它们。对于我的一些客户来说，这个工作标志着他们第一次动手清理写字台中间位置的抽屉！
如果你对某样东西的价值感到犹豫时，把它放入工作篮。日后进行清理阶段工作时，可以进一步考虑再作决定。你当然不希望自己一味的把精力纠缠在这些琐碎的东西上。干脆先把它们都扔到工作篮里。收集阶段的中心目标是以最快速度把一切装入到工和篮。这样一来你就节约了时间，“划清了界限”。
提防清除和组织管理的干扰
许多人在清理办公室（或者家里）的各个不同区域时，都受到“清除组织管理病毒”的袭击，如果你也遭遇到该病毒的侵袭，只要你能够确定一个时间段对整个管理流程进行检查和回顾，就不用过分地担忧（就像你至少还拥有一个星期的时间呢）。否则，你必须把它们分散开来，当做零碎的事情或行动加以处理，并把提示信息纳入你的系统之中，就像“清理抽屉”或者“清扫办公室的橱柜”。
如果终日埋头于清理整顿，疲惫地奔波于支离破碎的势必工作中，自然无力再去推进整个行动管理计划的实施。这样耗费的时间可能会超过你的预想。你希望追求最具有价值的目标，尽快处理掉所有的问题，建立自己的管理体系。
怎么处理那些清单上和计划中已经存在的事情呢？
很可能，你已经创立了一些清单和某种形式的管理系统。但我还是建议你，除非已经对整个工作流程的管理模式了如指掌，否则的话，你还应该像对待“工作篮”中其它所有需要处理的情况一样对待他们。你当然希望自己建立起来的新系统承前启后，具有连贯性，因此，从同一视角出发，对每一件事物进行评估就变得十分必要了。
“但是我不能放弃那件事！“
通常情况下，有些人在收集过程中偶然发现一有一页纸或者一份文件时，会大叫一声：“噢，我的天啊！我完全把这件事忘记了！我得赶紧处理一下！”这可能是一张电话留言，提醒她两天前必须回一个电话；或者是一个会议备忘录，提醒她几个星期前必须采取的一个行动。她绝不希望把它与其它堆积如山的资料混在一起，以免再次丢失这个信息。
如果这件事发生在你的身上，你首先必须问一下自己：有些事是否必须在开始实施管理计划前解决掉。如果情况如此，你最好立刻行动起来把它搞定，以便能够尽快地消除这个精神负担。如果情况并非如此，那你就按部就班地行事吧，把它放入工作篮中。不管怎么样，你马上就要对付并工作篮中的一切问题，因此不会出现丢失或者遗漏它的可能。
如果此刻无法采取任何措施，而你仍然需要一提示，可以做一个“紧急事件夹”放在身，虽然这并不是一个理想的解决办法，但仍然能够奏效。请记住，随着你对一些事情比以往更加关注，某些潜意识中的担忧将会渐渐地浮现出来。因此，应该创建一个能够满足一切需要的工具。
从办公桌开始
现在准备好了吗？好的。开始动手把堆积在办公桌上的物品放入工作篮。通常情况下，你手头上总会搁置数不胜数的东西，它们都需要收集起来。有许多人干脆把整个办公桌当做工作篮。如果你也如此，可以从四周堆积如山的资料着手整理。把工作空间的某一个角落作为切入点然后向四周扩展，注意不要遗漏每一个角落。典型的物品有：
＊堆积成山的信件和备忘录
＊电话记录本
＊收集到的名片
＊会议记录
就像每个人最初的表现那样，你要努力克制自己的冲动，不要这样说：“噢，我知道那堆材料是什么，是我自己放在那里的。”这正是以前不良的做法，因此，这一切统统要放入工作篮中。
当你围着办公桌来回走时，要问一下自己，是不是打算更换这里的任何工具或者设备呢？电话机功效如何呢？计算机呢？写字台呢？如果某一设备有更换的必要，写个，扔到工作篮里去。
写字台的抽屉
下一步轮到写字台的抽屉了。注意次就清理一个。抽屉里有哪些东西总是在分散着你的注意力？哪些可以采取行动？哪些是根本不应该放在那里的呢？如果你对上面任何一个问题的回答是肯定，就应该马上行动起来，把那些可以付诸行动的事件投入工作篮，或者写一个提示信息。我重申一次，你是否能够抓住这一机会彻底地清理这些抽屉中的物品，或者干脆记下来日后再进行处理，这一切都取决于你手中有多少可以支配的时间和抽屉中的资料的存储量是多少。
工作台
继续清理办公室。搜寻放在书柜，工作台面或者文件柜顶部的那些临时文件。通常，你会发现一摞摞的的阅读资料、信件，以及各色混杂的文件夹和辅助资料。把它们统统收集起来。也许某些参考资料已经用完了，只是随手丢在那里。如果你能够反手即可把它们放回原来的文件柜或者书架中，立即行动吧！但在你存放这些资料之前，你首先需要确认一点：这些资料是不是可能牵扯到别的潜在的活动呢？如果有，则必须放入“工作篮”，以备日后进一步处理。
柜橱内
现在我们来检查一下柜子里都储备了一些什么物品。这里藏匿大批供应品和参考资料以及常年累月的积压品的理想场所，你可能翻出一些不完整或者过时了的物品。我就经常碰到一些收藏和纪念品，它们对我的客户来说早就已经失去了意义了。比如，一位保险公司的总经理最后处理掉的奖状竟然塞满了一个小垃圾桶，这些都是他多年以来积攒起来的。
考虑一下，那些收藏品和纪念物是否对你还存在任何意义。
再重复一次，如果这些区域迫切需要清理和整顿，那就立即动手，写张字条并投入工作篮中。
地板、墙壁和书架
告示牌上的记录是否需要立刻付诸行动？墙上用大头钉固定的那些纸箱是不是早就已经失去了作用？有哪些照片、艺术品或者装饰品分散了你的注意力？那些开放式的印刷品架的情况又是怎么样的呢？哪些书籍需要浏览一下或者送给别人？有哪些目录表、指南手册，或者三孔的活页夹已经陈旧过时了，或者还可能引发潜在的行动？地板上是不是到处堆积着一叠叠的资料？你只需要迅速把它们转移到工作篮附近，从而添加到清单中去。
设备、家具和固定装置
你否希望更换一下办公室的设备、家具或者改善一下办公室的空间安排？一切设施是运转正常？照明设备符合你的要求吗？如果存在着某种改善的可能性，你应该知道怎么做：写张纸条，放入工作篮中。
其它地方
这将取决于在实施本计划时，你自己所确定范围的大小。也许你也希望在所有的保存资料的区域推选收集工作的活动。如果你决心彻底地解放自己的大脑，那么，在所有的区域全面落实这一计划就变得势在必行了。
我培训过的一些经理把我请回家里，他们在我的亲自指导下实施这个收集过程，深感受益匪浅。在家庭生活中，他们通常不知不觉地落入“鸡毛蒜皮”的小事的陷阱之中，导致精力被一点一滴地侵蚀掉。
千万不要让“并非那么重要的”陷阱吞噬掉你在家时的精力
大脑中的搜集活动：清扫大脑
一旦认为已经把周围环境中需要处理的事宜全部搜索到一起，你会进而希望搜寻那些仍然存储在你脑海中的事项。是什么事还在时刻侵占你的注意力。而你却又无法在工作篮中找到它们呢？
这时，一叠简单的白纸开始真正地发挥作用了。我建议你分别在不同的纸上一一写下这些想法或者诸如此类令人精力分散的事情。你可以在一张白纸上列一份长长的清单。但是考虑到日后要一一分别处理每项事情，因此实际上，每张纸上只记录一项工作会更有效果。也许你不会保存这些纸条。但是当你开始工作的时候，各项分类记录的事情将令你感到得心应手。
完成了其它事物的收集工作后，你大概需要20分钟到一个小时的时间把头脑中的内容一一地清理到记录用的白纸上。你会发现这些事情的出现往往随意性很强――鸡毛蒜皮的小事、重大事件、个人私事、工作问题等，没有任何特定的次序可依。
在这种情况下，你只需要注重数量。宁有过之而无不及，也不能冒着遗漏任何情况的危险。毕竟，你总能在日后处理掉那些垃圾。你冒出来的第一个念头可能是“保护臭气层”，接着你会继续想到“我要去买一些狗粮”，，，，，总之把它们统统地记下来。如果在这一阶段，你在工作篮中放入了厚厚一打便笺，可别大惊小怪。
“启动器”清单
为了帮助你清理自己的大脑，你可能希望浏览下面列出的“不完全事件的启动器”清单。一条条地仔细检查，看一看自己是不是有所遗漏。通常你只要快速浏览一次就可以发现潜藏于你大脑某一个角落中的问题。记住：一旦有所发现，马上在纸上记录下来，投入工作篮。
“不完全事件的启动器”清单
职业方面：
已经开始的工作，但沿未完成评估/回顾检查
需要开始处理的工作建议
对别人的承诺/许下的诺言文章
老板/合伙人晋升材料
同事指南手册/说明书
下属重新编写和编辑
机构中的其他人员需要确定的会议
“圈外”人需要了解决策情况的人
顾客
其他机构重要阅读/复查资料
专业人士金融方面
需要进行/获得的交流现金流
内部的/外部的数据统计
发起/作出反应预算
电话预报/预测
语音邮件损益
电子邮件资产负债表
传呼机最高赊账限额
传真计划和组织管理
信件正式计划（目的，对象，目标）
备忘录当前的各项工作（下一阶段）
其它需要完成/上交的文字资料即将出现的各项工作
报告
商业/营销计划供应品
机构的进取心办公室/现场
即将发生的事件办公室管理
会议家具
发言稿装饰品
机构的组织结构等待
设备上的变化信息
安装新系统/设备指派给他人的工作/任务
旅行需要完成的重要工作
银行答复
应收账款信件
欠债备忘录
零花钱电话
管理建议
法律事宜要求
保险报销
人事安排零用现金
政策/程序保险
顾客已经订购的货物
内部的修理中的物品
外部的票据
市场营销其它决定
促销职业发展
销售培训/研讨会
客户服务需要学习的事物
系统有待改善的事物
电话
需要特别掌握/学习的技能：
计算机
办公设备录音录像培训
其它设备个人简历
公用事业外部教育
文件归档研究―――需要搞清楚…
存储职业服装柜
详细的目录
个人方面
已经开始但还未完成的研究与发展的事项
需要开始处理的工作打算去的地方
对别人许下的诺言打算会见或拜访的人
配偶当地的旅游景点
孩子管理
家庭金融方面
朋友账单
专业人士银行
借贷的物品投资
工作：其它组织机构贷款
服务税款
市政保险
志愿者司法事宜
需要进行/获取的交流文件归档
家庭等待…
朋友邮购订单
职业方面修理
发起或回复：退还
电话外借物品
信件医疗资料
卡片待回信函
即将发生的事件家庭/家居事项
特殊场合房东
生日财产所有权
周年纪念日法律方面的
婚礼不动产
毕业典礼分区制
节假日交税
旅游建筑商/承包商
周未之行供暖/空调
度假水管
社交活动供电
文化活动屋顶情况
体育活动风景
车道车库/贮藏室
墙面/地板/天花板汽车修理/保养
装饰品工具
家具行李
公共设施宠物
用具器皿保健
灯泡/电线医生
厨房用具牙医
洗衣机/吹风机/吸尘器专科医生
需要整理清扫的区域爱好
