成功有约-高效会计手册-第15章
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员列席，以便对会议的成果作评估。尽管主席本人、与会者及观察员三方面
的单独评估可能均含某一程度偏见，但三方面的综合评估则颇为中肯。因此，
我们希望经常有机会充当会议主席的人，找个机会为自己所主持的会议作上
述三方面的综合评估。
2。责成有关人员整理会议记录。会议记录至少能够发挥三种功能：第一，
充作征信工具；第二，充作会议中决议事项追踪依据；第三，充作组织内部
沟通信息的文件。为了使会议记录能充分地发挥上述的功能，他应该在会议
结束后24小时之内——或至少在48小时之内，整理妥善并送达有关人员。
会议记录则如能在这样的时限内送出，将可产生三种好处：第一，假如会议
记录在内容上有商榷余地，则可即时改正，因为与会者在这个时候对会议经
过仍然记忆犹新。第二，会议中如有后续的工作有待与会者办理，则会议记
录可以发挥提醒及跟催作用。第三，既然会议记录能够在一两天之内送达有
关人员手中，主席可以借此让只需要知道会议结果的那些人免于参加会议。
3。主席应适时追踪会议中决议事项的执行状况，以免“决而不行、行而
无效”。
4。主席应该适时解散已完成任务的委员会或工作小组，以免它们无中生
有地找理由开会。
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六、常用会议会务工作提要
在现实生活当中，各种各样会议名目繁多。但如果我们对所有这些会议
形式做出一番深入的分析比较之后，便可以清楚地发现：在人们所使用的这
些会议形式当中，总有一些是属于使用率比较高的，即比较常用的；而有一
些是属于使用率比较低的，即不大常用的。熟悉和熟练地掌握一些常用会议
的会务工作的基本技能，是我们从事文秘工作的人员所应具备的基本功和日
常工作当中的一项重要任务。我们只有对这些常用会议的会务工作有一个比
较全面和清楚的了解，这样，在会议组织工作中才能做到心中有数，有的放
矢，减少盲目性，提高工作效率。下面即对一些常用会议的会务工作做一点
扼要的提示，虽然不免挂一漏万，但总可显其梗概，可供从事会议组织的人
员，在会务工作实践中参考。
□办公会议会务工作要点
（1）将按照特定程序提交和汇总的、需提交办公会议讨论的议题分别轻
重缓急、分门别类加以整理，送交会议主持人审定：并根据议题的内容，向
会议主持人提出本次办公会议列席人员建议名单；（2）以较为规范的形式列
出经会议主持人审定过的会议议题表；（3）将会议议题表及与某些特定议题
有关的一些辅助性材料复印多份，在会前分发给有关与会人员；（4）发出会
议通知，并同时发送《××会议议题通知单》，通知有关人员就有关议题提
前做出准备； （5）指定会议记录人员和其他工作人员；（6）工作人员提前
到会场，认真检查会议所需的设备、器材、用品是否正常齐备；（7）核对到
会人员，对未按时到会者应立即催促，并尽可能问清原因，将到会人员和未
到会人员的情况向会议主持人作出报告； （8）作好会议记录；（9）收拾会
场内散落的文具用品，整理会场； （1O）会后根据会议决定事项和会议主
持人提示的要点整理出会议纪要： （11）做好会议决定事项的传达和催办工
作。
□代表大会会务工作要点
（1）研究确定召开特定代表大会的目的、任务、时间、地点、代表名额、
大会主要议程、代表选举办法等，并报上级领导机关审批；（2）组建会议工
作机构； （3）按照所确定的代表选举办法，进行代表大会代表名额的分配、
选举和对代表资格的初步审查；（4）起草向代表大会的工作报告和其他会议
文书；（5）确定会议场所并办理相应的会务工作；（6）在经过特定的程序
将下届委员会候选人名单正式确定以后，印制大会的正式选票（两套）并准
备票箱；（7）确定大会主席团成员、秘书长、总监票人和代表资格审查委员
会成员候选人名单； （8）进行各类文书的印制和分装工作；（9）布置大会
会场； （1O）大会预备会议召开时，做好会议签到和特定对象的选举、表
决； （11）进行代表资格的正式审查；（12）正式大会召开时，做好会议签
到和上级领导、来宾的接待服务工作； （13）做好会议分组讨论的组织和记
录工作；（14）做好大会主席团会议和主席团与各代表团（组）长联席会议
的组织及记录工作； （14）按照大会的统一部署，做好会议简报的编写与
发送； （15）组织好大会选举；（16）代表大会和第一次委员会全体会议结
束以后，就本次代表大会的情况和第一次委员会全体会议所确定的委员分工
情况，向上级领导机关写出专题报告，以请上级领导机关批准或备案。
□座谈会会务工作要点
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（1）根据有关领导机关或领导人员的工作部署及所提出的拟召开的座谈
会的主题，拟出便于座谈的若干议题；（2）根据座谈会的议题，提出拟参加
会议人员的建议名单，供领导人员选定：（3）将会议议题印成座谈提纲，在
发出会议通知时分发给拟定的与会人员；（4）为使座谈会有较好的气氛和效
果，使会议达到预期的目的，可通过协商，请有关人员就有关议题作出重点
准备；（5）会议工作人员提前到达会场，布置会场，并检查必要的用品、器
材是否安排妥当； （6）协助会议主持人做好与会人员相互间的介绍；（7）
做好会议记录；（8）将会议座谈的情况及与会人员所发表的各种意见进行整
理，并将其中有价值的意见整理成综合的或专题的材料，送交有关领导或部
门。
□联席会议会务工作要点
（1）拟召开联席会议的有关各方共同推举一个为所有相关部门都认同的
牵头单位；（2）作为牵头单位的一方就拟提交会议商讨或商定的问题收集有
关各方的意见，并进行一些必要的沟通工作，使计划与会的各方在一些焦点
问题上达成初步的一致；（3）牵头单位把需联席会议商议的内容及初步商定
的意见或共同行动方案的草案形成文字，印制多份，在会前分送给拟参加联
席会议的有关各方；（4）牵头单位就联席会议的召开时间、地点、方式经协
商确定后，正式通知参加联席会议的各方；（5）牵头单位安排布置会场，做
好与会各方的接待工作，在会议进行过程中做好协调和记录工作，会议所要
形成的结论要当场确认，如有必要，应由各方代表进行签字；（6）牵头单位
将会议通过的内容形成正式文字，分送与会各方和有关部门并做好会议确定
事项的催办工作。
□周知性会议会务工作要点
（1）根据上级领导机关所发布的文件的要求和本单位领导人员的意见，
明确确定本次会议的周知对象和周知范围；（2）对周知材料做出详尽的准备；
（3）做好对周知对象的通知和会场组织工作。如是传达文件的会议，会务工
作的重点是充分准备好周知材料，其中既包括上级发布的文件，也包括本单
位贯彻落实上级机关文件的具体措施等；如是报告性的会议，除做好对与会
人员的组织外，还要做好对报告人的接待和介绍工作；新闻发布会也属周知
性会议，会务工作的重点除了与有关新闻单位取得联系以外，还有一项重要
的工作则是提前拟出并印制多份集中体现发布内容的新闻发布稿。
□显示性会议会务工作要点
（1）根据所需显示的内容和需要，确定适当的会议形式，并对会议的形
式做出精心设计，力争在可能的范围之内达到最佳的显示效果；（2）遵照领
导者的意见起草显示会议主旨的讲话材料；（3）对会议场所施以符合会议主
题和气氛的布置、装饰；（4）做好对参加会议的领导和有关人员的接待服务
工作； （5）保证所计划的到会人数和会场秩序；（6）做好对新闻单位的接
待或沟通工作等。
□电话会议会务工作要点
凡要召开电话会议的部门，持部门介绍信需提前三天以上的时间到所在
地的电信局长途电话营业处办理特别业务挂号。主办单位应向电话营业处人
员申明会议的名称、主办者、日期、会议起讫时间、受话局城市的市名、受
话单位和计划参加会议的人员等。授话局根据本局的业务情况，看能否按会
议主办者的要求开通会议电话，如条件允许，授话局即可将此电话会议列入
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运营计划井与各受话局取得联系。电话会议主办单位在向电信局办理完毕预
订手续之后，即可通过适当的方式通知计划参加电话会议的单位或个人，请
对方与所在地的电话局取得联系，并届时在规定的时间、地点参加电话会议。
在实际工作中，因电话会议的主办者不同，会议的内容亦是多种多样，
但总起来说，还是以周知性的会议居多，如传达文件、通报情况、布置工作
等。因此，电话会议会务工作的重点，一方面是与电话局联系、办理电话会
议预订手续；另一方面，就是按照领导人员的意图和所计划的电话会议的时
间长度准备会议材料和为特定领导人员起草讲话稿。对电话会议上的讲话材
料的要求是： （1）要集中和完整地体现会议的主题；（2）在电话会议之前
作为会议工作人员，对所有被安排进电话会议的讲话，都要尽可能经过演练
和准确的时间计算，以保证所有讲话都能按照规定的时间进行和结束； （3）
由于电话会议是远程通信会议的一种形式，主会场与分会场之间是只
闻其声，不见其人，所以，为保证身在异地的与会者能够清楚、准确地
收听讲话人所讲述的内容，作为讲话起草人和讲话人就应努力使讲话内容明
白易懂，尽量不要使用方言、土语及晦涩、拗口和容易产生歧义的字词语句，
以免使受话者理解有误。
电话会议在宣布开始之前，授话局要按照计划叫通各受话局和受话者，
并得到回答。在电话会议结束之前，会议主持人最好再就受话者对会议所讲
述的内容是否听清给以确认。在确认受话者收听清楚无误后，即可结束会议。
□国际会议服务工作要点
在目前国内现有的条件下，凡负责接待国际会议服务的部门 （包括有关
的宾馆、饭店），首先要向会议组织者了解会议的名称、出席会议的人数、
接待规格、与会国代表不同的生活习惯、宗教信仰、会议日程以及与会国人
员在服务方式、服务设施方面有无特殊要求，对其中一些重要的人物还要掌
握其个人的嗜好及忌讳等，并根据情况对会议的服务工作作出安排。国际会
议会场的布置，要按照会议主办者提供的方案进行。如会议人数不多，会议
亦不属谈判的性质，会场可采用椭圆形桌或方桌矩形布置，以表示无高下之
分，一律平等。如会议规模较大，则要选择设备较好，座席相当的会议厅并
进行适当的布置。布置的方法是：按照在主席台上就坐的人数，用配有同声
传译装置的条形桌，呈一字形排列，如主席台上需安排多排就坐，前后要呈
梯形排列。大会会标用何种文字书写或显示于何处，主席台的底幕处或悬挂
会徽或按英文字母顺序排列与会国国旗等，所有这些都要按照大会组织机构
确定的方案进行布置。与会人员来到会场应安排会议工作人员或服务员在入
口处迎接并引入休息厅暂作休息。休息厅的大小依会议的人数而定，如有重
要人物参加，其休息厅要与其他与会人的休息厅分开。休息厅内应有沙发或
靠背椅，在休息厅内除由服务员提供会议安排的饮料服务以外，还可在休息
室中另设一工作台，向与会者提供为他们个人所中意的饮料服务。如大会安
排与会人员直接进入会场，会议工作人员和服务人员要共同做好入场的引导
工作。如会场条件允许，应在每个座席前摆放适当的饮料、便笺、铅笔和手
巾，如安排茶水，在茶杯与茶盘之间一定要放置一小方巾，以免与会者用茶
时发出声响。在会场内除安排服务人员引导以外，在会场与各项服务设施或
其他与会人有可能使用的设施之间，还要适当安排必要的和明显的指示图板
或引导标记，以方便与会人员的使用。指示图板和引导标记所使用的文字用
会议所规定的正式语言文字。
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□晚会服务工作要点
这里所说的晚会特指在会议进行期间，作为会间文化娱乐活动所组织的
专场文艺演出或电影晚会。凡遇此类活动，作为会议组织者应提供晚会所需
的各项服务。在为与会人员安排坐位时，应特别注意以下几点：如晚会是属
专场演出（歌舞或戏曲等），主宾席应安排5～8排之间的座位；如晚会安排
的是观看电影，则主宾席应安排在15排左右的座位。如遇有高级领导人，场
地条件亦允许，主宾席前可摆放茶几、备置适当的饮料、手巾等。晚会开始
前，主宾到达时，入口处要有专人迎接，接挂衣帽，引入休息室，提供茶水
或其他饮料服务。主宾入场时，服务人员要引导至座位前。晚会中间休息时，
服务人员要引导主宾在休息室休息。如在专场演出结束以后，领导人员要上
台与演员见面，会议组织者要指定专人伴随在领导人员身边，以在上台、下
台时给予必要的关照和搀扶。在同演员见面时，对演员要向领导人员作简要
的介绍，并事先安排专门人员完成此间活动的摄影或摄像工作等。
□会议记录工作要点
如果有充分的理由证明会议的开销是正当的，书面记录很可能就有了保
证。“会议记录”的词典定义是指正式的活动全部过程。不过，为了对企业
最有用，会议记录必须集中于记录会议内容，而不是会议程序，而且为了在
会后继续有价值，应着重反映会议所产生和推荐的事情，而不是会上所发生
的事情。
会议记录的总负责人是会议主持人，可是做实际记录工作的人应是指派
的；在会议记录分发以前，会议主席要对它仔细审阅并予以批准。（单纯为
了做记录而由一个局外人来承办时，你会发现讨论进行得不那么无拘无束和
有成效。）不论由谁做会议记录，都应当懂得你不得要求逐词句的记录，也
不是要求压缩的抽象概念。良好的会议记录反映会议的精华。
会议记录
