尽管去做--无压工作的艺术-第17章
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长年忍受你每天必须对付的会议和人际交往，不如为这些活动打造自己的“议事日程”清单。
这些行动应该分门别类的保存在针对每一个人以及会议（假设你定期参加这个会议）的议事日程的清单上。有些专业人士已经在采用这个方法的一种版本，他们把需要和老板讨论的所有事宜保存在一个专门的文件夹。如果你认真对待所有的下一步行动，你发现需要3…15个这样的清单。我建议你为老板、合伙人、助手、配偶和孩子建立各自独立的文件夹或者清单。同样地，你应该为你的律师、金融顾问、会议以及电脑顾问设立专门的清单，还包括所有那些你在电话中要与之商讨一件以上事情的人。
如果你参加了一个常规的会议——员工会议、计划会议、委员会会议等，它们也同样应该享有独立的文件夹。你将收集到的上述场合的资料存放在它们的文件夹。通常情况下，某一段时间内你会同某人进行频繁的接触，你希望在此期间保存一个连续的清单。一个承包人正在对你的房屋或者财产进行一项重要的修整工作，你可以在这一阶段为此设立一个专门的清单。当他下班走人以后，你围着施工现场转，考虑可能你有几件事需要同他交换一下意见。你希望这个清单操作简单明了，随时可以派上用场。
鉴于这类清单效果显著，你系统应该允许你根据需要快速而方便地添加特别的“议事日程”清单。比如，在活页夹式的计划手册中的“议事日程”部份，为某一个人或者某一个会议插入一页纸只需要几秒钟就能办妥。同样，往掌上电脑的“议事日程”目录中增加一个专门的“备忘录”也是如此。
阅读/回顾
你常会发现在你的工作篮中有许多的事情，其下一步的行动是阅读。我希望你能够坚持2分钟的原则，已经清理掉相当多的可以一带而过的事情，根据情况把一些扔掉，把一些归档或者发送给别人。
你知道，需要阅读的内容往往要占用2分钟以上的时间，通常最初存入“阅读/回顾”独立工作篮中。按我的定义，这仍然还是一个“清单”，只不过是把存放在一个盒子里的或者一个文件夹中的各种资料进行更加有有效的分组管理。
对于许多人来说，这个“阅读/回顾”资料堆很可能最终将变成一个庞然大物。因此这堆资料必须是那些需要花费2分钟以上的时间，并且你一旦有空就会真心希望阅读的资料，这一点至关重要。这本身就可能令人畏缩不前，但是，如果这一界限模糊不清的话，情况将会处于严重的失控状态，你也会对此感到麻木。一个简单原始的有关边界的描绘至少能使你认识到这一种目录，而且如果你同大多数人的情况一样，拥有一个自我的调节的机制，它将有助于你更加清楚地分清哪些资料你希望保存，哪些应该扔掉了。
当你匆匆忙忙地赶去开一个很可能被延误的会议时，当你参加的一个研讨会的中间有段空闲时间时，或者当你约了牙医，却不得不等候少许时间——在这些时间片段中，如果你身旁恰好拥有这样的一叠阅读资料，而且你可以轻松地拿到手上，这简直是太实用了。以上全都是可以用来阅读的大好时机。由于生命中充满了这类可以利用的时间片段，那些缺少“阅读/回顾”资料的人必然会浪费大量的时间。
那些最不擅长利用时间的人总是第一个跳出来抱怨时间的缺乏。
——JeandelaBruysre
管理“等待”
如同那些行动的提示信息一样，你期待着从别人那里取回某些由他们完成的工作，而所有这类事物的提示信息也必须得到整理和分类。你大可不必分门别类地一件一件记录这些事情，但是，通常你需要保存那些交给别人负责完成的任务的最终结果，如你向剧院订购的戏票、为办公室购买的扫描仪、获取某一个建议的确认等。当某项工作的下一步行动属于另一个人的的责任范围的时候，你并不需要行动的揭示信息，仅仅需要你所期待获取的结果的启动器。你的角色是根据需要经常核对这个清单，并且评估你是不是应该在当前的情况下采取一些行动，如检查目前的状况或者督促某项工作动作起来。
也许你会发现，这个“等待”清单就像同一系统中的“下一步行动”提示清单一样，只有尽可能保存在手边时，才能够发挥最佳的效果。在某一项计划最终结束之前，下一个行动的责任可能会反复跳跃多次。例如，你也许需要给一个卖主打一个电话（在“电话”清单中）。电话打完了，你会等待对方给你的答复（这个答复属于“等待”清单的范围）。答复终于来了，你必须加以核查（它落入“阅读/回顾”资料篮）。最后你把它发给你的老板，期待他的批准（现在，这件事又回到“等待”清单）等。
当你认识到这个“等待”清单囊括了一切你所关注的事情，而它们又只需要由别人来完成时，你一定会飘飘然了。
使用原始内容作为它自身的行动提示信息
保存行动提示信息最为快捷有效的方法就是：当事情出现时，把它们直接地添加到清单中或者放入文件夹中。当你完成加工处理以后，原始的启动器也就毫无价值了。也许你在同老板商讨时随手做了一些记录，但是，在你挑选出相关的计划和行动后，完全可以把这些原始的记录丢掉了。有时，当一些人试图归档保存语音邮件时，他们还必须“再做点什么”，这种管理隐含在语音邮件中的提示信息的做法就算不上是最有效的了。
把可以付诸行动的电子邮件和文件与其余的分离开来。
然而，这一原则还存在着某些例外。这些输入的信息本身就可以充当自己高效的行动提示信息，而不需要你再在清单上写下几笔。这种方法尤其适用于一些书面形式的资料和电子邮件。
管理书面形式的工作流程
某些事情本身就是这项工作的最佳提示物。最常见的例子有“阅读/回顾”范围内的文章、出版物和文件资料等。显而易见的是，当你完全可以轻松地把杂志本身扔进“阅读/回顾”一篮中充当提示物时，如果你坚持还要在行动清单中一笔一画地写清“游览《财富》杂志“，这就多此一举了。
另一个例子是：有些人觉得把所有的账单在同一时间、同一地方进行支付比较容易，他们希望把自己的各类账单存放在一个标题为“要支付的账单“的文件夹或者篮子里（常用的是“等待处理的财务问题”）。与此相似，报销的收据也应该在一出现时就处理掉，或者保存在“等待处理的收据”信封或者是文件夹中。
你所从事的工作、输入的信息以及所处工作环境的具体特点也可能决定了通过采用资料原件的形式来管理其他类别的事物，才能提高工作效率。比如，一位在客服中心工作的人员可能要与不计其数的申请信打交道，这些都要求填写在一些标准的格式中。在这种情况下，坚持用一个篮子或者文件夹专门存放它们，是一种最佳的管理方式。
是把提示信息记录在清单上呢？还是把文件资料的原件直接存入文件夹中呢？哪一种选择更加明智呢？在相当大的程度上，这取决于逻辑关系。除了在办公桌旁，你是不是还要查阅这些提示信息呢？如果是，就应该考虑资料是不是便于携带，如果你的工作只能在办公桌边上落实，那么，仅仅在你的工作环境中管理这些提示物将是最佳的选择。
无论你作出哪种选择，提示信息都应该根据下一步行动的要求放在醒目的文件夹中。如果解决一下服务订单的下一个步骤是打电话，那就把它归入““电话”一组；如果行动要求游览一些信息并输入计算机中，你应该给它标注上“在电脑旁”。我认为，许多工作流程运行不畅在于一种类别的档案资料（如服务要求）全都被保存在一个篮子里，即使每项工作的要求千差万别。某一个要求通个电话，而另一个则要求查阅资料，再有一个是等待某人带回一些信息，但它们却全都混在了一起。这种安排方法可能使人对这一叠资料感到头晕，这是因它们的下一步决策都还处于悬而未决的状态。
我个人管理体系极其方便，易于携带，而且我的清单几乎包括了所有的事情。但是，我仍然保留了两类书面形式的提示物，出外旅行时，我带着一个“阅读/回顾”的塑料文件夹，另一个则标注了“输入资料”。在后面这个文件夹中，我存储着那些下一步仅仅需要输入电脑的事情（需要添加到电话/地址清单中的名牌，应该存入“格言”数据库中的格言，以及我希望记录在“旅行——城市”子目录中的有关餐馆的各类文章，诸如此类）。
管理电子邮件类的工作流程
就像书面形式的材料一样，某些需要处理的电子邮件其自身带可以充当它们自己最佳的提示物——保存在电子邮件的系统内。当你面对大量的电子邮件，并耗费了许多的时间来启动有关电子邮件的软件时，这种做法尤其管用。把需要你会计电子邮件超载了当地保存在系统之内，从而不必再花力气将隐含其中的行动一项一项地列在清单上面。
我的许多客户发现，在他们的电子邮件地址栏这一栏中，建立2…3个别具特色的文件夹会使他们受益不少。的确，大部分电子邮件中的文件夹应该可以当做参考资料或者归档资料来使用，但是我们同样可以创建一个系统，用于保存和分类整理那些可以付诸实施的资料，并独立于“工作篮”区域以外（这是大多数保存资料的地方）。
我建议你建立一个文件夹，专门收集那些需要处理，但同时将占用2分钟以上时间的电子邮件。（再提醒一次，你应该遵循2分钟原则，即解决掉许多的邮件。）文件夹的以一个前缀字母或者符号开始，这样做的目的是：（1）它看上去将有别于其它的参考资料文件夹（2）它位于地址栏一栏中所有文件夹的首位。你可以选用类似于微软软件中的@符号或者lotus软件中的破折号（“——”），它们都位居各自系统的首位。因此，你的“@行动”文件夹将保存等待你处理的那些电子邮件。
接下来，你创建一个标题为“@等待”的文件夹，它将出现在“@行动”相同的位置上。然后，当你收到一些别人将要处理而你又非常关注其结果的电子邮件时，你可以把它们拖入“@等待”文件夹中。此外，它还可以保存那些你通过电子邮件提出派发出去的工作的提示信息：当你发送信息或者通过电子邮件提出要求，或者指派一项工作时，只需要将它的副本存入“@等待”文件夹中。
有一些应用程序（如Notes）允许你在发送邮件的同时，复制一份并归档存入你自己的文件夹中（按一下“改善和归档”按纽）。其它软件（如outlook）可以在同一时间内将文件存入包罗万象的“已发送邮件”文件夹中。在后一种情况下，对于许多人来说，最有效的方法是：当他们通过邮件分派任务时，复制一份（“抄送”或者是“秘密抄送”），然后把复制件存入“@等待”文件夹中。（编辑一个程序，使outlook能够自动把你转发给自己的内容发送到一个指定的文件夹中，这相对来说比较容易。这个指定的文件夹将复制出刚才描述的过程）。
将电子邮件“工作篮”清空
上述详细阐述的方法，有助于清空电子邮件的工作篮，这简直是一个上天的恩赐了。你恢复了“工作篮”真正意义上的功能，因此，后来“寄居”在那里的所有事情都像自动应答机一样，会有一道闪烁的亮光向你通报：有事情需要处理了。大多数人利用电子邮件的“工作篮”来安排尚未决断的事物和参考资料，这一做法将迅速地麻痹大脑：每当他们扫视屏幕时，都不不重新评估每一件事。如果你的邮件信息永远不会超过一个整屏，这种方法还是相当有效的。但是考虑到当前专业人士所面对的电子邮件的数量级，这种方法便显得太不合时宜了。
在一千封电子邮件的基础上进行管理，要比在零的基本上消耗多的多的精力
再说一次，清空“工作篮”中的内容并不意味着你已经解决掉了所有的问题。它仅仅代表着，你已经删掉了一切可以删掉的内容，把你暂时不需要行动但希望保存的事情归档管理，搞定了所有那些不需要2分钟就能解决的事情，并把你正在等待回复以及全部都可以会计行动的电子邮件统统地装入你的提示信息文件夹。这与你手忙脚乱地搜索多个屏幕，生怕漏过一些重要事情，担心它们哪天会捅出个大娄子来是不是简单多了呢？
关于四处散落提示信息的警告
把提示信息放在你的视线之外，这种做法是十分危险的。一个管理系统的主要功能是，在需要时为你提供希望看到的提示信息，以便你能够完全信赖自己的选择（以及未作出的选择）。在忙碌了一天，离开办公室之前，你必须逐项地检查一下这些仍然悬而未决的邮件，就像检查你的的“电话”清单或者“在电脑旁”清单一样。从本质上讲，“@行动”是你“在电脑旁”清单的一个延续部分，因此，也应该以完全一致的方式给予对待。如果局面形式的资料是提示信息可以出现的唯一形式，那么，你那些“悬而未决”的局面工作也是必须受到同样的评估。
“眼不见，心不烦”并不是真的心境坦然。
把行动的启动装置分散地存入各个文件夹、清单或者一个电子邮件系统当中，这种做法没有任何问题，只要你能够按照要求定期回顾游览。你当然不会希望在系统中任何一个隐秘的角落里隐藏着某些事情，它们逃避了它们原本应该发挥的作用：提醒你。
为了能够与朋友们在一起聚会或者到处闲逛，真正做到心里没有牵挂、无忧无虑，你必须弄清楚所有行动方案的存放地点，它们的具体状况如何，以及它们是不是都可以暂时被搁置起来，与此同时，你还具有在几秒钟内而不是几天后实施这些方案的能力
管理各种工作的提示信息
创建并保存一个包括你所有工作任务（再重申一次，每一个承诺或者预期的结果都需要一步以上的行动来完成）的清单，这可能是一种非同寻常的经历如果你还没有这样做，我建议你，一开始时建立一个形式非常简洁的“工作”清单（类似于你一直在使用的行动清单）：它可以是电子文件夹中的一个目录，也可以是活页计划手册中的一页纸，甚至可以是一个独立的文件夹，贴着“工作”的标签，里面要么是一张包罗万象的清单，要么是按类别分开记录的几张纸。
“工作”清单
“工作”清单意味着有关你的各项工作的具体方案或者详细资料。不过，你也不用按照事情的重要性或者急迫程度进行分类管理，它只是你所有悬而未决的问题的一个综合索引。事实上，在日复一日的活动中，你不会逐项地遵照这个清单行事；在极大程度上，每天占据你主要精力的是你的行动清单，以及随时随地钻出来的一切特殊情况。请记住，你无法一口气完成一个计划，你仅仅能够完成所需要的某一阶段的具体行动。
“工作”清单的真实价值在于，它可以为你提供一个完整全面的回顾机会（至少每周一次），使你确保所有的计划都已经制定出了行动方案，不会存在任何的疏漏。时不时地扫上一眼清单，可以加强你内心深处那种能够控制一切的�
