成功有约-高效会计手册-第4章
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为了避免会议过分冗长，有些管理者故意将会议安排在距午餐、某种活
动或是下班之前不久举行。这是一种可以考虑采取的方法。
至于一场会议到底应为时多久，这虽无一致的看法，但多数的管理者均
同意，以不超过一个半小时为限，因为一般人能保持注意力集中的时间，最
长大概不超过一个半小时。（这大概也可以说明何以大多数电影的放映时间，
都在一个半小时左右。）但若会议中所探讨的是极其严肃的或是极其困难的
主题，则一场会议的时间以不超过一小时为宜。但这并不是说一场会议不能
长到两小时以上，因为一旦议案多，则会议时间将不能不相应延长。但须注
意的是：一场会议的时间超过一个半小时，则中途应腾出若干时间作休息之
用。
最后，我们还想提醒你：例如主席不坚守原定时间主持会议。则宁可另
择时间开会，而不应轻易找人代为主持。重要的会议，更特别要遵守这个原
则。
□选择地点
许多人在从事会议规划时，都以“方便”——主席的方便以及与会者的
方便，作为选择开会地点的依据。这样做并不妥当，因为“方便”只是选择
开会地点的诸种考虑之一。会议地点选择，至少应顾及下列七个条件。
（1）场地必须有空档且可供使用。
（2）场地必须够大以便容纳与会者及视听器材。有人认为平均每一位与
会者若能拥有1。5m2的空间，才算理想。
（3）必须拥有包括桌椅在内的适当家具。会议时间愈长，所使用的桌椅
愈应让与会者感到舒服。不过，却不应该让与会者舒服到无心开会的地步。
（4）必须拥有充足的照明及通风设备。
（5）必须能免于声音、电话、访客等干扰，以防与会者分心。
（6）必须令主席及与会者大致方便。
（7）成本必须低廉。
以上七个条件之中，前四个可视为任何会议地点的必备条件，缺一不可，
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但后三个条件则往往因相互冲突而无法同时具备。例如为节省开支及让与会
者大致方便，主席将会议地点定在与会者办公室的附近。但是，由于会议地
点太接近办公室，所以在会议进行中常有电话或访客的干扰。此外，与会者
也常在会议进行中伺机进出会场。反过来说，倘若为了让与会者专心开会，
主席遂将会议地点改在远离与会者办公的地方。但是会议地点遥远，不但使
与会者感到不便，而且也使会议成本因而提高。许多管理者对会议地点的选
择都有这样的共同认为：一般性的会议或是为时较短的会议，原则上应在与
会者办公室附近召开，但是特别重要的会议或是为时较长的会议，则应选择
远离与会者办公室的地方召开。
在其它条件相同的情况下，如果会期短，最佳会址是大多数参加者旅途
最短的地方。如果会期较长，那么，旅途远近就不如主要商业中心或人们常
去的地方重要。
越来越多的机构发觉机构外的会址能增加会议成功的机会。有些企业报
告说，多样化的会议地点能激发兴趣，并为常规功能增加新的方面。而且，
它为会议的便利、服务工作和可能安排的项目提供更为广泛的范围。
没有一个时间或一个地点对所有的会议都是最佳的，但是对每一个集会
来说，都有它的最佳时间和最佳地点。要确定一个大家都方便的时间，应在
安排之前和主要的参加者联系。任意安排的会议对一些参加者可能不便；在
这种情况下，或者是他们的正常工作，或者是会议本身会遭到损失。每日的
不同时间对机警程度和精神集中程度会有影响：下班以后开会容易身心疲
倦、与个人计划冲突，而饭后立即开会则正赶上感受能力低的时候。
还要记住，拖长开会时间导致效果递减，那些以鼓励创造性思维为目的
的会议尤为如此。
一般说来，少开会比多开会好，但是“开足够的会”的含义，取决于实
用目的。当会议目的是协调或检查时，定期安排比随时召开好：在重要项目
的最后阶段，则每天开会可能是恰当的。
□及早提前预定
在计划开始时就预定地点——如有必要，可以是暂时性的，这样做有百
利而无一弊。最好的开会地点要及早预定。最受欢迎的开会地点时常要提前
五年预定。围绕可供使用的场地和设施设计方案，比物色完全适合于既定方
案的设施要容易。
初步的寻找场地可以通过邮件进行，条件是你能提供你的要求细节的概
要和拟议的各个日期。招标应包括下列各项：
·活动的一般安排（附上以前类似活动的方案有助于场地管理部门参
考）。
开会场地的要求——分别对圆桌讨论小组、群众大会、陈列区、宴会等
提出要求；说明每项占用的具体时间，以及参加的人数等。
·简述拟议的社交活动。
·说明是否需要特殊场地、设备、伙食或人员条件。
·套房、单人房间、双人房间各需若干，并说明与会者住宿的天数。
你在和场地管理部门初步函商时，最好限于要求下列各项：可供多大场
地、价格表及平面图。在预定大会地点时，大多数财务细节是可以磋商的。
最终预定场地应以亲自视察建筑物为准，平面图可能靠不住，亲自视察实际
结构装置。
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□彻底视察开会场地
大会管理人和会议物质安排的负责人应视察拟议中的会议场地。适当的
核对细目应包括下列各项：
·检查考虑中的全部会议室或场地。不要认为任何两个房间都一样；要
检查每个房间的物质条件，以发现不合适的照明或通风、不方便的休息室、
妨碍安静的通道或出口、不恰当的场地分配及其他问题。如果怀疑一个房间
是否能容纳会议要求的座位数字，就坚持试摆以核对容量。
·随意抽查一个单人房间、一个双人房间和一个套房的设备。特别要警
惕所谓“二等”设备，因为有些旅馆把客人分为社会的和参加会议的。检查
家具、床铺的质量以及全面清洁情况。
·检查登记，会议管理以及其它后勤所在地。要便于进来的客人寻找，
便于到达所有的会议地点，并有加锁的储藏处。
·检查膳食供应。要求提供过去的各种菜单。在没有旅馆人员陪同下，
检查每一个餐厅的一般伙食。注意服务质量和员工态度。
·假如被指定的房间不在同一层楼，则须检查电梯的服务情况。参加者
来往于各会议室是否会发生困难、造成延迟以及使会议停顿。
·检查可得到的服务项目、营业时间和社交与娱乐活动的费用。
·确定来往于会场及社区之间有无交通及停车便利。
□签订书面合同
会议和大会已经成为许多旅馆和会议中心的重要收入来源。他们渴望获
得你的业务，渴望使你满意。大型会议几乎每一个方面都可以谈判：房租、
宴会费用、会议场地、宣传邮件以及其它大量细节，都可以讨价还价。
一旦谈妥一切细节，极为重要的是把口头协议变成书面形式，分别详列
每项具体安排。你的最终合同或协议应包括如下的细节：
·确定全部会议场地，包括每个房间的名称及可供使用的时间。餐桌座
位安排、视听器材以及其它设备的图表都应草签并附于协议书。
·确定保证的客房间数、房费表以及——如果是美国式——包括的伙食
及服务。如有可能，应列入开会团体大多数人的到达和离去日期、房租起算
和退租日期以及不受约束的客房退房日期。
·确定由旅馆提供的免费商品和服务（例如会议室及其布置，特别装饰，
欢迎会的音乐和酒，飞机场接机，特别的娱乐活动，工作人员伙食，电影放
映员及其他额外人员）。
·确定小费安排，包括用餐、整理房间的女工、共同使用的侍者及其他
人员的拟议小费费率或者在房间全部帐单上增加一定的百分比作为服务小
费。
·确定任何特殊安装或改装，增加特别人员、服务或设施，并明确开支
怎样负担。
·确定预定和开票手续，包括你的单位为宾客承担财务责任的限度。
·建立个人信贷，并列明应向参加者个人直接收取的费用。
·指定可以取消预定而不向你单位收费的一段时间或最后期限。
将协议细节——不管多么细微——写成书面合同的重要性，无论怎样强
调也不为过分。随着会期临近，应经常与场地管理部门保持联系。人员、旅
馆装修或其它变更都可能对会议计划产生重大影响。密切联络会有好处。
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四、会议议程的拟定
顾名思义，议程即是会议的程序表。议程所涵盖的除了足以实现会议目
标的各种议案之外，还包括与会者姓名、会议时间以及会议地点等项目。
主席在编排议程的时候，最好能遵守以下两个原则：
（1）按照议案的轻重缓急编排处理的先后次序，这就是说越紧要的事项
越应排在议程的前端处理，越不紧要的事项则越应排在议程的后端处理。这
样做的一个好处便是：就算在预定的会议时间内无法将全部议案处理完毕，
但起码较紧要的议案已被处理过。那些较不紧要的议案，则可另择时间处理，
或是并入下次会议中再予处理。
（2）每一个议案应预估所需的处理时间并明白地标示出来。假如能这样
做，则主席可让某些人只参与与他们有关的某些特定议案的讨论。这即是说，
假如议程中明示几点几分到几点几分被分配于探讨某一议案，则主席可以故
意让某些人迟到（即令某些人在涉及他们的议案被讨论之前几分钟才进入会
场），也可以故意让某些人早退 （即令某些人在涉及他们的议案被讨论过之
后离开会场）。这样做，显然可以节省与会者的时间。不过，会场的秩序将
不免受到干扰。因此，主席只能有限度地容许迟到或早退。
有些主管在主持会议时并不准备议程，这是一种很坏的习惯。议程不仅
能够规范会议的内容，而且也足以约束沟通的次序与沟通的节奏。一旦会议
欠缺议程，则会议的内容势必不确定，沟通的次序势必杂乱，沟通的节奏势
必太快或太慢。换句话说，欠缺议程的会议是注定不具实效的。为了改变这
种不良的习惯，每一个机构都应考虑采取政策性声明，严格要求拟妥议程之
后才准许开会。
为让与会者对会议及早作准备——包括心理准备及实质准备——议程应
随会议通知事先发给与会者。
虽然并非所有会议都需要正式的议程，但是与会者至少应当事前有所了
解，以便做好准备。议事日程是受到尊重还是被忽视，这与管理部门对它的
利用程度是成正比的。
但书面的议程有另一个重要好处：会议领导者将集会的目标写成书面的
议程，有助于会议目的的具体化。这样，议程就能使会议按照既定轨道进行，
让主持人能集中他的精力去处理参加会议人员彼此之间的相互影响。
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五、会议通知的派发
很多会议召集人，常常为送发适当的会议通知而头痛。
这可能是因为他们的疏解所造成，也可能是因为他们太过匆
促地决定召开会议，以致欠缺足够时间作妥善的斟酌所造成。
一份良好的会议通知，在内容上至少应包括下列五项：
（1）开会的时间（包括日期及起止时间）。
（2）开会地点。倘若开会地点并非与会者所熟悉，则应附
上确切的位置图及交通路线图。
（3）会议的目标。
（4）与会者须事先准备的事项。
（5）其他与会者的姓名。
一般的会议通知最好是在开会前一个星期寄到与会者手
中，因为现代人在安排各种活动时，多半提早一个星期作规
划，而且一个星期的时间大概足以做好开会前的各种准备工
作。超过一个星期的会议通知比较容易被遗忘，因此当你有
必要发出超过一星期的会议通知时，你最好能在开会前两三
天设法再向与会者提醒开会时间。除非是紧急会议，否则不要发出短过
一星期的会议通知，因为太匆促的通知，不但令与会者来不及作好会前的准
备工作，而且也很容易令他们觉得会议召集人把他们当作“呼之即来”的人
物看待！
会议召开前的细节问题：
（1）礼仪的提示
一个成功的会议，必须避免可能出现激发不愉快的根源。大多数小的不
愉快可以用一般的礼仪去避免。下列的礼仪提示——常被忽视，因为它们似
乎是显而易见的——对任何会议的成功都有积极作用。要建立一个备忘录卷
宗并指定专人来检查这些细节：
·每次会议都适当地预先通知与会者，明确说明会议的性质和宗旨、开
会时间、地点和大致的会期。
·当需要下级人员参加一个特别会议时，应与部门领导协调，如果部门
领导本人对这个会议有兴趣并希望亲自参加会议的话，则尤应如此。
·把与会者按姓氏笔划列在会议记录本或与会者名单上，并把会议领导
人姓名列在最后。在有些会议上，如果有级别远远超过其他出席者的主管人
员参加，可以把他的名字写在最前边，其他的人仍按姓氏笔划排列，会议领
导人列在最后。
·介绍陌生人、新来的人或访问者，并把他们的特殊关系告知小组。
·会议的取消或延期，应尽可能及早通知，并说明日程变动的理由。
·如涉及外部的发言人或讨论会参与者，应确定联络安排无误。
·应该用个人电话或书信向特邀发言人、对会议成功有突出贡献者、或
用口头致意还嫌不够的人，表示感谢。
（2）怎样促使参加
要开会有效率，与会者不仅身体出席会议，而且精神上和感情上也要一
齐投入。参与者会成为有效会议的宝贵资源，还是障碍，取决于活动的安排
方式。在某些小组，即使最优秀的人也可能没有作出明智的反应或没有做到
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合理的共同讨论。有些组转变了话题，对不重要的问题争论不休，而且尽管
有细心的筹划，仍然忽略了生死攸关的重大问题。要使会议得到最好结果，
管�
