人力资源全案_ansi-第8章
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没有一种计划是万能的，你要随机应变。不要死死抱住一种招聘战略，这样你就会看不到天外有天。
做事要系统。如果在招聘流程初期，你没有意识到招聘流程管理的重要性，麻烦就会找上门了。在你开始搜索人选之前，先制定规则——一种预先确定好的、系统的、程式化的方式——有关如何处理求职信、简历和附函的方式。试着每天都空出一段时间处理这些招聘事宜。如果你是通过外部招聘机构操作，需要明确企业内部的某个人——你自己或招聘经理——能够直接接触到该机构负责搜索候选人的人员。如果你是通过互联网寻找候选人，要确保你的系统可靠、简洁，并能够保留、检索和查询你所收到的简历（有关互联网的部分见本章中“互联网：能力强大，但须谨慎”的内容）。如果你计划在报刊上发布招聘广告，要注意刊物的截止日期。如果你想充分利用不同刊物和互联网进行招聘宣传，就应考虑建立一个包含基本信息的数据库（读者、阅读频率、付款方式等），这样一来，在你想登广告时，就无须再重头研究一遍了。
密切关注进展。你应当每天关注招聘的进展，并根据所收到的应聘咨询的次数和应聘咨询的质量对招聘的进展进行评估。在本书中，对应聘咨询的质量的判断是源于那些不但符合需求而且超过岗位基本要求的应聘者的反应。根据职位需求的紧迫程度，如果在招聘初期职位即出现空缺，你就需要紧锣密鼓地尽快完成。
要灵活处理。在大多数情况下，对于如何在众多的应聘者当中甄选出最满意的人选，一开始，你可能就有个非常棒的想法。然而，如果在招聘过程中发现这个想法最终流产，你必须得有个临时的替代办法来应急。重新回顾一遍职务说明，或甚至研究一下是否有将职位进行重新调整的可能——或许可以将职位分成两个兼职工作——以便能吸引更多的应聘者。
内部消息：公司内部招聘
从组织内部招聘的优点众人皆知，也有大量记载。内部招聘有助于提升士气、激发动力。如果能招到内部员工，你就不必为员工是否能够适应企业文化而担忧。她已具备这方面的知识。
那么，缺点呢？只有两个。最明显的就是，内部招聘限制住了招聘的手脚，只能从内部进行范围有限的甄选，就可能造成你所招到的人不能适应工作的挑战。另一个缺点是，一旦从内部招聘，就不可避免对其他一些对企业来说很重要、很珍贵的员工产生影响，他们可能因为没能获得这个职位变得很不痛快，甚至去意已决。
为了防范这些问题的产生，你在一开始就应该引起警觉，并尽可能地让每个人都了解该职位的工作范围、基本职责以及聘用标准。你也必须确保做到，无论通过什么系统在企业内部发布职位空缺信息，所有人都能在第一时间得知，并且大家机会均等。
创建一个成功的内部招聘流程
为了顺利地完成内部招聘，你需要着手进行以下几个关键步骤：
建立渠道。你可以通过各种不同的方式向员工发布职位空缺信息——既可以将职位公告发布在企业网站上需密码登录的版面上，也可以在餐厅的布告栏上发布消息，或通过内部邮件告诉员工。重要的是，要让所有人都知道这些信息渠道，知道你会定期通过这些渠道发布职位空缺的信息。
清楚地说明招聘标准。无论你通过何种方式发布招聘信息，都需要公布该职位的具体要求——在现任职位上工作的时间、所需的职务级别等。以及其他所有招聘通知应包含的基本条件。如果你对某个职位有具体的要求或条件——学士学位或同等学力、驾驶执照、会跳踢踏舞等——你要在招聘通知中特别提出。
建立程序。如果你还没有一个固定的程序，马上建立一个，这样员工就可以通过这个程序提出职位申请。有些企业要求员工的申请必须先通过部门领导审批，但如果部门领导不想放这名员工走，这种方式就会行不通。有些企业允许员工直接向HR部门提出申请。至于具体采用何种方式，完全取决于你。
建立员工技能清单
当你开始进行内部招聘时，如果能建立一个员工技能清单，对你的招聘将非常有帮助。这种清单就像其名称一样：是企业人力资本的信息——当前员工的技能、专长、资格证书和知识领域的明细。其实，这种想法本身并不新鲜：许多企业一直就有一套有关员工的“人事档案”或叫“工作履历”表。二者的区别在于，员工信息是用何种方式进行分类的。传统的工作履历往往关注员工的成就。而员工技能清单则侧重于员工成就背后的技能和专长。
你可能觉得这种方法只适用于大企业，就像微软、GE或P&G。或许你还觉得这种方法太过麻烦，不太值当。其实正相反。
