干戈玉帛-顾客抱怨处理艺术-第8章
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衷，找出最好的解决方式。
通常顾客会在沟通之时勃然大怒，大概是碰到以下两种情形：
第一就是销售员说出令人不愉快的话语，第二就是在沟通过程中，顾客
因为不满意销售员的说明而产生激烈的情绪反应。
不管是以上哪种因素激怒顾客，最直接的处理方法就是马上找出顾客生
气的原因，然后再进行一连串补救的行动。
当顾客愤怒的情绪非常高昂时，应该采取以下四种方法来缓和顾客的怒
气。
实战的处理法①：撤换当事人
当顾客极度愤怒时，通常不会相信销售员的说明。假如销售员一逞按照
自己主观的意见向顾客说明，顾客的不满和怒气会更加剧。所以，另外找其
他人员来处理会比较好。
当然，这位调解人员最好是有经验、有人缘、具有处理能力的高级主管，
这会使顾客有受重视的感觉。
实例
田中先生是日本某百货公司的服务课课长，服务课的办公室位于公司的
入口，原本的宗旨是要引导顾客找到顾客欲前往的楼层或卖场，可是却常常
有不满的客人到这儿来抱怨。
在商店街附近的上班族通常比较不会在意商品品质和店员态度，但是如
果因为升降梯太挤或有问题使得顾客不得不走楼梯下楼时，抱怨和不满的情
况就会增多，于是怒气满腹的人走到出口时，就会到服务课去诉苦。服务课
的女服务员在受到顾客的抱怨时，通常会客气地向顾客道歉，并仔细地记录
卖场与事件，而且通知该卖场的负责人下来向顾客赔罪说明原因。有时候顾
客非常愤怒、情绪激昂，女服务员先以电话向田中先生报告，请他帮忙调解。
接到电话后，田中先生一定会放下手边的工作马上出来，听完顾客的抱怨之
后，便诚恳地向客人道歉，然后进行事件的调查，找出最可行的解决方法有
时候，服务课的女服务员常会向他诉苦：
“那个客人好奇怪噢！刚刚课长您还没有出来的时候，他一直对我大吼
大叫，口气很不好。可是课长您一出来，他的态度却
18O度转变，真是‘差
别待遇’。”
听了这些话，田中先生总会安慰她们，然后告诉她们客人突然改变态度
的原因：
听了这些话，田中先生总会安慰她们，然后告诉她们客人突然改变态度
的原因：
第二，女服务员在接触到顾客时，都是顾客怒气满怀的时候，因此容易
受到猛烈的抱怨。但是课长通常在顾客发泄怒气后才出现，再加上课长级的
人年纪都较大，行事较稳重，因此顾客在心理上比较有信赖感。
经过田中课长这一番说明后，受到委屈的女服务员才渐渐释怀。
身为公司的一分子，其实每一位员工都应该了解这点道理，那就是第一
线的员工接触顾客最频繁、受委屈的机会最多，工作也最辛苦。因此，上级
主管应该不时地替他们打气、慰劳他们的辛劳，才算真正达到解决客人不满
的问题。
实战的处理法②：改变场所
许多怒气冲冲的顾客会当场在店面高声抱怨。这些顾客当中，有些人原
本讲话就比较大嗓门，但是有些纯粹是因为精神亢奋，情绪激动所致。另外，
以音量的大小来压倒对方、显示自己的优势，也是人们常有的反应。
遇到这种情况时，负责调解的人一定要沉着冷静，不可因为对方情绪上
的反应，自己也跟着情绪化，而违背了调解人员该有的立场。
当抱怨的客人只在店面大声吵闹时，会直接影响到周围正购物的其他客
人，购物气氛也会随之而破坏无遗。
其次，会影响店方本身。
“这家店里的销售员竟然故意不找钱给我！”如果有人当着其他客人的
面这般大声嚷嚷，对店方或销售员而言部是非常困窘的事。
如果请来的调解人员依然不能解决问题时，最好尝试换个场所。
“站着说话不方便，请到贵宾室坐下来谈！”“我们先进办公室再慢慢
谈好吗？”此类的话语可以暂时改变场合不适宜的缺点。然后引导客人到招
待室（办公室）后，最好先泡一杯茶或倒一杯果汁招待他，让客人缓和一下
他的情绪，最后，有一个诀窍，就是先告诉顾客：“现在我们正在调查事件
的原因。”或“负责人马上就来。”然后关起门让顾客一个人留在里面。
用大声吵闹的方式来达到目的的顾客，通常在下意识喜欢引起他人的注
意，来达到自己的目的。因此，让他远离其他客人，独自留在一个空旷的场
所时，他就无法利用群众来表现自己了。而且店方准备舒适的场所和饮料让
他缓和情绪，如果他是反省力比较强的人，也许会突然意识到自己说话说得
太重了也不一定。
最后，当负责人进来说道“让您久等了，我是店长，我叫野田”时，有
些顾客反而会变得非常理智。“刚才我实在太冲动了。”
从这件小事看来，可知让一个人独处一室以静静地缓和原本亢奋的情
绪，也是解决问题的好方法。当然，让顾客等待的时间一宁要适当：太短的
话，顾客无法完全缓和情绪，容易再度发怒：如果太长的话，顾客又会认为
没人理他，可能火气更大。所以让他等个两三分钟——大概抽一根烟的时间
最为恰当。此外，在这里一对一的商谈场合，一定要冷静而且诚恳地向客人
解释并且道歉。
实战的处理法③：改变时间更换协调人员、改变场所，尽全力解决，却
仍无法平息顾客的怒气，最好的方法就是取消今天的会谈，并把它延至第二
天。亦即直接向顾客道歉，然后告诉他：
天。亦即直接向顾客道歉，然后告诉他：
如果这时候态度强硬的客人回答：
“不用来了，来了我也不在。”则表示他的怒气无法在一时之间平息。
遇到这种情形，一定要诚恳地问出顾客的地址、电话，然后每天不断地
派人到客人家中拜访、道歉，以绝对的诚意来博取对方的谅解。
通常第三天时，由于公司方面天天派人来道歉，客人的家属也会帮忙打
圆场：“爸！那家公司的职员又来道歉了。他们纵然真的有错，但是百忙之
中天天都亲自来道歉，实在也令人感动，你就原谅他们吧！”
只要家人说出这样的话，表示这个策略已经成功了一半。剩下一半必须
再以诚恳的态度向客人致最高的歉意，使他真正感动，而不是“算了，我家
人都受不了你们的道歉方式了，我也不想再计较，你们走吧！”这种态度。
其实这种以人情、义理来感动别人的方法是东洋式的处理，用在西方人
身上也许不适合，反而让人觉得天天来骚扰，侵犯了个人的隐私权！因此遇
到西方人或洋派思想的顾客时，最好的解决方式仍然是以同额的金钱来赔偿
精神上、物质上的损失，因为西洋人的思想重理论，不重感情。
实战的处理法④：主管和负责人的信赖与合作
处理抱怨问题时，居中协调的负责人员和公司的主管之间，一定要有默
契，并且互相信任。因为负责调解人最大的希望就是圆满地解决顾客的不满；
而主管的态度则是希望在公司蒙受最低损害的原则下达到与顾客妥协的目
的。因此，双方在解决事件的实际做法和预期目标上，一定会有不少的出入。
举例来说，负责人由于直接面对客人，因此受责难的冲击较大，很可能
顾客要求高额赔偿时，负责人不得不答应。但是主管总希望能为公司看紧荷
包，因此，不愿意花太多经费解决这类事件。
《干戈玉帛——顾客抱怨处理艺术》
《干戈玉帛——顾客抱怨处理艺术》
此“伏”彼“起”，此“起”
彼“伏”——如果企业是一只划过风浪的小舟。
企业的“服务”与“抱怨”，从某种程度上讲是有着密切“关系”的。
“抱怨”产生（来自）于不良的“服务”，而“服务”的具体和完善又可以
避免“抱怨”。可以说，经理人重视“抱怨”的同时，更应重视服务。若想
预防“抱怨”，最佳方式，就是完善“服务”。所以，本章将从“服务”谈
起，其中，亦包含着对经理人处理“抱怨”态度的隐形观点。
一、经理人与“服务”
一、经理人与“服务”
如果经理人不能对顾客服务进行锲而不舍的努力，没有一家公司能提供
杰出的服务。顾客服务涉及万端，只有在经理人亲自领导下，才能够做好。
经理人如果不亲自领导，整个组织会很自然地转向内部，着眼于内部作业过
程——而把顾客列为次要。每一个人只想善尽本分，而不是尽量讨好顾客。
各式各样的报告、策略计划、幕僚会议，以及业务检讨所形成的官僚作风，
会使大家不再把注意力放在顾客身上。在不重视顾客服务，而且整个组织不
以此为核心的公司中，员工会因为服务顾客而危害到本身的事业前程，原因
是他们可能无法准时交出财务报告，或是对策略规划委员会提出报告。
一家公司的经理人如果不努力地催促员工提高处理服务水准，那么在与
争取新顾客这种迷人的工作比较之下，服务顾客这种繁琐的工作，也就引不
起员工的兴趣。这正如一则老故事所说的：为了抓住眼前的利益而把扁担都
丢了。负责在美国运通公司监视服务品质的史派屈勒说：“服务是一种极脆
弱的商品，你不能今天提供服务，明天就抛在脑后。如果没有经理人在背后
支持。不可能提供优良的服务。有许多其他事情——新产品与新计划——都
会夺去服务的预算。”
为了执行顾客服务策略，先由经理人发起运动，亦就毫不足奇了。任何
一种策略都要与其他压力相抗拒，如果经理人不重视，很快就会被抛在脑后。
但就顾客服务来说，高阶层的领导格外重要。理由之一是，催促一家公司提
供杰出的服务，与传统的想法背道而驰。员工在耳中听到的是，别把损益表
上的盈亏数字放在心上，要不惜代价令顾客满意，但很少员工会相信这种说
法，除非经理人以具体行动来显示其顾客服务的热诚。
更重要的是，经理人的一言一行都在塑造公司的文化，而文化则是顾客
服务的关键所在。服务主要是一种交往的过程（socialprocess），一种员工
与顾客的互动关系，就像诺顿的销售代表与顾客的交往关系一样，或是电脑
用户与软件公司的负责接电话解答用户问题的员工之间的关系。直接跟顾客
接触的员工，所从事的是社会学家赫奇德（ArileHochschild）所称的“情绪
劳动”（emotionalLabor）——做事的方法是扮演值得信赖的角色，以及利
用情绪演出未写成文字的剧本。这是一种非常折磨人的劳动。你不妨想想，
上班一整天都要对每一位上门的顾客，尤其是对那些心怀不满的顾客真诚地
关怀与帮助，是多累人的差事。
公司正式的制度、规章、以及办事方法，对这种社会过程并无多大帮助，
也不会对情绪劳动产生多大的鼓舞力量。当一位员工因为公司的政策，瞪着
眼睛拒绝顾客的某项要求时，这个社会过程——关键时刻——也就骤然划上
了休止符。当一位银行员或麦当劳的服务生，像做奴隶似地按公司规定照顾
每一位顾客，却不做真正的情绪劳动，必然会给人虚情假意的感觉。靠正式
的规定，有时还会闹笑话。凯玛百货公司（K—mart），有一度命令店员要在
结帐之后，对每位顾客说声“谢谢您来凯玛购物”（ThankyouforshoppingK—Mart）并将之简写为“TYFSK”，制成标语牌放在结帐柜上。忙得焦头烂额
的店员，有时会在每次结帐后，口齿不清说出地“TYFSK”，把顾客弄得一头
雾水。
当顾客服务作业趋于分权，员工与顾客的接触越来越多，以及顾客参与
服务的过程越来越高时，正式的控制逐渐失去效用。所有这些特质都会使员
工对如何服务产生不确定感。根据对护士、飞机驾驶员，以及对零售店员所
做的研究，工作的不确定性会产生焦虑、压力、紧张，以及不满足感，甚至
因此“对顾客产生负面导向”，亦即怀有敌意。在这种情况下，公司最后只
能订出一整套的控制措施，借以约束员工的行为。工作的确定性越高，越要
靠价值观来导引员工的行为，而不是靠正式的控制来约束。
当顾客服务作业趋于分权，员工与顾客的接触越来越多，以及顾客参与
服务的过程越来越高时，正式的控制逐渐失去效用。所有这些特质都会使员
工对如何服务产生不确定感。根据对护士、飞机驾驶员，以及对零售店员所
做的研究，工作的不确定性会产生焦虑、压力、紧张，以及不满足感，甚至
因此“对顾客产生负面导向”，亦即怀有敌意。在这种情况下，公司最后只
能订出一整套的控制措施，借以约束员工的行为。工作的确定性越高，越要
靠价值观来导引员工的行为，而不是靠正式的控制来约束。
花旗银行的黛娜·纳梅罗芙在
198O年努力完成的一篇分析，对通过服务
来紧密联系用户的概念做了很好的说明。她散发的意见调查表，有
18家企业
作了回答，其中包括美国航空公司、迪斯尼制片公司、麦当劳、韦斯汀公司、
赫尔茨公司和国际商用机器公司。纳梅罗芙最有意义的发现之一，就是在这
些互不相同但却高度重视服务的企业中，人们用来形容自己的语言如出一
辙。她说：“他们在谈到服务问题时所用的语言简直丝毫不差。”
纳梅罗芙发现，要使面向用户的方针切实见效，应当注意三个要点：（1）
要有经理人员深入而积极的参与；（2）要明确强调人的作用；（3）要勤于
考核，及时反馈。我们已经一再发现，这要从高层领导开始做起。纳梅罗芙
言简意赅地把这叫做“服务干才”。高级经理们通过个人亲身的榜样作用，
发挥着这种管理才干。他们的责任首先是提出公司的一种宗旨。纳梅罗芙所
调查的企业中有许多都把它们的使命陈述书中的一个明显部分用来讨论服务
问题。这些企业中有好多家，都把出色服务看成它们的首要目标，把服务摆
在目标上的第一位，它们认为“利润也就自然会接踵而至了”，这就加强了
我们在本章开头部分所提到的产生经济收益的那种观点。
有些管理风格的特点，是加强服务宗旨，在这方面纳梅罗芙选用了许多
例子。她发现，高层经理们是把服务问题当作“实时”问题来处理的，也就
是这是值得他们立即躬亲过问的问题。她还发现，高层经理们往往越过指挥
链里的中间层次而直接干预有关服务的决定。这些经理们常频繁地跟那些负
责回答用户来信的下级专业人员们进行定期碰头。他们在“用户来信上写上
眉批旁注”，还“戏剧性地摆出上门服务的架式，以便使公司的形象在用户
眼中更加突出”。（还该补充一句，这种做法足以在整个组织里促使重视服
务的宗旨变得家喻户晓。）
纳梅罗芙在谈到高层领导的管理风格时，还提出了一个极其微妙的重要
问题：“我所采访过的高级经理们都认为，对于靠服务来创造收益的问题，
必须从长期的角度去看。”这一点在美国大公司里被忽视是太普遍了。利润
指标固然很重要，但却是着眼于企业内部的，当然不能广泛地激发起基层的
数以千计的职工。反之，服务的目标则肯定对下面所有的职工都是有意义的。
要使公司下层�
