第十一单元哈佛经理手册-第11章
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（2）为何召集这次会议？你若不搞清楚会议的真正目的而贸贸然然走进会议室，你将很容易受创。因此，在与会前你应先澄清：这次会议是否为了那些悬而未决的老问题而召开？是否为了摆脱棘手的问题而召开？还是因为某些人想迫使当局下决心作决策而召开？
借用名家之言
在会议场合中，千万不要以为你孤立无援或势单力薄。事实上，可供你借重的外力，经常环绕在你身边。这就是古今中外的名人！例如在开会中，有人强烈地反对你刊登广告的提议，因为这个人认为多数的广告支出都是平白的浪费。此时，你可立刻征召广告大亨约翰·华纳梅克来支持你：
“你的这个见解很对！但是我想提醒你，广告大亨约翰·华纳梅克曾说：‘百分之九十以上的广告支出都是平白的浪费，不过广告的真正效果却来自那不及百分之十的广告支出上！’
因此，我们应该从效益的观点来衡量广告，而不宜老是从成本的角度去评估广告的得失！”
再如在会议中，你为了强调公司应调整工资，以恢复日渐废弛的纪律并提升士气，你可征召管仲到你身边：
“这一年来，员工士气的低沉与纪律的废驰，是有目共睹的。我认为真正的原因在于：工资调整的幅度远低于通货膨胀率。当员工的收入不足以应付日常的开销，则提升士气或维护纪律都将成为空谈！管仲不是说过‘衣食足而知荣辱，仓廪实而知礼节’吗？”
借重名家之言有两个好处：第一、名家的知名度高，而且广受景仰，因此他们的话语将格外受尊重；第二、名家的话语大概是一般人所熟悉的，因此容易引发人们的共鸣。
但是借重名家的话语时，你应特别留意：①只引用有利于你的论点，不要解释这些论点的背景，以免受到质疑或非难。②最好只借重已经辞世的名家之言，这样才万无一失。（因为死无对证！）
只要你平时多搜集一些名人言行录，并在开会前事先选定足以支持你的论点的名言，则你的说服力将大大提升，因为孔子、韩非子、孙子、彼得、杜拉克、亚伯拉罕、马斯洛……等人随时会应你的征召而出现在你左右。
借鉴以往经验
所谓先例，即指同类事物在过去的处理方式。妥善利用先例可令你的主张无往不利，因为别人很难驳倒你那获取事实支持的主张。例如有人反对你所提出的聘用已婚女性的主张，你铿锵有力的答复是：“已婚的女性并不见得就不好。两年前退休的王太太与廖太太的优越表现，相信大家仍然印象深刻！”运用先例来支持自己的论点，等于要求反对你的论点的人答复这样的一个难题：“过去行得通的事，为什么现在行不通？”这一个问题是很难答复的。
作好会前疏通
任何外来的新观念的引进，最容易引起人们——特别是利害攸关的人们的抗拒。例如当你提议将公司的广告媒体由报纸改为电视，以便增进广告的效益时，负责广告的单位却举出许许多多的理由来反对你。又如鉴于国外若干厂商因采用某种产品的新配方而获益，你遂提议引进该新配方，但是研究发展部门的人却提出一些似是而非的理由来反对你。类似这样的情况在会议中层出不穷，原因是：你的提议威胁到另一部门或另一些人的安全感。试想：当广告媒体果真值得由目前的报纸改为电视，或是产品的新配方果真值得被接纳，则负责广告与研究发展的部门，显然有被于现状或工作不力的地方。基于此，为维护自身的形象，这些部门势将竭尽所能地反对你的意见。
在上述的抗拒之下，你的任何方式的辩解或当面还击，均不足以产生良好的效果。你应在会议之前，先与这些可能反对你的意见的人进行疏通，以便安排一些足以维护他们的颜面的措施，甚至取得他们的某一程度的谅解或支持。必要的时候，你也可以让他们用他们自己的名义提出你的观念。尽管这样做，等于拱手将自己的观念送给别人，但是假如你志在令你的观点被采纳，这样做又何妨！？
不论你是否诉诸会议前的疏通（当然希望你能尽量做到！），在会议中，一旦由你提出新观念，则千万不要在言辞上威胁到利害攸关的人士。譬如就上述的广告媒体的变动与产品新配方的引进的两个实例来说，你的发言最好能够接近下列的方式以便减少抗拒：
“将广告媒体由目前的报纸改为电视，不但可令我们的品牌更广泛地为消费大众熟知，而且广告的单位成本也可因而减低。这一点，广告科的各位先生知道得比我更加清楚……。”
“关于引进新配方的好处，我事先曾经跟研究发展部门的先生们请教过，他们早已注视这个问题，而且认为潜在的好处可不小……。”
谋求沟通方法
在会议场合内，有不少满腹经验的人因表达不得其法，致使其意见无从表达，更不用说被重视或采纳！在大多数人皆不善于表达意见的现状下，假如你能按下面三个步骤提出你的意见，则它被听取的机会必然加大：
以精简而肯定的措辞说出你的意见。
（2）提出几点具体而充分的理由来证明你的意见的正确性。
（3）重复述说你的意见。
以上三个步骤即是一般所谓的三段式的意见表达方式，亦即
（1）意见（2）证明（3）意见的复述。
举例说明：
“我确信产品A可以大量推出。”（1）
“因为头两个月的试销情况较预期高出25％，“而且多数的营业代表都看好。”（2）
“因此，我确信产品A可以大量推出。”（3）
会议场合中的沟通媒体除了有声的语言之外，无声的语言——诸如仪容、姿态、手势、眼神、面部表情等。仍然扮演相当重要的角色。现将值得特别留意者简述如下：
（1）仪容要整洁。蓬头垢面者通常得不到与会者的好感。飞机驾驶员之所以讨人喜欢及受人尊敬，恐怕跟其仪容整洁有密切的关系。
（2）准时或提早抵达会场。时间的掌握也是一种无声的语言。开会迟到的这种行为所显示的信息可能是：你不重视这场会议、你故意摆架子、你不理会会场将因你的迟到而受干扰、你不介意浪费其他与会者的时间……等等。开会迟到的另一种弊端，便是前文所说的丧失选择良好座位的机会。
（3）避免穿着奇装异服。服饰是一种符号，也是一种无声的语言。当你穿的衣服或是身上所配带的装饰品太奇特或太耀眼时，与会者的注意力将集中在你的衣服与配件上，而不会凝神谛听你所说的话语。因此，为稳妥起见，你的穿戴应尽量趋于保守。
（4）留意坐姿。最理想的坐姿是脊椎骨挺直但却不僵硬，因为只有这样，你才能在松驰状态下维持警觉性。
（5）两眼正视。跟别人对话时最忌讳的便是两眼闪缩，或是斜眼看人，因为这足以令人对你的动机或品格产生不良的评价。同样忌讳的是，以求情的眼光看人，因为这样做足以削弱你说话的份量。
（6）借手势或物品引起注意并强调自身的观点。以手势配合说话的内容，可以令听众印象深刻。手势的大小视你所想强调的内容而定。谈细节的时候，手势要小；谈大事时，手势要加大。运用手势时，你必须考虑周围实体环境的大小。外界的空间愈大时，手势可愈夸张；外界的空间愈小时，手势应愈收敛。为强调你的意见而以物件作为道具是一种良好的举措。
重视活用数据
我们生活在数字的世界里，我们每天所见、所闻与所思的一切，几乎没有不涉及数字的。基于此，我们对数字或多或少均产生麻木或厌烦的感觉。其实，这样的感觉是很自然的，因为数字只是代表事实的一种符号，而非事实本身。在会议中运用数字时，希望你能留意下面两个要领：
（1）除非必要，否则不要随便提出数字。当你抛出的数字过多，不但令听众感到纳闷而关闭心扉，而且也会令听众觉得你没人情味，因为你所关心的只是冷漠的数字。
（2）要设法为枯燥的数字注入生命，这即是说，要让数字所代表的事实，能成为一般人生活经验中的一部分。只有这样，人们对数字才感到亲切，也才能产生兴趣。举例来说，下面的第（1）种数字陈述方式若能改为第（2）种陈述方式则其影响力将显著加大：
（1）“假如各位接纳我的提议，则公司每个月至少能节省67453750元的开支！”
（2）“假如各位接纳我的提议，则公司每个月至少能节省67453750元的开支！从另一个角度来说，倘若这项节省下来的开支，能以加薪的方式平均分配给公司的每一成员，则每一个人每一个月的工资将增加3500元！”
七、树立良好形象
你时时刻刻都须要留意自己在他人心目中的形象，因为好的形象对你在会议中的所作所为足以产生莫大的助力，坏的形象则足以令你在会议中处处受钳制。下面是一些有助于你塑造及维护良好形象的参考事项：
人们总是喜欢诚实的人，以及以公平态度待人的人。
（2）听众所渴望听到的是事实，因此对那些夸夸其谈、自命不凡的人极度反感。
（3）人们都不喜欢不愿倾听他人意见的人。
（4）一般人对情绪激动的人的判断力，通常欠缺信心。（5）人们对于态度冷静、善于逻辑推理的人的判断力，均寄以信心。
（6）人们对富于想象力与创造力的人均产生好感。但是，当一个人的想象力与创造力超越了听众所能理解或想象的范围，则该想象力与创造力将很容易被视为荒谬。天才与白痴毕竟只是一线之隔！
（7）在会议中最令人讨厌的两种人大概是：喜欢打断别人的话的人，以及喋喋不休的人。
八、保持积极态度
在一般会议中，我们经常面临的是消极的气氛——包括消极的表情、消极的情绪、消极的话语、消极的反应等。在消极的气氛笼罩下，你若能注入积极的言词与积极的态度，你将成为严寒中的一股暖流，并成为与会者心灵寄托的所在。下一次再参与会议，请参照下列诸种要领行事，你将获取不同凡响的良好结果：
（1）从积极的角度看问题——将那些只以产生不良后遗症的消极性意念，扭转为积极性意念。例如将“这一百万元的投资当中有一半肯定要泡汤！”扭转为“这一百万元的投资当中有一半肯定会带来效益！”。
（2）倾听那些足以蒙蔽真象的泄气话，并设法解开迷雾。
（3）削弱会议中所面临的问题的难度——设法先帮助解决较简单的问题，以增进与会者对解决困难问题的信心。
（4）自告奋勇地承担工作，这对减轻与会者的精神负担与实质负担均有帮助。
（5）当其他与会者强调困境之际，你则设法提供解决方案。
（6）对提供良好的意见或解决途径的其他与会者，表达你个人的激赏。
（7）面对棘手的问题时，应讲求实际，而不应悲观。
（8）鼓励与会者积极进取。
九、协助控制会场
不具实效的会议最容易令与会者产生反感。当你被邀参与一个几乎可以断定是无效的会议时，你有三种途径可以选择：
（1）避免参与这样的会议；
（2）参与这样的会议，但是采取消极的态度抵制（如拒绝发言），或是采取积极的态度反抗（如故意捣蛋或指责主席）；
（3）帮助主席控制会场，以令会议富于实效。在以上三个途径之中，除了在若干情况下可以采取第一途径之外，应该以选择第三途径为上策。与会者怎样才能协助主席增进会议的实效呢？以下是一些具体的建议：
（1）千万要自律，切莫为主席制造难题。这至少包括：不要与邻座交头接耳；除非特别紧要的事情，否则不要中途离席；不要与主席或其他与会者争论；不要意气用事；不要在会议中从事与会议无关的工作。
（2）假如与会者之间发生争论，则主动介入，并设法令争论的每一方皆能理解对方的观点。
（3）倘若有人垄断会议，则主动提出自己的意见，或鼓励其他与会者发表意见，以打破垄断局面。
（4）如果讨论的内容偏离主题，则设法提醒与会者有关会议的目标及问题的焦点，以便将与会者的注意力拉回正轨。
核对会议清单
人员配备条件：
销售经理：充当主持会议的高级职员和会议的主人，负有经营管理会议及掌握会议的双层责任；负责全面综合监督。但行政、事务、登记并与大会登记人员直接联络等具体责任则分别委托下列三位副主持人负担：
活动计划主持人：受销售经理委托，负责活动计划内容、会议日程和材料、联系并安排发言人、特殊出版物和其他活动计划事项。
设施主持人：受销售经理委托，负责全部物质安排，包括与会址管理部门的磋商、联络和配合，准备和维护会议场所，并对有关会议的一切特殊设备、材料和供应品进行订购、运输安置、保养和处置等工作。
特殊事项主持人：受销售经理委托，负责计划、组织和监督与会议有关但从属于会议的社交活动，包括正式宴会、体育比赛项目、观光、为配偶和儿童准备的活动及其它活动。
公共关系管理人：负责协助登记、促销和宣传以及与新闻界的联系。
第一阶段（会前数月）：
（1）规定明确的目标和“主题”。
（2）发动宣传人员并征求意见。
（3）指定项目管理工作人员并确定权力分工。
（4）请会址管理部门投标。
（5）估计费用和设计暂编预算。
（6）视察会址并签订合同。
（7）向预期参加者通知开会日期。
（8）约请发言人。
（9）计划业务方案内容并探索特殊事项的可能性。
（10）计划并实施宣传方案。
第二阶段（会前两月）：
（1）用需要的人员扩大项目工作队伍。
（2）确定发言人和准备方案材料。
（3）订购为会议室、讲台及欢迎用的标志和彩旗。
（4）预定安装特别电话或通讯装置。
（5）为每次会议准备房间布置图和设备清单。
（6）预定视听器材、黑板、黑板架以及其它辅助发言人的装置
（7）协调方案的各个方面并详列说明。
（8）对会址进行仔细的实地检查。
（9）向场地管理部门提供逐个房间的方案要求和说明。
（10）就场地管理部门和你单位本身各应提供哪些商品和服务达到完全理解。
（11）召集全体项目工作人员审查方案准备的各个方面的确切情况（必要时定期召集）。
（12）与场地管理部门协商供给住房与登记的要求，以及行政手续。
（13）计划登记制度，包括确定的日期和注销日期。
（14）将登记表和方案资料邮寄给全部参加者。
（15）准备登记表。
（16）准备展览品、
