第十一单元哈佛经理手册-第8章
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会议地点的选择
许多人在从事会议规划时，都以“方便”——主席的方便以及与会者的方便，作为选择开会地点的依据。这样做并不妥当，因为“方便”只是选择开会地点的诸种考虑之一。会议地点选择，至少应顾及下列七个条件：
（1）场地必须有空档且可供使用。
（2）场地必须够大以便容纳与会者及视听器材。有人认为平均每一位与会者若能拥有1。5米2的空间，才算理想。
（3）必须拥有包括桌椅在内的适当家具。会议时间愈长，所使用的桌椅愈应令与会者感到舒服。不过，却不应该令与会者舒服到无心开会的地步。
（4）必须拥有充足的照明及通风设备。
（5）必须能免于声音、电话、访客等干扰，以防与会者分心。
（6）必须令主席及与会者大致方便。
（7）成本必须低廉。
以上七个条件之中，前四个可视为任何会议地点的必备条件，缺一不可，但后三个条件则往往因相互冲突而无法同时具备。例如为节省开支及令与会者大致方便，主席将会议地点定在与会者办公室的附近。但是，由于会议地点太接近办公室，就会在会议进行中常有电话或访客的干扰。此外，与会者也常在会议进行中伺机进出会场。反过来说，倘若为了令与会者专心开会，主席遂将会议地点改在远离与会者办公的地方。但是会议地点遥远，不但令与会者感到不便，而且也令会议成本因而提高。许多管理者对会议地点的选择都有这样的共同认为：一般性的会议或是为时较短的会议，原则上应在与会者办公室附近召开，但是特别重要的会议或是为时较长的会议，则应选择远离与会者办公室的地方召开。
1选择地点
在其它条件相同的情况下，如果会期短，最佳会址是大多数参加者旅途最短的地方。如果会期较长，那么，旅途远近就不如主要商业中心或人们常去的地方重要。
越来越多的机构发觉机构外的会址能增加会议成功的机会。有些企业报告说，多样化的会议地点能激发兴趣，并为常规功能增加新的方面。而且，它为会议的便利、服务工作和可能安排的项目提供更为广泛的范围。
2考虑利用会议中心
一下子解决许多后勤问题的好办法是在一个会议中心开会（不要混淆会议中心与大会中心，后者一般要大得多）。会议中心这个概念在过去十年中已臻完美，现在是开两百人以下会议的主要地方。
美国典型的会议中心是康涅狄格州南贝里的哈里森会议中心。各种专家讨论会和专题讨论会在这里各开二天，平均参加人数为20～100人。会议在长达一年之前就需预定。设施有先进水平的会议中心和度周末的地方，备有二十间会议室，每间大小从二十到三千平方英尺不等。座位从十二个到二百二十五个不等，并可安排成剧场式、教室式、宴会厅式或讨论会式。
典型的中心座落在没有大城市的汽车、飞机和行人交通干扰的地方。这种中心一般包括供会议用的一所有充足房间的旅馆，一个咖啡馆和一个餐馆。可以安排全套会议服务项目，包括就餐、客房、会议室、便笺本、铅笔、标准的视听器材、咖啡供应、以及供娱乐使用的设施等。
注意：不管会议主持人是新手还是行家，他都会发觉和良好的会议中心共事可以减少许多计划难题。由于这种中心适合小型会议，它能估计到主持人的需要，从而减轻他所肩负的许多细节。而当把所有收据加到一起时，费用不一定更高。会议中心在各国已如雨后春笋般兴起，新的中心还在继续开办。最好的一些中心位于大城市附近的老房子里，但是要仔细选择。
3及早提前预定
在计划开始时就预定地点——如有必要，可以是暂时性的，这样做有百利而无一弊。最好的开会地点要及早预定。最受欢迎的开会地点时常要提前五年预定。围绕可供使用的场地和设施设计方案，比物色完全适合于既定方案的设施要容易。
初步的寻找场地可以通过邮件进行，条件是你能提供你的要求细节的概要和拟议的各个日期。招标应包括下列各项：
（1）活动的一般安排（附上以前类似活动的方案有助于场地管理部门参考）。
（2）开会场地的要求——分别对圆桌讨论小组、群众大会、陈列区、宴会等提出要求；说明每项占用的具体时间，以及参加的人数等。
（3）简述拟议的社交活动。
（4）说明是否需要特殊场地、设备、伙食或人员条件。
（5）套房、单人房间、双人房间各需若干，并说明与会者住宿的天数。
你在和场地管理部门初步函商时，最好限于要求下列各项：可供多大场地、价格表及平面图。在预定大会地点时，大多数财务细节是可以磋商的。最终预定场地应以亲自视察建筑物为准，平面图可能靠不住，亲自视察实际结构装置。
4彻底视察开会场地
大会管理人和会议物质安排的负责人应视察拟议中的会议场地。适当的核对细目应包括下列各项：
（1）检查考虑中的全部会议室或场地。不要认为任何两个房间都一样；要检查每个房间的物质条件，以发现不合适的照明或通风、不方便的休息室、妨碍安静的通道或出口、不恰当的场地分配及其他问题。如果怀疑一个房间是否能容纳会议要求的座位数字，就坚持试摆以核对容量。
（2）随意抽查一个单人房间、一个双人房间和一个套房的设备。特别要警惕所谓“二等”设备，因为有些旅馆把客人分为社会的和参加会议的。检查家具、床铺的质量以及全面清洁情况。
（3）检查登记，会议管理以及其它后勤所在地。要便于进来的客人寻找，便于到达所有的会议地点，并有加锁的储藏处。
（4）检查膳食供应。要求提供过去的各种菜单。在没有旅馆人员陪同下，检查每一个餐厅的一般伙食。注意服务质量和员工态度。
（5）假如被指定的房间不在同一层楼，则须检查电梯的服务情况。参加者来往于各会议室是否会发生困难、造成延迟以及使会议停顿。
（6）检查可得到的服务项目、营业时间和社交与娱乐活动的费用。
（7）确定来往于会场及社区之间有无交通及停车便利。
5签订书面合同
会议和大会已经成为许多旅馆和会议中心的重要收入来源。他们渴望获得你的业务，渴望使你满意。大型会议几乎每一个方面都可以谈判：房租、宴会费用、会议场地、宣传邮件以及其它大量细节，都可以讨价还价。
一旦谈妥一切细节，极为重要的是把口头协议变成书面形式，分别详列每项具体安排。你的最终合同或协议应包括如下的细节：
（1）确定全部会议场地，包括每个房间的名称及可供使用的时间。餐桌座位安排、视听器材以及其它设备的图表都应草签并附于协议书。
（2）确定保证的客房间数、房费表以及——如果是美国式——包括的伙食及服务。如有可能，应列入开会团体大多数人的到达和离去日期、房租起算和退租日期以及不受约束的客房退房日期。
（3）确定由旅馆提供的免费商品和服务（例如会议室及其布置，特别装饰，欢迎会的音乐和酒，飞机场接机，特别的娱乐活动，工作人员伙食，电影放映员及其他额外人员）。
（4）确定小费安排，包括用餐、整理房间的女工、共同使用的侍者及其他人员的拟议小费费率或者在房间全部帐单上增加一定的百分比作为服务小费。
（5）确定任何特殊安装或改装，增加特别人员、服务或设施，并明确开支怎样负担。
（6）确定预定和开票手续，包括你的单位为宾客承担财务责任的限度。
（7）建立个人信贷，并列明应向参加者个人直接收取的费用。
（8）指定可以取消预定而不向你单位收费的一段时间或最后期限。
将协议细节——不管多么细微——写成书面合同的重要性，无论怎样强调也不为过分。随着会期临近，应经常与场地管理部门保持联系。人员、旅馆装修或其它变更都可能对会议计划产生重大影响。密切联络会有好处。
6选定地点和时间的重要性
没有一个时间或一个地点对所有的会议都是最佳的，但是对每一个集会来说，都有它的最佳时间和最佳地点。要确定一个大家都方便的时间，应在安排之前和主要的参加者联系。任意安排的会议对一些参加者可能不便；在这种情况下，或者是他们的正常工作，或者是会议本身会遭到损失。每日的不同时间对机警程度和精神集中程度会有影响：下班以后开会容易身心疲倦、与个人计划冲突，而饭后立即开会则正赶上感受能力低的时候。
还要记住，拖长开会时间导致效果递减，那些以鼓励创造性思维为目的的会议尤为如此。
一般说来，少开会比多开会好，但是“开足够的会”的含义，取决于实用目的。当会议目的是协调或检查时，定期安排比随时召开好：在重要项目的最后阶段，则每天开会可能是恰当的。
7会议室
会议效果常常受到会议地点和物质享受的影响。你自己的办公地点可能是最自然也是最易于利用的地点，但它不一定最有助于达到会议的目的。选择会议地点应当包括对如下因素的评估：
（1）理想的会址对绝大多数与会者来说，应该是旅程最短的（不要受级别影响而忽视大众的便利）。
（2）首先要考虑没有打扰、噪音和其他使人分心的因素。许多业务会议安排在远离办公室的地方，以摆脱日常事务，达到集中注意力于会议的目的。不用说，适当的通风装置，空气流通，照明度，音响效果和温度调节，这些都是促成有效的会议气氛必不可少的主要条件。
（3）与会者座椅的舒适程度和他的注意力持续时间之间有明显的相互关系。假如会议地点是租来的，应检查那里的设施和器材。便于圆桌会议参加者的器材，对大多数会议有好处。同样重要的是也应该有能使人精神振奋的设施。
会议议程的拟定
顾名思义，议程即是会议的程序表。议程所涵盖的除了足以实现会议目的各种议案之外，尚包括与会者姓名、会议时间以及会议地点等项目。
主席在编排议程的时候，最好能遵守以下两个原则：
（1）按照议案的轻重缓急编排处理的先后次序，这即是说越紧要的事项越应排在议程的前端处理，越不紧要的事项则越应排在议程的后端处理。这样做的一个好处便是：就算在预定的会议时间内无法将全部议案处理完毕，但起码较紧要的议案已被处理过。那些较不紧要的议案，则可另择时间处理，或是并入下次会议中再予处理。
（2）每一个议案应预估所需的处理时间并明白地标示出来。假如能这样做，则主席可让某些人只参与与他们有关的某些特定议案的讨论。这即是说，假如议程中明示几点几分到几点几分被分配于探讨某一议案，则主席可以故意让某些人迟到（即令某些人在涉及他们的议案被讨论之前几分钟才进入会场），也可以故意让某些人早退（即令某些人在涉及他们的议案被讨论过之后离开会场）。这样做，显然可以节省与会者的时间。不过，会场的秩序将不免受到干扰。因此，主席只能有限度地容许迟到或早退。
有些主管在主持会议时并不准备议程，这是一种很坏的习惯。议程不仅能够规范会议的内容，而且也足以约束沟通的次序与沟通的节奏。一旦会议欠缺议程，则会议的内容势必不确定，沟通的次序势必杂乱，沟通的节奏势必太快或太慢。换句话说，欠缺议程的会议是注定不具实效的。为了改变这种不良的习惯，每一个机构都应考虑采取政策性声明，严格要求拟妥议程之后才准许开会。
为让与会者对会议及早作准备——包括心理准备及实质准备——议程应随会议通知事先发给与会者。
虽然并非所有会议都需要正式的议程，但是与会者至少应当事前有所了解，以便做好准备。议事日程是受到尊重还是被忽视，这与管理部门对它的利用程度是成正比的。
但书面的议程有另一个重要好处：会议领导者将集会的目标写成书面的议程，有助于会议目的的具体化。这样，议程就能使会议按照既定轨道进行，让主持人能集中他的精力去处理参加会议人员彼此之间的相互影响。
拟定议程的责任通常落在会议领导人的肩上。但是，人们一般对他们参加创造的事情才愿意予以支持。提前参与能使那些参加会议的人依照拟定的议程把问题看得更清楚。下面是可能有助于鼓励与会者参加的一些建议：
（1）对将要讨论的问题要求及早思考。
①对问题的解决或处理，有哪些看起来是行得通的？
②哪些是显而易见的危险？
③所要讨论的问题其最后结果可能意味着什么？
（2）如果时间允许，把参加会议者的建议合并到暂定议程里，提前分发，以征求补充意见。
（3）提前向与会者简明介绍会议的目的，并要求他们做一些具体工作，例如抽样调查员工意见，汇集统计数字，或搜集背景资料。
会议常因野心过大的计划而在一开始就注定失败。下面是制定实际可行的目标的一些建议：
（4）可能的话，把议程的话题限制在同一个主题范围内。这有助于从容进行，同时使必须参加企业会议的人数减到最少。假如议程中有不同主题，可以分别安排为两个小会进行。
（5）假如这些主题之间没有关系，要力求少安排一些话题。因为要使与会者从他很感兴趣的问题转到兴趣不高的问题上，而又始终全神贯注，是很困难的。
（6）设法将议程话题限制为一个主要的讨论项目，辅之以不需大量准备的次要项目。
（7）不把某些特殊的（有势力的）管理人员的“心爱项目”列入议程。
（8）提前分发每一项议程话题的附件，以节省开会时间。这样就可以确定：每一项拿到会上讨论的话题在会前都已向与会者简明介绍。这是一种利用以前会议记录实际可行的方法。
（9）在议程上要表明会议开多长时间。与会者知道会议不允许超过时间，就会更加积极。
（10）对那些非常有争议的、极为复杂的或小组完全不熟悉的话题，要安排充分的时间。
（11）要记住注意力的持续时间是有限度的。对一位实业家来说，有效的会议一般持续一个小时，当会议进行了一个半小时，就接近效果递减的临界线了。
（12）假如会议必需开到两小时以上，应安排中间休息时间。
（13）假如可能，要留出会后交谈和娱乐的时间。
会议通知的派发
很多会议召集人，常常为送发适当的会议通知而头痛。这可能是因为他们的疏忽所造成，也可能是因为他们太过匆促地决定召开会议，以致欠缺足够时间作妥善的斟酌所造成。
一份良好的会议通知，在内容上至少应包括下列五项：
（1）开会的时间（包括日期及起止时间）。
