时间管理教程-第2章

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3．　重要但不紧急的任务

它们的优先级不是最高的，但应该在你的时间表中占重要位置。

4．　既不紧急又不重要的任务

你真的需要做这些事情吗？




发展任务和维持任务与紧急任务和重要任务是两种不同的分类。　发展任务指：如果成功完成此项任务，你现在的情况会得到改善。例如，你搬进一套更好的住房。维持任务指：完成这些任务可维持你现在的情况。例如，你每个月缴纳房租和水电费。发展任务和维持任务有很大区别，发展任务具有如下特点：　

·通常由你的目标衍生出来　

·可以作为一项挑战　

·需要多加考虑　

下面是第一天的例子，请先将它们按重要任务和紧急任务的四种组合分类，再按发展任务和维持任务分类，然后把它们按重要程度排序。对比现在的排序和在第一天的排序，两者有什么区别吗？　

第一天的例子　

1．你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生　

2．星期六是一个好朋友的生日你还没有买礼物和生日卡　

3．你有好几个月没有回家，也没有写信或打电话　　

4．有一份夜间兼职不错，但你必须在星期二或星期三晚上去面试　　

5．明晚8　点有个电视节目，与你的工作有密切关系　

6．明晚有一场演唱会　　

7．你在图书馆借的书明天到期　　

8．外地一个朋友邀请你周末去玩，你需要整理行李　

9．你要在星期五交计划书之前把它复印一份　　

10．明天下午2　点到4　点有一个会议　　

11．你欠某人200　元钱他明天也将参加那个会议　　

12．你明天早上从9　点到11　点要听一场讲座　　

13．你的上级留下一张便条，要你尽快与他见面　　

14．你没有干净的内衣，一大堆脏衣服没有洗　　

15．你想好好洗个澡　　

16．你负责的项目小组将在明天下午6点钟开会，预计1小时　　

17．你身上只有5　块钱，需要取钱　

18．大家明天晚上聚餐　

19．你错过了星期一的例会，要在下星期一之前复印一份会议记录　

20．这个星期有些材料没有整理完，要在下星期一之前整理好　

21．你收到一个朋友的信1　个月了，没有回信，也没有打电话给他　

22．星期天早上要作一次简报，预计准备简报要花费15个小时，而且只能用业余时间　

23．你邀请恋人后天晚上来你家烛光晚餐，但家里什么吃的也没有　

24．三个星期后，你要参加一次业务考试　　

相信你在了解任务的分类以后，对划分任务的重要程度会更得心应手。




　第四天　
大家可能会希望有一种通用的时间管理方法，学会以后，无论何人何时何地，都能畅通无阻地运用。不过，可惜的是，并没有通用的时间管理方法，就像买衣服一样，我们得根据自己的特点选择合适的样式和尺码，有时还得量身定做，不同的人需要采用不同的时间管理方法，有时甚至得自己创造出新方法来。　

有的人喜欢列出详细的清单，把时间精确地划分为一小块一小块，严格地按日程表行动；有的人则相反，喜欢把握整体，形象地思考问题，抗拒“机械的”日程表，传统的时间管理方法只会使他们感到不舒服。对于后一种人而言，他们只愿把事情简单地排序，然后设定最后期限，而不愿把它们分割成小块，填入时间表。　

无论你属于哪一种，都要找出适合你自己的方法，只有这样，才能保证时间管理是在帮助你组织时间，而不是加重你的负担。你可能需要结合两种风格的管理方法，以便创造出自己的时间管理体系。在继续这节课时，请注重考虑你的需要和偏好，按你的想法修改课程中的建议和方法。　

不管你偏好使用哪种风格管理你的时间，下面这几个习惯都会帮助你提高时间管理的效率。　




1．积极意味着采取主动，而不是坐等别人先行动，然而消极地回应。与主动相反的是被动，被动的人习惯于对周围的事情做出反应，这使他们耗费掉更多时间。想一想，然后写下一些能使你采取主动的具体方法，以便能对你的时间有更多控制权。　

2．通盘考虑从你想达到的目标反推出要做的事情，然后详细计划。写下你的目标，然后从目标出发，逐步写出你需要做的事情。估计每一步所需的时间，然后列出整体计划。　

3．按顺序做事对任务进行分类，舍弃不需要的任务，然后把剩下的任务排序，以便优先处理紧急和重要的任务。80％的事情只需要20％的努力。而20％的事情是值得做的，应当享有优先权。　因此要善于区分这20％的有价值的事情，然后根据价值大小，分配时间。做好的事情要比把事情做好更重要。做好的事情，是有效果；把事情做好仅仅是有效率。首先考虑效果，然后才考虑效率。　

4．提前准备保持主动的要诀是事先计划，例如每月制订一份计划表，在上面标出重要的日期和繁忙的时间，据此来安排其他的事情。　




许多人讨厌日程表，认为它们夺走了自己的自由。按日程表行事的确会降低一定的灵活性，但如果认为日程表把人变成奴隶，那就大错特错了。这种错误源于对自由的误解。　

事实上，有几种不同的自由。如果混淆两种类型的自由，就会出现上面所说的误解。　

首先，人们提到自由时，往往指的是选择的自由。我们按自己的意愿，做这件事，而不做那件事。反过来讲，一个自由的人不会被迫做出违背意愿的事情。这是一种消极的自由。　

第二种更重要的自由，是实现自己、控制自己行为的自由。它是一种积极的自由，因为它通向人的目标。它可以表达为“自由的意愿”，这是更加高级的自由，也就是“成为自己想要成为的人”的自由。　

不过，如果只是肤浅地理解这种自由，很可能会认为它和第一种自由是相对的，甚至无自由可言。导致这种想法产生的原因是，现实生活中，为了实现更美好大的目标，我们常常需要放弃当前的欲望。例如，在阳光明媚的星期天上午，你也许很想出去好好地玩一场，不去参加培训班。从第一种意义上来说，你当然可以自由选择是否出去玩。但是，不上课很可能会导致你考试不合格，或者学不到该学的东西。学习能使人获得更大的自由，新知识可以使人更好的完成人生的目标。　

所说的这些是为了开阔我们的视野。我们不要把自己限制在“自由”狭窄的定义内：“自由就是想做什么就做什么”。而应把自由看成“完成自己设定的人生目标的能力”。如果不约束和控制自己的行为，使之符合目标，我们就无法达到人生的目标。正是因为如此，日程表非常重要：它使我们能有计划地运用时间，以达到自己最终的目的，实现更高层次的自由。　




要写一份日程表，没有固定的方式，只需遵循一些基本原则。　

在开始前，找到合适的工具。你可以使用一张纸、日程计划簿或电脑来记录你的日程表。首先，你把一天的时间分为几块，如上班的时间、吃饭的时间、睡觉的时间。然后再具体划分每一块时间。　

写日程表时，要现实一点。日程表是帮助你安排时间、达到目标的工具。不要把日程表写成做不到的愿望列表，那样只会使你被自己不切实际的计划挫败并失去信心。　

灵活地执行日程表。一般来说，只将时间的50％计划好，其余的50％应当属于灵活时间，用来应对各种打扰和无法预期的事情。实际执行时，事情总会发生这样或那样的变化，使你不得不偏离定好的计划，如果时间表定得过于精确，反而会失去机动性和实用性。　

每隔一段时间评估一次日程表。每两个星期，重新审视一遍日程表，看它起了多大作用，是否订得过高或过低，可以怎样改进它。　

然后，进行必要的修改。　

如果你以前从未好好计划过你的时间，从头开始会有点困难。不过，时间管理和其他事情一样，你做得越多，就会做得越好。关键是要坚持大约30　天，以养成逐日管理时间的习惯，并看到它的效果，增强信心。　

你不需要实施课程中提出的每一种方法，就像在超市中购物一样，选择自己喜欢的就可以。你还可以按自己的需要改变、组合某些方法。用一整天的时间观察你自己，尽可能详细地记录所做的事情、起止时间、效率和自己的感受。　

观察自己使用时间的情况时，一定要找出并记住以下几点：　

1．你通常用哪些方式浪费时间　

2．你在什么情况下效率最高　

3．你效率最佳的时间是什么时候要完成某个目标，我们往往反复地计划、实施、修订，形成这样的循环圈：　

我们可以从圈中的任何一点进入循环。　

下面是一份用于每日计划的表格，每天在固定的时段（如睡觉前）填写，第二天用这份表格提示自己。运用“计划的循环”，坚持一个星期，提高管理时间的能力。今天要做的事　

日期：____________________　

必须做的事情　

1．　

2．　

3．　

4．　

5．　

6．　

7．　

8．　

应该做的事情　

1．　

2．　

3．　

4．　

5．　

6．　

7．　

8．　

能够做的事情　

1．　

2．　

3．　

4．　

5．　

6．　

7．　

8．　

　

第五天　
自从第一天动手制订过一份时间计划后，我们已有好几天没进行实战演练了。在这一节中，我们将进行具体的时间管理规划，为自己（而不是练习题中的人物）制订一份完整的时间表。正如前一节所说的，不同的人适合不同的时间管理类型，因此，本节按由粗到细的顺序介绍时间管理的程序，你可以选择适合自己的细化程度。　

找出第三节中绘制的树图，以它为参考，开始规划。　

你也许会说，我只是想订一个如何应付下个月考试的计划，并不想做出关于整整一生的宏伟计划。整体计划就像一座大厦，各段时间的计划则像大厦中的一间间房子，如果你对整体目标不明确，大厦的框架没有搭好，房间的位置也无法确定。　

不愿思考整体计划有两个原因：一是一切都由别人代为设计妥当；二是从来没有考虑过这个问题。一旦你开始考虑，就会发现有必要从大框架开始。例如个人理财学把人生分为几个不同的阶段：　

20…30岁是由求知到收益的过渡；30…40岁是储备时期；40…50岁应正视现实，调整财务状况；50…60岁则应为退休做准备；60　岁以后是幸福的晚年。然后再根据每个阶段的特点制订投资的具体策略。　

进行时间管理也应如此。只不过划分阶段的标准是你的人生目标，而不用按着上面的样子机械地划分。　

尽可能详细地描述你当前所处的阶段，写下来，以便随时提醒自己。这个阶段的目标是什么？你需要完成哪几件主要的事情？它们有期限吗？期限分别是什么时候？你现在的感受如何？等等。　

明确阶段目标后，进一步将其细化，对未来的一年进行规划。　

进行规划并不意味着把未来的365　天的日程安排得满满当当，而是明确以下问题的答案：　

我希望在这一年过去以后得到什么？　

除此以外，这一年中还有哪些事情需要我花费时间？　

我必须做哪些事情？　

这些事情必须在什么时候完成？　

这一年中有哪几个关键的任务？　

我将怎样根据这些关键任务分配安排时间？　

预计有哪些事情会干扰今年计划的执行？（如搬家、生小孩。）　

今年的哪一段时期的时间最充裕、压力最小？我准备怎样充分利用这段时间？　

今年的哪一段时期的时间最紧张、压力最大？你准备怎样应对？　

对这些问题心中有数以后，你就能自如地安排这一年的时间。　

下一步，我们就该为这一年写时间规划了。写的时候，请注意下面几点：　

1。　首先安排固定项目　

首先从工作或上课时间开始。这些时间段通常是事先就固定的。其他的活动必须围绕它们进行。然后安排每天的日常活动，如睡觉和吃饭。把固定的项目安排完以后，你可以看到还剩哪些时间供你支配。注意在项目之间安排休息间隔，例如每工作50　分钟休息10　分钟。　

2。　根据你的生物钟安排时间　

把重要的任务安排在你效率高、干扰少的时间段。把你的空余时间按你的效率和外界干扰给予不同分值。然后，把优先度高的任务分配到分值较高的时间段。例如，用大块的时间学习新知识。　

3．把较大的任务分割成易于控制的小块　

当你面对一个巨大的任务，被它压得喘不过气来的时候，试着把它分成小块，使它易于管理，然后相应地安排你的时间。这样做有几个好处，首先，你明确了完成整个任务的各个步骤，只要循序完成各小块就能成功，畏难情绪会减轻；其次，把一个任务拆分为若干块，可以使你的进度显得更显著，并能多次体会达到目标的喜悦；再次，较小的任务段易于估计时间，从而加强对完成时间的控制。　

4。　充分利用零碎时间　

从时间表中〃剪裁〃大块大块的时间后，剩下的边角余料可不能浪费。可以用它复习学过的知识、做一两节操。一个利用小块时间的技巧是：把你不愿做的事情分成小段，然后在做其他事情的间隙每次完成一小片，不知不觉做完讨厌的事情。　

5。　为每件事情设定明确的起止时间　

这样可以防止项目之间互相干扰，也可以防止你把事情拖到最后一分钟才做。　

6．留出充分的休息和娱乐时间　

在制订时间表时，千万不要“虐待”自己。要制订一个切实可行的计划，就应该为生活中真实的你“度身订做”，预留出你需要的休息和娱乐时间，使你保持良好的状态和愉快的心情。否则，执行的时候会不断打乱计划，不但没有节省时间，反而使其他事情也脱离预定轨道。　

7．留出机动时间，不要把所有的时间都填满　

为突发事件预留时间。一个填得满满当当的计划表是没有“防震”性能的，稍有意外，整个计划都会“破碎”，无法执行。订完计划后，按下面的标准逐条检查，修改计划：　

1．事情是按重要程度和紧急程度依次进行的吗？先处理重要的和紧急的事情，发展型任务优于维持型任务。是否有根本不需要做的事情列入了时间表？你不可能完成每件事情，也不可能把每件事情做得尽善尽美。　

2．每天应有用于自省和修订计划的固定时间。如果遗漏了这一部分，请在时间表中补上。　

3．对于有截止期的任务，是否有足够的时间在时限内完成？没有处理过的事情往往比你想像中要花费更多时间，为它们留下充裕的时间。　

4．把用于生活不同方面的时间分别加总，各部分之间应保持平衡。很多时候，在时间表的各个单项中看不出来的问题，会在合计数字中显示出来。如果某部分明显超过或低于合理的比例，请进行调整。　

下面总结了二十个节省时间的方法，请根据你的需要选用它们：　

1。　对目标、任务、会议等事件分别按优先级进行排序。　

2。　从优先级最高的事物着手。　

3。　和拖延做斗争，如果事情重要，从现在开始做。　

4。　把大的、艰难的任务细分为小的、容易的部分。　

5。　为自己创造一小时的宁静，哪怕这需要很强的意志力，或者有时不起作用。　

6。　找到一个隐蔽的