杠杆思考术-第3章
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举例来说，假设每周有5个小时的例行性工作，若1年工作54周的话，花在工作上的时间大约为270个小时。因此，有必要去思考把每周5个小时的工作缩短在1个小时内完成的方法和步骤，并建立行动手册。
首先，把劳力和时间花在思考手册上。而完成手册，或许要花10个小时、20个小时等不少的时间。然而，如果这个例行性工作能加速在一个小时内完成的话，54周的工作只要54个小时就可以完成了，一年就能节省200个小时以上。
只要能把交付工作由被动式的例行性变成主动式的例行性，就会有不小的收获。
以实例来说明吧！我把自己经营的公司的“IR”（In…vestorrelations的简称，即企业对股东、投资人，在投资判断上定期公开展示必要的资讯）的资料制作并建构了起来。
首先，先制作手册，然后在里面置入数字，如此一来就接近大功告成了。之后，就把时间花在“如何说明要用到的文章”“从什么角度来说明”等事项上。
每次用不同的形式制作“IR”资料是浪费时间的。为什么呢？因为该叙述的事项几乎每次都相同，包括摘要、各事业单位的议题、策略的进度状况、今后的策略等。目的不在于考虑要做什么，而在于花时间做出让人更易懂的资料或传达用的内容。
手册是因“DMWL”存在的。让它具有重现性，不管是谁都能做，以此来节省多余的劳力。举例来说，如果速食店里没有手册，而是以个人判断来应对的话，就没办法营业，店家和客人都会一团混乱吧！
有案例显示，手册的价值之所以被否定掉，是因为员工只是完全按照手册去做。手册的本来目的是提升所有员工的能力，以使员工达到一定的工作水准；它是达到缩短时间并通过捷径走向成功的工具。接下来，就能把精力花在除此以外的事情上。
我曾听人说手册不好。然而，并非手册本身不好，而是使用方法不对。如果状况改变，却还是照着手册来做事，就不会有什么效果。
也就是说，在以手册为基础的情况下，每个人都要超越手册来应对工作才行。
检查表是“倒推”的重要工具
在进行建构化上，最重要的工具是检查表。从完成工作的形态逆向推算（反向倒推），把该做的事情的顺序逐一记录下来。
例如，把第一季度到第四季度结算所要做的工作归纳在检查表上。按照这个表来做事的话，就不会有所遗漏，而且也知道整体必须做的工作量的多少。如此一来，不仅可以节省时间，而且不管工作由谁来做，由于都能了解该做的整体工作的全貌，所以都不会浪费时间。
结果，用少许劳力，就能把工作做好。如果没有这个检查表，则每次工作的顺序都会有所改变，甚至有可能把该做的事完全遗漏掉。
此外，我要出差的时候，也把该带的东西事先做成检查表，用检查表来确认是否有遣漏。如果没有做出检查表，则必须在出发前一个一个去想要带什么东西；光这样做，就要耗费2到3个小时，而且有时也会因为担心忘了带东西而感到有些压力。
因此，有必要做好出差用的检查表，把该带的东西全部归纳起来，然后按照这个表来准备东西。如此一来，花在准备上的时间还不到30分钟，而且也不会因为担心忘了带东西而有压力，事实上也不会发生忘记带东西的状况。
此外，在我写这本书的时候，检查表也扮演着非常重要的角色。从出版日往前推算，确定本书的概念和章节，然后开始撰写。将这期间和出版社编辑开会及校稿的日程调整、要事先准备好的各个事项等等，都做成一览表，接着工作就能逐渐顺利进行下去。
如果有检查表的话，工作的进展情况就能清楚明确，你不用烦恼到底“说了，还是没说”“做了，还是没做”“什么必须去做”，光是想这些问题也很浪费时间。
如上所述，如果把自己工作的规则事先做成检查表的话，就算是工作增加，或是碰到突发状况，应对起来也都能游刃有余。
无意识化、习惯化是成功的关键
接下来，我们详细来看有关无意识化、习惯化的说明。
看看工作进展顺利的人，他们都是无意识地进行着良性循环，一言以蔽之，就是习惯化。好的习惯是优良的资产：也就是说，具备的好习惯越多，资产就越多。所以，想要创造资产，就要把好的行动习惯化。
相反，不好的习惯就会使自己负债。具备太多不好的习惯，则自己的负债就会越多。也就是说，不仅多付出无谓的劳力，而且还会降低个人斗志。
对不擅长自我控制的人或是像我这样没恒心的人来说，“习惯化”也是非常方便的方法。只要一考虑，就没办法付诸行动，但如果养成习惯的话，则身体就会自动自发地付诸行动。
这是因为，在考虑“要做这个吗？”“要做那个吗？”、“现在做这个好，还是做那个好呢？”等问题的瞬间，自己就会强制性地付诸行动（就等于是运用杠杆效益）的缘故。
这就像刷牙一样。早上起来应该没有人会去想“要刷牙，还是不要刷牙”吧！这就是因为已经养成习惯的原因。早上刷牙是理所当然的事情。因为理所当然，所以“去做”这件事也就是理所当然的，丝毫没有质疑的余地。
据说人类的行动事实上有95％是在无意识中进行的。
“根据某个研究表明，人类的行动中，自己有意识地去做的只不过占5％。我们有95％的行动，事实上是在无意识中进行的，或是在被强迫和不安的情况下反射出来的。”
人类的自我意识不强。因为在这项研究中，有意识的行动也只不过占5％。有意识的行动多半不持久，而且不做的时候，会感到压力大。
因此，要对工作有所帮助，就要养成习惯，逐渐在不假思索的情况下持续下去。开始做之前懒得动，尽管如此，一旦开始做就能完成。相信你也有这种经验，不是吗？在不假思索的情况下坚持下来，是非常方便的。
进而，养成习惯，持续不断。在这种情况下，进一步运用杠杆效益，这就好比银行存款长期累积起来的复利效果一样，据此，也加速了“DMWL”的实现。
培养大习惯，先从小习惯开始
实际上，要养成习惯，该怎么做才好呢？
那就是，不要想着一下子养成大习惯，而是要从小事开始做起或是有意识地去做。举例来说，下定决心“从明天开始，早上3点起床，花3小时学习英文，然后去上班，把这些当作习惯来做”。这样的用心虽然很好，但太大的目标反而会变成压力。
因此，要从改变小习惯开始。一旦养成小的好习惯，则会“积少成多”，从根本上产生“好好去做”的心态，不久就能成就大的习惯。
举例来说，回到家看到屋内乱七八糟，心情肯定不好吧！虽然如此，但要养成“每天打扫”的习惯，总是很难的！这时，就从“一回来就把鞋子摆好”、脱下来的外衣“整齐地挂在衣架上，然后把衣橱关好”，这样的小习惯做起。
先从简单的事开始做就可以了，一旦开始做，就能实际体会到它是轻而易举的。养成一个习惯后，你就会想“因为这项做到了，所以做别的试试”吧！不管是多么小的事情，由于得到成功的经验，所以你就会接着想：“下个目标不是也能达到吗？”如果有预感能够达成，也就容易付诸行动。
举例来说，就像每天都会去打扫一样。一旦产生良性循环，也就能够养成工作上的新习惯。实践好的小习惯，而且“积少成多”，就可以养成大习惯。
另外，习惯有时也会中断。在重新修正习惯时，也要从小习惯做起，这是很重要的。
大习惯紊乱时，小习惯也受到影响，这种情况不少。大扫除的习惯中断，家里变脏时，鞋子也开始乱摆。这个时候，应该再次从摆放鞋子这种小习惯做起。
改变小的习惯，乍看起来可能会觉得很呆。然而，这却被证明对大脑有好处。脑神经外科医生筑山节在《让头脑清晰的十五种习惯》一书中，有以下的描述。原文有些冗长，所以引用其中的一部分。
“在整理房子时，或许也会把坏掉的东西拿去修理。让我们每天一点一点地解决身边那些麻烦的问题吧！或许有些人会认为与其做那些杂事，还不如做些像样的事。但那要等脑力强化了之后才有办法去做。如果不断发出指令的大脑前头叶机能降低，纵使你想去处理大问题，也会在中途觉得麻烦，或无法忍受辛苦而产生挫折感。接下来，就会完全回到什么都不想做的生活形态上。有不少人反复着这样的模式，不是吗？
如果每天积极地整顿小小的琐事，则对于诸如此类程度的事就不会觉得麻烦，同时不安的情绪也变得易于抑制。这意味着大脑中，理性的支配力胜过感性。如此一来，你再去努力解决稍微困难的问题，就可以了。这样做的话，从提高脑力开始做起，就能轻松地变成解决问题能力强的人。”
习惯检查表和数据管理（1）
为了养成好习惯，我制作了习惯检查表，并经常留意该把什么变成自己的习惯。
在劳力上运用杠杆效益的检查表，是非常重要的。在经常留意好习惯并养成固定习惯的过程中，这个表也是非常方便的。下表是我的习惯中的一个例子。
我最留意的是前面所提到的“DMWL”。是否用少许劳力和时间完成丰硕的成果？如果没有经常把这点放在心上的话，那么它就会立刻完全瓦解掉。所以，把它写在习惯检查表上，这样就每天都会留意到。
其他像“把脱下来的鞋子摆好”、“今天拿出来的东西，当天就把它收拾回去”等习惯，乍看起来都不怎么起眼。然而，当感觉到大习惯瓦解的时候，就会特别意识到这些习惯的存在。
往往在大习惯坚持不下去的时候，多半小习惯也跟着瓦解：诸如鞋子没摆好，或工作室凌乱不堪。这时，在想重新训练大脑前头叶的心情下，有意识地去执行小习惯。于是，就能再度逐渐养成大习惯。
接着，为了要形成习惯化，用数字来管理是非常重要的。借由记录数字，习惯化很容易就建立起来了。
小学生练习马拉松跑步时，运用这种做法的人不是很多吗？
老师在教室的墙壁上张贴一张纸，上面写着电车东海道本线的所有站名：从第一站的东京车站到终点站神户车站，共160站。接着，如果绕校园10圈的话，就让学生拿着写有自己名字的纸，一站一站地进站。由于学校规定一天要跑十圈，再加上自己企图达到终点的意愿，就能充分展现出冲劲，而且坚持跑下去。
能够坚持跑下去，得益于数据管理，因为每天都能体会到成就感，而且知道到达目标的距离，所以持续下去的动力高涨。相反，如果做不到数据管理的话，那么，就没有什么动力，要持续下去就变得很困难。
以马拉松跑步的练习为例，来想想看吧！
一个例子是，教练对你说：“你一直跑，直到我说停为止。”你一边跑一边不安地想：“什么时候结束呢？”尽管教练怒吼着说“手臂挥动大一点”、“大腿抬高”等等，然而，由于你不知道什么时候结束，所以你想着：“是否要全力以赴拼命快跑呢？”在这样不安的情绪下跑，脑海里充斥着想要快点结束的想法，但却无可奈何。然后，跑完10圈时，教练说：“好，到此为止。”练习才结束。
另一个例子是，教练一开始就对你说：“全程是十圈。”这样，你不仅可以一边跑一边数自己跑了几圈，还能平均分配跑步的节奏。“剩下5圈”、“剩下3圈”、“剩下1圈”，你可以朝向目标，而且在勇往直前的心情下跑步。
你感觉如何？虽然同样是跑10圈，但前者的压力比较大，这是因为你不知道要跑几圈的缘故。
我现在养成了多读商业书的习惯。而在养成这个习惯的时候，刚开始我先设定目标：一年读400本书。我的理想是每天读，但有时去旅行就没办法坚持，所以我决定“一天读2本”。此后，就算有时没有读书，但我也确知一年的目标可以达到。
然后，我会用电脑上计算软件，记录每天读完的商业书的册数。这是对自我目标的劳力投资。借记录下来的剩下的数量，产生“再接再厉去做”的斗志。
我的经验是，随着阅读数量的增加，斗志也跟着提高，而且事情也变得非常有趣。一天读2本是目标，但有时也会读到5本。如果中断一天没读，就会觉得自己“面目可憎”。像这样一旦有了意识，自然而然就养成了习惯。
如果不做记录的话，即便秉持“一天读2本”的目标，也会变成“做到或做不到都可以”。如此一来，就难以变成习惯。因此，用数字好好记录是非常重要的。用数字掌握进度，借此能提高斗志，变成自我规范的数量，也能驱动自己付诸行动。
人生中，能在职场上工作的时间大约40年左右。这期间，以一年读400本书来算，总共要读16000本。这在第四章会详细说明，但在此要说，这样的多读，充分运用了杠杆效益。反过来说，读书的人和不读书的人之间就有了天壤
习惯检查表和数据管理（2）
之别。
从某种程度上来说，对于养成习惯的行为，你根本没有意识到习惯的养成，而且速度也加快了。这就好比在脚踏车上装上笨重的齿轮，开始转动时非常沉重，而且脚的负担也加重了，然而当骑到一定速度的时候，借此速度，不仅不费力，反而能体会到超速感。
最初不习惯的时候觉得吃力，因而马上放弃的人也不少，非常可惜。在某种程度上反复去做，就能开创出全新的世界。
认清楚“KSF”
效率差，花了时间却没有收获，其原因之一在于没有掌握重点。如果没有掌握重点，纵然拼命地做，也不会有收获。
掌握成功的关键要素，也就是“KSF”（KeySuccessFactor），你必须具备能看清楚“KSF”的能力。关于“KSF”的重要性，彼得·杜拉克（Peter．F．Drucker）有如下的陈述：
“完全仰赖日常工作的流程，决定要努力完成什么、采纳什么、进行什么。于是，自己被这些日常工作所埋没，纵然有知识和能力，也是白白浪费，得不到应该能收获的成果。他们所需要的是，去了解什么才是重要的东西，也就是什么才是能让他们朝贡献和成果努力的基准。”
他所说的“去了解什么才是重要的东西，也就是什么才是能让他们朝贡献和成果努力的标准”，就是指“KSF”。如果没有这个标准，即使进行工作，也会变成“绕远路而行”，收获成果之前，浪费了不少时间。相反地，在着手工作之前，先想想“该如何做才好”，思考其最短的距离，有效率地付诸行动。我认为，这才是收获成果最重要的能力之一。
让我用身边的例子来加以说明吧！例如，准备考试而用功读书时，一定有人从教科书或参考书的第一页开始读吧！这是要得到满分的读书法，而不是要及格的读书法。考试时，完全没必要取得满分。换言之，以及格为标准，只要突破及格分数就可以了，在100分中，取得70至80分就可以了。想想为此该如何�
