尽管去做--无压工作的艺术-第21章
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目录了，这是因为在前期阶段，我的日程表早就一清二楚了，我根本不需要再去看清单了。
在适当条件下，进行适当的回顾
也许你需要在任何时间查阅你的任何一份清单。当你和配偶劳碌奔波了一天归来，最终放松下来的时候，你希望确定你们共同经营的家庭事务，这时你当然想看一眼你为对方记录下来的各种日程安排。如果你的老板突然走进你的办公室，打算与你谈谈当前的工作，你能够立刻拿出最新的工作清单和准备的话题，这显然将大大提高你的工作效率。
更新你的系统
为了真正确保整个管理系统值得依赖，关键的技巧就是从一个更高的角度入手，定期地恢复你的心智、更新你的系统。然而，如果你的工作清单早已经被远远的甩到了现实的后面，要达到这一目标就非常困难了。你不能自期期人。如果系统过时了，你的大脑就再一次陷入了低层次的记忆劳动。
恐怕这是一个最大的挑战。一旦你体验到了拥有一个清晰的大脑是怎样的一种滋味，领悟到事事处于你的控制之下是多么的惬意。这时你是不是又能够为了维持这样的状态而采取相应的措施呢？许多年以来，我与许多人共同地研究和实施了这种工作方法，结论是，维持这一过程最神奇而关键的要素就是每周回顾检查。
每周回顾检查的力量
大多数人无论最初有多么好的基础，恐怕也不能跟上紧张而快速的生活节奏。我们许多人似乎天性就是这样，总会让自己陷入各种事情中不能自拔。工作时，我们把一天的时间安排的满满的，一个会议接一个会议；业余时间里，我们还会有不断的冒出种种想法。我们身不由已的卷入种种纠纷当中，而这些任务同时又具有一种潜在的力量，可以促进我们的创造性思维发生发展。
正是这种旋风式的生活模式，造就了每周回顾检查的卓越功效，这种功效在捕捉信息、再次评估及重新安排时间的过程中逐渐加强，使你保持平衡。因此，当你试图完成每一天的工作计划时，根本不可能同时完成这个极为必要的再分组活动。（这段到底在说啥）
回顾检查活动还将在你每周处理新信息时，在直觉上磨练你对重要工作的判断力。你必须学会说不，更快地面对更多的事物，保持举重若轻，轻松自如。划定某一专门的时间段进行全盘思考，这将对简化你的工作大有帮助。
每一天，你都将吸纳许多机会，这大大超过你的系统的承受力
什么是每周回顾检查
非常简单，每周回顾检查就是为了再次清空大脑而必须采取的行动。它贯穿于工作管理流程中的所有阶段：收集、加工、组织、回顾，直到你能够确认：“我目前已经完全掌握了我没有处理的一切事情。一旦我决定处理，马上就可以投入工作。”
从事情的本质来说，下面的这个练习有助于你达到这一目标：
散页纸
搜罗出各样的零碎绝版、名片、收据，以及所有收藏在你的办公桌、衣服、缝隙中的纸片，把它们统统收入到你的工作篮中，以备处理。
你的笔记
检查所有的日志、会议记录和记事本上的内容。适当地开列出有关行动目录、工作、等待事宜、日程表上安排的活动和“将来某时/也许”等清单。然后，把所有的参考资料进行归档整理，制定一个“阅读/更新”的栏目。注意，对自己一定要严格。开始着手处理你所遇到的一切有关交流、工作、新创意、新信息的记录和想法，同时清理掉没用的垃圾。
前一天日程表上的数据
仔细检查日程表上已经过时的那些日期，搜寻未完成的工作、参考信息等诸如此类的资料，并将它们重新纳入到你当前运行的系统中。注意，务必做到把你上周的日程表无一漏网地归档保存。
即将使用的日程表
游览一下你将来的事情安排情况（长期的和短期的）。掌握那些针对即将发生的事情所作出的安排和准备。
清空大脑
以笔录的方式记下一切新工作、行动目录、“等待事宜”、“将来某时/也许”，以及那些你目前还未捕捉到的事务。
回顾“工作”（和更重要的结果）清单
逐一地评估所有的工作任务、目标和当前情况，以确保在你目前的管理系统中，每一种情况至少存在一个启动器型的行动。
回顾“下一步行动”清单
在已经完成的行动上标记号，检查下面一些行动的提示信息。
回顾“等待事宜”清单
记录所有需要跟踪处理的情况，核对已经收回的项目。
回顾所有相关的项目
还有没有一些需要解决而还没动手的工作呢？
回顾“将来某时/也许”清单
核查些有可能转入当前运作系统的事情，并把它们移到“工作”目录下，删除所有你不再感兴趣的事情。
回顾“悬而未决”和辅助资料
浏览所有处于运行状态中的辅助性资料，有助于激发新的行动方案、促进任务的完成、产生新的等待事项。
要富于创新意识和开拓精神
是不是在你的脑中经常会冒出一些新鲜的、巧妙、富有创意、发人深省、风险十足的念头可以添加到你的管理系统之中呢？
这个回顾检查的程序虽然只是一种基本常识，但是很少有人能够做完善。它意味着我们应该尽可能地定期地恢复头脑的清醒，以保持一种轻松的控制状态。
“观点”是人们对付当前信息过载问题的一种极为有效的解决办法，这是一个凭直觉处理的过程：摒弃无足轻重的资料，精简至本质的、相关的、可以控制的最小量。在任何时间和地点，观点都将成为最罕见的资料。
——保罗萨福
在恰当的时间和地点进行回顾
每周的回顾检查十分重要，因此，你应该培养起良好的习惯，创造一个适当的环境，运用正确的工具加以支持。一旦建立起一个稳定的舒适的区域，你将不再为强迫自己做什么回顾检查而感到烦恼和忧虑，因为它已经成为你个人做事的标准了。
到那时，你所需要做的就是，每周想办法抽出几个小时，让自己离开事务的干扰，并不是退出这个区域，而是至少升华到“1万英尺”高度。
如果你还可以享受到独立工作空间的奢侈，逃离一天中人与人之间的应酬的困扰；如果你的工作时间也是周一至周五的固定时间段，那我建议你每周五下午制出个小时的时间，专门用于回顾检查。之所以选这个时间，主要是因为下面三个原因：
1、对于这一周的事物你很可能还记忆犹新，这使你能够进行完整的剖析和回顾
2、你总值发现有这样一些事情，它们要求你在工作时间必须立刻找到某些人。这样一来，你还来得及在他们周未外出渡假前与他们取得联系
3、清理一下精神上的储藏室是一件大好事，之后你就可以安心地享受周末的休闲时光。
然而，你也许属于根本无法拥有正常周末的一类人。比如，在周六和周日，我经常要处理同周三一样多的事情。不过我能够享受到频繁的长途飞行，这提供了一个理想的机会来弥补我的损失。我的一位好友兼客户在世界上最大的一家航空公司任职，他习惯于利用每周日夜里在家里的办公室放松，并处理一周内各种大小会议上记录的数以百计的笔记和备忘录。
无论你的生活方式属于哪一种，都必须建立一个每周重新组织安排的工作程序。也许你已经拥有了这种程序（或者接近于这种模式），那么调整这一习惯，把它纳入更高层次的回顾过程中来。
有些人发现他们很难抽出时间进行回顾检查，因为工作和家庭环境中随时都有可能出现新的问题。我所见过的压力最重的专业人士要数那些在工作时必须随叫随到并且能够迅速作出重要反应的人。下班后，他们还要回家应付几个10岁以下的孩子，和同样奔波了一天、满身疲惫的配偶。当中一些人比较幸运，因为他们至少在路上还拥有一个小时的时间。
这类人面临的最大挑战是：如果他对每天的工作缺乏清晰而直接的了解，就必须建立一个始终连贯的重新部署的程序。要么在每周五晚上在办公桌边上再干几个小时；要么在家里建立一个令人放松的可以正常工作的空间。
管理层人员的回顾时间
我培训过许多的管理人员，我指导他们在每周五的日程安排中抽出2个小时的时间。对于他们来说，最大的问题莫过于在高质量的思考和紧急处理突发事件之间优质一种平衡。然而，那些职务级别最高、最有见识、最精明能干的人全都能够意识到这样做的价值所在：牺牲表面上看似紧迫的事情，去追求真正具有重要性的事情——创建自己安全的时间小岛。
在你工作时，你最绝妙的往往不会出现。
甚至连那些已经把反思时间融入到自己工作当中的管理人员仍然常常不由自主或不耐烦地处理一些细枝未节的东西，以弥补一些处于“1万英尺“水平的问题。一边是一个接一个的会议，一边是端一杯红酒，漫步于夕阳下的池塘边。这两种截然相反的状态确实要求你在日常工作的控制和管理上需要更高一级的反思和重新部署的技能。如果你认为所有的事情都已经得到了彻底的确认、澄清、评估、付诸实施了，大概你是在同自己开玩笑吧。
“大局”的回顾
是的，某些时候，你必须阐明更重要的预期结果是什么，长期的目标是什么，前景和原则又都是什么，它们最终驱动并检验你所作出的决定。
在你的工作中，关键性的目标和目的是什么呢？一年或者三年后，哪些事情应该完全到位了呢？你的事业将发展到哪一个阶段？这种生活方式是不是令你满意？从更深的层次和更长远的角度来看，你是不是正在做你真正希望或者需要做的事情呢？
本书所清晰表达的重点并不是那些处于“不足3万英尺”至“5万英尺”的情况，而是敦促你着眼于更高的视野，帮助你获得成功，使你能够更好地将日常的小目标融入生活的大目标中来。当你能够更加敏捷地整理“遗产”以及“1万英尺”高度左右的工作与生活时，一定还要时不时地再次拜访其它高度的事宜，保持拥有一个真正清醒的头脑。
思考是工作和生活的精髓，同时也是最难做到的事情。帝国的创建者们在争分夺秒地算计着，而其它人却在嬉戏。如果你不是自觉地去努力进行这种自我指导的思维过程，那么你就是在向懒惰屈服让步，你将永远丧失控制自己生活的能力。
戴维凯克奇
对于各个层次的工作和生活，你需要多久进行一次回顾呢？这个问题只有你自己才能回答。在这个关键时候，我必须肯定的原则是：
你必须在适当的阶段评估，作出正确的决定，并且间隔得当，以便能使你的工作和生活井然有序。
由此，我们看到了个人收集、加工处理、组织管理和回顾检查方法的最终目的，以及一个最具有挑战性的问题：星期三上午9点22分你在做什么呢？
第九章
行动阶段：选最佳方案
谈到真切而辛苦的每个工作日和时刻，你是怎么选择行动方案的呢？
如同我前面曾经提到的那样，我的回答非常简单，即相信你自己的意愿，或者你的精神。如果你对这些字眼过敏的话，就尝试着换一下吧：你的本能反应，你的直觉。
你必须依赖于你的直觉，最终是这样，平常也是如此。你可以通过做许多事来增强这种信任感。
这并不意味着让你的生活随心所欲，当然，除非事实确实如此。实际上，我曾经一度在我的生活中极度推行这一做法，而且而且我可以证明其极有价值，如果不是一定是必要的话。（听之任之的方法有很多。你可以不去理睬这个真实的世界，忽视它的现实状况，抛弃对宇宙万物的信任。我曾经这样做过，这真是一种神奇的经历。然而我并不希望任何人去尝试这种放弃。向你内心深处的感知力低头让步，它的联盟才智和实用价值才是一种更高的境界。信任你自己以及智慧的源泉，是自由和个人成就最好的表现。）
如同在第2章概括出来的那样，我已经发现，有3个方面的评估标准对行动的决策过程极有帮助：
1、选择当前行动的4个标准
2、评估每日工作的3个标准
3、回顾检查的6个层次
这些标准或模式碰巧以相反的次序排列出来，即与典型的由上至下的战略观点恰恰相反。为了遵循本书提供的管理方法的精髓，我发现再次由下至上开展工作将大有益处。也就是说，我将从那些最为平凡的小事入手。
选择当前行动的4个标准
记住，当你决策下一步行动方案时，是依据下面的4重标准进行的：
1、环境
2、时间
3、精力
4、重要性
为了能够充分利用其优势，在安排系统和行为时取得阳理想的效果，让我们对这些因素逐项地进行分析。
环境
在任何时候，你首先考虑的是你能够做些什么，你身处什么地方？手头上拥有什么样的工具？是不是有一部电话？你是否能见到你需要见的人，与他面对面地谈论有关日程表上三项内容的安排？是是否正在一家商店里购物？你是不是无法办成某件事，仅仅是因为你没有出现在一个适当的地点或者手上缺乏适当的工具呢？别再为此担心了。
我前面已经谈过了，你应该根据环境来安排你的行动提示信息——“打电话”，“在家里”，“在计算机旁”，“外出”，“与乔相关的事”，“有关员工会议的安排”，以及诸如此类的事情。既然环境在你选择行动方案时是发挥作用的首要标准。因此，按照环境分类整理的清单可以避免对活动的重新评估。如果在你的工作清单中的事情堆积如山，而事实上它们当中有许多都无法在同一地点解决掉，你不得不强迫自己反复地考虑所有的情况。
如果碰上了交通堵塞，你就只能靠手机进行联络了，那你就会希望能够随手拉出一个“打电话”的清单。总之，你的各种行动清单应该能够根据你在某一时间的具体要求，招之则来，挥之则去。
根据环境需要来组织安排你所有的活动，这种做法能够迫使你面对所有的事物时作出最重要的决策。我自己所有的行动清单都是按照这种方法建立起来的，因此，在我把某一项工作列入到具体的某一清单之前，不得不先判断它下面的步骤（处理这件事要不要一台电脑？一部电话？需要到商店去吗？）那些行动清单乱七八糟的人也经常使他们陷入下一步行动决策的混乱之中。
我经常鼓励我的客户，当他们开始清理工作篮时，首先要把清单的种类安排到位，这样可以使他们首先能够把握整体进程。
时间
决定行动的第二个因素是，在你不得不转向另一项工作之前，你到底拥有多少时间呢？如果10分钟后你必须参加一个会议，那么你在这一段时间内进行的活动必须和你拥有几个小时所作出的选择大不相同。
显而易见的是，了解一下手头上可以自由安排的时间会大有帮助。一个存储着你所有行动提示清单将最大限度地为你提供下一步行动的信息，而且使你更加轻松地为空闲时间安排恰当的活动。换句话说，如果你下一次会议之前有10分钟的时间，你完全可以选一件花费10分�
