尽管去做--无压工作的艺术-第19章
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大多数人对他们处理的材料所产生的心理障碍是，它还只是“材料”，即他们还末判断出哪此可以采取行动，哪此不需要。一旦你明确了它们各自的界限，留作参考资料的事物应该即无影响力，又不存在没有了结的工作，它仅仅充当你的资料库而已。接着，你惟一需要作出的决定是你希望拥有一个多大的资料库。当你充分地运用了这个行动管理方法之后，你会变成一只硕大无比的北美老鼠（善于贮藏物品），只要你的空间（包括具体的和数字形式的）能够承受。当我增大了电脑中的硬盘的容量，我也随之保存了更多的电子邮件。既然增加了那些参考资料的数量不会给你增加任何的精神负担，那当然是多多益善了。
参考资料的系统的种类
管理参考资料的方法有很多，可供选择的管理工具也非常丰富，下面我们简单地讲座一下最常用的几种：
1、一般性参考资料的归档——书面形式和电子邮件类
2、粗分类的归档管理
3、台式旋转架和联络管理器
4、图书馆和档案馆
一般性参考资料的归档
我曾经说过，一个运行良好的归档系统对于加工处理和管理各种事物，是举足轻重的。在整理数据巨大的局面资料捍，它是一个不可缺少的工具，因为出于各种原因这些资料对你都具有一定的价值。理想的情况是，当你动手处理“工作篮”时，已经建立起了一个一般性参考资料的归档系统。在保存即使是一张日后你希望查阅的单独的纸牌时，也应该感到有条不紊。你的系统必须简单易行的，你信手就可以把文件存进这个按照字母顺序排列的参考资料的系统中去，工作时它就放在你的身边。如果系统还没有达到这种效果，那请阅读第4章有关该话题的内容。
你的归档系统应该是一个简洁的数据库，而不是有关你各项行动、工作、重要事宜或者潜在用户提示信息。
大多数人一般最终拥有200…400个书面形式的一般性参考资料文件夹，以及30…100个电子邮件参考资料文件夹。
粗分类的归档管理
对于任何一个主题来说，如果需要超过50个文件夹，那应该分配给它专门的区域或者抽屉，并且拥有该主题自己的按照字母排序的独立系统。比如，如果你正在负责一项有关公司合并的项目，需要保存大量的文件资料，也许你希望腾空2个或3个文件夹来专门存放在这一过程中所需要的一切资料。如果你喜欢园艺、航海或者烹饪，也许你需要至少整整一个文件柜来存储这些爱好的资料吧。
记住，如果你关注的“焦点区域”拥有一些辅助资料，而这些辅助性资料很可能混入其他的“焦点区域”。这样话，你可能陷入进退两难的境地：是把信息存入一般性参考资料呢？还是放进专门的参考资料听文件夹呢？当你阅读到一篇有关木制篱笆的美妙文章时，你一心希望将它保存起来，那么，它应该纳入保存“园艺的文件柜呢，还是同其它有关家庭问题的信息一道存放在一般性参考资料的系统当中呢？一般来说，除了有限的几个独立的话题以外，最好还是坚持使用一个一般性参考资料系统。
台式旋转架和联络管理器
大多数你希望保存的资料你周围的人员有着直接的联系。你需要保存各种各样的联络信息家庭和办公室的电话号码及地址、手机号码、传真号码、电子邮件的地址等。此外，如果你认为有价值，也许你还希望保存有关生日、朋友和同事的家庭成员的姓名、爱好、最喜欢的酒类和食品的名字等诸如此类的信息。从一种更加严格的专业角度来说，也许你还需要记录雇佣日期、业绩检查的日期、目标和目的，以及潜在的一些促进员工发展的资料
恐怕在过去50年中，在市场上所出售的各种计划手册中，电话/地址部份（连同日程表）是使用最为广泛的内容。每个人都需要记录电话号码。值得指出的是，其实这部分纯粹就是参考资料，无需采取任何行动，这仅仅是你未来可能需要获取的信息。
因此，除了你个人需求的逻辑问题外，对于如何管理来说，毫无神秘可言。我再重申一次，只有当人们试图让他们的台式旋转架来充当提示物的角色时，提醒他们需要做的事情时，问题才会不请自到，这种做法是行不通的。只要所有你所认识的人的行动都已经落实在你的行动提示信息清单中了，这时电话地址系统只可能是一个中立的通讯录，而不可能充当其它任何角色。
问题最后：你到底需要保存多少信息？在哪保存？用什么工具？完美系统是不存在的。不过，当小型数字工具越来越容易操作并且和大型数据库相连接，你就可以更加自如地掌握更多的信息了。
图书馆/档案馆：在个人的层次上
信息可能在多个层次上具有价值。如果你愿意进行更深层次的挖掘，你可能会获取更多更有用的信息。由于你的需求层次以及对资料的接受程度都牌不断的变化之中。因此，保存多少资料、需要多详细，以及采用何种形式都将是一个不断变化的问题。相对于你的个人管理和工作效率而言，这并不是一个核心问题，只要你所有的工作和行为都已经存放在一个你能定期管理的系统之中。那么，各种形式的参考资料都将根据你折特殊爱好和需求，尽在掌握之中。
如果资料纯粹是为了参考，那么，惟一的问题是它是不是值得付出时间和地点来保存它
保持某种程度上的连贯性和一致性都将使事情变得简单化，你利用所有的时间来解决什么样的事情呢？这些事情必须记入你那无所不在的计划手册或掌上电脑中。你需要为会议和非现场的事件作一些什么样的特殊准备呢？应该把它们装进你的公文包、背包、书包或者钱包之中。当人在办公室里工作时，你需要一些什么东西呢？这应该纳入你的个人分档系统或者你那处于联网状态的电脑里。那些对于你的工作来说，比较罕见的情况呢？它们的相关资料可以存在这个部门的归档文件中或者远处的贮藏室里。在互联网上，你能随时获取哪些有价值的信息呢？对于这些信息，你不用采取任何行动，除非当你与网络断开时时需要查阅它们。在这种情况下，你应该在联网的时候把这个资料打印出来然后存入一个可以随身携带的文件夹中。
你明白了吗？为什么个人对参考资料的管理实际上仅仅是一个逻辑性的问题。把可以付诸实施的行动与非行动性资料加以区分，这才是获取成功的关键性因素。一旦你掌握了这一技能，你就可以充分地享受这种自由，你愿意管理多少参考资料就管理多少，随心所欲。这完全是一种取决于个人的决定。但也应该考虑你由此获得的价值，与为捕捉和保存这一信息所付出的时间与心血的比率。
将来某时/也许
在你的管理体系中，最后一件需要对付的事情是些你希望朝一日再次评估的事情。这事情可以是：你打算将来在某个时间安排一次特殊的旅行，也可以是你希望阅读的书籍，你可能在下一财年希望解决的项目，以及那些你渴望培养的技能和才干，为了能够全面地实施这种管理模式，你需要给这些搁置再议的事务留出一些位置。
我们有几种方法可以把事情安排到日后再进行查询，它们全都能够清除掉那些现在正游荡在你的屏幕上以及你大脑中的“幽灵”。你可以把这些内容放置在“将来某时/也许”清单中。或者在你的日程表中或者书面形式的“备忘录”中加以标明。
将来某时/也许清单并非是可以随手丢弃的。也许它们最终被证明是一些你从末涉及到的、最有趣的或者最富于事情
“将来某时/也许清单”
当你忙于收集大脑中的随机存储器中的事务时，如果来一次彻底的大扫除，你就很有可能发现，有时你对遇到的情况感到束手无策，拿不准自己的想法。在这一类型中，最为典型的情况有“学习西班牙语”、“为玛西弄一匹马”、“攀登华盛顿山”以及“盖一间客房”等。
如果你还没有完成这项工作，我建议无论选择哪一种类型的管理系统，你都应该创建一个“将来某时/也许”清单。这样你就可以把涌上心头的各种事情统统塞到这个清单中去。很可能你将会发现，仅仅拥有这样的一个清单，并且开始一项项地增添内容，就无形中启发了你去创造出各种富有想法。
你也许还会不无惊奇地发现，清单上所列的某些内容的实现了，而你几乎并没有为此做过些什么刻意的努力。如果你承认，想象力具有引发感觉和表现变化的神奇力量，那么你就能够比较容易地理解了：将一个“将来某时/也许”清单摆放在你的清醒意识面前，它将为你的工作和生活增添许多的有趣的冒险经历。如果我们已经认识到了某些机遇的可能性，那么，一旦它们出现时，我们就有可能紧紧抓住这些机会。当然啦，这是我自己长久以来的亲身经历：学习演奏长笛和驾驶帆船的经历都是源自于这类清单。除了你的工作篮，你还拥有2个极为丰富的资源，可以为你的“将来某时/也许”清单挖掘出一些资料来：你那富于创意的想像力和当前工作的清单。
为你创造性的想像空间开列一个详细的目录
如果你有时间、金钱和可能性，有朝一日，你真心实意地希望做的事情是什么呢？把它们逐一地记录在“将来某时/也许”的清单上。典型的类型包括有：
1、为你的家庭弄到或者建造房屋
2、开始培养的业余爱好
3、计划学习的技能
4、挖掘富于的表达方法
5、需要购买的服装的附属物品
6、希望获得的玩具
7、打算外出旅行
8、希望参加的组织
9、打算参与的服务性工作
10、想看的事情和想去做的事情
重新评估你当前的各种工作
现在是一个良好的时机，可以从一个全新的高度（即从你工作和目标的立场）出发，回顾检查你的“工作”清单，并且考虑你是否可能把当前的各种承诺和责任转移到“将来某时/也许”清单中。如果通过自我反省使你认识到，“工作”清单中的某一个选项有可能在今后几个月或者更长的时间内，没有抓住你的注意力的可能性，那你干脆把它转入到这个“将来某时/也许”的清单中来。
我们解决问题的力量在于我们不去处理某些情况的能力。
——亚力士多德
“将来某时/也许”的特殊类别
极有可能的是，你的一些特殊的兴趣可能涉及到许多具体有可行性的行动。收集这些想法可能是非常令人开心的事。比如：
*食品—食谱、菜单、葡萄酒等
*孩子们——同他们一起做的事情
*想读的书
*想买的光盘
*想买/租的录像带
*要参与的文化活动
*善于礼品的一些想法
*对修整花园的想法
*希望浏览的网站
*周末的外出旅行
*有关会议的想法
*关于聚会的想法
*念头——五花八门（意思是，你也不清楚应该归属于哪个类别）
这类清单可能是位于参考资料和“将来某时/也许”清单之间的一个交叉区域内。说它是参考资料，因为你可以做到仅仅收集它们，并且添加到上等葡萄酒、餐厅、书籍的清单中去，并依照你的意愿进行查询；说它属于“将来某时/也许”，是因为你也许希望经常浏览这些内容，以提醒自己在某些情况下尝试一种或者更多的想法。
无论如何，这可以成为另一个充足的理由：为什么要设立一个管理系统，可以有助于捕捉到那些能为生活增添价值，并使其变得多姿多彩、情趣盎然的各种事物，而不至于因为那些尚未决定和解决的事物阻塞你大脑和工作空间。
堆积“保存及回顾”文档的危险
许多人都有堆积如山的“保存及回顾”文件夹或者一个塞得满满的抽屉，它基本上属于“将来某时/也许“的范畴。他们对自己说：“一旦我有空闲时间，我也许希望看一看这部分的内容。”乍看起来，这个“保存及回顾”文件夹似乎是存放东西的一个极为方便的场所。但从个人角度来说，我不建议采用这种系统。事实上在我接所触的情况中，我的客房只是“保存”但并不“回顾”。他们对这一大堆资料麻木不仁，而且充满抵触情绪。如果你无法做到始终如一地自觉关注“将来某时/也许”清单，它的价值势必会完全丧失。
此外，一个管理良好的“将来某时/也许”清单系统与一个包罗万象的“储物箱”之产，仍然存在着巨大的差异。通常情况下，这个储物箱中的大部分资料需要清理掉，其中的一些应该归入“阅读/回顾”中，另一些可以作为参考资料加以保留，还有一些属于日程表或者备忘录文件夹，以便一个月后或者是下一季度再来查阅。此外，还有一些情况确实需要你安排下一步的行动措施。也有很多时候，当我仔细地清理了某个人的“保存及回顾”抽屉或文件夹后，却发现抽屉中已经是空了。
使日程表成为日后的选择
你的日程表可以成为暂时放置提示信息的一个极为便捷的地方，你也许希望日后再考虑这个事情的对策。我培训过的大多数人并没有能够完完全全地接受他们的日程表，不然他们大概早已经在那里输入更多的信息了。
日程表的三个用途之一就是记录具体某一天的信息。它所包括的事物范围广泛、种类繁多，然而最具有的使用方法是，在那里记录下你希望从大脑中清除出去、日后再重新评估的事情。你会有数不胜数的事情要考虑、下面是其中的几项：
1、激活计划的启动器
2、你可能希望参与的活动
3、促进作出决定的催化剂
激活计划的启动器
如果你手头有一项工作目前的确不需要作任何考虑，但是它又值得你在将来某个时间做出标记。这时，你可以选择一个合适的日期，并把有关此计划的提示信息记入那一天的日程表中。对于那些你希望在某一天得到提醒的事情，应该放入具体某一天（相对于具体某一时间）的日程表中；那么当那一天到来时，你可以阅读这个提示信息，并把它作为当前的一项内容插入你的“工作”清单中。典型的例子可以是：
1、特殊活动，预留一定的是前期准备时间（产品发布，集资活动等）
2、你需要进行筹备的常规活动，如预算回顾、年会、计划活动或者会议（比如，你什么时候应该把下一年的“年度销售会议”添加到你的“工作”清单中去呢？）
3、在一些有关重要人物的重要日子里，你可能打算有所举动（生日、纪念日以及有关节日的礼品赠送等）
你可能希望参与的活动
也许你经常收到有关研究会、会议、演讲和社交文化活动的通知，你可能希望当活动临近时再作决定。因此，你先确定出一个“临近”的时间，并在日程表中这个适当的日期上设置一个启动装置，如：
1、“明天商会举办的早餐会”
2、“老虎”伍兹的季票今天大减价
3、“今晚8点，公共广播事务局有关澳大利亚的特别报道”
4、“下周六教学举办的烧烤野餐会”
如果你突然想到了任何希望输入系统的事情，那么，现在就行动起来吧。
促进作出决定的催化剂
你可能偶尔需要作出一
