17-会计电算化工作指南-第2章

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，提高数据共享程度，避免重复开发，也有利于企业统一领导、规划和组织。但是，集中管理也有很大的缺点。
　　　　第一，计算中心人员和财务人员不能很好地协作，各自不了解对方的知识和业务特点，各自偏重本单位情况，往往导致系统质量低，实用性较差等情况；
　　　　第二，各部门极易产生依赖思想，认为开展电算化工作是计算中心的事，从而不能很好地配合和支持系统的实施和运行，影响会计电算化工作的正常进行。
　　　　⒉　分散管理方式。
　　　　在这种方式下，企业财会部门单独配备计算机等设备，并配备一定的专业人员，会计电算化工作的实施，完全由财会部门负责进行，计算中心将不再参与。分散管理的优点是，第一，能调动财会部门的积极性；第二，能根据财会部门的实际需要，分期分批解决急需电算化的项目，并且实用性强、投资少、见效快。其缺点也是明显的；一是缺乏整体考虑，各部门都可能从各自的目标出发，不考虑相互之间的联系，数据不能共享，系统效益不高；二是各业务部门都需要配置计算机专门人员，否则影响系统实施，平时遇到的简单问题及维护工作，都不能及时处理。这种方式一般不可取。
　　　　⒊　集中管理下的分散组织形式。　在这种形式下，企业设立专门的机构，统一负责全厂计算机应用规划工作。规划工作包括企业电算化的总体规划，管理信息系统总体设计及子系统划分，统一编码，对所用机型等做出统一安排，指导各业务部门开展电算化工作，若企业已设立计算中心，专门机构的设置就可以以计算中心为主体设置。这种方式，既照顾了各业务部门的特点，又能统一管理组织，是目前一种较理想的组织形式。在这种方式下，实施会计电算化后，就需要调整财务部门的内部组织机构，岗位与职能都可能发生变化。
　　　　下图所示，是一种电算化后机构设置形式：

财务负责人

管　数　数　财　
理　据　据　务　
开　准　处　管　
发　备　理　理　
维　人　人　组　
护　员　员　
人　
员　

　　　　管理、开发、维护人员负责会计电算化工作的规划，参与系统开发工作　（如果自选开发的话）　，并负责日后的维护工作；数据准备人员负责电算化会计信息系统的运行工作、包括输入、运行、输出等工作；财务管理组负责一些财务日常管理工作（　这些工作一般计算机难以直接处理），并参与企业的管理工作。
　　　　商品化会计软件选择
　　　　购买商品化会计软件是会计电算化的发展趋势之一。一般地，不仅会计业务较少、处理简单的单位使用商品化软件，就是会计业务处理较复杂的大中型企业，也可以购买商品化软件，而对于本单位特殊的需求，再进行二次开发，丰富商品化软件的功能，这样既省时，又省费用，是个事业单位实现会计电算化的有效途径。商品化会计软件，版本众多，各具特点，在选择软件时，应从以下几方面进行考虑：
　　　　一、软件的性能特点
　　　　⒈　合法性。　
　　　　合法性是指软件应符合现行化管理所需的财会信息。一方面，要求核算工作中体现现行会计制度及其他财经法规的要求，另一方面要求核算软件能够提供准确可靠的会计信息，满足管理的要求。对商品化会计软件的合法性来说，主要应满足财政部颁布的《会计核算软件管理的几项规定（试行）》中对会计软件的十条基本要求。即：
　　　　（1）。软件提供的数据输入项目；　满足财政部或财政部审核批准的现行会计制度的规定。
　　　　（2）。软件提供用户的会计科目编码方案符合财政部或财政部审核批准的会计制度中有关会计科目编码方案的规定。
　　　　（3）。软件具有必要的防范会计数据输入差错的功能。
　　　　（4）。软件的计算和结帐功能符合财政部或财政部审核批准的现行会计核算制度的规定。
　　　　（5）。经计算机登帐处理的系统内会计凭证及据以登记的相应帐薄；　软件只能提供留有痕迹的更正功能。
　　　　（6）。软件具有按规定打印输出各种帐本以及必要的查询功能；　打印输出的帐页连续编号。
　　　　（7）。对计算机根据已输入的会计凭证和据以登记的相应帐本生成的各种报表数据；　软件无修改功能。
　　　　（8）。软件具有防止非指定人员擅自使用和对指定操作人员实现使用权限控制的功能。
　　　　（9）。对存储在磁性介质或在其它介质上的程序文件和相应的数据文件；　软件有必要的保护措施。
　　　　（10）。　软件具有在计算机发生故障或由于其它原因引起内外存会计数据破坏的情况下；使用原有数据恢复到最近状态的功能。
　　　　此外，商品化会计软件还应满足《规定》中其他有关规定，比如设置的功能应保证日记帐每日打印等。
　　　　⒉　安全可靠性。
　　　　安全性指软件防止会计信息被泄漏和破坏的能力。可靠性是指商品化软件防错，查错，纠错的能力，防止产生不正确的会计信息的能力。评价商品化会计软件的安全可靠性，主要是考察把软件提供的各种可靠性保证措施结合起来，是否能有效地防止差错的发生，在发生时能否及时查出并能进行修改；安全性保证措施是否能有效地防止会计信息的泄漏和破坏。
　　　　为了达到安全可靠性指标，系统本身都设有多种控制措施，如权限设置，复核功能设置，各种校验功能设置，处理顺序控制，采用信息加密技术和存取控制技术，设立备份和恢复功能等；　可以有效地保证软件的安全可靠性；但由于购买软件时；不可能得到详细的源程序代码等技术文档；对安全可靠性审查主要通过测试软件来进行。
　　　　⒊　易使用性。
　　　　主要指软件系统易学易用易懂的性能。可以考察如下几方面：
　　　　（1）。界面的友好性。会计软件的界面是否简洁明了；　提示是否清楚丰富；　所用语言是否符合财会人员的习惯；　输入输出的格式是否规范；　这些构成了界面友好性的主要内容。
　　　　（2）。厂家提供资料的质量如何；　特别是培训资料；　其内容是否完整；　内容是否易学易懂；　各种各种叙述是否清楚明了；　手册中的范例是否恰当实用。
　　　　（3）。软件是否便于操作；　包括如下方面：　操作是否简单；　各种自定义功能及控制措施的使用是否简洁实用；　自动化程度是否很高；　辅助功能及服务功能是否丰富实用等。
　　　　⒋　易适应性。　
　　　　指软件能很好地适应企业财务处理的具体情况，并在企业财务工作内容发生变化时，软件也能方便地适应这些变化的程度。比如，科目的变化，报表格式及内容的变化，各种比率的变化，以及核算内容的变化等，软件能否方便地适应这些变化。另外，象可维护性，可审计性，可移植性等亦需加以考虑，在此不再详叙。
　　　　5。软件运行平台
　　　　当前由于大型、集成性的需要，对软件的运行环境，如：网络环境、数据库环境也成为选择商品化软件的重要因素。
　　　　二、软件的功能
　　　　⒈　主处理功能　。
　　　　要完成会计业务的一般工作，正确处理会计业务流程，进行填制会计凭证，登记会计帐本，输出财会信息等工作。一般商品化软件，主处理功能都比较齐全，不管是帐务子系统还是其他子系统，都不可缺少地拥有输入功能，处理功能和输出功能，但格式和处理方法各有不同。
　　　　⒉　辅助功能。
　　　　这是为主处理功能服务的，提供各种功能，以方便主处理功能的完满完成。没有这些功能；　主处理功能也照样能完成，但有了这些辅辅助功能，使系统使用起来更加方便。辅助功能包括提示功能、帮助功能、引导操作功能、全屏编辑功能、辅助计算器等一切有利于用户使用软件系统的所有功能。
　　　　⒊　服务功能。
　　　　这是　AIS系统有别于其他系统的特殊功能之一，它担负着会计信息系统的后勤保障任务；　从而保证会计信息系统的正常运行。它包括：重建索引文件，以恢复被破坏的数据秩序，复制会计数据档案，以防其丢失，恢复会计信息系统以及其已失或已被破坏的数据，清理存储空间等功能。
　　　　⒋　控制功能。
　　　　它完成内部控制在会计信息系统中的任务，制约会计信息系统按规范的、正确的会计工作流程进行处理，并防止非法的和错误的输入、输出以及操作处理。它包括：输入数据的正确性控制（包括性质、长度、范围等），输出内容使用的控制；　正确处理顺序和方式的控制；　使用权限的控制等系统控制功能。虽然控制功能不象其他功能可以直接从界面上看出，但它们确实存在于整个系统中，而且是必不可少的，控制功能越丰富，系统安全性越高；系统正常运行就越有保证。
　　　　三、厂家售后服务
　　　　购买商品化会计软件，售后服务至关重要。一般厂家都为用户提供售后服务，然而各厂家所提供售后服务的方式和内容都不尽相同，因此在考察厂家今后服务时，应注意以下几个方面：
　　　　⒈　售后服务的内容：　一般应包括用户培训、日常维护、系统初始化、二次开发、版本升级等。
　　　　⒉　厂家维护能力：　厂家维护能力取决于维护人员的数量和质量，以及软件厂家商品化软件的销售量。
　　　　⒊　维护费用：维护费用的交纳方式及数量，也是重点需要考虑的内容之一。
　　　　⒋　维护方式：　即售后服务的具体办法。包括：是否终身维护、是否上门维护、是由总公司维护还是由本地维护点维护，维护是否及时等。
　　　　四、本单位财会业务的特点
　　　　⒈行业特点。每个行业的会计工作都有其特殊性，财政部在制定会计制度时，也是分行业分别制定的，从而决定了各单位购买财会软件时，必须考虑各行业的特点。比如工业企业与商品流通企业的会计工作，在具体核算上，其内容和标准也不尽相同，其他各行业也是如此。当然；　通用商品化软件的某些功能是可以在某几个行业甚至各行业中通用；但购买软件；在满足财会工作的共性时，更要满足其特殊性，这样才能真正发挥其作用。
　　　　⒉本单位会计核算的特点。企业规模的大小，会计业务需要处理的数据量的多少，会计核算精确度的高低，以及是否是分级核算，这都将决定购买软件的性质和功能。具体需要考虑如下内容：
　　　　（1）　企业日（或月）处理凭证的总数；
　　　　（2）　企业会计科目的分级与长度；
　　　　（3）会计数据的最大值与最小值；
　　　　（4）每月所要保存的会计数据量；
　　　　（5）企业的规模及会计工作的分工。另外还需考虑本企业发展速度对上述各项影响，以及企业的资金效益等情况。
　　　　五、费用
　　　　一般地，商品化会计软件的购置费用包括如下：
　　　　⒈　软件费用；
　　　　⒉　资料费用及培训费用；
　　　　⒊　安装费；
　　　　⒋　售后服务费用；
　　　　⒌　其他配套费用，　如专为商品化会计软件配置的系统软件，及防病毒软件的购置费用；
　　　　⒍　网络软件，　增加工作站的费用。
　　　　考虑费用问题时，不能仅以总费用高低来进行选择，应与软件的质量和满足需要的程度综合考虑，以求选择既能满足会计处理的要求，性能价格比又是最优的软件。
　　　　硬件及环境设施的配置
　　　　计算机硬件主要指主机及其辅助设备，　包括计算机、外设及UPS不间断电源等。计算机硬件是电算化会计信息系统运行的物质基础，硬件配置的好坏直接影响到电算化会计信息系统的质量和运行状况。选择硬件设备，应根据制定的会计电算化发展计划，所选软件的要求及单位经济力量等因素统筹考虑。下面分项进行说明：
　　　　一、主机和处理速度
　　　　微机的工作速度主要由其主频决定，现在微机的主频一般为90Mhz、100Mhz、133Mhz等；主频越高；速度越快。另外，硬盘的存取速度对主机处理速度也有影响，硬盘的平均存取速度越快，主机处理速度亦越快。
　　　　二、内存
　　　　即内部存储器的存储容量，以字节来表示。对内存的要求；　应以能保证软件系统能正常运行为最低限度。微机的内存；　最低为640K；高档微机的内存；一般是8M…16M。一般的商品化软件在1M内存的微机上；就可以正常运行。但对WINDOWS版财务软件，多数据的内存配置应为工作站8M以上、服务器16M以上。而对于客户机/服务器结构的财务软件，服务器一般要求在32M以上。
　　　　三、硬盘
　　　　是外部存储器中最常见的一种；　其存储容量的大小也用字节表示。硬盘容量的大小，应根据本单位日常所存数据量的大小来决定，现在的微机硬盘可以高达几个G（千兆），均可满足要求。
　　　　四、打印机
　　　　打印机的种类很多，价格、性能相差也较大，选择合适的打印机就显得较为重要。
选择打印机，可参考如下因素：
　　　　⒈　打印速度，即每分钟可打印的字符数。
　　　　⒉　打印宽度，即一行可打印的字符数，应满足会计报表的宽度。
　　　　⒊　中文处理能力，包括是否装有汉字库，可供选择打印的字体种类，字型的大小，以及美观程度等。一般装有硬字库的打印机速度要比没装的快得多，使用也方便，但价格稍贵。
　　　　⒋　打印的质量，打印质量的参数为分辨率，即每英寸可打印的点数（DIP）　；打印参数越高；打印出的字符越美观。
　　　　五、UPS（不间断电源）　
　　　　由于会计工作的连续性，要求计算机不能无故中断，以免因停电等使计算机工作中断，造成数据丢失等情况，所以计算机供电系统必须配备UPS。
　　　　在配备UPS时；应考虑如下因素：①　能力；对于一台微机；配备一台500W的UPS即可；对于多台；则考虑配备1000W的UPS。②类型，UPS可分为后备式和在线式。后备式价格较低，从掉电到切换到蓄电池供电的过程中需要一段转换时间，但不会影响微机的正常工作。
　　　　在线式价格较高，几乎不需要转换时间，可以保证计算机的安全运行。
　　　　六、机房其他环境设备的配制
　　　　包括空调，加湿器，负离子发生器等，在经济条件允许的情况下，尽力配置，以免系统因干湿度、温度等原因造成系统非正常工作，同时也有利于工作人员的身体健康和工作效率。
　　　　试运行前的准备
　　　　对于购买的商品化软件或有关部门推广的通用软件，使用前需要整理本单位会计业务，确定电算化情况下记帐方法、核算形式、核算内容和方法、制定相应的管理制度、培训有关应用人员、建立相应的组织机构以及系统初始化等主要工作。对于自己组织研制的会计核算软件，会计核算业务整理和记帐方法、形式、内容等都在系统分析阶段就已确定，运行前准备工作的内容主要为组织机构设置、调整和人员分工、制度制定及初始化等。
　　　　下面主要介绍商品软件运行前的准备工作。
　　　　一、会计核算业务的整理
　　　　购买了商品化会计核算软件后，接下来要做的第一件事就是要整理本单位会计核算业务，使之适应电子计算机处理的需要。在手工核算下，一些单位，特别是会计基础工作较差的单位，会计工作规范化较差，帐、证、表格式、内容混乱，核算方法、程序不统一。同一类业务，不同的人做法不完全相同，而且不符合有关要求。会计软件不提供某一具体核算的不规范处理方法，并且商品化会计核算软件的功能、相应的处理过程、方法和有关约定、要求都是在软件研制