17-会计电算化工作指南-第3章
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算的不规范处理方法，并且商品化会计核算软件的功能、相应的处理过程、方法和有关约定、要求都是在软件研制时就规定好的； 所以作为商品化软件与本单位手工核算方法之间，不可避免地有一定差别。要消除这些差别，一是对对商品化软件作适量的二次开发、修改，但二次开发的量不能太大，否则就等于自己组织研制了；二是对单位会计核算业务进行整理、调整，使之满足商品化会计核算软件的要求、规定。
二、记帐方法，程序的确定
记帐方法，曾经有借贷记帐法，增减记帐和收付记帐法在种。有的商品化软件可提供记帐方法的选择，有的只能适应某一种记帐方法。一个单位一般只采用一种记帐方法。目前，一般用借贷记帐法。
目前手工核算方式，一般有记帐凭证记帐程序、日记帐记帐程序、科目汇总表记帐程序、汇总记帐凭证程序等几种形式。采用电子计算机处理之后，业务量大小已不是主要矛盾，因此计算机内没有必要沿用手工记帐程序记帐，没有必要对记帐凭证进行汇总或科目汇总等，依据记帐凭证直接登记明细帐、日记帐，然后总分类帐。目前一些单位的计算机记帐程序仍沿袭原单位手工记帐程序，就没有很好地发挥计算机的优势、作用，影响处理效率的提高。
三、科目编码方案的确定
商品化会计核算软件一般都对会计科目编码作原则规定，并允许各单位根据自身要求进行设置。因此软件使用前需确定本单位会计科目体系及其编码。电算化条件下，会计科目设置既要符合会计制度规定，又要满足本单位会计核算和管理要求，同时要考虑该商品化软件对会计科目编码的规定要求。我国会计制度对工商等行业的总帐科目及其编码，由财政部统一规定。在保证核算指标统一性的前提下，可根据实际需要并征得同意对统一规定的总帐科目作必要的补充。至于明细科目，有的在国家制度中规定，有的则可根据企业管理需要由企业自行规定。
在满足会计核算和管理要求；其次，科目设置应满足会计核算的要求；其次，科目设置应满足管理要求；最后，科目设置应满足编制报表的需要。
四、凭证、帐簿的规范化
商品化会计核算软件中，一般都规定记帐凭证的种类和格式。不管怎样规定，都需对手工记帐凭证进行规范统一，以满足计算机输入需要。在会计核算软件使用前，要确定哪些明细帐为数量金额式，哪些为三栏式，或多栏式，如果软件不提供多种帐簿格式的选择，同时核算又需要多种格式，则或进行二次开发，或设立辅助明细帐以弥补软件功能不足。为了保证从手工方式到电算化方式的顺利转换，还必须核对帐目，保证帐证相符、帐帐相符、帐实相符。科目期末额必须整理，同时还应注意往来帐、银行帐的清理。
五、会计核算业务的规范化和方案确定
这里，会计核算业务主要指固定资产、材料、工资、成本、销售核算业务。固定资产折旧方法目前有三种，即综合折旧法，分类折旧和单台折旧法。目前国家规定，按分类折旧法计提折旧，使用计算机后完全可按单台计提折旧。因此若软件提供单台折旧方法；应尽量实现单台折旧。
材料核算，一般电算化情况下，核算到大类或小类，个别种类核算到规格，比较合理可行。
原先各单位工资核算的内容基本上是统一的，只是在工资项目上有所差别，但随着经济体制改革的深入，工资计算方法差别也越来越大，有计时、计件工资，有工效挂钩的效益工资，奖励浮动工资等。
成本核算方法的确定，一要看企业生产特点，二要看企业管理要求。企业生产特点可分为大量生产、成批特产和单件生产。手工核算方法，一般都已考虑生产特点，由于手工核算的局限性，其成本核算往往难以满足企业管理的需要。成本核算方法一般都从计算产品成本出发，而对于成本控制、部门责任成本的核算与考核目标成本的计算等很少考虑。随着企业逐步走向市场，成为独立的商品生产者，对于内部管理的要求越来越高，成本计算除了满足产品成本计算外，还要在成本过程控制、责任成本、目标成本的考核方面发挥作用，因此在设计成本核算方案时，要充分考虑这些管理的需要。
系统试运行
一、初始化工作
它是指在系统运行前，根据确定的核算方案和软件提供的功能，输入总帐、明细帐余额，定义有关帐表结构、内容和处理方法，输入有关系统内相对固定的数据，如固定资产、工资固定信息等。这样，当日或当月发生的有关业务凭证输入计算机后，就可以试运行了。系统初始化主要包括如下几个步骤：
（1）建立科目编码及中文名称对照表；输入全部总帐、明细帐科目期初余额。
（2）输入有关核算子系统固定数据；主要包括职工工资数据、固定资产卡片、材料名称、编号和计划价格、产品名称编码、产品定额成本、工时费用定额等。
（3）定义帐、表结构、内容及计算公式。
初始化通俗的解释是“前期准备”或者“怎么开始……”。我们把手工管理的帐务工作搬到计算机中去进行处理，这就需要把目前手工帐本上的帐目、帐面数据转换到计算机中去。这个过程我们叫做“帐务初始化“。
帐务初始化主要有以下三个方面的工作：
（1）建立符合本单位财务管理要求的管理控制体系。
（2）建立符合本单位核算要求的科目体系。
（3）建立适合本单位核算要求的软件功能体系。
在帐务初始化功能中一般都有系统管理子功能，它的主要工作一般包括：财务人员工作及权限的分配、建立适合本单位核算要求的帐务结构体系等。
二、建帐
建帐功能要解决的主要问题是：
⒈ 如何根据自己单位的业务情况建立科目核算体系。
⒉ 如何建立帐簿， 形成总帐、银行帐、现金帐、三栏明细帐、多栏明细帐、往来帐等。
⒊ 根据本单位的核算要求或习惯确定凭证的分类方法。
⒋ 进行上年期末余额的结转工作并对结转的期初数进行平衡校验。
⒌ 年终结转工作。
三、填制凭证
在完成了科目设置、年初余额设置、银行帐初始化以及往来帐初始化等工作后，我们开始进行诸如填制凭证、复核凭证、登记银行、现金日记帐的工作，这几项工作统称为日常帐务工作。
填制凭证是会计日常的主要工作，财务人员根据原始凭据做出凭证，然后录入到计算机中，这个过程就是填制凭证。在填制凭证时要根据软件，应考虑：
（1）一张凭证是由哪些因素构成的？
（2）填制一张凭证的步骤有哪几步？
（3）怎样填制一张带有外币或者数量核算的凭证？
（4）怎样在填制凭证时增加一个科目？
（5）怎样修改一张正在填制的凭证？
（6）怎样修改一张已经填好的凭证？
（7）怎样删除、查询打印一定条件的凭证？
为了保证凭证的正确性与合法性；我们要对填好的凭证进行复核；只有通过复核的凭证系统才应允许登帐。
银行日记帐与现金日记帐的登录功能也要具备。
四、登帐
主要包括：
⒈ 凭证汇总：按用户指定的汇总条件对满足这一条件的所有未记帐凭证进行汇总，产生科目汇总表。
⒉ 记帐： 将用户所填制的已审核未记帐凭证分别登录到相应的帐簿上去，同时产生往来帐及要与银行进行对帐的“待核银行帐”。
⒊ 对帐：对帐的原则是：①总帐借方合计=总帐贷方合计； ②上级科目借方发生额总计=其下级所有科目借方发生额总计； 上级科目贷方发生额合计=其下级所有科目贷方发生额合计。
⒋ 结帐： 当本月的凭证都已记帐后，我们要将该月的帐封好，以免再次被记帐。
结帐的原则是：在结帐的月份内，不允许含有未记帐凭证，否则将不予结帐并提示相应信息。
五、自动转帐
为了解决手工核算中的转帐工作，减轻劳动强度，可以对部分帐务实行自动转帐。
六、帐务数据的查询与打印
包括对科目余额表、总帐帐页、明细帐帐页等会计资料的查询、国内较好的商品化软件都做的非常灵活。特别是基于WINDOWS操作环境的客户机/服务器结构的帐务软件。
七、银行对帐
⒈ 银行帐的初始化： 将所有未与银行对上帐的业务输入到计算机中，以便于利用系统继续与银行进行对帐工作。
⒉ 输入银行的对帐单。
⒊ 银行对帐： 通过本单位的银行帐与银行对帐单之间进行核对的工作，即银行对帐，能清理出银行和本单位的未达情况。
⒋ 查询银行存款余额调节表。
⒌ 查询银行未达帐。
⒍ 查询单位未达帐。
八、往来帐管理
往来对帐就是要完成具有往来业务的单位之间、单位部门之间以及单位与个人之间的往来帐目核对工作。
一般包括：
⒈ 往来明细帐定义
⒉ 往来帐初始化
⒊ 往来户档案管理
⒋ 往来帐查询与打印
⒌ 往来对帐
⒍ 对帐单的查询与打印
⒎ 往来户余额的查询与打印
九、日常管理
一般包括如下功能：
1。 月结帐务数据做备份
2。 数据备份与恢复
3。 操作人员管理
4。 查询打印
5。 网络与数据库管理等
以上功能的介绍，是针对一个典型的帐务系统一般所具有的功能，对于各个帐务系统来说都有或多或少的变化。对于其它的系统如：报表系统、工资管理与人事管理系统、材料核算子系统、成本核算子系统、产成品与销售核算子系统等的功能与性能这里不再细述，可参考其系统说明。
如何甩手工帐
一、试运行
电算化会计信息系统正式使用之前，必须与手工并行运行一段时间，以检验其是否达到预定目标，软件是否有缺陷或错误，以及系统的合法性、安全性、可靠性等。这一阶段称为试运行阶段。
⒈ 试运行的目的
会计核算软件，无论是自己研制或是购买的，一般在开发时已对软件的功能及有关性能进行了测试和鉴定。但是，首先，这些测试一般是采用数据模拟方式，与单位实际会计业务相差很远；其次，对一些通用软件，大量的初始化定义工作如成本核算、报表编制等，都由用户定义，也难免出现差错；此外，会计软件是一种待殊软件，使用时要确保万无一失。因此，会计核算软件必须经过试运行才能投入正式作用。
（1） 会计核算软件的功能检查。通过试运行，检查核算软件所能完成的功能是否达到了原设计的要求，每一功能模块是否按规定的处理程序及方法完成核算业务。
（2） 正确性检查。通过试运行，并与手工比较，检验会计核算软件在记帐、编制报表、成本核算、工资计算等业务处理的正确与否。
（3） 合法性检查。检查会计核算软件是否符合财政部关于会计核算软件的几项规定的有关要求，是否符合财政部门制定的财务会计制度。
（4） 可靠性、安全性检查。检查整个系统在运行过程中是否安全可靠，能否保证会计核算工作的正常进行，能否防止一些意外事故等等。
（5）及时性。系统运转，能否保证及时提供、上报有关会计信息，包括帐、表等。
（6） 例外情况检查。通过试运行，及时发现一些原先设计时未加考虑的例外事件，并及时采取措施，改进完善软件。
总之，通过试运行，及时发现设计中的一些错误、问题，排除一些隐患，完善功能，保证会计核算软件在投入使用后尽量不发生或少发生问题。
⒉ 试运行阶段的主要工作
财政部规定，会计核算软件要经过三个月以上的试运行。对于由财政部主持评审的商品化会计核算软件，要求在四个以上用户跨年度运行半年以上。在试运行阶段，一方面手工核算工作仍要继续，另一方面要花力量组织并输入计算机会计核算所需的当月数据，包括记帐凭证、成本核算数据、职工考勤等，操作计算机完成有关会计核算业务，并输出所有总帐、明细帐、报表和有关核算中间结果。分析计算机输出结果与手工帐表数据比较，查找差异原因，若属软件设计原因，就必须由有关人员修改程序，改正缺陷。
⒊ 试运行阶段应注意的问题：
（1）试运行阶段，手工和计算机两套系统同时运转。这势必增加财会人员的工作量。一般会计人员除了需多编制凭证外，还负责输入或复核和结果分析比较等任务，工作量十分大，因此，一定要加强管理，做好思想工作，领导要大力支持，全力以赴，协调好各方面的关系，赢得有关人员特别是财会人员的理解和支持，保证试运行工作顺利进行。
（2）试运行要取得预期效果；除了软件性能外； 还要依靠慎密的组织、严格的管理和较好的人员素质。因此在此阶段，要按照有关要求，有计划有步骤开展工作，并严格遵照系统使用操作说明书和有关管理制度。并必须配备熟悉本单位会计核算业务和电子计算机知识、系统开发知识的系统管理人员。目前，许多单位试运行时间拖得很长，有的超过几年，甚至最后失败，往往不是软件本身设计问题，而是应用部门在这些方面跟上不，最后不得不甩掉计算机，回到手工核算状态。
（3）输入的数据尤其是凭证数据准确与否是保证手工与计算机输出结果一致的关键。记帐凭证编制必须严格按照系统有关规定，不得省略有关项目、内容，科目必须明细到规定的最低级数，保证凭证输入的质量，所有记帐凭证在记帐前必须复检，杜绝凭证重输、漏输。
（4） 电算化会计信息系统可能在某些方面改变了原手工处理习惯和方法，因此，必须敦促会计人员按新的要求、新的方法处理，以保证核算结果的可比性。
（5）手工核算与计算机核算结果的一致性问题。一般情况下，这两者结果应该一致。但由于计算机精度高，通过计算机计算出来的一些数据，与手工有一定误差。如成本核算中的水电汽暖费、材料差异、工资、车间经费、企业管理费等费用分配，可能会出现几分、几角的误差，导致手工与计算机核算对不起来，也影响到有关总帐、明细帐，最后影响有关报表。这种误差属正常的，不应是问题。因此对于手工与计算机核算结果不一致问题，首先应分析差异原因，是正常的还是不正常的，对不正常的，还要看是人工原因还是软件问题，然后纠正。
二、替代手工核算程序
⒈ 替代手工核算的基本条件
当电算化会计信息系统经过一定时期的试运行，达到有关要求规定，就应甩掉手工，由计算机完成会计核算工作。会计电算化的首要目的，就是要使财会人员摆脱繁琐的记帐、算帐、报帐工作。但是对通过试运行没有发现问题或发现问题及时得到改进的会计软件，不能保证在正式运行中不出问题。要保证正常运转，还需要具备相应的条件，因此，财政部在“会计核算软件管理的几项规定中规定，替代手工记帐必须具备以下条件：
（1）单位获得“会计工作达标单位“证书。
（2）采用的会计核算软件�
