成功有约-高效会计手册-第17章
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十一、作好会前疏通
任何外来新观念的引进，最容易引起人们——特别是利
害攸关的人们的抗拒。例如当你提议将公司的广告媒体由报
纸改为电视，以便增进广告的效益时，负责广告的单位却举出
许许多多的理由来反对你。又如鉴于国外若干厂商因采用某
种产品的新配方而获益，你遂提议引进该新配方，但是研究发
展部门的人却提出一些似是而非的理由来反对你。类似这样
的情况在会议中层出不穷，原因是：你的提议威胁到另一部门
或另一些人的安全感。试想：当广告媒体果真值得由目前的
报纸改为电视，或是产品的新配方果真值得被接纳，则负责广
告与研究发展的部门，显然有于现状或工作不力的地方。基
于此，为维护自身的形象，这些部门势必竭尽所能地反对你的
意见。
在上述的抗拒之下，你的任何方式的辩解或当面还击，均
不足以产生良好的效果。你应在会议之前，先与这些可能反
对你的意见的人进行疏通，以便安排一些足以维护他们的颜面的措施，
甚至取得他们的某一程度的谅解或支持。必要的时候，你也可以让他们用他
们自己的名义提出你的观念。尽管这样做，等于拱手将自己的观念送给别人，
但是假如你志在使你的观点被采纳，这样做又何妨！？
不论你是否诉诸会议前的疏通（当然希望你能尽量做到！），在会议中，
一旦由你提出新观念，则千万不要在言辞上威胁到利害攸关的人士。譬如就
上述的广告媒体的变动与产品新配方的引进的两个实例来说，你的发言最好
能够接近下列的方式以便减少抗拒：
“将广告媒体由目前的报纸改为电视，不但可使我们的品牌更广泛地为
消费大众熟知，而且广告的单位成本也可因而减低。这一点，广告科的各位
先生知道得比我更加清楚
“关于引进新配方的好处，我事先曾经跟研究发展部门的先生们请教
过，他们早已注视这个问题，而且认为潜在的好处可不小……。”
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十二、谋求沟通方法
□三段式意见表达
在会议场合内，有不少满腹经验的人因表达不得其法，致使其意见无从
表达，更不用说被重视或采纳！在大多数人皆
不善于表达意见的现状下，假如你能按下面三个步骤提出你
的意见，它被听取的机会必然加大：
1。以精简而肯定的措辞说出你的意见。
2。提出几点具体而充分的理由来证明你的意见的正确性。
3。重复述说你的意见。
以上三个步骤即是一般所谓的三段式的意见表达方式，亦即
（1）意见→（2）证明→（3）意见的复述
举例说明：
“我确信产品A可以大量推出。”（1）
“因为头两个月的试销情况较预期高出25％，而且多数
的营业代表都看好。”（2）
“因此，我确信产品A可以大量推出。”（3）
□无声语言沟通
会议场合中的沟通媒体除了有声的语言之外，无声的语言——诸如仪
容、姿态、手势、眼神、面部表情等——仍然扮演相当重要的角色。现将须
要特别注意的方面简述如下：
1。仪容要整洁——蓬头垢面者通常得不到与会者的好感。飞机驾驶员之
所以讨人喜欢及受人尊敬，恐怕跟其仪容整洁有密切的关系。
2。准时或提早抵达会场——时间的掌握也是一种无声的语言。开会迟到
的这种行为所显示的信息可能是：你不重视这场会议、你故意摆架子、你不
理会会场将因你的迟到而受干扰、你不介意浪费其他与会者的时间……等
等。开会迟到的另一种弊端，便是前文所说的丧失选择良好座位的机会。
3。避免穿着奇装异服——服饰是一种符号，也是一种无声的语言。当你
穿的衣服或是身上所配带的装饰品太奇特或太耀眼时，与会者的注意力将集
中在你的衣服与配件上，而不会凝神谛听你所说的话语。因此，为稳妥起见，
你的穿戴应尽量趋于保守。
4。留意坐姿——最理想的坐姿是脊椎骨挺直但却不僵硬，因为只有这
样，你才能在松驰状态下维持警觉性。
5。两眼正视——跟别人对话时最忌讳的便是两眼闪缩，或是斜眼看人，
因为这足以令人对你的动机或品格产生不良的评价。同样忌讳的是，以求情
的眼光看人，因为这样做足以削弱你说话的份量。
6。借手势或物品引起注意并强调自身的观点——以手势配合说话的内
容，可以使听众印象深刻。手势的大小视你所想强调的内容而定。谈细节的
时候，手势要小；谈大事时，手势要加大。运用手势时，你必须考虑周围实
体环境的大小。外界的空间愈大时，手势可愈夸张；外界的空间愈小时，手
势应愈收敛。为强调你的意见而以物件作为道具是一种良好的举措。
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十三、重视活用数据
我们生活在数字的世界里，我们每天所见、所闻与所思的一切，几乎没
有不涉及数字的。基于此，我们对数字或多或少均产生了麻木或厌烦的感觉。
其实，这样的感觉是很自然的，因为数字只是代表事实的一种符号，而非事
实本身。在会议中运用数字时，希望你能留意下面两个要领：
第一、除非必要，否则不要随便提出数字。当你抛出的数字过多，不但
使听众感到纳闷而关闭心扉，而且也会令听众觉得你没人情味，因为你所关
心的只是冷漠的数字。
第二、要设法为枯燥的数字注人生命，这即是说，要让数字所代表的事
实，能成为一般人生活经验中的一部分。只有这样，人们对数字才感到亲切，
也才能产生兴趣。举例来说，下面的第（1）种数字陈述方式若能改为第（2）
种陈述方式则其影响力将显著加大：
（1）“假如各位接纳我的提议，则公司每个月至少能节省6745375O元
的开支！”
（2）“假如各位接纳我的提议，则公司每个月至少能节省67453750元
的开支！从另一个角度来说，倘若这项节省下来的开支，能以加薪的方式平
均分配给公司的每一成员，则每一个人每一个月的工资将增加3500元！”
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十四、树立良好形象
你时时刻刻都须要留意自己在他人心目中的形象，因为好的形象对你在
会议中的所作所为足以产生莫大的助力，坏
的形象则足以使你在会议中处处受钳制。下面是一些有助于你塑造及维
护良好形象的参考事项：
1。人们总是喜欢诚实的人，以及以公平态度待人的人。
2。听众所渴望听到的是事实，因此对那些夸夸其谈、自命不凡的人极度
反感。
3。人们都不喜欢不愿倾听他人意见的人。
4。一般人对情绪激动的人的判断力，通常欠缺信心。
5。人们对于态度冷静、善于逻辑推理的人的判断力，均寄以信心。
6。人们对富于想象力与创造力的人均产生好感。但是，当一个人的想象
力与创造力超越了听众所能理解或想象的范围，则该想象力与创造力将很容
易被视为荒谬。天才与白痴毕竟只是一线之隔！
7。在会议中最令人讨厌的两种人大概是：喜欢打断别人的话的人，以及
喋喋不休的人。
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十五、保持积极态度
在一般会议中，我们经常面临的是消极的气氛——包括
消极的表情、消极的情绪、消极的话语、消极的反应等。在消极的气氛
笼罩下，你若能注入积极的言词与积极的态度，你将成为严寒中的一股暖流，
并成为与会者心灵寄托之所在。下一次再参与会议，请参照下列诸种要领扦
事，你将获取不同凡响的良好结果：
1。从积极的角度看问题——将那些只产生不良后遗症的消极性意念，扭
转为积极性意念。例如将“这100万元的投资当中有一半肯定要泡汤！”扭
转为“这100万元的投资当中有一半肯定会带来效益！”。
2。倾听那些足以蒙蔽真象的泄气话，并设法解开迷雾。
3。削弱会议中所面临的问题的难度——设法先帮助解决较简单的问题，
以增进与会者对解决困难问题的信心。
4。自告奋勇地承担工作，这对减轻与会者的精神负担与实质负担均有帮
助。
5。当其他与会者强调困境之际，你则设法提供解决方案。
6。对提供良好的意见或解决途径的其他与会者，表达你个人的欣赏。
7。面对棘手的问题时，应讲求实际，而不应悲观。
8。鼓励与会者积极进取。
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十六、协助控制会场
不具实效的会议最容易使与会者产生反感。当你被邀参与一个几乎可以
断定是无效的会议时，你有三种途径可以选择：第一、避免参与这样的会议；
第二、参与这样的会议，但是采取消极的态度抵制（如拒绝发言），或是采
取积极的态度反抗 （如故意捣蛋或指责主席）；第三、帮助主席控制会场，
以使会议富于实效。在以上三个途径之中，除了在若干情况下可以采取第一
途径之外，应该以选择第三途径为上策。与会者怎样才能协助主席增进会议
的实效呢？以下是一些具体的建议：
1。千万要自律，切莫为主席制造难题。这至少包括：不要与邻座交头接
耳；除非特别紧要的事情，否则不要中途离席；不要与主席或其他与会者争
论；不要意气用事；不要在会议中从事与会议无关的工作。
2。假如与会者之间发生争论，则主动介入，并设法使争论的每一方皆能
理解对方的观点。
3。倘若有人垄断会议，则主动提出自己的意见，或鼓励其
他与会者发表意见，以打破垄断局面。
4。如果讨论的内容偏离主题，则设法提醒与会者有关会议的目标及问题
的焦点，以便将与会者的注意力拉回正轨。
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《成功有约——高效会议手册》高效会议策略
懂得借会议获取成就的人，并不见得
比别人更聪明，而是因为他比别人更善于掌握参与会议的技巧。
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一、时间性策略
□合理地安排会议时间
由于人的“生物钟”的作用，人们的脑力活动在一天当中通常有两处高
峰期：一个是上午9时至11时；一个是下午4时至6时。
“生物钟”理论启示我们，要提高会议效率，选择好召开会议的时间这
一点十分重要，应该引起每一位会议组织者的高度重视。既然人的精力充沛
与衰减，思维敏捷与迟纯是呈周期性的，是有规律的，所以，做为一个高明
的会议组织者，就应该尊重这一规律并巧妙地利用这一规律。如果把召开会
议的时间安排在人的脑力活动的高峰期，这样，就可以使与会人的脑力活动
处于一种较为亢奋的状态，注意力专注于某一特定方向，所持续的时间也可
以比较长，大脑思维敏捷，反应迅速，接受和输出信息的能力都比较强，对
会议的议题能给予充分的思考，从而可以使会议尽快地得到理想的结果。如
果错过人的脑力活动的高峰期，或者正好赶在人的脑力活动的低谷
期召开会议，这样，与会人就容易倦怠，注意力难以集中，以致会议要
么出现冷场，要么使会议陷入懒散和难以控制的局面之中。在这方面失败的
例子莫过于 1952年麦克阿瑟在美国共和党全国代表大会上所作的竞选总统
候选人的演讲。本来麦克阿瑟具有很出色的演讲才能，此次竞选演说经过了
极为周密的准备，演讲本身也很精采。但谁知演讲开始后，代表们却表现出
心不在焉，有的咳嗽，有的上厕所，有的交头接耳，有的在场内来回走动，
场面十分尴尬。由于这场不成功的演讲，给麦克阿瑟的竞选活动带来了极坏
的影响。那么，为什么本来一场很精采的演讲，却落人了这样难堪的境地呢？
原因就是这场演讲所选择的时间不恰当，在麦克阿瑟开始演讲时，已是晚上
九点半了，这时代表们已感到疲惫，注意力已难以集中，所以，会议就当然
难以取得好的结果了。
人在一天当中脑力活动有两个高峰期，如果将上、下午的两个高峰期做
一下比较的话，那么，将会议安排在上午比下午还会更好些。在实际工作当
中，人们普遍要求开短会，但如果会议实在难以在短时间进行完毕，那就可
将对重大问题的讨论安排在上午，将一般性讨论安排在下午；全体会议安排
在上午，分组讨论安排在下午。
□颠倒会议的准备和召开时间
有位来访者说：他所在的部门每次开会都很拖拉，即使是
一些很简单的问题，也要开很长时间的会。大家对此普遍感到很厌烦，
但又没有什么办法。笔者就该部门的会议活动通常所占用的时间和为准备这
些会议所花费的时间作了一番询问之后，说：要提高贵部门的会议效率，其
实办法很简单：只要你们把目前召开会议所用的时间与为这些会议所花费的
时间倒过来就可以了。说得具体一点就是：假如你们为一次会议花了一个小
时进行准备，那么，要召开这个会议可能就要用一天的时间。如果倒过来，
你们用一天的时间准备这个会议，而召开这个会议则可能只需要一个小时就
可以了。
如果适当地延长会议的准备时间，对会议做出充分的准备，这样便可以
从总体上减少为一次会议活动所花费的时间，从而可以达到提高会议效率的
目的。为了证实这一点，美国中西部制造公司挑选了两批带有重复性质的项
目作为衡量对比之用，而且详细记录了每批项目的计划（准备）时间和执行
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时间。第二批项目与第一批项目类似，但延长了它的计划（准备）时间。有
意义的是：第二批项目执行得更快些，总的来说，反倒节约了相当多的时间。
此外，经理们还发现，这第二批项目还取得了更好的效果。由此可以证明：
健全的计划管理和充分的准备，能够帮助领导者完成更多的工作，取得更好
的效果，而花费更少的时间。会议活动也是如此。杜邦公司前任总经�
