滴水不漏-经理人记事本活用术-第2章
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答的人存在。站在情报收集的立场而言，只要这种人问些必要的问题，就可
以获益非浅，真是一大乐事。
但是，通讯栏的有效整理，亦即所谓的“人的情报”的管理，也是情报
管理的一部分。而且，人际关系的网路广阔，对商务往来也有着无形的影响，
单这一点，就足以显示它的重要性了。
说得极端一点，在商战上情报整理和通讯栏的管理，几乎可以说是同义
语。所以将通讯录整理得有条不紊的人，就是将“人”看得极为重要的人，
这句话一点也不为过。
这句话一点也不为过。
在商战中的收发单据、日常的金钱收支、未来生活储备的费用等，这些
都是必备的金钱管理。虽然所谓的“零用金”等也包含在内，但是本项功能
却不只有这个部分。
有些人就是利用金钱出纳单据做管理，即使是小小的一笔钱也一样会列
入。多年后的今天，一直为人们所沿用。
在日后需要唤起一些“记忆”的时候，如果没有任何“记录”可循的话，
那就一点办法也没有了。而我们做记录也正是这个缘故。因此，有时连购物
单也会留下来，这不仅可以取代保证书的作用，也可避免同时买重复的东西。
□目标管理
在公共场合（商业场）或私人场合（自己的生活）中想做什么样的目标，
能使自己的生活充实而有意义，这就是所谓的目标管理。
所谓的目标并不是一个一个单独成立的，而是累积许多具体的目标，以
不同的手段达到最终目标的意思。
在倾向于高龄化社会的今天，每天应该如何打发时间，更是益发显得重
要起来。所以，究竟自己想做些什么，就非得好好把握住不可。
□自我管理
为了要达到最后目标，就必须先要做好“时间管理、行动管理、情报管
理”。
但是，不论要达成什么目标，本身的身心状态也必须要有充分地准备，
以之为对应。比方说“没有健康的身体，就根本一事无成”，保持自己健康
的身体，只能算是一种消极的自我管理。
当然，单只健康管理并不是所谓的自我管理。生活管理——不，“生涯
的设计”应该才是最重要的。
具体言之，在生活中加入一些乐趣（兴趣、休闲）。除了工作外，还有
自己的事情，这一点相当重要。退休之后，大约还有
20年的时间，而自我管
理，就可以在这段时间内，将“高龄化的社会变得更有意义”的目标极度得
到发挥。
《滴水不漏——经理人记事本活用术》记事本的“使命”
《滴水不漏——经理人记事本活用术》记事本的“使命”
一、日历、时间表
一、日历、时间表
日历最好是两年份的比较方便，以一年为单位来计划固然比较容易，但
是如果能有明年的日程表，就可使计划的眼光更长远。
日程表方面则有许多形式，这得按制造厂商的设计而定。而在选择的时
候，也要注意配合自己个人的职业、兴趣等等。大致而言、有单日式、周志、
月志及年志式。
在使用圣经大小活页式的记事本时，由于可以抽换，所以也可以使用原
有商品以外的纸张。当然在使用记事本时，如果不投入自己的心血，一样是
没有什么效率可言。
二、通讯录
二、通讯录
所以，如何在有限的空间内记入必要的内容，这就是一门学问了。我们
通常只记入与工作有关的名字及电话号码。如果想知道住址及
FAX号码时，
再以电话询问。
三、备忘录
三、备忘录
最常被使用的，就是横式或直式的纸张。有人却比较喜欢那种大约
5厘
米宽的方格纸。不只是记录文字，要画表格或流程图都比较方便。还可以记
些调查记录、会议记录、日记、读书笔记、读后感、札记、小结等等东西。
四、只要方便，样样都是好工具
四、只要方便，样样都是好工具
□金钱出纳单
申请差旅费时，等到过了几天才想到来整理的话，想必就相当麻烦了。
如果记事本中有收支栏的话，要向公司请领各项费用应该就会比较容易。而
且，对于自己的金钱管理也很有用。
□资料栏
这是在记事本最后的部分，所附加的各种资料栏。有时候会认为没有这
些资料栏反而比较好。所以，不妨把所需要的资料栏留下来，其他则撕掉不
要。
五、笔记帮大忙
五、笔记帮大忙
笔记的重要性是很显然的。我们都当过学生。自从入学的第一天起，教
师就叮嘱我们记笔记，告诉我们笔记是如何如何的重要。事实也是如此。假
如不做笔记，今天教师讲的内容即使你听得明明白白，也难保证你能永远记
住了，也许到复习时，你便记不清老师说过什么，哪些是重点、难点怎样解
答。如果有了笔记，你翻开笔记本，这些问题便迎刃而解了。
我们都知道笔记对学习很重要，而且大多数人在学习过程中也认真地做
笔记。然而，有多少人知道，生活中，做笔记也一样重要。聪明的犹太人就
很清楚这一点，他们不但把笔记用在学习上，而且把笔记用在日常的生意往
来上。对于重要的事情，无论何时何地犹太人都记着“笔记”，正是这种“笔
记”对他们的正确判断提供了莫大的帮助。
他们的笔记记得很精细。对重要事情发生的时间、日期、内容都做了详
细的记录。对他们来说，所谓记“笔记”，并不是说犹太人经常带着笔记本
走路，他们所用的笔记本极其简单，是随身带的香烟空盒。犹太人买香烟时，
将香烟装入烟盒里，同时将空盒放入口袋，一旦进行“商谈”或有重要事物
需要记录时，将立即在香烟空盒背面记入必要事项，过后再将此整理记入记
录本内。这种简单又方便的记“笔记”方法，是犹太人精于计算和迅速、正
确判断的基础。
犹太人的一大特点是，凡事都是采取认真的态度。他们不允许在自己的
生活中出现任何马虎。例如，在预约晤谈时，对日期、时间的约定要极其明
了，而且连晤谈大约要花多少时间都算计好了。在赴约时，更不许有迟到之
事发生，而且晤谈时间也是严格遵守预约好的时间。现实日常生活中，谈论
具体的事时，也是竭尽全力求精确。可见犹太人的认真态度到了何种程度！
记“笔记”，更说明了犹太人的这种态度。因为犹太人在商谈时，是不
准发生任何暧昧之事的。纵然他们已作出迅速正确的判断，如果重要的日期、
时间、金额、交货日期等记得含糊不清时，也是毫无用处的。所以，在他们
看来，商谈中的任何重要细节都需要准确记忆，这一要求，他们再聪明能耐
的脑子也是满足不了的，大脑记忆难免会发生差错，所以，他们便只好依靠
记“笔记”了。
我们却没有这种记笔记的习惯，脑海中对事物的记忆要求也不甚高，常
常有含糊的习惯。对重要事物置若罔闻，就模模糊糊地过去，一点也不在乎。
有时故意打马虎眼。如：“当时谈好交货的日期，确是×月×日吧，也许是
×日吧？！”，但这手不能适用于犹太人。“啊！我记错了，是×日吧？我
的确记着是×日所以。”谁管你的确记着是何日，无论怎样解释，为时已晚，
将无法挽回。因为你的不守时，很可能发生毁约，不履行债务等，而被要求
赔偿损失的事。犹太人的商法里，根本不允许马虎存在。因此，也根本就没
有含糊不清、记错了等情形存在，纵然是很微小的小事，他们也会不厌其烦
地把它记下来。“不怕一万，只怕万一”这句俗语虽产生在中国，犹太人却
也十分懂得这道理。
赔偿损失的事。犹太人的商法里，根本不允许马虎存在。因此，也根本就没
有含糊不清、记错了等情形存在，纵然是很微小的小事，他们也会不厌其烦
地把它记下来。“不怕一万，只怕万一”这句俗语虽产生在中国，犹太人却
也十分懂得这道理。
《滴水不漏——经理人记事本活用术》惜时的决窍——掌握时间关键挖
掘潜在时间
一、掌握时间是为了使自己的时间更充实
一、掌握时间是为了使自己的时间更充实
当我们思考今天这一天，在自己的人生这个时间轴上的定位何在，今天
的自己是在怎样的状况下，才能创造今天这一天。
所谓安排时间，就是指如何创造自己人生中的许多个“今天”。你的愿
望、梦想、期待与欲望及与其相关的计划，何时做，何时完成，都是思考如
何“安排时间表”的材料。
如果你明白安排时间表，并不是将一天的时间分成许多部分，然后随意
填满它的话，你的生活将会更加充实。
当你分割自己一天的时间前，先列出今天一天，你想做与该做的事，并
将之牢记在心里是非常重要的。
二、掌握一天的思考就是安排时间表的本质
二、掌握一天的思考就是安排时间表的本质
是一碰到工作就直接开始进行工作。
让我们一天做一次，列出自己的计划。空出一些安排时间表的时间吧！
早上一边喝咖啡一边做也可以。在临睡前，边喝睡前酒边做也无妨。总
之，希望能有一些自己静一静的时间。
顺便打开笔记的封页，思考并整理思路。整理笔记，也就是整理自己脑
中的思绪。
有时甚至会用掉半天的时间。因为在安排时，必须找齐资料，用电话订
约或确认所安排的约会。
换言之，安排时间表就是工作的本身。安排日程计划表，就好像在制定
战略。因为还必须考虑哪些工作可能得到哪些人的帮助等细节与策略。
安排时间表，是从做“今天一天”开始。
WORK2
为悬而未决的工
WORK1
今天要完成的工
作
WORK3
在可能情况下的希望
作找出结论必须
会见的人、目
的与时间等
与他（她）一起
吃饭（？）
今天的主要工作
创造今天一天的
要素为何
今天想思考的事
完成的工作想看的电
影、展览会等
想读的书
想学的事
忙，就是心忙，没有心，就无法创造。要过有创意的生活，即使是安
排时间表这样的小事，也必须倾注相当的智慧与创意。
□一天只要完成一件真正重要的事
在安排时间表时最必须注意的，就是不能贪心。忙碌绝不是什么值得夸
耀的事。相反地，或许反而会被人讥嘲为无能的。忙碌，可以说是已落伍了。
非把时间表写得满满的，否则就提不起劲去做，或感觉不安的人，已经是病
入膏盲，不可能有什么创意的思考产生了。
安排时间表的原则是，一天只要达成一件什么事，就足够了。
一周的计划也是如此。一周只要完成两三件事就可以了。
绝不要超过这个限度。这是最理想的。一个人最好不要意图安排自己所
无法实现的时间表。同时加上分辨何者真正重要，不为无谓的事浪费时间与
精力，如此就能拥有许多令人兴奋的一天。
找出可以不做的事，并不去完成它的人，就是有能力的人。巴里特的名
句“重要的事，经常只占整个事的
2O％”，是令人难以想象的真实。
生活应该是很单纯的。因此，不要把事情“复杂化”。而事实上，让事
情变得复杂的，不是别人，而是你自己。
使事情简单化的秘诀是：果决，不做无谓的档案，立即处理事情。一份
文件只处理一次。
当迟疑不知该如何做时，要有立刻放弃的勇气与决断力，就是简朴生活
当迟疑不知该如何做时，要有立刻放弃的勇气与决断力，就是简朴生活
收拾到一边去，一定要常放在自己看得到的地方。因为眼不见，心就不在意。
如果看着碍眼，就赶快去完成，或放弃不管。
清楚地划分该做的事与不做也无大妨碍的事。
德拉卡如此说：
“绝不可混淆有效性与效率性。没有比高效率地去完成一件没有必要的
事更滑稽的了。”
□了解该做的事顺序自然就产生了
因为不知下面该做什么事，而浪费了大好光阴。这种情况，十分的多。
不管是工作或其他的什么，我们将“想做的事”放在考虑的中心。并将
使它实现的“必要的”具体行动，随意之所至地写在考虑的周边。
然后注视它，一边考虑孰先孰后，再依此去移动其所应放的位置，重新
书写。自然，顺序就呈现出来了。
然后，再分别填入在何时，由谁来做即可。
例如，你今年的目标之一是写好英文。
如果是只随意地想想要念哪本书，要听哪卷录音带的话，你的英文永远
也学不好。为了要学好英文，你每天要做什么？用怎样的顺序去做？
如果你没有如此订好详细的计划的话，你的时间会在不知不觉间就消逝
无踪。
□将一天的时间结构化
我们先从一天的周期，来考虑时间的周期。
你的一天有多少时间？你在那些时间内做些什么？
如果我们将一天的时间，分成几个单位的话，会比较容易订定计划与安
排时间表。我是将两小时设定为一个单位。
从起床到睡觉，共分成
9个单位，正好完美地排成一个阶段。
划分这些单位的目的之一，是为了安排时间表。
如果能掌握一天的结构与周期，就能对自己一天的行动产生一个概念。
换言之，就是可借此思考，在不做自己做不到的事，并不浪费时间的前
提下，你一天能完成多少事，在哪些单位中完成。
以两个时间为单位，是因为对我的工作而言，它正好是一个恰当的单位
时间。因此，这个时间的单位，是会因各人的职业而有不同。
了解自己身体的周期（早起型、晚睡型），并配合之。创造出自己的时
间周期，就可以更有效率地去运用时间。
请注意，分割时间并不单只是像手表般把时间区分成许多单位。
我们应藉着重新用自己的眼睛，自己的头脑去看时间，相信一定能有一
些意想不到的发现。
而使我们有这种发现，就思维了不起的地方。藉着这样的过程，使我们
产生足以创造有创意的生活的眼光。
早上
1个单位，下午
2个单位，只有这
3个单位才是工作的时间。除非
有特别的事，否则绝不超过。这就是我的周期。
只要思考今天要在哪个单位做什么事，时间表的安排就算完成了。
有特别的事，否则绝不超过。这就是我的周期。
只要思考今天要在哪个单位做什么事，时间表的安排就算完成了。
在掌握一天的周期与结构后，再来掌握一周的结构与周期就可以了。
一周的循环，是由左下而右弯上，再转至右下告终的循环。至于这一周
是否有高潮，或较为平淡，就要依计划与时间表而定了。
掌握你日常生活的一天的周期化与一周的周期化，就是你是否能逐步完
成计划与时间表的要诀。
月周期与年周期，对我们而言是过大且难捕捉的，比较起来，一周在感
觉上比较容易掌握。掌握这种让人有概念的时段，就是安排时间表的窍门。
以思维的运作，捕捉来去无影的时光，并以周为单位，使之充实。事实
上，当以周为单位时，即使其中的一天被浪费，仍有机会使这一周充实。
“使自己生活充实的要素”，或许很难在一天之内完成，但如果以周为
单位的话，就可以星期来分配每一天的性质，甚至有时一天都玩掉也不要紧。
以星期几来决定每天的性质，从快乐的星期五，转变到快乐的星期四，
运动或文化
