成功有约-高效会计手册-第10章
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免可能发生不愉快情况，可以通过指定一位有足够威望的主管人命令酒吧中
止而无异议。假如鸡尾酒会在宴会之前，一般认为45分钟到一小时是最大的
极限。假如只有鸡尾酒会，一般认为两小时是最合适的和最实际可行的。
为使宾客欣赏招待会，服务和时间的掌握是重要的考虑因素。不能提供
合适的服务最容易把招待会变成难题。有经验的鸡尾酒会管理人员为 25～
100人的招待会安排一名酒吧服务员和1～2名服务员：假如人数在300人以
上，就计划雇用3名酒吧服务员和4名或更多的服务员。
——通风和温度：要记住体温可以使室温升高。室温在开始时可以稍为
凉一些，要指定不在台上就座的某人与管理部门联系调节空调。
——一般物品装备：检查家具确己按照计划放好，而且适合活动的实际
需要。务必做到餐桌之间有充足的地方，以便宾客自由走动，柜面足以放下
首席餐桌或供文娱活动之用，接待的地方有适当数量的椅子，出口处不堵塞，
以及所有地方都整齐清洁和美丽悦目。
——特定的座位安排：仔细检查首席餐桌的安排 （双向座位卡是个好办
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法，以免使听众中那些走近嘉宾的人为难）。假如用客人座位卡，要事先把
这些卡片按餐桌号码分开放在不同的信封里，不要依靠服务员分发座位卡。
——烈酒的控制：确定酒吧服务的安排能使主人控制烈酒的意图得到实
现。再次证实酒吧间领班对终止供酒时间完全理解。
——总管：再次确定服务的时间和细节。安排服务员收集就餐券 （假如
适用的话），并安排服务员在上甜点和咖啡以后即刻离去 （由在场助手催促
服务员离去是个好办法）。
——节目：征求各发言人的意见并协调各表演节目的人，使他们都有机
会熟悉环境和安排，因为小的调整可能是必要
的。如果你计划安排跳舞或伴奏音乐，就指定一名工作人员监督乐队。
最后，安排宴会后的结束工作：招待会后的烈酒盘存：贮存或归还视听
设备、专用陈列品或装饰品；向服务工作人员致酬；证实招待会和宴会出席
人数，以供开帐单之用；以及其它细节。下列核对细则可以协助你制定你自
己的计划表。
（四）对发言人的照料和接待
知名人士和权威人士会增加对会议的事前兴趣和吸引更多的出席者。但
是，不幸的是著名人士并非总是擅长演讲的。一旦你选定发言人，如果遵循
下列预防措施，就可以收到与发
言人关系较好和使会议开得更好的效果。
·邀请函要具体。向发言人提供出席人员的详细情况及会议的目的。发
言人需要知道以下项目：
——会议的日期、时间和地点。
——主办单位的名称、背景和目的。
——他发表讲话的那次会议的目的和性质。
——指定的具体讲题和规定的时间。
——听众人数和特点。
——全部日程的概要，包括其他讲题和发言人。
·明确说明单位对酬金及开支的政策。
·考虑发言人的个人需要——务必做到预定旅馆房间和当地交通安排是
适当的，发言人不会在宴会和招待会上受怠
慢或无人接待，并且在讲话前有休息时间和准备时间。
·计划应付意外情况，如提供在发生紧急情况时联络人的 姓
名、地址和电话号码。
·在会议前几天就用电话与发言来宾再次确定和澄清最后的细节。
·恪守各项安排；未经发言人同意，决不要安排额外的讲话，也不要在
他发言之前安排另外的冗长讲话。
·会后立即发出感谢信，并支付开支和酬金。切勿使发言人处于不得不
向你单位索取商定的酬金的境地。
□建立贯彻执行的责任制
假如一次业务会议是行动的序幕，那么，尾声就是看得见的效果。不管
在休会时会议看来是多么有效，除非会议导致
决定或行动，否则这个会议是失败的。把程序转化为有成效
的结果，就需要有权威人士来贯彻执行。要在开会以前筹划
贯彻执行，在开会期间调整计划，并在会议休会后巩固修订的计划。
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有效的贯彻执行需要具体行动。每一位主持人必须采取如下步骤：
·重新评估会议的目标和会议议程。
·给负责随后行动的人分派会议议程的项目。
·确信会议记录是反映会议的内容而不是会议的程序。
·组织反馈，其中包括会议分配职责的进度报告。
·随时将会议导致的行动通知与会者。