即使你的企业规模很小——只有100名员工或更少的人——仍然值得花一番工夫建立一个员工技能清单。拥有一份清单的最大好处是，与其从一大堆文件夹中翻找、整理出一组备选的人员名单，不如就在员工技能清单里进行检索，搜索出与空缺岗位的要求最接近的员工名单。
建立分类
要想建立一个实用、操作方便的员工技能清单，关键在于你是如何组织和管理分类中的条目。如今，数据库大多功能非常强大，你可以尽情地在库中进行分类，丝毫无须担心是否因条目数量过多造成数据库无法支持。但条目的数量应控制在一个合理的范围之内，并确保这些条目与实际工作有关。（换句话说，你不必列出员工最喜爱的摇滚歌星或星座。）在清单中所列的条目应该有其管理上或战略上的意义。
一个典型的员工技能清单包含以下几个方面的内容，并涵盖了传统的工作履历中的信息：
技能/知识领域：员工所从事的与业务有关的职能或活动，在这些职能和活动中，员工具备特殊的知识或有记录证明其能够胜任。
第二门语言的能力：除英语之外的其他语言。
特殊偏好：员工的职业理想、企业内部其他感兴趣的工作或希望工作的地区（或国家）。
教育背景：员工主修或辅修的专业、毕业院校、获得的学位。
本企业的工作履历：包括职位、部门、组织单位、实际行使的工作职能。
以前的工作履历：包括前述各项基本信息。
已参加的培训课程和讲座：列出课程的名称、演讲主题和培训的天数。
测试结果：员工在职期间所参加各种测试的成绩，包括公司组织的测试和其他各种类型的评估。
执照、资格证书和参加的组织：很显然，这些项目都是指与工作有关的部分，理论上都应该和员工的工作和职责有关。（例如，一个仓库管理员进行叉车作业时，未必需要一张特技驾驶学校的毕业证书，或者公司餐厅的一名厨师不一定要参与一个国际性的红酒协会。）
前面所列的项目仅供你参考。你可以将所有你认为有必要的项目列入员工技能清单中。但是，请你注意，当你建立员工技能清单时，一定要小心谨慎，不能违反EEO的相关法律规定。如果你无法对员工技能清单中的某些条目进行判断，不知道某个条目是否会无意间将企业卷入一场EEO诉讼案件中去，可向你的法律顾问请教确认。
关于员工技能清单的模板，以及便于你定制的空白表格，见CD光盘。
收集信息
要建立并维护员工技能清单，你需要大量地收集信息，最好的办法就是准备一份简单的调查问卷并分发给你的员工。而通过Email的方式收集信息最为有效，你可以直接将技能库的网址发送给员工，网站的内容是定制的，并需密码登录。你对员工的才能、专业技能和特长越了解，你就越能充分地挖掘出他们的专业知识。有句老话说得好，意思是当今的企业花费大量精力在外面寻找钻石，而忽略了企业内部的“珍珠”。你的员工技能清单就是一个价值连城的珠宝箱。
编写高质量的招聘广告
无论你想把招聘广告登在报纸上，还是公布在企业网站上，或是布告栏上，如果你不能准确、清楚地向潜在的候选人传达你的意思，那么你就功败垂成了。编写一份高质量的招聘广告在整个聘用流程中是非常关键的一步，其困难程度超乎大多数人的想象。你应该记住的是，你并不是要去赢得一个文学奖的头衔。你的目的就是为了吸引应聘者——而且，是合适的人选。
在编写招聘广告时，谨记下列两条：
发布招聘广告的目的不但是为了吸引那些符合条件的应聘者，也是为了谢绝那些明显不符合条件的有意向的人士。与其得到100个人的应聘回应，而一个你也不中意，不如就只有5个人回应，而个个值得面试。
想着“销售”。你在为一种产品——你的企业做广告。招聘广告的所有细节都有助于为企业树立一种吸引人的形象。
接下来，你真正开始编写广告。如果你能把职务说明书写得很好（关于建立一份高质量的职务说明书，见第4章），那么这个工作你就能圆满完成。事实上，招聘广告就可以看作是职务说明的精简版。
关于招聘广告的内容，下面列出了你在编写广告时应当考虑的因素：
标题：标题一般就是岗位名称。
工作内容：一般为一到二行，总体概述该岗位的职责和义务。
别忽略了招聘广告的形象
在你开始编写招聘广告前，须谨记，无论你想在互联网上登还是在报纸上登，要让读者一看到广告就想继续读下去。一些纯粹视觉上的因素——标题、字号、位置和图片——能如同文字一般引起读者的共鸣。如果你觉得职位很重要，且具有难度，你可以把标题字号加大，给人以豁然醒目的感觉，甚至做得和公司的LOGO一样大，并在外面加上方框。
如果招聘的职位或企业本身有什么特别之处，明确指出来。（“WebWidget是最大的提供网络应用程序的公司。”）
清楚地说明职位的职责和任职资格。包括需要满足的各项聘用标准，以谢绝那些明显不符合条件的求职者。
简单的联系方式便于应聘者回复。你甚至可以设置一个专门的Email邮箱便于应聘者的回复。只要求应聘者回复一些基本必要的信息；通常包括一份求职信、一份简历以及（可能的话）期望的薪水。如果应聘者觉得你的招聘广告回复起来很麻烦，就没什么人愿意回复了。
企业介绍：寥寥几句，总体介绍企业的经营范围。
任职资格和聘用标准：特别是该岗位所需的受教育程度、经验、相关技能和特长（参照你的能力素质模型）。
联系方式：告知应聘者能够联系到你的最佳方式：Email、传统的书信、传真或电话。告知应聘者某些基本规则，比如，你可能喜欢通过在线接收简历，应聘者将简历作为附件或直接粘贴在Email中发送给你。
还要记住以下几个关键点：
你通过广告传达企业的文化以及价值观（快节奏、以结果为导向、以客户为中心）。
全篇使用积极活跃、令人振奋的语气。要能打动人——而不是消极地在广告里罗列一些信息。
要制造出一种热情洋溢的氛围；引起应聘者的兴趣。一份单调乏味的招聘广告只能吸引那些一样无趣的应聘者。
以下是一份符合前述条件的招聘广告的例子。
行政助理，律师事务所
本事务所专门负责娱乐行业和知识产权方面的法律业务，事务所正在迅速发展，业务繁忙，希望招聘一名组织性强的行政助理，支持5位律师和2位律师助理的工作。工作职责包括处理信件、管理律师工作计划和客户档案，以及负责出版物的更新。要求：高中学历或GED证书；AA（副文学士）证书更好。须精通MicrosoftOffice的使用。提供有竞争力的薪酬福利。
AAjob@lawfirm或HollywoodLaw，POBox999，LosAngeles，CA99999。
互联网：能力强大，但须谨慎
本节内容不是围绕互联网如何改变世界进行的专题讨论。在这里，我的目标是讨论互联网与企业HR工作之间环环相扣的关系。
你最好回退到报纸广告的年代，看看有什么方式比互联网更能对整个聘用流程造成撼动变革。互联网创造出无以数计的工作岗位，对于雇主如此，对于求职者亦是如此。各种招聘网站资源丰富，即使是最小的企业都频繁通过网站宣传本企业，宣传企业的经营范围以及为企业服务能给个人带来的好处。事实上，根据2005年人力资源管理协会的一份研究报告显示，924％的应聘者是通过访问企业的网站来获取求职信息的。
无疑，对于互联网给聘用流程带来的各种好处你早已熟悉：获得相当丰富的候选人资源，以成本相对更低廉的方式管理聘用流程，以及不断吸引潜在的求职者。可以说，数千个招聘网站几乎涵盖了所有行业、职业、教育背景、经验水平、少数民族以及其他种种。例如，Dice，是一家知名的招聘信息技术专业人才的网站。LawCrossing则将眼光瞄准所有的法律职位——不只是律师，还有律师助理、助手和其他法律行业的职业。而Jobsinthemoney则专门招聘企业财务、会计和商业银行的职位。
天下没有免费的午餐
毋庸置疑，互联网是天赐之物，但伴随着互联网的出现，也衍生出一系列重要的问题——既有现实意义，也有法律问题——需要你的充分理解和正确使用，才能最大限度地让这个令人难以置信的强大工具发挥出其最大的功力。
网站最大的魅力在于，它能够以非常低成本的方式帮你招到合适的人选。花较少的钱吸引到较多的人选？这似乎是每一个招聘经理的梦想。等等！如果操作不正确的话，也可能变成一场噩梦。对于入门者来说，互联网具有巨大的潜力，能够大幅度地增加应聘者的数量。许多招聘经理反映，他们在处理大量的应聘者的信息时困难重重，甚至掌握应聘者的信息也相当不容易。有时候，企业规模再小，一个招聘职位也可能收到数百份的应聘简历。有些HR专业人员，或他们的员工，仍然通过手工处理或至少是浏览每份应聘者简历。
但是，如果你的预算允许的话，可以通过编写一些计算机程序来解决处理数量的问题，你可以标注某些任职资格要求，进一步缩小简历的范围。这些电子编码通过设定某些条件，关键字、资格证明或其他信息，帮助你的计算机迅速检索简历。例如，你可以为一个会计职位设定一个过滤器，没有CPA证书的应聘者都不予考虑。
但是，要记住，在建立这些计算机协议时，你一定要慎重，要花时间同主管经理充分讨论，这些经验和资格证明是否真的对职位很重要。否则，你有可能因为你的疏忽大意而失去一些适合的人选。
