能挣钱巧开支-企业出纳手册-第3章
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三种专用记帐凭证在各种经济核算业务中应用十分广泛。专用记帐凭证也可
以设计为银行业务记帐凭证、现金记帐凭证和转帐记帐凭证三种，其格式与
收款、付款、转帐凭证类似。还可以按上述方法分为现金收款凭证、现金付
款凭证、银行收款凭证、银行付款凭证和转帐凭证等。其格式相同，只需用
不同颜色印纸，同时在名头上加以注明，即可表明不同的记帐凭证。
（2）通用记帐凭证是指各类经济业务都采用统一格式的记帐凭证，以简
化记帐凭证。对于一般的小企业，如果业务量较少，需要的凭证也不多，都
可以使用通用记帐凭证。这种凭证的优点是整个会计事项都反映在一张记帐
凭证上，便于审核、保管和查阅。若经济业务较为复杂，涉及两个以上的会
计科目，也列在一张记帐凭证上；若一张凭证容纳不下，则可连续列在若干
张凭证上，用一定的编号予以连接即可。其基本格式见表2。7。
表2 ．7 记账凭证
年 月 日 字第 号
借方金额 记 贷方金额 记
摘 总账 明细 千百 十 万 千百十 元角分账 千百 十万 千百 十元 角分 账
要 科目 科目 符 符
号 号
结算方式 合计
及票号
会计主管 （签章）记账 （签章）稽核 （签章） 出纳（签章）制单 （签章）
（3）汇总记帐凭证是指按照会计核算的要求定期将所有 的记帐凭证按
经济业务的性质进行分类汇总编制成的记帐凭证，然后再据以登记总分类
帐。汇总记帐凭证是会计核算的重要组织程序，可分为汇总收款凭证、汇总
付款凭证和汇总转帐凭证三种。其中，汇总收款凭证和汇总付款凭证可由出
纳员根据收款凭证和付款凭证分别编制。现金汇总收款凭证和银行存款汇总
付款凭证的基本格式如表2。8，表2。9所示。
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表2 ．8 汇总收款凭证
借方科目 现金 年 月 日 汇付第 号
金额 合 总账页数
借方
1 —10 日收款凭证 11 —20 日收款凭证21 —31 日收款凭证计
科目 借方 贷方
第 号至第号 第 号至第号 第 号至第号
合计
会计主管人员 （签章）记账 （签章）稽核 （签章）制单 （签章）
表2 ．9 汇总付款凭证
贷方科目 银行存款 年 月 日 汇收第 号
贷方 金额 合 总账页数
科目 1—10 日付款凭证 11—20 日付款凭证21 —31 日付款凭证 计 借方 贷方
第 号至第号 第 号至第号 第 号至第号
合计
会计主管人员 （签章）记账 （签章）稽核 （签章）制单 （签章）
□记帐凭证的基本内容
原始凭证反映经济业务的具体内容，但它是初步的、原始的，它不能反
映应计入的具体的会计科目，也不能确定记帐方向，不能凭以直接入帐。记
帐凭证主要是用来将原始凭证中包含的经济信息转换成会计信息，对经济业
务进行分类核算的凭证。记帐凭证是在原始凭证的基础上，按照会计核算方
法的要求，将其进行归类、整理，确定应记入的记帐名称和应借、应贷的金
额，即确定会计分录，凭以直接登记入帐。记帐凭证可以根据每项经济业务
编制，即根据每项经济业务的原始凭证编制，也可以根据若干项同类经济业
务编制，即根据汇总原始凭证编制。记帐凭证有多种形式，但作为确定会计
分录和进行示项收付、帐簿记录的依据，必须反映经济业务归类核算的项目、
填制依据以及有关人员的责任，所以，记帐凭证必须具有一些基本内容，具
备一些基本要素，这些基本要素主要包括以下几个方面：
（1）记帐凭证的名称，如收款凭证、付款凭证和转帐凭证以及汇总收款
凭证、借项记帐凭证等。
（2）凭证编号，又称字号。其中“字”是指凭证的性质，如现收字、银
收字、现付字、银付字、汇收、汇付、记字、转字等。出纳员所涉及的凭证
不包括转字。“号”是指凭证的流水编号，如银付字017号，意思是该月第
17张银行存款付款凭证，一般每月换一次顺序号。
（3）填制凭证的日期。
（4）有关经济业务内容提要，对原始凭证中所反映的经济业务的内容，
在记帐凭证中应予以简要说明。
（5）有关会计科目（包括总帐科目和明细科目）的名称、记帐方向和金
额。记帐方向是指应记在会计科目的借方还是贷方。
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（6）记帐符号。一般用“√”符号来表示该凭证已登记入帐，用以防止
重复登记。注意填制记帐凭证时不能打上此符号，只有当记帐凭证已入帐后，
才能在凭证的“记帐符号”栏打上“√”符号
（7）该记帐凭证所附的有关原始凭证张数和其他有关资料份数。
（8）会计主管人员、记帐人员、稽核人员、制单人员（凭证填制人员）
的签名或盖章，以明确经济责任。收款凭证和付款凭证应由出纳员签名或盖
章。
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二、会计凭证的填制
□填制原始凭证的注意事项
填制原始凭证，除了必须遵循上述基本要求外，还应注意如下一些事项：
1。书写格式要规范
原始凭证要用蓝色或黑色笔书写，字迹清楚、规范，填写支票必须使用
炭素笔，属于需要套写的凭证，必须一次套写清楚，合计的小写金额前应加
注市值符号，如“￥”、“HK＄”、“US＄”等。大写金额有分的，后面不
加整字，其余一律在末尾加“整”字，大写金额前还应加注币值单位，注明
“人民币”、“美元”、“港币”等意字样，且币值单位与金额数字之间，
以及各金额数字之间不得留有空隙。各种凭证不得随决涂改、刮擦、挖补，
若填写错误，应采用规定方法予以更正。对于重要的原始凭证，如支票以及
各种结算凭证，一律不得涂改。对于预先印有编号的各种凭证，在填写错误
后，要加盖“作废”戳记，并单独保管。
阿拉伯数字应一个一个地写，不得连笔写。阿拉伯金额数字前面应写人
民币符号“￥”。人民币符号“￥”与阿拉伯金额数字之间不得留有空白。
凡阿拉伯数字前写有人民币符号“￥”的，数字后面不再写“元”字。所有
以元为单位的阿拉伯数字，除表示单价等情况外，一律填写到角分。无角分
的，角位和分位可写“00”，或符号“－”；有角无分的，分位应写“0’，
不得用符号“－”代替。
汉字大写金额数字，一律用正楷字或行书字书写，如壹、贰、叁、肆、
伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、圆、角、分、零、整等易于辨
认、不易涂改的字样。不得用一、二 （两）、三、四、五、六、七、八、九、
十、毛、另（或0）等字样代替，不得任意自选简化字。
阿拉伯金额数字中间有“0”时，汉字大写金额要写“零”字，如￥201。6O，
汉字大写金额应写成人民币贰佰零壹圆陆角整。阿拉伯金额数字中间连续有
几个“0”时，汉字大写金额中可以只写一个“零”字，如￥1006。91，汉字
大写金额应写成人民币壹仟零陆圆玖角壹分。阿拉伯金额数字元位是“0”或
数字中间连续有几个“0”，元位也是“0”，但角位不是“0”时，汉字大写
金额可只写一个“零”字，也可不写“零”字，如￥172O。 41，汉字大写金
额应写成人民币壹仟柒佰贰拾圆零肆角壹分，或人民币壹仟柒佰贰拾圆肆角
壹分。
2。原始凭证的填制要有连续性
各种原始凭证应该连续编号的，必须连续编号，以便查考。如一式几联
的发票、收款收据都应连续编号，按照编号顺序使用。作废时应加盖“作废”
戳记，连同存根联一起保存，不得撕毁。
3。红字发票的使用
按规定，企业发生销售退回等可填制红字发票，冲销原有记录，但是在
发生退款时，除红字发票外，还必须取得对方的收款收据或汇款银行出具的
汇款凭证，不得以红字发票代替退款的原始凭证。
□填制记帐凭证的注意事项
填制记帐凭证时，应注意如下几个方面：
（1）摘要栏要简单明了地填写经济业务的内容，文字说明要简练概括。
要突出说明经济事项的内容，对方单位的名称、货物的名称、数量以及经办
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人员等，比如“从甲公司购入A商品100件”等，根据经济内容的特点，填
好摘要栏对于查阅凭证，登记帐簿都是十分必要的，也是做好记帐工作的一
个重要方面。
（2）会计科目的使用必须正确，应借、应贷帐户的对应关系必须清晰。
编制复合分录时，不能多借、多贷，只能一借多贷或一贷多借，防止帐户对
应关系不清。对于出纳员来说，只涉及收款凭证和付款凭证，不涉及转帐凭
证。对于收款凭证，其借方科目自然为“现金”或“银行存款”，其贷方科
目则应根据经济业务的内容和本行业会计制度的规定具体确定。对于付款凭
证，其贷方科目自然为“现金”或“银行存款”，其借方科目应根据经济业
务的内容和行业会计制度的规定而具体确定。
（3）金额的登记方向、大小写数字必须正确、符合数字书写的规定，角
分位不留空白，多余的金额栏应划斜线注销。
（4）各种记帐凭证必须连续编号，以便查核。采用通用凭证的，可按经
济业务发生的先后顺序编号，每月从第1号编起。如果一项经济业务需要填
制多张记帐凭证的，可采用分数编号法。例如，一笔经济业务需要填三张转
帐凭证的，凭证的顺序号是12，则可编制转字第12 1/3号，第12 2/3号，
第12 3/3号。采用多种记帐凭证的可分类编号。例如收字第1号，付字第1
号，转字第1号等。每月末最后一张记帐凭证的编号旁边要加注“全”字以
免凭证散失。无论哪一类编号，都必须做到按月、分类顺序，即每月从第 1
号编起，顺序编制到月末，不允许漏号、重号和错号。为保证记帐凭证编号
不重不漏，可以使用“凭证销号单”，预先编好凭证号码，每编一张凭证就
在销号单上划去一个号，月终将销号单与有关凭证一并装订。凭证销号单一
般为100号，其基本格式如表2。1O。如一个月使用的销号单在两张以上的，
也应编定顺序号。
（5）每张记帐凭证都必须注明所附原始凭证的张数，以便日后查阅原始
凭证。记帐凭证必须以能证明其所记录的经济业务的原始凭证作为附件。凡
是能证明经济业务内容的各种原始凭证，不论张数多少，都应按规定贴在该
记帐凭证后面。
原始凭证的张数一般以其自然张数为准计算，即凡是与记帐凭证中的经
济业务记录有关的每一张凭证都算一张，如果原始凭证是附在原始凭证汇总
表后面的，还应该把原始凭证汇总表的张数一并计算在内。有些零散的原始
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凭证，如火车票、飞机票、船票、市内车票等，用“原始凭证粘贴单”粘贴
在一起，也可以直接将其粘贴在报销单上或者一张纸上作为一张原始凭证计
算。
如果一张原始凭证涉及几张记帐凭证，可把原始凭证附在一张主要的记
帐凭证后面，在其他记帐凭证上注明附有原始凭证的记帐凭证的编号，如“单
据××张，附在第×号记帐凭证上”。如果一张原始凭证所列支出需要几个
单位共同负担的，应将其他单位负担的部分，开给对方原始凭证分割单，进
行结算。
（6）记帐凭证的日期。一般应为编制记帐凭证的当天的日期。对于出纳
业务而言，收款凭证和付款凭证，按规定应在经济业务发生的当天及时编制，
这样才能做到日清，从而凭证日期也就是编制凭证当天的日期。
（7）一张记帐凭证填写完毕后，要加计合计数，检查借贷双方的金额及
总帐科目和二级科目或明细科目的金额是否平衡。记帐凭证的一方不论是一
个会计科目或若干个会计科目，或一个会计科目下有若干个明细科目，都应
将一方的金额加计合计数后填写在相应的“合计”栏内。合计金额前应加注
市值符号，如“￥”。
（8）记帐凭证填制完后应由填制人员签名盖章。制单人员在填制完记帐
凭证后在凭证下“制单”栏签章，稽核人员稽核后在凭证下“稽核”栏签章，
会计主管人员对凭证进行复核后在凭证下“会计主管人员”栏签章，出纳员
在办理款项收付后，在凭证下“出纳”栏签章等，以便明确各自的责任。
□出纳常用会计符号
会计员、出纳员在填写记帐凭证、登记帐薄、编制报表时，通常使用约
定俗成的下列会计符号：
√——表示已记完帐或已核对。填在凭证金额右边或帐页余额右边的格
子内。
￥——表示人民币。已在金额前写此符号的，金额后边就不用写“元”
字。
＠——表示单价。
△——表示复原。将原来书写的数字划红线更正或文字更改后，发觉错
误，即原写的是对的，仍应恢复原来记载，便在被划线的数字或被更改的文
字下边，用红墨水写此符号，每个数码或文字下边写一个△，并在这笔数字
或文字加符号处盖小章。
——表示赤字。在一笔数字周转划长方形框框，以代替红墨水书写，
这在不能用红墨水书写的地方使用，大都用在书刊上。
＃——表示编号的号码。
∑——表示多笔数目的合计，即总和。
※——表示对某笔数字、文
