成功学全集-第75章

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会议主要的潜在的功能如下：

　

1、沟通。

　

为了宣布提高股利或任命新的董事而召集一群人。

　

2、解决问题。

　

为了寻求问题的解答，一群人共用脑力。

　

3、危机管理与灾害控制。

　

一群人聚集处理正在散布并可能造成冲突的谣言。

　

4、显示地位。

　

开会是一种仪式，总经理坐在总经理的位置上，董事则坐在最前面的位置，借以强调这些人是与众不同的。

　

5、友情赞助。

　

一群人集会表扬一位成员的得奖表现。

　

由于会议的多重功能，我们不能随便说：“不要开会，以公文传阅就行了！”因为召集会议的人也许打算做沟通已久的事情。参加会议也不一定与工作无关。对很多职业来说，开会就是工作；如果你的个性不适合这种形式的活动，你应该考虑其他行业或是相同行业中其他性质的工作。

　

如果你负责召开会议，以下是一些可遵循的原则：

　

如果你的目的是沟通信息，你不需要开会，除非迫切需要众人提出问题并解答，否则通知书或电子邮件会更有效。开会的好处是你知道公布信息时，有什么人在场，而且你可以当场评估语言和非语言性的反应。

　

如果会议的主要目的是解决问题，你可以在开会之前先利用通知或电子邮件宣布讨论的议题大纲并提供背景资料，让出席者可以开始思考解决方案，还可以请出席会议者准备相关的资料。面对面开会提供了意外惊喜的机会，出席会议者也许要等听了其他人的意见后才会想到解决的方法。

　

解决问题的新发展方向是一种称为群组的电脑科技：与会者在开会前或开会当时将他们的答案与反应输入电脑，可以当场看到其他与会者的意见，同时快速地解读、评估这些反应。因为意见不必记名，所以集体传输可以使比较不积极、层级较低成员的意见得以被注意、被评估。

　

如果有危机发生时，要召集所有重要人员开会，否则至少应以电话或电子邮件联络他们。他们会希望表达他们的意见，假如你不给他们机会，他们会责怪你。抱怨开太多会的人也就是这些批评从不开会的人，他们会抱怨领导人独裁，不让他们参与决定。

　

领导人需要强调和保持地位的仪式。假如你是策划会议者，这种仪式是强调组织结构的一种方式；但是不要做得太过分。为了加强领导地位设计的会议，如果出席率太低，还是不开为妙。

　

如果你能使会议生动有趣，达成其他的目的也就容易多了。

　

准时开会，不要以等候迟到的人来惩罚准时到达的人。有一些例外的情况，譬如等待计划的灵魂人物出席，等待迟到的演讲人。但是，毫无疑问地，这些都是例外。

　

首先以轻松简单的议题开始，然后渐入困难、耗费时间的议题。

　

不要离题，可印制会议议程。

　

注意时间与进度。在紧张、拘束、紧凑与轻松、自由、浪费时间之间求取平衡并不容易。将严肃与轻松的议题放在一起通常比较受欢迎，因为笑话或幽默的故事，即使说得不高明，也可以缓和紧张或沉闷的气氛。

　

会议完毕立刻结束。这一点对例行性的会议，如每周的业务会议尤其适用。所有议题都已经讨论完毕后即应解散会议，让想留下来聊天的人留下来，而需要离开的人可以离开。

　

多多练习。主持好一个会议是科学也是艺术，只有经过长久的磨练，累积了反应良好的经验后，才能掌握如何带动会议的窍门。许多这方面的大师，他们的技巧是在大专院校、社团中锻炼出来的，假如你的学校生涯早已是往事只能追忆，你还是可以在义工、社区，或宗教组织中磨练你的技巧。

　

十一　粗心大意的人要培养求生技巧　

　

我们每天有数百万小时的工作时间都流失在找东西上面：经理找乱放的报告、信件；研究者找乱放的书本、论文、引述；行政人员找乱放的收据、发票。即使这是一种通病，大家却很少想办法帮助粗心大意的人，时间管理的书籍也很少谈论如何应付这种弊端。幸运的是，许多粗心大意的人对社会的贡献非凡。但是，他们经常重蹈覆辙，花费几个小时找文件，宝贵的时间都浪费在唱回想曲上，沿路问每一个人：有没有看到报告？我的书？我的眼镜？我的钥匙？我的文件？这种伴随这些小插曲而来的情绪压力，可能小至轻微的坐立不安，大到紧张导致休克。

　

时间专家尤金在这方面就有深刻体会：“有一阵子，我的生活曾经突然暂时中止，煎熬了数小时——我找不到我的约会记录簿。对于不必依赖约会过日子的人，这个问题似乎不大，但是对我而言，这简直是惨剧。当时，不能作计划、不能接受邀请、没有办法做任何有建设性的事，我整个人忐忑不安。有人来电请我去他们的机构发表政策方针演说，我非常想去，但是我不知道是否有空。我连明天早上9　点钟要做什么都不知道，更别提两个月以后的9　点钟要做什么了。

　

我回想以前做过的事，打电话给每一个人描述那个簿子，拜托他们如果有人找到的话打电话给我。我猜想所有可能会放的地方，然后每个地方都我了好几次，即使是根本不可能放的地方也找过了。在疯狂地寻找、打电话之后，我终于认命了，心想也许有人找到后会打电话给我。因为心力交瘁，我决定小睡一下，顺便等电话响。电话快响吧！老天爷，求求你让它响吧！趴了几分钟后，我决心第4　次去我的车子里找找。老天保佑，我终于在车门和前座的夹缝处找到了那本簿子。”

　

生活终于又恢复正轨。尤金决定当天立刻采取行动防患未然。于是拟定了一个粗心大意者的求生技巧，以下是计划的主要特色：

　

1、物尽其所，物归原处。

　

找一个置放眼镜、笔、钥匙、约会记录簿的地方，约束自己每天必须把它们放回原处；合理地安排档案、书籍、报告，然后确实物归原处；固定将东西放在衣服的同一个口袋里，例如皮夹在一个口袋、眼镜则在另一个口袋里。这样一点点的纪律不仅可以避免遗失，也表示你不需要花费脑筋去做一些特定的事情，你靠反射动作就可以顺手拿出皮夹、眼镜或是名片。

　

训练自己不要脱轨，一旦脱轨就利用负面刺激法，做一些使自己痛苦的事情。选择放置物品的地点应该合理明确，不要选择一些难以记忆或难以取用的地方。你甚至可以选择两个放置的地方，比方说眼镜放在床头柜或书桌上。据说林肯在他的律师事务所里有一个档案，标签上写的是：“别的地方找不到，找这里。”

　

2、不要藏东西。

　

你也许藏得太高明以致于自己都忘记藏在哪里。拿破仑·希尔的母亲大半辈子都在为了预防从未出现过的小偷而藏贵重物品，但是找不到的东西实际上就如失窃的东西一样，丢了。

　

3、借助记性好的朋友。

　

告诉朋友你的档案、文书夹、书籍等东西放在哪里，但是不要选择一个会因为你的毛病而轻视你或生气的朋友，更不要选择记性不佳的人。记性不佳加上粗心大意，你们两个人都会发疯。

　

4、在贵重物品上写上姓名、住址、电话号码，并且提供奖赏。

　

这一招有时候很管用，假如有人找回你的遗失物，不要吝啬，要诚心诚意地酬谢他。工作文件应该放在写好地址的大信封里，而不是文件夹中，万一你遗忘在飞机上或旅馆里，找回的机会比较大。

　

5、细心标示档案与文件夹。

　

用代号标示的文件夹和档案夹很容易遗失，尤其是当这些档案放在有一长串档案存档的电脑中。

　

6、多多益善。

　

可能的话，所有文件都准备两份。制作两份相同的档案，给予不同的档案名称，制作两份相同的约会记录簿，一本在电脑里，一本随身携带。只要利用复印机便很容易办这些事情。电脑档案则随时可以复制为不同档名的档案。

　

7、三思而后行。

　

如果你必须十万火急地离开一个地方，训练自己在离开前先想一想。全世界的机场都有装满了失物的房间，有很多昂贵、无法取代的东西都是被没有三思而后行的人所遗失的。

　

8、利用笔记、提示物。

　

当你在大型停车场停车时，记下所在位置的行列以及楼层，然后将笔记带着。很多时候，笔记或一些提示物可以唤起记忆。有时候你并不需要写下来，可以将提醒的话录在语音邮件或答录机上。汽车电话尤其有用，可以录下开车时可能会忘记的灵感。

　

十二　不要拖拖拉拉　

　

有个朋友问一位做事拖拉的人一天的活是怎么干完的。这个人说“那很简单，我把它当作昨天的活。”

　

拖沓岂止是昨天的活今天来干？《韦氏新世界英语词典》给“拖沓”下的定义是：“把（不愉快或成为负担的）事情推迟到将来做；特别是习惯性这样做。”

　

如果你是个办事拖拉的人，你大概在浪费大量的宝贵时间。这种人花许多时间思考要做的事，担心这个担心那个，找借口推迟行动，又为没有完成任务而悔恨。在这段时间里，其实他们本来能完成任务而且应转入下一个工作了。

　

有几个办法可以有效对付拖拉的作风：

　

1。确定一项任务是否非做不可。

　

有时，我们感觉到一项任务不重要，于是做起来拖拖拉拉。如果这项任务真的不重要，就把它取消好了，而不是拖延然后又后悔。有效分配时间的重要一环，是把可有可无的任务取消掉。应该从你的日程表中清除乱糟糟的东西。

　

2。把任务委托给其他人。

　

有时候，任务是能完成的，但是你不喜欢做。你不愿意或许与你的个性或专长有关。如果你把任务委托给一个更适合做、更乐意做的人，你和他就都成了赢家。

　

3。弄清楚有什么好处，然后行动起来。

　

我们往往因为看不到完成一项不愉快任务有什么好处而拖拖拉拉。也就是说，我们做这项任务时付出的代价似乎高于做完之后得到的好处。应付这个问题的最佳办法是从你的目标与理想的角度分析这个任务。如果你有个重大目标，那你就比较容易拿出干劲去完成有助于你达到目标的任务。

　

4。养成好习惯。

　

许多人的拖沓已经成了习惯。对于这些人，要完成一项任务的一切理由都不足以使他们放弃这个消极的工作模式。如果你有这个毛病，你就要重新训练自己，用好习惯来取代拖沓的坏习惯。每当你发现自己又有拖沓的倾向时，静下心来想一想，确定你的行动方向，然后再给自己提一个问题：“我最快能在什么时候完成这个任务？”定出一个最后期限，然后努力遵守。渐渐地，你的工作模式会发生变化。
第五节　不要让别人浪费你的时间

　

当你呆在把猴子当宠物的人身边时，必须小心，你要知道的第一件事就是，他们会想放一只猴子到你背上。

　

一　认识并避开时间大盗　

　

史考特·亚当斯画过一本很棒的卡通《迪尔柏特》，卡通描述迪尔柏特努力撰写企管新书的情形。新书其中一章的标题就是时间管理，他的第一个建议是“延后与浪费时间的白痴开会”。一个看起来象白痴的人物站在迪尔柏特后面问：“你怎么做到的？”他回答：“我可以以后再告诉你吗？”

　

成功人士会延后与浪费时间的人开会，或是干脆避免与他们开会。斯坦利·马库斯有一次告诉我：“我一定会准时，因为我的时间很重要，别人的时间也很重要。如果我发现有人不打算持有同样的态度，我就会想办法另找人打交道。”许多行业中的顶尖人物也都遵循这种原则，美乐达公司最优秀的一位业务员告诉我：“真正好的业务员不会让别人等他们。”

　

遗憾的是，有时候你却会成为别人的时间人质。你可能是个业务代表，坐在一个买主的接待室里，而他却待在办公室里，不在乎你转身离开；假如这个人对你很重要，除了等，你也无计可施。此时，你就可以运用消极的时间管理技巧，例如看书或看你带来的报告，或是打电话，只要电话不会被招待员听到就成。

　

如果你需要与权力大于你的人持续往来，你也许可以想办法与他的接待人员商量。但那些需要这样做的业务员、经销商等，却不曾对此费心思量。

　

拿破仑·希尔曾经提起过他如何处理上述问题：“有一段时间，我必须与一位电视台的总经理和一位大学校长共事，他们两个都经常不能准时，而且会让别人等很久。借着认识他们的执行秘书，我可以事先打电话询问他们的时间表，将等候时间缩短至最少；有时，如果会面时间延迟太久，他们的秘书就会在确实可以见面之前的几分钟，打电话给我。”

　

你可以采取一些积极方法应付这种情形。有一个业务经理说：“我不会让医生或牙医让我等太久，我会等15　分钟，然后告诉挂号人员，医生已经好了吗？我约的时间是3　点钟，如果他还有别的事，我要重新安排时间，因为我另外有约会。。他们通常都会让我进去。”一个大学的行政人员说，如果她的同事在他们开会时不停地接电话，而制造太多干扰，她就会写一张纸条给他：“我看你很忙，请有空时再叫我。”然后起身离开。

　

有时候窃取时间的是你的亲戚或好友，他们不只是约会迟到，简直是抢劫你的时间，怎么办？你可以跟他们摊开来说，如果问题一再重演，等到下一次你们需要约时间时，你可以在你们敲定时间时说：“你想我们可以在4点整碰面吗？（或是更精确的时间，例如准4　点10　分如何？）我正在处理一些事情和计划，假如做不完，我的麻烦就大了。”

　

假如说不通，试试史奇勒的主意。史奇勒建议伺机等待对方做了你所希望的事，假如准时到达后，积极加深他的印象。所谓加深印象也许只是一些出自内心的肯定的话，如：“真感谢你这么准时到。”通常真诚感谢的效果比你预期的还好。

　

最后一个防范时间大盗的方式是控制会面的地点。如果你在办公室或家里，当访客没有出现或是迟到时，你还是可以继续做其他的事情。对于突然造访的人，因为不知道他们的情况，一位善用时间的主管会在接待室而不是在他的办公室与他们见面，因为在接待室要中断谈话比在办公室容易得多。

　

二　别接烫手的山芋　

　

如果你珍惜你的时间，当你待在把猴子当宠物的人身边时，必须小心。

　

你要知道的第一件事就是，他们会想放一只猴子到你背上。最好小心一点，照顾猴子可能非常耗费时间。有些猴子是可爱的小动物，但也可能是没规矩、坏脾气、讨厌的东西。

　

不要接手任何别人想给你的问题或责任（例如猴子），如果你接受所有找上门的问题，你的生活会变成一场噩梦。许多经理花费几天、几个月，甚至几年的时间处理从它们的当然主人跳到自己背上的“猴子”。

　

避免接手其他人的“猴子”是《当1　分钟经理碰上猴子》这本书的主张。

　

写的是有关经理花费了所有清醒的时间，企图处理猴子的恐怖故事，就是因为这些经理许可猴子从主