成功有约-高效会计手册-第9章
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需要磨快了”：
1。当会议不是全面管理职能的组成要素，而成为经营的附属品的时候。
2。议程中既没有必要的信息需要传递，也没有与会者真感兴趣的项目。
3。会议召开的次数比业务活动性质的需要似乎更为频繁的时候。
4。会议持续时间似乎超过了会议目的值得花费的时间。
5。领导纪律松弛，达到会后行动和成果的可能性减少。
消除工作人员会议庸俗成规的关键，在于这个机构把会议计划结合到总
体经营范围的程度。许多公司如同对其它经营职能那样，规定会议的生产性
目标。
□打破惯例
公司在发展，职责在扩大，组织机构的经管责任在改变，但是工作人员
会议还保留着固定状态。会议模式一旦形成，就倾向于固定不变——由于习
惯，总是同一时间，同一地点和相同的召集次数，同样的圈内人而不顾当前
是否需要他们出席。会议主持人必须不断对工作人员会议的有效性重新评
估。他必须像其他人的看法那样看待会议，并且以领导人的身份，像其他人
的看法那样看待他自己。
负责人可能不时地试图通过询问主要与会者评价会议的有效性。或许同
样明智的是，审阅一系列会议的记录，以检查某些方面的进展情况：
1。假如工作人员在以前的一次或一系列会议已经决定明确的行动路线，
那么，行动的现状如何？
2。对工作人员的建议有何反应？导致了什么行动？
3。工作人员在会后和会外是否协调合作地行使职责？会上得到的表面和
解在会后的现实中起作用了吗？
4。搁置的问题和延迟的行动现在怎样了？是否有充分理由把这些重新列
入议程项目？
5。管理部门行动与工作人员会议建议相反之处，与会者是否在行动以前
已被告知？向他们做过任何解释吗？
6。一般而言，每位与会者的参加都是合适的吗？在会议参加者和那些负
责执行会议决议者之间，有没有信息交流延 迟的迹象？
7。与工作人员会议比较，是否有更有效的办法可用来处理所遇到的情
况？
□失误和障碍
工作人员会议在管理职能方面有明确的经营管理作用，但是应当仅在事
情的复杂性、不稳定性或重要性，需要工作人员集体参与的时候才召开这种
会议。据估计，约有三分之一
的会议包括了不需要参加的人，开会的时间比需要为长，或者本来就不
需要召开。工作人员会议对一个机构得不偿失，有
如下的典型情况：
1。有些部门负责人觉得召集一个会议，并依靠集体意见制定大多数计划
和决策更为省力。这样就分散了责任，使主
管人从集体参加得到安慰，日后如有某人受到谴责则尤为如此。
2。参加会议可以成为一种声望和地位，以至于一旦被邀请，人数多得可
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观的成员会继续参加，而不管当时是否需要他们出席。如果这种参加被视为
员工在机构的政治框架里的权威和地位，那么，圈内人的成员资格可能比会
议成果更为重要。
3。无计划的会议产生无计划的结果。有些部门负责人在他们自己的办公
室召集会议，可是没有足够的椅子：每次隔几分钟打进来的电话使会议中断；
应该显示六个月生产报告图表的放映机有一个烧坏的灯泡。
4。提防认为开会迟到是高职位的特权之一的主管人员。假如会议主持人
怕得罪高阶人士，而不敢不等人到齐就开会。会议必然比原安排超出半小时，
从而消耗其他人员的工作时间。
5。谨防会议主持人认为确保人人明白的最好方式是由他包揽全部讲话。
虽然他的自尊心在奴役听众中得到实现和满足，但很可能一事无成。
6。有时候，一个告示或备忘录可以起相同作用，但是召集会议似乎比组
织那些材料容易得多。此外，工作人员需要树立集体精神的会议。
假如你能发现并消除上述这些问题中的一个，你的工作人员会议必定会
得到益处。
□“隐蔽议程”
“隐蔽议程”这个词适用于每个成员带到会议上的个人秘密计划。正式
议程反映会议的公认目的，但是在另一个层次上，每个与会者的动机、愿望
和情绪上的反应全都是没有标记的、秘密的和在表面之下的，可能还会互相
抵触。
隐蔽议程并没有什么不对，每一个人都有，其中包括会议主持人（他的
目的和动机可能在正式议程中并未清楚说明）。从领导者的观点看，重要的
事情是承认议程是在两个层次上起作用，正式的和隐蔽的，并且把正式议程
和所有个人议程结合在一起。这就要求敏感性和洞察力。为了开一个成功的
工作人员会议，你必须开发以下各方面的能力：
·鼓励集体参与议程设计，并竭诚容纳所提建议。
·学会识别与会者的个人动机和私人抱负。
·观察小组讨论中的相互影响——对建议的具有感情色彩的反应，对变
动的抵制，难以觉察而有意地散布想法，以及竞相争取分派工作。
·建立友好和睦气氛，使与会的人感到舒服得足以把他们隐蔽的动机拿
到光天化日之下，并且愿意付诸讨论。
·运用礼貌与常识——当一个与会的人需要得到个人赏识，或者也许需
要表示某种得意的想法时，要予以处理。
·有耐性——避免生气或因与会者不自觉的个人动机而予以惩戒。
一般认为会议主持人熟悉即将在会议上讨论的主题。但主题本身的背景
对他处理小组成员滔滔不绝的意见和与会者之间的相互影响，往往是次要
的。会议主持人执行目标应该是把会议参加者的想法、知识和经验引导出来。
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十、全公司大会
全公司大会是为你提供引起别人注意的会议，也为增进工作成员之间团
结一致的感情提供机会。大型会议不适于双向交流或公开讨论，但是它们对
传递信息和建立更加良好的关系有好处。
许多主管人员认为个人接触是全公司大会最重要的一环。有些人认为在
这种会上的讲话，其重要性不如使职工有机会会见最高管理部门和从上层直
接得到信息。
□初步计划
由于费用、涉及的人数、生产的可能中断以及管理部门处于员工的严密
检查和评判之下，全公司大会需要非常谨慎和详尽的计划。下面是使这种集
会处在管理控制之下的一些建议：
·征求意见、进行商讨和争取支持，要有上层管理部门参加。
·征求第一线管理人员的意见和建议，找出谁能对计划贡献特殊才干和
能力。
·制定暂编预算和费用估计。
·起草暂定议程并且指派一个代表委员会进行审查。
·检验计划的可行性。要留意在以下几方面有没有抵触，即在员工个人
利益方面，在工会计划方面，在生产进度方面。在可用场地方面，在假日安
排方面。
·在最高层管理部门重新评估暂定的计划和规划。要正确地观察会议的
全面影响。
□自由参加的招待会和参观工厂
“自由参加的招待会”结合对公司各项设施的巡视，是最简单、最便宜
和最有效的赢得职工好感的办法。它有助于办公室人员和装配线上的工人与
公司的最终产品联系起来。它还能形成对公司的新的自豪感和新的兴趣。
假如有人负责以下细节，这些举动就会更成功，每个有关的人负担也就
更小：
1。规定日期。要有几个月的计划和准备时间。要避免和其它社团活动或
是假日冲突，要考虑可能的气候、业务日程和一年中各项设施使访问者最感
兴趣的时间。
2。规划预算。费用取决于公司款待的程度。通常供应点心和饮料，并分
发小册子、小商品或者产品样品。
3。发请柬。请柬或通知必须明确时间、职工家属是否在邀请之列、以及
对儿童有无人数或年龄限制。要求职工提出他们希望邀请的补充名单。
4 。准备展览品和陈列品。参观工厂如加上直观器材会更有意义。这些
器材会加深参观者的印象，使他们觉得公司是一个良好而安全的工作地方，
而且公司的计划表明前途大有希望。除产品展览外，许多公司设计五颜六色
的标记，以表明对每一个主要设备项目的投资额、提供一个职业岗位的平均
成本、以及公司销货现金的情况。
5。训练工作人员并使他们处于待命状态。召集所有部门的负责人和第一
线管理人，向他们解释最后计划并争取他们的协助。假如第一线管理人自己
不能担任向导，就请他们推荐向导。把情况简介写成摘要提供给向导。准备
和分发对可能提出的问题的答案。
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6。准备各项设备。包括指示到公司所在地的标记，安排适当的停车场和
为访问者引路的服务员。标明休息室，检查急救用品，油漆通道线或方向标
记，在等候的地方提供增设的座位。假如没有自助食堂或恰当的招待与休息
的地方，就搭一个帐篷，供访问者聚集和进行社交活动。
7。拟定礼仪。行政部门的礼仪对自由参加的招待会的成功起着重要作
用。主人和迎候者是重要的，但是员工有机会和公司高级代表面对面的接触
是最重要的考虑因素。在某些场合，由公司的高级职员正式向整个集会发表
讲话；在另一些场合，开始参观的每个小组，都受到高级职员的欢迎。有一
位总裁把在参观结束时向每一位访问者致意作为他自己的任务，他认为最后
的印象是最有意义的。
□公司宴会和节日聚会
大多数公司都在圣诞节聚会，而且其趋势是不以公司收益赞助。公司圣
诞节聚会比公司其它集会更可能供应含酒精饮料。如果聚会计划包括烈性
酒，管理部门应考虑以下细节：
1。包括员工的妻子或丈夫，最好发一封邀请信。
2。安排在聚会开始不久就供应足够数量的食物。
早开始，早散会，不但减少饮酒量，而且大量减少交通事故。
3。安排一些娱乐节目——喧闹的集会往往可以通过关闭酒吧、改为演出
而使之安静。
4。关闭酒吧后以最后一项活动便庆祝活动达到高潮——抽奖和发奖品可
使参加庆祝活动的人有充足时间在他们离开以前安静下来。
（一）宴会成功的十项标志
为一个大型团体安排宴会不是一件容易的事情。成功的场合计划得如此
好，组织得如此好，管理得如此好，以致宾客并不意识到详尽的计划。
有经验的计划者认为以下1O点意味着一次顺利进行的招待宴会：
1。选择一个有吸引力的、通风良好的房间或宴会厅，要有足够的空间，
拥挤会破坏最精心设计的场合。
2。假如宴会前举行鸡尾酒会，要肯定对酒会的掌握和截止时间均有明确
的规定。（如果招待会后是正餐，则以45分钟到一个小时最为相宜；业务性
的鸡尾酒会通常最多两小时。）
3。富于想象地、有吸引力地安放餐桌，可以大大增加全面效果而不增加
费用。选派一位知识渊博的人来检查这些细节。
4。尽可能使用最舒适的座位，安排的方式要把背对讲台的人减少到最低
限度。
5。准时开宴。假如75％的客人已入席，就不要等晚来的人和散漫的人。
6。要肯定菜肴吃起来和看上去一样好。 （热茶一定要热上，而不是半凉
不热的。）
7。亲切地介绍主宾和宣布事项，但耗用时间要有限度。
8。介绍来宾发言人或文娱节目应在宾客过于疲劳而无力欣赏以前。要确
知节目单上的那些人知道应在什么时候停止（发言人应懂得2O～3O分钟的时
间限制）。
9。安排节目应使宾客最多坐两个半小时。
1O。按照宣告的时间结束宴会。
（二）价格适当的美餐
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预算越有限，有创造力的计划就越重要。要记住，想象并不是代价很高
的因素。要在预算和宴会承办人能力的限度之内，富于想象地寻求不同于上
周宴会或宾客在普通餐馆可能看到的菜单。菜单不必精致或昂贵，以便宾客
为出席而高兴。这里有一些建议：
·运用对比——在质地、颜色和味道方面。不要在加奶油的主菜之后，
跟上含奶油的甜点心。
·增添戏剧气氛——甜点放在“华丽的大灯台”上端上来的“动人景象”，
是最容易的办法之一。
·要与众不同——要考虑老一套莱单所没有的菜，它们通常都是可以弄
到的，而且并不会更贵。用牛肉蔬菜麦片浓汤，或浓肉汁菜汤而不用标准的
汤或者考虑和苹果馅饼同样美国式的带甜奶油汁或冰淇淋的印第安布丁。
·熟菜必须热上，冷菜必须冷上——假使第一道菜是冷的，就带着冰上。
正上熟菜的时候，不要打乱。假如节目时间很紧，就在上冷菜时宣布，上熟
菜时最好避免干扰。
（三）有关烈酒的一些令人清醒的事实
从管理部门的观点看，计划中有关供应烈酒部分比其它任何部分都要更
加小心准备和控制。用简单的计算和列在下面的数字，即可看到严格控制的
重要性。
事实上，不可能准确地数清招待会上的饮料消耗数字。宴会承办人、饭
店、俱乐部或餐馆的经营可能是诚实的，但是除非你有自己的控制办法，否
则开帐单时，你难免感到不愉快的意外。
有经验的招待会管理人员一般认为最好按瓶订购烈酒。这样，核对宴会
前发出的瓶数和宴会后的余数都比较简单。（空瓶应在最后点清时才挪走。）
开着的瓶通常按每瓶的十分之一估计，以确定不应开帐的费用。
一般可取的办法是要求所有的饮料经过计量。酒保为允许“自斟自饮”
而自豪的做法会增加烈酒消耗量。很多公司认为购买按照标准配方大量调配
的鸡尾酒是可取的，这样承办单位就可以在开会前调配。要备有一两种酒精
成分不多的酒。
决不要依赖宴会承办人或餐馆主动结束酒吧服务。这是主人的工作。结
束酒吧的信号应该是秘密的，这样可以使无礼的宾客不去设法延长宴会。避
免可能发生不愉快情况，可以通过指定一位有足够威望的主管人命令酒吧中
止而无异议。假如鸡尾酒会在宴会之前�
