成功有约-高效会计手册-第5章
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合理的共同讨论。有些组转变了话题，对不重要的问题争论不休，而且尽管
有细心的筹划，仍然忽略了生死攸关的重大问题。要使会议得到最好结果，
管理部门必须预先考虑参加会议的人彼此间将如何反应。
在工作人员会议上或类似的小组讨论会中，个别参加者的冲击和影响大
大加强——他所能设置的障碍也大大加强。由于安排更多人参加会议，预测
与会者相互作用的问题就变得更困难了。
与会者的人数有时在确定战略方面成为决定性因素。有些权威人士说，
一个有效的圆桌会议，18人是最大限度。假如目的是解决问题，则4—7人
最合适，12人可能就到了极限。
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六、会场的布置及座次安排
□会场的布置
布置会议场地，应考虑会议的性质及与会人数的多少。例如在提供信息
的会议里，倘若人数众多，则以不设桌子的戏院式安排或是设桌子的教室式
安排较为理想。在解决问题的会议里，假如人数不多，则最理想的安排是让
每一位与会者均环绕桌子而坐，这样可方便每一个人跟其他的人进行多项沟
通。再如在培训会议里，如人数不多，则可让与会者坐在马蹄型的桌子的外
圈，这样不但便于与会者与主席之间的沟通，而且也便于与会者跟与会者之
间的交流。但若人数众多，则最好是将与会者分成若干小组，每一小组各聚
在同一桌子周围。这种安排的好处在于方便分组讨论及综合讨论。
座位编排与会议成效的高低具有密切的关系。除了座位的安排之外，在
布置场地时，你仍须注意以下几项：
（1）应先决定准不准在会场吸烟。倘若准于吸烟，则应准备烟灰缸。倘
若不准吸烟，则不能让烟灰缸在会场中出现。此外，你最好能在会场中张贴
不准吸烟的标志或文字。当与会人数众多时，你也可以按实际需要，将座位
区分为吸烟区及非吸烟区。
（2）如与会者之间彼此并不熟悉，则应考虑是否事先准备姓名卡片。
（3）准备视听器材。黑板（白板）、白报纸、甚至幻灯机、投影机与放
映机等应该被视为一般会议可借用的基本工具。但要特别注意的是：幻灯机、
投影机与放映机所投射出来的文字或图形，应让全部与会者都能看清楚，而
且它们应准备就绪以便随时启用。
（4）除非是较长的会议（超过一个半小时的会议），否则尽量不要提供
茶点，以防与会者分心。
（5）当议程甚短且无需作记录时，可考虑采取站立的方式开会。
不论你对会议的规划有多详尽，不论你对会议的准备工作有多周全，倘
若在开会前你对会场不作最后的审视，你都可能会功亏一篑。墨飞法则之中
有一则很具警惕性：假如有任何事情可能出纸漏，则一定会出纰漏，而且就
在最不应该出纰漏的时候出纰漏。
许多业务会议中途搁浅，因为物质上的不舒适影响思考和倾听。如果会
议室没有外部干扰和噪音，空气流通，温度控制适当，思维就能最好地发挥
作用。理想的会议室应该是座位不拥挤，视线好，听得清楚，照明要明亮而
不耀眼。这种综合的环境条件比你想象的难以找到。
桌椅和发言人讲台的实际布置不仅取决于开会的人数，而且取决于会议
的目的：
拍卖会：其座位安排要求全部听众能看清楚喊话人及他手中所拿的东
西。由于这种会议往往处于独断独行，不需等待反应或小组讨论，因此座位
布置可采用下述两种形式：
·剧场式——选用现成的礼堂，或将椅子排成一行一行。开会的时间长
短是至关重要的。要知道即使是最好的剧院，备有最舒适的座位，也很难期
望观众集中注意力超过两个半小时，包括中间休息半小时。
·教室式——如果需要作记录，或者是超过两小时的会，就用带写字板
的椅子或布置成排桌子。两个人一张 2米的桌子才适于工作以及安放玻璃
杯、饮水瓶和烟灰缸——如果需要的话。 （记住要使吸烟者与不吸烟者分开
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来坐。）桌与桌之间要保持适当距离，以便开会时座椅的搬动和参加者的走
动。
解决问题的会或培训会：这类会要求参加者彼此看得见以及看得见主持
人或任何展示。这种会往往要求“共同负担”领导，座位的安排要便于鼓励
个人参与和小组讨论。具有高度领导能力的人能成功地领导一个25人的讨论
小组，但多数权威人士同意7～12人的小组效果最佳。参加者团坐桌旁最为
舒适。座位布置建议如下三种方式：
·圆桌式——如每个小组限于8人以下，而且无需使用黑板或其它展示
品，就可用此种形式。主要的好处是参加者能彼此看得清楚。桌子不一定是
圆桌。一张长方形桌，主持人坐在桌子的一头，便于使用黑板或其它展示品。
但坐在桌子另一头的人稍有不利。
·马蹄形式——U字形可能是最普遍的形式。这种形式需要三张或三张
以上的桌子排成U字形，主持人坐在离U字型一端稍远的第四张桌子。
对于一个12人的会来说，这种形式的座位布置需要一间最小为6米×9
米的房间。
·V字形式——这比U字形差些，但往往是唯一实际可行的解决方法。
这种斜向排列可以更清楚地看清主持人及展示品，但坐成直行的参加者就不
能彼此看得很清楚。
依据会议的形式、内容、要求及会场的条件不同，会场布置的方式和内
容也是多种多样的。但无论会议规模大小、会场的设施如何，作为会场布置
的内容都不外乎这样三大类：
主题性布置主题性布置就是为显示会议主题所进行的布置。会场的主题
性布置的内容包括会标、会徽、台幕、会场标语及主席台和会场座席布局等。
它体现着会议的名称、标志、会议主题和会议组织者的意图，是会场布置的
最主要的部分和重点。
在谈到这个问题的时候，还需要特别指出的是：在实际的会议活动中，
有很多人士对会场布置中的所谓“主题性布置”的理解过于狭窄，一谈到会
场布置时，他们总是觉得只有对会议的会标、会徽的布置才属“主题性布置”，
才和会议的主题有联系，而对会场内与会人座席的布局形式是排除在外的，
总以为会场内座席布局的问题就是一个坐椅的问题，“只要能坐就行了”。
其实这是一个误解。会场内与会人员座席的摆放形式 （布局），直接体现了
会议的性质、功能、主题，若对会场座席摆放合理，能够满足与会人员特定
的心理需要，可以对会议的成功产生很重要的、很微妙的作用。所以，对会
场内座席布局的设计与摆放也是主题性布置的一个方面。
附属性布置附属性布置是为了保证会议的正常进行和取得满意的效果而
进行的一些必要的设备、器材的安装。在实际的会议活动中，凡大型会议和
一些具有特别内容及要求的会议，在对会场进行了一些主题性的布置之后，
还要对会场内的扩音、录音、照明、投影、幻灯等设备和器材进行安装、调
试和布置。会场的附属性布置是为了满足会议活动的特定需要，保证会议的
效果而进行的一些必要的布置，并不是所有的会议都要做的，哪些要做，哪
些不必要做，这要根据会议的形式、内容和会议组织者的要求和会场内的现
有条件确定。
装饰性布置对会议的场所进行的装饰性布置并不是会议活动的必要条
件，因而也不是每一个会议都要完成的。会场的装饰性布置仅仅是那些为装
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饰会场，渲染特定的气氛所进行的布置，通常是指用旗帜、花卉、灯饰、工
艺品陈设等，对会场所施加的装饰。在实际的会议活动中，对会场进行装饰
性布置，一般多用在一些对会议的现场气氛有特别要求的会议，如一些庆祝
会、表彰会、联欢会、纪念会等。
会场布局会场布局就是会场内可供与会人就坐的座席的摆放形式。会场
布局是显示会议的功能和主题的一个很直观、很重要的方面。在会场内，与
会人座席的不同摆放形式，具有着不同的含义和象征。在设计会场的布局时，
在从场地的实际情况出发的前提之下，应尽量做到与会议的主题相一致。在
安排会议时，会场布局因会议的形式、内容、会议场所的实际条件不同而可
有各种各样的可供采用的方案，究竟采用哪一种方案，会议工作人员可提出
建议，最后由会议领导机构或会议主持人确定。下面例举的几种在实际会议
活动当中常用的会场布局形式，可供参考：
□座位安排
一般人走进餐厅、音乐厅、戏院或球场，都会刻意地选择最有利的位置。
但奇怪的是，当他们走进教室或会议室，却往往会选择极其不利的位置。在
教室内，他们尽量坐在远离讲台的位置，以便置身于教师的视野之外！在会
议室内，他们多半选择令主席及其他与会者忽视他们存在的死角地带！
何以一般人会那样不重视会议室内的座位呢？理由大概有二：第一、参
与会议的人多半不了解会议对他们的事业到底有多重要，他们至多只是把会
议当作日常工作的一部分看待；第二、他们认为置身在不显眼之处较为安全，
也较为舒服。这是严重的错误！会议是说服他人接受你的意见的一种场合，
也是让你获取成功的一个途径。因此，会议室内的座位应审慎选择。下列的
几个原则，可供你参考采用：
第一、切忌选择令人忽视你的存在的位置。你应选择容易令人——特别
是令主席——看得见你的地方，因为能令人看得见才能引人注意，能引人注
意才能受人认知，能受人认知，才能发挥影响力。假如会议桌是长方形的，
则你最好是坐在面对主席的会议桌的另一端，或坐在接近主席的左右两边，
以便增加你跟主席沟通的机会。倘若会议桌是带有双翼的长方形桌子，而主
席坐在长方形一边的中央，则你应选择双翼末端的位置，因为在这样的位置
你可以通过桌面与主席交谈，而不必通过其他与会者的头部与主席交谈。倘
若会议桌是方形的或圆形的，则你应坐在面对主席的位置。
第二、平常多观察主席在会议中的举动。假如主席有咨询邻座者意见的
习惯，则要争取这个可以扮演“顾问”的角色的位置，以增加对主席的影响
力。
第三、在任何会议场合，你的顶头上司若坐在你跟主席之间的位置，则
对你是极端不利的，因为主席如果朝你这方向发问，你的顶头上司势必抢走
你答复的机会。你应调整位置，最好是坐在你的顶头上司的对面，因为一来
主席与你对话的机
会不会被你的顶头上司所垄断，二来，你在顶头上司发言之后再为他作
补充时，不但全场的视线集中于你，而且你可跟顶头
上司一唱一和地增加对其他与会者的影响力。
第四、倘若会议桌上摆置投影机、放映机等视听器材，则
不要坐在该等器材之后，以免令自己的位置被贬低到该等器
材之下。
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第五、倘若你想在会场中选择有利的位置，则切记：不能
迟到！
第六、不论你如何选择有利的位置，有一点你必须随时留
心：那就是千万别坐在主席的位置上！
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七、会议主席和主持者
□会议主席的素养
在任何一场会议中，主席均要扮演多种角色，以及从事多
次的角色转换。由此可知，要成为优秀的会议主席并不是一
件容易的事。现在，看看一位卓越的主席所应具备的素质。
1。思考清晰敏锐
尽管主席没有必要成为参加会议的人群中思考最清晰敏锐者，但他若想
获得与会者的尊敬，他的思考至少应比大多数的与会者更加清晰敏锐。只要
主席能在会议之前多作准备，则他的思考能力一定可以大大提高。
2。善于言词表达
主席对语言应具有高度的掌握能力，以便将自己的思想观念准确、无误
地表达出来。他必须能够以语言推动讨论、疏导与会者的思维方向，以及在
会议的各个阶段总结所取得的成果。
3。良好的分析能力
主席必须懂得如何澄清问题，透视问题的每一个层面，指出每一种见解
的利弊得失，以及分辨事情的轻重缓急。
4。抱着对事不对人的态度
主席必须使每一位与会者的意见，都能得到其他与会者所关注。即使主
席本人对某些与会者的某些观点有所偏爱或厌恶感，他都不应以他的个人好
恶影响他对事情的判断。当他想提出个人观点时，他必须告诉与会者他是站
在个人立场发言，而并非以主席的身份说话。
5。公正
主席在会议中绝对不应有袒护的行为，因为他一有这种行为，不但足以
阻碍进一步的讨论，而且将使与会者——甚至包括被袒护者在内——对他失
去信心。
6。具有耐性
有些与会者在发表意见时往往辞不达意，另一些与会者则可能在群众面
前因感到胆怯而回避发言。面对这一类的与会者，主席应主动提供协助与鼓
励；要做到这一点，主席非具有高度的耐性不可。
7。能灵活地应付“挑刺”人物
与会者之中、难免会有少数“挑刺”人物存在，诸如有高度偏见者、喜
爱垄断发言者、火气特别大者等。主席必须能够在不冒犯他们的前提下，有
效地对付他们。
8。沉着并自我约束
为了激励与会者信心，主席除了应表现热诚与果敢的态度之外，须保持
沉着坚定，并自我约束。他应避免在幕前过度地暴露自己。比如不应放荡不
羁地发表自己的意见、垄断发言或理论说教等等。
9。具有幽默感
幽默感对消除紧张气氛，以及令会议顺利进行具有很大的作用。主席在
运用时应特别注意避免轻浮或浅薄的话语。
□主席在会议中的角色
有人说：“会议的主席有如乐队的指挥。”这句话只说对一半。会议的
主席固然有如乐队的指挥那样具有举足轻重的作用，但是担当会议的主席却
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比担当乐队的指挥更加困难，因为前者在主持会议过程中需要扮演多种角
色，而后者在主持演奏过程中则始终扮演同一角色。现将主席在各种会议中
所扮演的角色阐释如下：