□确定会议成果
为保证投资的收益，会议应在以下各方面取得成果：即执行决议，采取
随后行动和完成具体工作。假定与会者具有行动的必需权力，会议主持人如
采取下列步骤，就会产生有益的行动：
·提供机会讨论和评估准备采取的行动的后果——它意味着什么？方法
是否现实？对其他活动有什么关系或影响？对各部门、对供应厂商、对顾客
又怎样？
·考查与会者的接受能力、积极性、和承担责任的心理状态。是否有人
有特殊保留或顾虑？行动的主要障碍是什么？是否已激发每个人行动或合作
意愿？
·确定与会者完全了解要采取的行动和由谁负责。谁在什么时候做什么？
谁协调？谁继续做下去？
·在会议休会以前，要检查、总结并重申对行动计划的相互理解——是
否进一步考虑了问题和建议？程序中安排的时间、地点、资料和人员是否都
被理解。
·记录会议结论，把会议记录和管理责任挂上钩——谁将负责鉴定和检
查？谁负责批准或不批准？谁负责继续做下去？谁仅为参考而需要会议记录
副本？谁负责预算？谁负责有关的活动？
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十一、推销会议
据估计，企业每年用于推销会议的开支超过4000万元——不仅兼有疑难
问题，而且兼有演出百老汇音乐会、大型马戏和好莱坞明星电影的财务风险。
这些工作和开支的正当与否，只通过一个目的来证明，那就是提高推销人员
的有效性。
要让这笔巨额经费花得值得，需要有全面的计划、仔细的分配任务和一
丝不苟的贯彻到底的行动。提早制订一个预算是又一件重要的工作。计划人
员只有知道拨款多少，才能做好工作。
推销会议可以有各种不同目标，规模则可从三四人至千人以上不等。大
规模推销会议倾向于激发和“鼓舞”，其方案计划往往与百老汇的开张准备
相似。如果会议的目的是推销训练，会期就较短，组织安排就更便于参加。
高效率的会议和大会，需要由高效率的管理人员来计划、推行和主持。
大规模会议需要把责任分为三个方面：业务会议方案，娱乐和社交活动、全
面物质安排。对于前两类的准备可以成立委员会，以便包括更多的人、更多
的意见和更多的经验，但第三类只能由一个人负责，只有他一个人有权处理
一切物质细节。
负责物质细节的人应被视为船上的船长。尽管他的级别可能低于会议主
持人或其它委员会负责人，但这些主管人员应该始终和他配合，并通过他开
展工作。不注意和不尊重后勤主持人的责任极易导致会议的混乱。
□会前筹划
在你思索可能的开会日期以前，在你想知道在商业区旅馆还是在度假胜
地开会以前，甚至在你核查可以花多少钱以前，第一个要自问的是“为什么”？
为什么现在要召开推销会议？
毫无疑问会议是会有成果的，是会有益的。但除非你明确决定你想要达
到什么，并把计划实施和继续行动的每一个方面都和你的目标联系起来，否
则你就是在浪费大家的时间和金钱。
能够导致一个有成效的会议的目标有以下各项：
·沟通讯息——新产品是否正在投入市场？现有产品是否已改进？是否
提供新的售价条件或折扣？是否有新的贸易促进和顾客推销？是否将进行新
的广告活动？经营或补偿方针是否有重大变动？销售区域是否正在重新划
分？是否有企业合并或收购的谣传？会议是一个好地方，能使你的人员了解
正在发生什么情况以及对他们和他们的顾客的影响。
·培训——除非企业有自己的总部培训设施，否则会议是唯一能使你的
推销人员获得标准化推销培训的场所。集会使你有机会在同一时间里给每一
个人同样的培训。
·计划销售策略——会议可能是一个合适的环境，借以观察你的竞争者
正在做什么，并和你的推销人员商讨他们的任务。
·酬谢业绩——假如你的公司营业是创记录的一年，那么推销会议的部
分议程就是对推销人员的“谢谢你们”。列入这个议程的最普通的方式之一
是在宴会上颁发成绩奖。另一种方式是在一个富有魅力的地方开会。
·重新组合和振作——假若你公司这一年的营业不很好，你可能愿意开
个会，以有助于恢复正常轨道。分析有那些不足之处以及可以如何补救。然
后把队伍送回各自的岗位，每个人都鼓足干劲并准备做好应做的工作。
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·强化队伍——在推销会议上，推销人员结识新朋友，并期待在以后的
会上和他们见面，这也是人们交流意见、问题和经验的机会。阿拉巴马州一
家公司的分公司经理说：“你可以带着你的经营方针手册，手册会告诉你细
节，但更为有益的是坐下来和有同样问题的人交流讯息。”
“因为我们已经很长时间没开会了！”不成为安排会议的理由。“因为
我们总是在三月份开会！”也不成为理由。但给上述任何一种说法加上类如
“而且我们需要依照国民核算帐户计划的变动使我们的推销人员现代化”这
样的话，你就可以着手安排一个有成效的集会了。关键在于规定一个具体的
目的。
□传达目标
一旦你确定推销会议的目标，就不要对你的推销人员保密，要通知你的
代表和任何可能参加会议的人，这样会使他们开始思考和产生热情。
□邀约
一个公司的行销负责人应当参加全国推销会议并发挥主要作用，这是公
认的。还可以肯定，应当不仅邀请而且要求公司本身的全体推销人员参加。
但这并不是说应当参加的就是这些人了。公司的总裁往往也出席。而且把其
他公司的人请来可能也有帮助。例如，在介绍一台复杂的设备时，请研究与
开发部门的人解释这种设备的特征和功效，这可能是个好办法。在计划变更
顾客服务或支持性服务时，你可能愿请有关部门经理来讨论并答复这种变更
对现场人员的影响。
一位为一家主要的化工产品制造厂推销特制合成橡胶的国内销售经理
说，信贷部门的人往往被邀请参加推销会议，理由是：“我们和信贷部门有
点矛盾，这是因为我们的方针是保守的。因此，我们想要教育推销人员。此
外，让人们面对面会晤也便于建立友善关系。”
如果你的公司的产品经由生产厂家的代表、零售商或经销商出售，你就
还需要决定邀请他们参加是否有助于实现你的会议目标。如果有利，谁应当
参加？是主要负责人，还是他们的销售经理，还是他们的推销人员，还是三
者都参加——如果人数能予容纳的话，他们的旅费是自己负责，还是由你公
司负担费用？
参加会议的人可能愿意携带配偶，当会议地点在风景区或热闹城市时尤
为如此。如果这样，你可能愿请他们参加某几次会议，以使他们更好地了解
推销工作的内容。曾这样做的主管人员说，这样做不仅使配偶更加支持，而
且能导致有成效的讨论，因为这些配偶能补充另外的观点。
在第一次通知开会时，要说明配偶是否可以参加。如能参加，要说明欢
迎他们参加哪些集会，还为他们准备哪些其他活动，以及哪些费用由公司负
担。
你选定的开会时间最好是在最能达到预定目的的时候。例如，假若你在
重新组织销售地区，你可能愿意在新机构就绪之前开会，以便人们能与新同
事面对面交谈，并获得对新的工作地点情况的当面解释。但每个公司的情况
不同。你可能有理由愿意等到新的系统就绪，而且有些问题已开始显露之后
再开会，重要的是知道哪些因素对你是决定性的，而且要确保恰当地掌握先
后次序。
许多主管人员认为在商业展览之后召开推销会议效果最好。这对透过厂
商代表或零售商、经销商销售的那些主管人员，是个特别好的主意。这种单
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位的管理人员在为一家供应商亲自动身或派代表参加一个会议之前，不得不
仔细思考。把这个会议和商业展览结合起来，就会使旅行对他们更有价值。
你还能减少旅费预算，并使那些参加者只多费一点时间就能完成多得多的工
作。
只有在考虑所有这些因素之后，你才能开始调查会址。
注意：与时间选择一样重要的是，尽量使计划有一定的机动性。这也许
使你能够得到比较便宜的飞机票价和旅馆租金。
谈到选择会址时，管理人员有广阔的选择余地。首先当然是公司的总部。
如果你的公司有适当的设施，这有若干好处。总部人员的旅行时间以及旅费
和住宿费都可排除。可以请技术人员、工厂职员甚至秘书参加部分会议。从
未见过工厂的推销人员可以参观工厂设施并会见支持活动的工作人员。
即使你的公司有适当的设施，也可能有这样的情况，即你想要更加精心
装饰的会址或改变一下景色，如果是这样，你就要调查一下闹区的旅馆、飞
机场的旅馆、度假胜地和会议中心。
建议：不管你选择什么场所，都要设法把对你公司最合适的时间和当地
最低租金及最佳气候二者安排妥当。要兼有二者的可能方法是在租金上涨前
几天或租金下跌后几天预定开会。这样你既得到低租金的好处，又很可能赶
上好天气。如果你能将会期变动几天，安排在一周中对某种特殊设施的需求
呆滞时，你也能得到较低的费率。
大多数旅馆和航空公司建议提前六个月至一年预定，以便得到最优惠价
格。无论如何，提前三个
