尽管去做--无压工作的艺术-第25章

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　　　　准备行动，创造条件，对工作进行一些创造性的思考。然后，你就把大多数人远远地抛在后面了。
　　　　关注每一项工作，一次只对付一件，自上而下。当你这样做时，可以扪心自问：“我希望了解这项工作的哪些情况呢？是保存下来呢？还是记在心里？”
　　　　也许你仅仅希望在一张纸片上记录一些想法，建立起一个卷宗，然后把纸片扔进去；也许你心血来潮想出了一些简单的标题，并标上序列号，接着把它视为一个备忘录，放入你的计划工具软件中；或者你可以创建一个word文档，然后开始逐条进行概括。
　　　　关键在于接受并适应你所产生的想法以及对这个想法的应用。要逐渐培养一种习惯：抢先一步把精力积极地投入到预期结果和悬而未决的问题当中去，而不是要等到迫不得已时才行动。
　　　　让我们把超前的焦虑变成超前的思考和策划
　　　　——温斯顿丘吉尔
　　　　第11章
　　　　窍门1：养成收集和自省的习惯
　　　　这些看似简单的方法和模式，实际上蕴含了十分丰富的内容。它们提供了一套系统的方法，使你的头脑摆脱杂事的困扰，确保你在工作中达到高水准的效果。这本身就已经成为实施这些做法的充足一理由了。
　　　　然而，这些正在发挥作用的基本原则中还有更深远的意义。在下面的3个章节中，我将介绍一下在我运用这些窍门的过程中所体会到的神奇功效。它们将对你个人产生非常重要的影响，它们对大公司的企业文化也产生了积极的促进作用。
　　　　当与你交往的人注意到，在和你进行交流和合作时，你在接收信息、组织处理以及管理的各个方面都做到无懈可击，自然而然地，他们开始渐渐信任你。而这就是掌握“占位符”后获得的惊人成果，它可以捕捉到你生活圈子中所有一切不完善的事物或者未经处理的事情。它将显著地提高你的心理健康程度，大大增强你的人际关系的质量，无论是在个人生活方面，还是在工作方面。
　　　　个人收益
　　　　在收集信息和下载资料的时候，你会有什么样的感受呢？大多数人说，感觉糟透了，但与此同时又感觉好极了，这是怎么一回事呢？
　　　　当我要求参加研讨会的人描述一下他们在收集过程中的某个阶段的感受时，我常常会听到这样的描述性词汇，如：“难以招架”、“惊慌不安”、“情绪低落”、“疲惫不堪”以及“令人反感”。想一想，在一堆的资料中你是不是已经拖延了对某些事情的处理呢？如果有，你自然会对此产生一种内疚感：“我其实可以，早就应该，必须（在此之前）搞定这件事的。”
　　　　与此同时，你是否又感受到一种如释重负和具有控制力的感觉呢？的确，大多数人的回答是肯定的。这又是怎么样产生的呢？当你选择了完全相同的一种训练时，随之出现的竟然是完全相反的感觉，焦虑和解脱，难以招架和控制良好几乎同时存在。这到底是怎么一回事呢？
　　　　当你认识到了一切消极情绪产生的源泉之后，你就会像我从前那样，发现摆脱它们的方法。而且如果你能够从收集资料的过程中体验到积极的反应，你自己就会开始铲除消极因素了。
　　　　产生消极情绪的来源
　　　　这种不良的情绪来源在哪呢？是因为承受了太多任务吗？不是，人们总是有太多的事情要处理。如果你感觉不佳仅仅是由于事务繁多的超过了你的接受的限度，那么恐怕你永远也无法摆脱这种感觉了。因此，事情过多并非是引发消极情绪的根源，这种情绪来自于别处。
　　　　当某人单方面撕毁了与签订的协议时，你会怎么样想呢？他们告诉你星期四下午4点与你见面，而当约定的时间到了，他们即没有出现，也没有打一个电话，这是一种什么样的感觉呢？我想必定是沮丧和失望吧。当人们在生活中食言毁约时，他们为之付出的代价就是人际关系中的信任感的瓦解，一种绝对负面的影响。
　　　　然而，你的工作篮中的情形又是怎么样的呢？里面装的都是你同自己签订的协议。消极情绪都是你违反这些协议所产生的直接后果，它们是自我信任感丧失时的症状。如果你告诉自己要起草一份战略计划，当你未能完成时，你一定感到十分沮丧。你下定决心多抽出些时间来陪你的孩子，却没能实现，那随之而来的自然就是焦虑、内疚的感觉。告诉自己赶快开始组织管理吧！如果做不到，那么就请品尝内疚和失败的滋味吧。
　　　　焦虑和内疚并不是因为承担太多的工作而造成的，这是由于你撕毁了同自己签订的协议而导致后果。
　　　　应该如何防止撕毁同自己签订的协议呢？
　　　　如果你的消极情绪来自于毁约，那有3种方法来对付这种局面，消除负面影响：
　　　　1、不签订协议
　　　　2、完成协议
　　　　3、重新协商协议
　　　　所有这些方法都有助于摆脱不良的情绪。
　　　　不签订协议
　　　　面对一大堆积压已久的陈旧资料，你决定不再理睬它们，只要把它们扔到垃圾桶就行了。恐怕这时你的心头会感觉到一阵的轻松。因此，对付生活中未尽事宜的一方法就是干脆的说“不”！
　　　　只要你降低自己的标准，便会立刻感到心情舒畅起来。如果你在一定程度上对当前的事情并非十分关注——对子女的培养教育、学校的教学制度、团队的精神面貌、软件的代码，那你需要处理的事情就相应地大大减少了。
　　　　但你是否真的打算降低的的标准呢，对此我表示怀疑。然而，一旦你正确理解了它的含义，也许你就会减少你所达成的协议的数量。我自己就是这样做的。过去我制定了大量的协议，仅仅是为了赢得别人的赞赏。直到我后期因为无法履行协议而付出代价后，才增强了对协议的认识。我培训的一位保险公司的经理人这样描述他从实施本系统而获得的益处：“从前，我只会告诉每一个人，’OK我会处理这件的事’，因为我并不清楚我到底需要做多少事情。而现在我有一个一目了然的、毫无遗漏的工作清单。为了维护我的信誉，我不得不说‘哦，不行，我做不到，很抱歉’。令人惊讶的是，我并没有因为我的拒绝而被人厌恶，相反，所有人都被我的严格的自律所打动！”
　　　　坚持保持一分工作目标的目录，可以让你更加轻松地并理直气壮地说“不”
　　　　一位个人培训业的企业家最近告诉我，通过创建一个工作清单，他消除了生活中大量的焦虑和压力。把一切分散注意力的事情全部放进了工作篮。这一习惯让你有机会重新考虑那些真正关注的行动。如果他不打算把某一备忘录放入篮中，那就干脆直接扔掉。
　　　　我认为这种思维方式非常成熟。整个方法最为重要的一点就是，当你真正捕捉和追踪头脑中的事务时，对于那些你并不是真心地希望完成的工作，你往往会有抵触心理，如果对必须完成的工作不了解，就会糊里糊涂，就像你有一张信用卡却不知道它的余额和限额，这是很不负责任的。
　　　　完成协议
　　　　当然，根除消极情绪的另一种途径就是完成这项工作，然后标上“已经完成”。只要你最终可以获得完成工作后的那种成就感，你当然就愿意去做了。我相信，在生活中，当那些花不了2分钟就可做完的事情刚冒头时，你就可以印证这种心理上的收益。我的大多数客户在仅仅花了几个小时处理他们堆积如山的事务后，就异常的兴奋。因为运用2分钟原则居然做完了这么多的事情。
　　　　一个原本轻松快乐的周末很可能被积累下来的各种杂事所占据。同样的，当你捕捉到所有的“开关回路”，并能随时在清单中看到它们，你的大脑中的某一个部分就会受到启发（或感觉到厌恶或感觉到威胁），尽快地把它们从清单一一踢出去。
　　　　我们似乎都渴望获得成功。为了满足这一愿望，给你自己安排一些能够轻松启动和完成的工作是一个绝妙的方法。
　　　　你是否曾经完成了某些原本未能列入工作清单的事情？你把它记录下来，完成后又勾掉了。这时，你就会明白我的意思了。
　　　　然而这里还存在一个问题。工作清单和堆积的资料全部成功地处理掉之后，将体验到什么感觉呢？你可能欣喜若狂。当然了，在3天的时间内，猜一下你又将获得什么？对了，另一个工作清单，而且可能包含更加庞大复杂的内容！完成了所有的任务让你感觉良好、干劲十足。很有可能，你将承担一些更加重要更富挑战性的工作。
　　　　当你了解这些协议的内容时，完成起来就变得轻而易举了。
　　　　不仅如此，你认为你的老板在注意到你出色的工作能力和显著的工作效率之后，将会怎样做呢？你又答对了，分派更多的工作给你！这就是事业发展过程中不可拿逾越的关口：你取得的成就越辉煌，你所期盼的下一个目标将会越艰难。
　　　　因此，既然你不打算大幅度地降低你的标准，也不希望停止工作，同时仍然期望逃离紧张压力的折磨，那你最好适应一下第3第选择。
　　　　重新商定协议
　　　　假定我曾经告诉你，我星期四下午4点与你见面，但当我约定好这一时间以后，情况发生了变化。考虑到我有一些更重要的事情需要处理，我决定取消我们星期四见面的约会。然后，除了到时干脆不露面以外，我还有什么更好的选择不让我们良好的关系受损呢？打一个电话改变协议。这是一个重新调整过的协议，而不是一个毁约的协议。
　　　　正是宽容，方能打开惟一可能通向创造性思维的道路。
　　　　——DesmondWilson
　　　　你是否已经明白了？为什么把所有的事务从大脑中清理出来、放在你的面前会让你感觉更好一些呢？这是因为当你注视着它们，心里不断地琢磨着要么立刻实施，要么干脆说“不”，你会自然而然地重新审定这些协议。这里存在一个问题：你不可能同自己商议那些你已经记不起来曾经签订过的协议了！
　　　　事实上，记不起你曾经同自己签订的协议，这并不意味着你打算逃避应该承担的责任。你可以向任何一个心理学家咨询，在你的心灵中对过去和将来的感知力有多少。在那里存储着你过去倾倒进去的事情
　　　　——零——在那里只存在着现在时。这就意味着一旦你告诉自己应该处理某件事，然后仅仅把它存入短时记忆中去，结果你头脑的某一部分将自始至终地认为你应该立刻采取行动。这也就意味着：每当你给自己同时布置了两项工作，而且只将它们存在大脑中时，紧张感和失败感就随之而来，这是因为你不可能同时完成这两件事。
　　　　如果你同大多数人一样，在家里也有一些贮藏区域——也许是一个车库，你过去（甚至是6年前！）曾经告诉自己应该清扫和整理一下这个车库了，你很可能在过去的6年时，每天不停地考虑你应该清理车库。难怪人们活的这么累呀！每次走过车库，你就传听到身体发出声音：“为什么我们只是路过车库呢？难道我们不应该彻底打扫一下吗？”你无法忍受这种抱怨的折磨，只要还有其他的办法，你就望远不愿再走进这个车库。如果你希望阻断这种不绝于耳的抱怨，有3种选择来对付你同自己达成的这个协议。
　　　　1、降低你对车库的标准（你可能早就这么干了）。我就是有这样一个又脏又乱的车库，谁会在乎。
　　　　2、履行协议，清扫车库。
　　　　3、至少把“清理车库”这一项列入“将来某时/也许”清单中。然后，当你每周浏览这个清单看到这一项内容时，你可以对自己说，“这一周不行”。下一次当你再经过车库时，你就不会再听到其他的声音了，除了“嘿！这周不行”。
　　　　我是非常认真的。我们似乎不明白清扫车库与购买一家公司这两种协议之间的区别是什么。在你的内心中，它们只不过都是协议罢了——已经付诸实施或者已经违背协议。如果仅仅凭记忆来保存某一件事，只要你当前没有采取行动，那它就始终是一个未能履行的协议。
　　　　与传统时间管理方法背道而驰
　　　　这种方法与传统的时间管理培训法有很大区别。大多数事情给你留下这样的一种印象：如果你告诉自己需要处理的事情并非是那么重要，结果它就真的变的不重要了。但是根据我自己的经验，至少对于下意识的自我运作方式而言，这并不是完全准确的。我们必须对每一个协议都做到心里有数，这就意味着我们必须在头脑完全清醒的状态下，捕捉每一个协议，使之具体化，并进行定期的回顾检查。这样一来，你就可以把它存放在自我管理体系中的相应位置上了。如果事情不是这样发展的，那么它将占用你更多的心思，比其应用的要多的多。
　　　　根据我的经验，任何存放在“大脑随机存储器”中的事情都将占用比它应该得到的或多或少的关注。收集所有事务的原因，并不是因为它们都具有完全同等的重要性，而是由于它们的不均等。而未能收集到的那些尚未完善的事物依然能够产生同样的压力，占用人们同样的精力。
　　　　需要收集多少内容呢？
　　　　假期可以搜集到一切未尽事宜，你将感到无比轻松。当你对自己说：“对了，我下一次去商店时，要买一块黄油”，接着把这一条加到你的食品清单，你心里一定感到格外的舒畅。当你想起“我必须给银行顾问打一个电话，谈谈有关托管基金的事”把它记在某自，你知道一旦手头有一部电话时你一定能够看到它的，你的感觉也会变得好起来。不过如果你能够认识到你已经控制了所有的事情，那时的感觉与现在又会是天壤之别。
　　　　什么时候你才能知道，大脑中还有多少的剩余事情有待收集呢？只有当它空空如也时。即使是你模模糊糊地认识到所搜集到的资料并不完整时，你也根本不能彻底地弄清楚，已经搜集到的事情所占的百分比是多少。那么怎么样才能知道不存在剩余资料呢？答案是：当头脑中不再浮现出任何事件的提示信息。
　　　　这并不意味着大脑中空无一物。只要意识清醒，你的大脑将永远锁定在某一事物上。如果它每一次仅仅将精力聚集在某一件事情上，没有一丝分心，那么你就是处于“心静如水”的境界了。
　　　　我建议你开动脑筋，仔细地考虑一些事情，而不是点到为止。为了能够全面地达到提高效率的目标，你必须紧紧地抓住一切。而这需要耗费一定的精力，改变愿来的习惯，才能够训练你自己：当你的头脑中产生哪怕是微乎其微的协议时，也要立刻将它们辨别出来并下载下来。你必须尽可能完成搜集这一步骤，每当新生事物出现你都要及时抓住它们，这将使你变得无比强大。
　　　　集体收益
　　　　当团队中的每一个人（在婚姻中、在同一个部门中、在一个家庭中、在同一家公司里）都承诺他们将养成收集和自省的习惯。不允许任何一件事从空隙逃走，又会怎么样呢？坦白地说，一旦达到这种境界，你几乎不再费心思考哪里会出现漏洞了，精力会放在更加重大的事情上。
　　　　然而，如果在沟通交流这一环节上还存在隔阂，就往往导致在团队文化中产生某种挫折感和普遍的紧张情绪。大多数人认为，没有持续不断的、像对婴孩一样的呵护和关怀，某些还未解决的问题很可能就销声匿迹了，但又会在某一时刻突然爆发出来。他们并没有认识到，之所以会体会到这种感觉是因为他们长久以来一直身处在这种环境中，使他们误认为这就是一条永恒