流金岁月-时间管理艺术-第7章
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而拒绝授权。这两类管理者的共同缺陷，即是将他们有限的时间与精力浪费在本来可以不需要他们理会的工作上，而令需要经过他们处理的事物无法获得应有的重视。任何一位管理者管辖的工作，大体上均可区分为五种层次：（1）管理者必须躬亲履行的工作；（2）管理者必须躬亲履行，但可借重部属帮忙的工作；
（3）管理者可以履行，但部属若有机会也可代行的工作；（4）必须由部属履行，但在紧急关头可获管理者协助的工作；（5）必须由部属履行的工作。在正常情况下，管理者对第（3）层次以下的工作应授权部属履行。
“找不到适当的部属授权”常被一些管理者当作不愿授权的借口。任何部属都具有某一程度的可塑性，因此均可借授权予以塑造。就算真的找不到一位可以授权的部属，仍是管理者的过失，因为倘若员工的招聘、培训、考核工作做得不差，又岂会有“蜀中无大将”之理？由此可知，授权根本不是“能不能”的问题，而是“愿不愿”的问题。
授权的要领有12 点。（一）在可能范围内应尽量将工作交托部属去执行。（二）管理者对部属可能犯错应有心理准备并应接受。（三）授权后管理者应强调部属的工作绩效，而不应斤斤计较其执行工作的手段。（四）授权应公开进行。（五）管理者不应当将授权范围限定于例行性工作，而应将它扩大到需要运用心思的工作。（六）管理者应鼎力支持被授权者所制定的措施，并为其承担必要的责任。（七）除非事先获得协调，否则管理者不应将两位或两位以上的部属共同履行的工作交托单独一位部属去履行。（八）管理者切忌从事重复的授权。（九）管理者应由简而繁，循序渐进地从事授权。（十）当被授权者发生疑难时，管理者不应只告诉他解决的方法，而应帮他自行寻找解决方法。（十一）管理者不应姑息被授权者的“反授权”行为，即允许被授权者在未做妥工作之前将工作掷回。（十二）管理者在授权后应对被授权者进行追踪。
□误区六：“决策失误症”
倘若你的部属愿意坦白地将他们的时间误区，即导致时间浪费的因素列举出来，则你很可能被列入他们的名单之中。这种情况并不令人感到惊奇，因为领导与部属之间密切的工作关系提供了许多机会令前者浪费后者的时间。正如瓶颈多半位于瓶的上端，任何一个工作单位的时间瓶颈现象也多半源自该单位内身居要职的领导。遗憾的是，一般领导却往往欠缺这一方面的自知之明。
领导之所以成为本身工作单位的“时间瓶颈”，恐怕是源自下列五种原因：（一）沟通技巧不佳。有些领导的聆听能力太差，因此常常陷于“听而不闻”状态。另一些领导则习惯在仓促的情况下下达命令或指示，而不理会部属对其命令或指示所可能产生的误解或曲解。一旦误解或曲解发生，则为善后措施所耗费的时间往往超过事先从容讲解命令或指示而耗费的时间。这是一件极具讽刺性的事，因为这些领导之所以下达仓促的命令或指示，主要为了节省时间！
（二）令部属等候。有三类领导经常令部属空等：1。不重视约会的领导，他们潜意识里有一种傲慢的想法，自以为职位较高，所以部属并不介意等候他们，甚至乐于等候他们；（2）凡事优柔寡断、犹豫不决的领导；（3）事必躬亲，但却经常不在场的领导。
（三）干扰部属的工作。有些领导因欠体贴而过分关心工作进度，动辄驾临部属的工作现场或借电话追踪业务，致使部属的时间受到无谓的糟蹋。
（四）过份挑剔细节。有些领导因刻意追求完美而患上“鸡蛋里挑骨头”的毛病，于是使部属费时费劲地对同样的工作一做再做。
（五）纵容或无视传达信息的人员对信息紧迫性的任意提高。当领导通过第三者（如秘书或助理人员）将信息传递给部属时，该第三者很容易将信息的紧要性过分夸张描绘，致使承受信息的部属停止手头上的工作而优先处理该信息。一旦该信息紧要性低于原先手头上的工作，则处理信息的部属因受干扰而多付出的时间将成为一种永远无法弥补的浪费。
工作单位的时间瓶颈现象的消除，有赖于领导与部属通力合作。就领导来说，他应多加自律，多为部属设想，并且应多增进自身的管理技能。特以下面七点具体的建议奉献给领导：
（一）接受沟通技巧的训练，特别是聆听技巧、下达命令及指示技巧的训练。
（二）将约会视为一种契约，令部属在约会时空等即表示领导本人的违约行为。
（三）学习克服苟且拖沓的坏习惯，并要求自己在获得关键性资料的第一时间即制定决策。
（四）学习授权技巧，并贯彻“分层负责、逐级授权”的基本管理原则。
（五）在进行工作追踪之前应先自同：“这次的追踪是否真正有必要？是否足以过分干扰被追踪者的工作进度？”
（六）学习掌握“重要的少数与琐碎的多数原理”，以避免过分热衷于挑剔细节或末端。
（七）通过第三者传递信息给部属时，应特别指明该信息的紧要程度，以避免它被提升。例如“请转告张三假如他手头上没有什么特别紧要的事要办，就请他立刻过来一下。假如他现在走不开，则请他在明天中午之前设法跟管理者联络。”这样的指示将可避免信息的紧要性被传达者提升。
其次，就部属来说，一旦领导己成为他的严重的时间误区，则他必须有勇气面对现实并技巧地予以指明或对付。现有三条具体建议可供部属参考采用：
○对付“听而不闻”的领导
1。慎选沟通的时机，千万不要在他繁忙或心绪不佳的时间与他沟通。
2。与他交谈时切忌拐弯抹角，而应开门见山，单刀直入。
3。技巧地指明你与他谈论的事端对他所可能产生的利害关系。
4。 一旦发现他听不进你的话题，则尽快结束交谈，另觅其它时机继续交谈。
5。尽量采用“开放式提问”、“探索式提问”、或“澄清式提问”。诸如“你对这个问题有何高见？”、“你是否要管理者拒绝对方的提议？倘若你的意思正是如此，那么管理者应以什么样的理由加以回拒？”等，以获得他的反馈。
6。在与他结束讨论之前，务必切实使他同意你所采取的某种追踪行动。例如在结束谈话之前，他说他需要考虑一些时候，然后再找你作进一步的讨论。在这种情况下，你可要求他允许你，将你的观点写成备忘录以供他参考，并问他你在什么时候可以再度拜访。
7。倘若他戴惯眼镜，则与他倾谈时务必设法令他戴上眼镜，因为根据研究戴惯眼镜者一旦除去眼镜，则聆听能力将大为减低。
○对付见异思迁的领导
1。当他给你指派工作的时候，你最好能象新闻记者那样多作询问。在试图解答你的问题时，他可能因而发现一些他先前所未曾思考到的困难层面。这样，他或许会叫你暂时不要采取行动。
2。告诉他你现有的其它工作，并请他为你决定履行工作的优先次序。
3。问他完成工作的时限，然后尽量将工作压后进行，以免他随时变卦而枉费心机。
○对付以你为听众的领导
1。尽量避免发问或对他的话语作出评论。
2。你对他的答复愈不深愈好。
3。倘若你能一边听他说话一边继续工作，则采取这种听话方式。
4。在听话过程中，显示心事重重的态度。
□误区七：失约或迟到
不要以为约会迟到只是一件稀松平常的事，更不要以为它不足以产生严重的不良后果。事实上，在“守时”被视为美德的社会里，“迟到”是一种难以令人接受的恶习。试想：有谁愿意无端地枯守等候你？又有谁在枯守等候你的时刻，不去思索你的种种缺失？
导致一个人约会迟到的理由大概有以下各种原因：①担心早到而无所事事；②对时间的敏感性及判断力不够；③处事不富条理而延误时间：
④对约会的对象欠缺尊重；⑤轻视守时的价值；⑥视不守时为洒脱；⑦以约会迟到作为显示权威或身份的手段。
假如你是一位惯于约会迟到的人，请根据上列各项理由作一番坦诚的自我检查，以便找出病因，并进而对症下药。为了帮你戒除约会迟到的恶习，现有10 条经验性做法：
1。将约会视同契约，约会迟到即是一种违约行为。
2。在每一次约好见面的时间后，立即考虑约会迟到对自身形象及事业生涯所可能招致的不利影响。
3。随时作可能迟到的准备，这样你将可提前动身。墨菲法则是：如一件事可能出错，则一定出错，而且它会在最不应该出错的时候出错。这对约会迟到具有高度的适用性。倘若你担心早到会被约会的对象认为你太着急，则你不妨携带一些读物或有待处理的文件先到约会场地附近的咖啡店去。
4。只要有可能，应尽量避免约定确切的时间，例如不要说“3
点整”，而改说“3 点前后”或是“2 点3 刻与3 点1 刻之间”，这样可为自己预留余地。
5。尽量避免将约会地点定在某建筑物或某标志物之前，以免令等候者站在那儿空等而难有其它作为。
6。假如你预计即将迟到，则尽快致电通知对方。
7。对自己的工作次序表应作松驰的安排，以免因其中某一项工作多花了时间而延误了其他事项（包括约会）的时间。
8。应事先熟悉约会地点的周围环境，例如交通拥挤情况、停车难易等。
9。极力避免第二次的约会迟到。例如你与某人约会时迟到，则与他
之间千万别再有类似情况发生，以免被他认为你是不守信用的人。1O 请秘书或助手提醒你约会事宜，或是利用闹钟、闹表作自我提醒。
二、新时代的时间管理
□减少无谓的时间浪费
管理者若仔细分析一天的生活，将会发觉无谓的时间浪费，远远超过自己所想象的。不论管理者、学生或家庭主妇，平均一天要浪费清醒时间16 小时的1/4，也有人浪费了清醒时间的50％，甚至高达90％呢！
那么，应如何减少这种无谓的浪费呢？首先，要改正无意义的思考及行动的习惯。如果你任由时间流逝，无所事事，那么，一天、一个月甚至一年，都将一事无成。时间管理的基本要求，就是减少时间的浪费。曾经引起“水平思考”风潮的思考心理学者狄伯诺，最近提出了“5 分钟思考法”，呼吁大家不论遇到什么事情，不要花费太多时间去思考，只要用5 分钟来冷静考虑即可，而这5 分钟的分配情形是：最初一分钟：决定目标及课题；次两分钟：思考的扩张及探求；最后两分钟：调整思绪，定出结论。如此严格地限制时间，反而能使精神集中，更有助于解决问题。以担任经营顾问的王先生为例，他在写计划书时必定测量时间，如果中途思路受阻，就马上换另一个题目来写，这种方式和5 分钟思考法有异曲同工之妙，都能有效地防止时间的浪费。日立电器及许多民间企业，最近都设定了“不举行会议日”。因为如果不停地开会，更容易有许多不必要的会议，以致浪费许多时间。一周内定一天或两天为“不开会日”，是减少时间浪费的有效方法，如果不这样硬性规定，就难以发挥时间管理的功效。
□击返潜伏的时间盗贼
许多管理者的四周，潜伏着无数的“盗取时间者”，它们从各种渠道侵入，夺走这些人士宝贵的时间。比方说：预定外的访客、忽然被分派的工作、长时间演说、电话推销、朋友往来、无意义的工作、不得要领的指示或报告、错误的指示或报告、任意改变行动方针、无谓的文书、难懂的文书、无意义的长时间说明、同事间的闲谈、未在预定时间内结束的会议、长时间的电话等等。这类“盗取时间者”也存在于自己身上。比如：犹豫不决、未善尽责任、毫无计划行动、完美主义、过多的工作、不注意、不正确、无效率、顾忌过多。。等等，此外，还包括一些无意义的饶舌及长时间的电话。
对于“盗取时间者”，应断然地击退。如果接到预料外的电话或来客，应适度地拒绝，或尽快了解其来意，再判断是否有继续洽谈的必要；对于上司的指示，应确实了解其内容，并表达自己的意见；若认为是没有意义的工作，应当场婉拒，不要默默接受，否则，容易导致时间浪费及精神不愉快的后果；在长时间的会议或演说中，对于喋喋不休、言不及义的发言人，应该严肃地请他在几分钟内结束谈话，否则他根本不知道你的感受及时间的宝贵。另外还有八种有效地击退“盗取时间者”的方法：①使用防止对方喋喋不休的关键言辞，诸如“简单地说，你想表达什么呢？”、“你的结论是什么？”、“请你简明扼要他说。。”、“你现在说的，我都已经知道了”等；②防止冗长电话的方法，除①所
述外，还有准备计时器、事前整理谈话内容、先讲结论等；③适度重视某些事物，不要要求百分之百的完美，而应以60—80 分的标准来尽快做决定；④一次就下决定，不要犹豫不决：⑤事先定立计划；⑥将文书全部书写在张纸上；⑦明确表示“可”或“否”；⑧上司应积极地将部分权限委托给部下。
□充实一天二十四小时
时间可分为“钟表时间”及“生存时间”两种。管理老若被“钟表时间”束缚，则生活感就会变得相当薄弱，生活空间也会显得十分狭隘。重视“生存时间”是很重要的事。同样的一天24 小时，以毫无意义的方式度过，或是热衷于工作、娱乐，二者之间的生活密度及充实感都大不相同，显然后者比前者更为充实，因此，管理者应充分活用“生存时间”。
那么，如何来活用时间使得每天都能有一颗感动的心呢？这首先必须反省你现在的一天24 小时过得如何？
（一）早晨起床后，对今天将发生的事，是否存有期待感呢？
（二）一天的生活或工作中，是否能获得新的知识、智慧、技术及技能呢？
（三）在工作、与人相处、自我启发或休闲活动之间，是否有任何新的发展呢？
（四）自己是否有体验新鲜有趣的事物，并得到收获呢？
（五）今天一天是否稍微感觉自己又长大了呢？
（六）回家后，是否尚存情绪高昂的感觉，觉得这样就睡觉太可惜了吧？
（七）如非（六）的情况时，是否一躺下就呼呼入睡呢？
如果你一天24 小时的举动，和上列问题符合的项目甚多，就表示你这一天必定过得相当充实。
充实一天24 小时的方法有五种：首先，必须保持积极的心态。每天起床时，很有精神地将棉被踢开，准备迎接一天的挑战。第二，在工作或与人相处时，应抱着想发现新事物的观念，如果有这种态度，你将会有许多新的体验发生，并增加许多新知识。面对这些新体验或新知识，应该欢喜地接纳，好像觉得“我又学了许多好东西”或“我比以前聪明多了”，如此，无形中自己也会渐渐地成长。第三，每天的工作须有目标，努力发挥自己的能力�
