人力资源全案_ansi-第18章

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　　　　不可行的原因：只靠新员工自己耳濡目染，没有体察新员工适应新环境的困难之处，没有考虑到新员工不知道新工作的要求的不安。然而，更严重的是，这种漠不关心的态度将会直接影响新员工未来的工作绩效。另一方面，造成新员工羞于提问，而最终后果是，他们一直得不到解决问题的正确答案或指导，最后酿成大祸。
　　　　“照着Joe做就行”
　　　　如何操作：“Joe”也可能是“Jill”、“Frank”、“Melanie”或其他任何企业内部早几年工作的人。这种方法是将新员工和你的“老员工”进行配对，但是又没具体告诉这些有经验的老员工如何带好新人。
　　　　错误的根源：简单地认为只要新员工跟在老员工身后，几天后就能掌握基本的工作要领。这种方法既简单又廉价。
　　　　不可行的原因：Joe和新员工之间没有丝毫共同之处，因此两人关系紧张，无法正常沟通。当不愉快的第一天过去时，你会让老员工认为企业肯定是别无选择，勉强招来这么一位新人，而新员工则困惑到底是什么驱使他选择这么一家企业。另一方面，Joe认为双方之间的沟通交流就是让新员工看着自己是怎么工作的，不考虑新员工实际的工作内容是什么。于是，新员工不单单学习了Joe的技能——更学习了Joe对企业的消极态度。如果不加以明确的指示，以及谨慎地选择新员工“处处紧跟”的学习对象，你会在不知不觉中破坏了你前面所有的努力。
　　　　看录像
　　　　如何操作：聘请一个创作高手，为你制作一套内容光鲜陆离的CD光盘、DVD或其他格式的文件，时长在12～15分钟，向新员工介绍有关企业所必备的知识。
　　　　错误的根源：认为所有人都喜欢看录像，不是吗？并且，你不需要在任何面对面的沟通或培训上花费时间。
　　　　不可行的原因：录像，不管是通过多么尖端的科技制作出来的，也不能解答所有疑问，而你也无法确保新员工真正能认真观看录像，不走神。况且录像本身也不是针对某个特定岗位制作的，无法对每个具体的工作提出完整、深入的介绍。只简单通过这么一种方式，你和其他关键职位的经理们几乎或不投入其他的精力，会让新员工感觉到你们对他们适应环境的帮助不过是在例行公事，就好像驾驶执照的年审一样。这会给新员工留下很不好的印象。
　　　　正确的方式：多一点理解，慢慢来
　　　　打新员工开门走进公司的第一天起，他们的脑袋里到底在想些什么，你要细心去体察，充分理解，这并非是临床心理学博士才能做的事。刚进公司的头几天和几个星期是很兴奋的——也充满压力。就像一个第一次上街的小孩，对于新员工来说，最大的压力就是接触陌生的人们、陌生的政策和陌生的制度。因此，从你第一天的欢迎会开始到整个入职活动结束，你所做的一切将会为新员工解除心中的顾虑。
　　　　想象一下，如果是你刚进入一家新公司，在入职活动中你会想要什么，需要什么。可能会造成你顾虑或引起你兴趣的事包括新员工焦虑、工作任务、目标设定、企业的运营和文化以及基本政策和制度。这些都是需要你重点关注的方面——并需要促使主管经理重点关注的方面——不管你是以正式的方式或非正式的方式安排入职活动。
　　　　当企业新入职的员工数量达到一定的规模——是由你决定这个数量究竟是多少——你可能需要将你的活动方式规范化，有组织地计划活动的各个步骤，以便将来不管是一位新员工或是一组新员工入职时，可以按照成形的计划依次进行。以下的内容能够帮助你尽可能地建立这样的一套计划。
　　　　入职活动安排可以很复杂，比如组织一个长达六周的培训和新员工训练营，也可以很简单，根据事先计划，进行新员工和经理或HR人员之间一对一的面谈，或是两种方式兼而有之。不管你采用什么方式，你都应该有组织有计划地开展。你应该先制定一套计划，并清楚地界定各个环节参与人员的职责。你需要给入职活动的各个环节分配以不同的权重。换句话说，就是从组织安排和战略的角度，根据某个特定的事项或活动的重要性决定该事项或活动所需花费的时间。
　　　　第一天：缓解焦虑
　　　　即使新员工以前曾在面试阶段来过企业，但是，自打他们走入办公大楼或办公场所的那一刻起，他们第一天的工作经历将会给他们留下深刻的印象。作为入职活动的开始，你应该准备一个欢迎会，迎接这些第一天到企业的新人，让他们感觉像回家一样。建议你——如果新员工不是你的下属，那么他们的直属经理们——需要谨记以下内容：
　　　　提醒前台或门卫（如果企业有的话）新员工即将到来，确保这位新员工受到热情的接待。
　　　　安排某人（如果可能的话，你本人）亲自引导新员工到他的工位或办公室。
　　　　亲自向团队中的所有人介绍新员工。
　　　　给新员工一份企业的通讯录，包含所有人员的姓名、电话和职务信息。
　　　　鼓励那些还没来得及正式介绍的老员工们向新员工介绍自己，以及他们随时乐意提供帮助。
　　　　在这一天安排某个时间，你约见一下新员工，和他重续最后一次面试后的联系。让新员工知道你对于他的入职感到多么高兴，并且表示你将会在未来几天为他详细介绍企业和工作的内容。
　　　　在第一天安排一顿午餐，同新员工和他的经理一同用餐。
　　　　第一周：对公司和工作加深了解
　　　　或许在招聘和面试阶段时，你已经向新员工介绍了大量有关企业的信息。即便如此，为了加深新员工对企业和工作的了解，并且树立新员工对企业的认同感，还是要充分利用新员工上岗的头几天，对新员工再次讲解这是最佳的时机。至少，让新员工了解如下情况：
　　　　企业的基本产品或服务
　　　　企业的规模和总体结构
　　　　扼要介绍企业所处的行业——以及企业目前在行业中的位置（企业的主要竞争对手是谁？）
　　　　企业的使命宣言（如果有的话）以及价值观
　　　　部门目标以及战略目的企业文化
　　　　传达公司政策
　　　　如果你的企业已经有了制度说明书或手册，确保新员工在入职第一天拿到一本，并安排时间让他快速浏览一遍，确认他没有什么不理解的地方。（关于制度手册的详细内容，见本章稍后有关政策和制度的内容。）尤其是确保新员工理解目前工作环境的政策（即，企业是否允许摆放个人照片，使用数字音乐播放器等）。如果你的企业在这些方面有特殊规定，花时间和新员工解释清楚——例如，“我们可不想找一位在办公室声嘶力竭演唱瓦格纳（Wagner）歌剧的员工。”
　　　　任何事都不要假定是理所应当的，特别是一些基本的做法，例如，员工把车停在哪里，以及他们是如何签到的。确保新员工在有问题和紧急情况下知道给谁打电话——以及怎么打。告诉新员工门禁的密码并讲解所有安全方面的手续。以下还有一些其他的事项，你最好尽快告诉新员工：
　　　　卫生间、茶水间、午餐区和员工休息室
　　　　消防通道、灭火器的位置和紧急集合区
　　　　直属主管的办公室
　　　　部门的办公设施（复印室、文件柜等）
　　　　医疗设施、护士站、急救箱等
　　　　保卫处
　　　　停车场以及所有指定停车区
　　　　如果企业对于员工的个人电话或Email有特别的安全保密制度或政策，你务必在新员工第一天工作时向他们传达这些规定。
　　　　员工入职清单模板见CD光盘。
　　　　开展实用的新员工上岗引导
　　　　由于新员工是在不同的时段进入企业的，因此如何安排正式的新员工上岗引导有时会是个问题。一方面，要尽快召开新员工上岗引导活动。如果你的企业频繁招人，就会频繁地进新人，但是，在每一位新员工到来后的第一天或第二天就召开新员工上岗引导活动并不切合实际。合在一起开应该是最好的解决办法——每周或每月召开一次（时间间隔取决于你招聘的员工数量），之前你可以在第一天安排一个非正式的新员工上岗引导活动，主要是根据个人情况介绍与工作有关的管理规定和事务性方面。（见本章“第一天：缓解焦虑”部分的内容。）
　　　　邀请高层管理人员出席
　　　　正式的新员工上岗引导活动总是会邀请一位高层管理团队的某个关键人物——（可能的话）CEO或者总裁到场（并且，最好能致欢迎词）。有些企业的新员工上岗引导会是从播放企业掌门人的一段录像开始——条件是录像的制作精美，内容更新。但是，一般说来，能够邀请到高层管理人员出席，会让新员工感到更加被信赖并感受到重视。
　　　　安排合适的场所召开团体入职会
　　　　如果你要召开一个较大规模的新员工上岗引导会，既要放录像，又要安排发言，你就需要一个足够大的房间能装得下所有听众，并且让大家感觉舒适。平淡无奇而狭窄拥挤的会场只能削弱你宣讲的能力，并会向新员工传达错误的信息。一个加以布置、秩序井然的环境会给新员工传达这样的信息，企业是有秩序的、职业化的，并且关注她的员工。如果你在企业内部找不到适合的设施举办这样的迎新会，考虑到外面的酒店租一个会议室进行。
　　　　让入职活动更亲切
　　　　请记住，新员工上岗引导活动常常是新员工进入公司后第一次正式体验有组织的活动。只有抱定这样的想法，你才能尽可能做好安排，确保新员工在这一天的所见所闻与当时你在招聘过程中向他们传递的印象一致。简单地说，每一个细节上都折射出企业在商业领域中的形象。你可能会通过各种不同的方式传递企业的信息——口头表达；文字信息，例如工作手册；或通过视听资料。每一种方式都有不同的作用。以下简要介绍每一种方式在传递何种信息时效果最优。
　　　　口头信息：这种方式适合传递简单、显而易见的信息——午餐间和卫生间的位置，如何使用门禁，哪些区域适合吃午餐等。
　　　　视听展示：这种方式最适合于营造感性的效果，例如，在宣传企业使命和目标时。
　　　　书面文件：这种方式适合于所有内容较为复杂或法律强制规定的文件，例如，企业的平等就业机会政策，性骚扰政策，有关歧视行为的政策等。
　　　　这三种方式是否结合使用，主要取决于你举办新员工上岗引导活动的频率以及每次新员工上岗引导参与的新员工的人数。你也不需要做过头。除非同时入职的新员工非常多，否则企业录像就足矣。或者是一份PPT文件或类似的演示文件。但是，无论你采用什么方式，都要确保新员工以书面方式了解到企业的关键政策和福利。（建议：如果你的企业把福利管理服务外包出去了，服务商通常会提供相关的小册子、表格等。）最后一条：在新员工踏进企业的大门之前将所有准备工作做好。
　　　　安排新员工上岗引导日程
　　　　要制定新员工上岗引导活动的日程安排，目的有三个：新员工看到精心安排的日间（或几日）计划后，会明白所要进行的日程，便放松神经，焦虑情绪得到缓解；计划表也能帮助你遵照计划逐一实行；计划表让新员工感到你对新员工上岗引导活动非常重视，而非“应付”了事。通过一份安排得井井有条、充满商务气息的日程计划，可以让新员工感受到企业在商务运行时的风格做派。日程计划不必做得很精美别致。在一张纸上写清楚即可。
　　　　均匀排开时间
　　　　一直以来，使新员工们都颇为不满的是，企业一股脑儿狂轰滥炸给他们灌输了太多的信息，让他们无法消化。因此，试着把活动分开来进行。将第一周的新员工上岗引导活动分成几部分进行，或将部分的新员工上岗引导活动挪到第二周或第三周，让新员工有时间吸收消化他们的所见所闻。这种方法还有一个好处，就是接下来所传达的信息对于新员工来说更加有意义，因为通过前几天与其他员工的共事，新员工积累了非常重要的经验。
　　　　关于使用Email以及办公场所禁止使用违禁药品的政策的模板见CD光盘。
　　　　对工作任务了然于心，设定具体工作目标
　　　　利用第一周工作的某个时间，主管需要和新员工就他们的岗位职责和目标设定做一个深层次的讨论。而此刻HR经理的职责就是要确保这个会谈如期进行，并确保新员工的主管经理为此次会谈充分准备并意识到会谈的重要性。会谈结束后，新员工应当对企业对自己的期望值、自己的工作任务以及工作重心有个清楚的认识。在会谈中，主管和新员工互相交换意见，明确新员工当前岗位目标，最重要的是，双方共同将新员工具体的最终工作目标明确下来。以下是对于双方会谈的几点建议：
　　　　告诉新员工本部门的工作是如何开展的，包括工作应该达到的质量标准。
　　　　确保每一位员工人手一份职务说明书的复印件。
　　　　对员工的职务说明书的具体内容一一进行重申，确保员工对其工作的性
　　　　质、工作的重要性有充分的理解，及明确如何做才能同企业当前的目标有机结合。
　　　　明确新员工绩效评估的指标。
　　　　双方共同设定新员工的短期和长期目标。让新员工参与对其当前目标的设定可以激发他们的斗志，使他们更加为实现目标努力工作。目标不但应该包括具体的工作任务和目的，也要包括培训和开发计划。
　　　　在接下来的30到60天里，为最终目标和当前目标实现的期限设定时间表。
　　　　一日新员工上岗引导活动的日程安排模板
　　　　以下的日程安排可用作一日新员工上岗引导活动的参考。请注意，每一场活动都要明确进行的场所以及主持人的姓名。在此，我要强调：这个日常安排只是一个基本的模板。如同我在本章的“均匀排开时间”部分所谈到的，你可以将新员工上岗引导活动分成几个部分分开进行。
　　　　上午9∶00人力资源部的帕特丽夏（PatriciaWele）主持的欢迎会。
　　　　上午9∶15公司的董事长兼CEORayJoinus致欢迎词。124会议室。
　　　　上午9∶45Joinus先生主持的茶歇。
　　　　上午10∶00公司历程回顾。124会议室。人力资源部经理BillSmiley主持。
　　　　上午10∶45公司的关键设施的参观介绍。PatriciaWele主持。
　　　　上午11∶15介绍公司的福利状况以及填写表格。124会议室。人力资源部员工负责。
　　　　中午12∶00午餐。
　　　　下午1∶00分发公司手册以及讲解公司的关键规定和政策。124会议室。BillSmiley主持。
　　　　下午2∶15主管经理带领新员工参观办公室。
　　　　下午3∶00保卫处：员工ID照相以及停车证办理。
　　　　下午3∶30主管经理带领熟悉工作区域。
　　　　第二周以后
　　　　入职活动的关键部分是早期介入跟踪。你或者新员工的直线经理应该根据事先计划不同的时间点同新员工进行会谈沟通：入职后的两周、或入职后的一个月、或两个月、或根据每一位新员工工作的复杂程度和变动情况，利用其间合适的间隔来进行。通过这些机会，你同新员工对工作的进展情况进行沟通。他们对企业和自己本职工作的理解有多少？有没有什么尚未解决的问题？询问他们培训计划对于他们的工作是否起到作用。培训有帮助吗？培训是否能适时地解决问题？是否值得开展培训？新员工希望能获得怎样的经验？
　　　　通过这些跟