尽管去做--无压工作的艺术-第24章
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任何一项成功的工作在进行到中途时，看起来都如同一场灾难
在第3章中，我已经详细介绍了从想法转入现实时所需要进行策划的5个阶段。下面就是一些实用的技巧和方法，可以简化我所推荐的自然而非正式的策划程序。尽管这些建议都基于基本常识，但是人们往往没能最大限度地遵循它们。因此，你应该随时把这些想法付诸实践，而不是将它们束之高阁，等到正式会议时才手忙脚乱地端出来。
你需要建立起各种系统，运用各种技巧，来帮助你更频繁、更轻松、更深层次地思考你面对的各种情况。
你目前应该策划哪些工作呢？
在明确大多数任务的预期结果时，你并不需要进行某种形式的前期计划，只需要在脑子里想一下，这些事情的一步方案就会自然产生了。比如，“检查汽车”所需要的惟一计划就是查询电话本，找出最近的一家检查站的电话号码，然后打电话，约时间。
然而，有两种类型的工作至少值得我们进行某种形式的安排策划：1、即使你已经决定了下一步行动，却仍然吸引你注意力的事务；2、还有一些情况，有关它们的具体潜在价值和帮助的想法和细节刚刚出现。
第一种类型——你知道，这些事情的其他一些方面还有特进一步的确定和安排。因此，除了明确下一步的行动，你还需要一个更加彻底的解决方法。针对这些事情，你应该进一步具体地采用自然计划模式中的另外4个阶段，选用一个或者多个阶段：目的和原则、前景展望/预期结果、集思广益或者组织管理。
第二种类型——有关这类事情的想法刚刚露出一个头来，特别是在海滩上、汽车中或者会议上，需要一个恰当的场所把它们统统地装进来。这样一来，这些念头可以暂时地在那里“小住”一段时间以备不时之需。
某些工作的策划过程要求采取下一步的行动
你目前大概可以想起几项工作，你希望这些计划更具体些、内容更翔实些，并且完全处于你的控制之中。也许你马上要去参加一个重要的会议，必须准备好会议日程安排以及一些相关的资料；或者你刚刚接受了一个协调合作人年会的任务，你不得不尽快地使各种组织安排到位，开始把一些具体的重要工作分派给别人；或者你需要向人力资源部门描述一下一个新职位的工作要求。如果这些工作还没完全落实，现在就开始启动每一项所需的下一个行动步骤吧。把它纳入恰当的行动清单中去，然后推进更深层次的策划。
典型的策划步骤
策划步骤一般是：集思广益、组织安排、召开会议以及搜集信息。
集思广益：
有一些目前占据你注意力的工作，需要你发散思维，开动脑筋；特别是当你作出决定，又对下一步行动了解的并不完全清楚时，这种要求尤为突出。对于这些事情，你都应该传回一个下一步行动，如“关于X事件的草拟计划。”
你应该决定在什么场合如何实施这一行动。只有这样，你才可能知道应该把它纳入到相关的行动清单中去。在进行这类推敲时，是在电脑上还是把它记录到纸上才能够取得最佳的呢？我很可能选择它们中的一种，这完全凭你的直觉。对于我来说，要么把它记录到“在电脑旁”清单中，要么记录在“任何地点”清单上（因为只要我手中有笔和纸，我就可以在任何地点记下我的思考过程）。
组织安排：
也许你已经为某些工作搜集到了足够的辅助资料，现在你只需要将它们整理一下，使存储形式趋于条理化。在这种情况下，你的下一步行动很可能像这样——“组织整理X计划的备忘录”。如果你必须在办公室里才能处理这件事，那这个行动就应该记在“在办公室时”的行动清单上；如果你把这些策划备忘录存入了文件夹和手岫中，或者是笔记本电脑中，带着它四处奔波，这时“安排管理”的行动自然可以纳入“任何地点”的清单中；如果你打算用手书写，则它可以放进“各色混杂”的行动清单中；如果你希望用一个文字处理器、绘图仪或者工作计划软件，这样“在电脑旁”清单就派上用场了。
召开会议
通常，当你同你希望参与策划此事的人共同开会讨论时，往往能够取得一定的进展。这常常意味着给全组人员或者一个助手发一封电邮，或者给某个关键人物一个电话来敲定一个时间
机构团体中提高效率的最大障碍是高级管理层缺乏决策能力。为了推动事情向前发展，有没有必要召开一次会议叱？应该与谁合作呢？
搜集信息
有时策划环节的下一项任务就是挖掘更多的资料。也许你需要同某人打电话聊一下，掌握他的情况（“给比尔打个电话，了解一下他对经理会议的看法”）；或者你需要浏览一下你刚刚接手的有关去年会议的备忘录（“回顾有关合作人会议的历年存档资料”）；或者你希望在互联网上浏览一番，体验一下对于你当前探讨的新议题，外界存在着何种争议（“研发公司的销售管理人员的情况”）
随心所欲的策划工作
不要错过任何一个可能具有潜在价值的想法和创意。许多时候，当你处于一个与策划工作不相干的地点时，你头脑中冒出一些点子来。比如当你正要去商店买东西时，会突然想到一个在下次员工会议上用的绝妙念头；或者你正在做饭时，大脑中突然出现一个点子——在即将开的大会上，送给每个与会者一个精美的手提包。
如果这些事情并非是那些可以直接跃上行动清单的下一步措施，你仍然有必要捕捉它们并进行合理的安排。当然，确保收集系统万无一失的工具是：工作篮、记事本、纸片以及各种可以带在身上的这类东西。你需要保存所有的想法念头和创意，直到日后决定处置他们。
支撑策划思考的工具和体系
无论哪一层次的想法露头时，手头上要是拥有理想的工具可以随时把它们收纳进来。一旦你捕捉到这些想法，无论以后什么时候希望拿出来参考，都会大有用途。
思考工具
获取想法、增强生产力的最重要的绝招之一就是利用“形式决定功效”这一哲学（良好的工具能够激发高品质的思维）。当我在机场候机时，随意把玩着掌上电脑就曾引发我最具创造力的想法！
如果你不能立刻记录下这些东西，要想集中精神去思考某一个问题，几分钟还行，时间一长就困难了。而使用工具把思维保留下来，就能长久地听任你的思想任意驰骋。
运气影响一切。让你的鱼钩总是被鱼儿咬住吧，即使是在一条可能拥有最少鱼儿的小溪里。
用于书面记录的工具
在手头上随时准备一些方便好用的书写工具，这样你永远不会因为缺乏工具而在潜意识里对思考产生抵触。如果不具备良好的书写工具，我就不能投入地考虑各种问题和情况。
相反，有时一个绝妙主意的诞生，仅仅源于我一心想用一下我那漂亮的圆珠笔！也许你不像我这样，会受一个书写工具的驱使。但是，如果你也有这样的倾向，那就成全自己，在高质量的书写工具上进行一些投资吧。
功能往往紧随形式。为自己创造出捕捉思想的良好条件，这些想法会在你意识不到时浮现出来。
建议你在工作台上放上几支漂亮的圆珠笔，因为你很可能希望在那里做一些记录，特别是在家中的各个电话旁。
纸张和记事本
除了书写工具外，还应该准备一些实用的记事本。标准记事本功效不凡，因为你可以轻松地撕下记录着想法和事情的那几页，放入你的工作篮中，直到日后有机会慢慢处理。有时你也希望保存一些天马行空的想法和念头，可以把五花八门的纸页分类存到不同的文件夹中，以免重新记录它们的麻烦。
离你最近的记事本在哪？把它们放的更近一些。
黑板架和白板
如果你有足够的空间，黑板和白板倒是非常实用的思考工具。它们为你提供了充足的空间，可以在上面草草记上几笔心头闪现的想法。此外，录你在思考某一主题时，它们还可以使你的想法一直活生生地展现在你的眼前。在办公室和会议室中配备一些白板将会很有用，而且越大越好。如果你有几个孩子，我建议你在他们的卧室中也装上一个。注意手中准备一些充足的水笔，当你打算在白板上写些什么的时候，却发现所有的笔都不能用了，那多让人丧气。
在我听到自己说话之前，我如何能够了解到我的所思所想呢？
——E。M。Forster
每当两个人或者更多的人聚集在一起开会时，谁都可以在任何地方写上几笔，别人也可以一目了然。即使几分钟后你擦去了这些思想火花，刚才把它们记录下来的过程本身就可以加速富有建设性的思维。这令其他的工具都自叹不如。
计算机
我喜欢运用笔记本电脑来进行思考。当我把有得考虑的事情以某种数字模式存储起来，便于今后的编辑、剪贴以及投入各种各样的应用之中，这实在太让人振奋了。一旦启动计算机，坐在屏幕前，我发现大脑的思维就会活跃起来。这也成为另一个充分的理由：你必须掌握一定的录入和键盘操作技能，以便灵活自如地驾驭计算机，即使这不算快乐。
让你的电脑充当一个思考的界面。
支撑结构
除了拥有得心应手且无处不在的工具以外，一个可以随时猎取思考过程的模板也有利于提高效率。这就像在你的面前摆出纸和笔时可以激发你的灵感一样，拥有用于管理工作细节的良好的工具和地点，也同样可以加速你所需要的那种直线型的。
根据需要创建文件夹或者活页夹
一个简单而容易操作的一般性参考资料归档系统放在身边，不仅对于管理一般性工作流程来说很重要，而且对于方案策划来说也同样能有非常重要的作用。通常情况下，正是由于一些相关的数据、备忘录和资料的触动，某些方案才找到方向，也正是出于这个原因，一旦你掌握了有关某一个主题的一些信息，你就希望立刻建立起一个相关的文件夹。如果你的归档系统过于正规（或者不存在），肯定会错过许多机会，你以你完全可以在早期阶段确定工作的焦点。会议上某一话题刚浮出水面，你带着该议题的备忘录回来后，马上动手建立一个文件夹，把资料全部放进去（当然，是在你搜罗到具体的行动方案后）。
有许多次，在培训客户时，我发现当他们仅仅创建了某个主题文件夹，并放入可以搜集到的备忘录和其他具有潜在价值的相关资料后，就可以大大地提高他们对事物的控制力。
如果你对笔记本或者计划手册情有独钟的话，一定要存储足够的备用纸张，这样每当一个主题或者议题出现时，你就可以马上为它配备上一页。某些计划日后也许必须由加注的小标签来统领这一部分的内容，甚至会占据一个完整的记事簿，对于它们来说，起步的方法有所不同。然而你大部分的工作也就仅仅需要一两页，保存需要跟踪的几个想法即可。
如果缺乏一个良好的系统来存储你的坏主意的话，恐怕你的那些好主意也会无家可归。
软件工具
从某种意义上来说，软件是人们在挖掘优秀的“工作管理”工具时将要探寻的黑洞。对于大多数人需要处理的98％的事务来说，那些专门为工作管理而设计的软件过于烦琐了，人们必须付出大量的精力才能使之真正运转起来。因此，它们只适合那些在工作中确实存在这种需要的少数专业人士。而对于大多数人来说，偶尔随意地用一下这些软件反而更自由。就像我前面提到过的一样，我从未见过任何两个在细节分析和管理安排方面需要花费同等气力的工作。因此，要想设计出一种能够满足大多数情况的要求的应用软件是非常困难的。
数字式的概要
当你希望整理一下有关某项工作而产生的想法时，可以选择任何一种包含等级划分功能的简单明了的应用软件。我过去用Symantec公司的Grandview软件，而现在我一般用Word来处理这类工作计划。
概括式应用软件的优势在于，它完全可以按照你的需要变得复杂或者简单。目前市场上大量的软件程序都可以提供这类基本级别分类的功能。关键在于找到一种使你感觉良好的软件，然后迅速地掌握它的功能。直到不再为如何操作这个程序烦恼时，你才可能摆脱那种启动电脑时常常出现的抵触情绪。
事实上，存储这类思维的地点不重要，只要它简单易行，便于输入和回顾信息就行了。
集思广益的应用软件
人们已经专门开发出几种应用软件来简化开动脑筋的过程。“灵感”（Inspiration）就是其中之一，它是以托尼的心智理论为依据的。这个软件的确显示出一些极具价值的特点，但对于我自己来说，我通常用纸和笔来应付这种快速且非正式的思考过程。
很大程度上，我们并不需要详细记录下来思维过程中的每个细节，但我可以从这个自然状态的过程中推导出结论。那些陈旧老套的工具像电子白板和电子手写工具，最终恐怕都无法满足制造商的初衷。我们不需要像保存由创造性思维所引发出的内容那样，一丝不茍地保存每一个思考过程。收集、加工处理和安排组织这几个步骤要求迥异，而完成它们的工具也有所区别，你完全可以把一些想法丢给文字处理软件来解决。
工作策划型应用软件
我在前面提到过，大多数策划型应用软件对于我需要进行思考计划的活动来说，过于严谨和精确了。多年以来，我看到人们不断地尝试这些程序，接着又一个一个地放弃掉了。当这些程序获得令人满意的效果时，往往是由于它是为了达到某一家公司或者产业的具体要求而量身订做的。
我期待在未来的几年里，能够看到人们着眼于思维和计划的自然模式，开发出一些结构要求比较宽松、功能更强大的应用程序。在那一时刻至来之前，最好还是坚持选用一种简单好用的工具吧。
附加的电子备忘录
如果你正在使用一种数字式的计划工具，那么，你需要获得的大多数信息完全都可以令人满意地存储于一个附加的备忘录区域中。如果你把计划本身列为清单中的一项内容或者outlook中的一个任务，那你可以打开附属的“备忘录”部分，记录下有关这个工作的一些想法以及进一步的分析。但你必须保证经常浏览这个附加部分，使它发挥应用的作用。
在我的生活圈子中，我将如何应用所有的手段呢？
就像你的“下一步行动”清单需要不断地进行内容更新一样，你的“工作”清单也应该如此。要保证做到这一点，你应该抽出一段比较完整的时间，1~3小时比较理想，尽可能地对付每一项工作的“纵向”思维活动。
立刻动手，越快越好，投入到那些令你兴致勃勃的计划中，开动脑筋、收集和组织相关的资料，采用当前最合适的工具。
准备行动，创造条件，对工作进行一些创造性的思考。然后，你就把大多数人远远地抛在后面了。
关注每一项工作，一次只对付一件，自上而下。当你这样做时，可以扪心自问：“我希望了解这项工作的哪些情�
