滴水不漏-经理人记事本活用术-第4章

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程表，转记为月时间表的情形。
的　
3周内的预定工作，A就先填入周时间表；B再填入月时间表。

2。使用横式书写或历式书写
“月份行程表”大致可分为两种。一种是传统的横式书写形式，另一种
则是最近流行的历式书写形式。横式的特征是都有时间的标示，亦即可当成
“日程表”来使用。在这种情形下，就兼具“月行程表”与“日行程表”的
功能。

至于历式的特征，由于具有与一般月历的版面设计，所以较易掌握每日
时间表。连每周固定会议的次数也可一目了然。因版面设计的缘故，大多未
标示时间，所以就很难有效地做更为详细的时间管理。而且空间不大，因此
也无法记录太多的事项。

而我们的“月日程表”，则是没有标示时间的对折历式行程表。这种对
折式的日历式日程表，前后周或月份之间的互动情形比较容易完全掌握。

如此一来虽然未标示时间，也不致会有无法纵观全局的困扰。其中并以
格式表格，可直接供整理重要事项的专栏。为其特点。因而使这一个月的全
貌和主题，都可在周行程表中具体地展现出来。

·建立全年的时间日程表
1。何谓短期？何谓长期？
行程表中可分为短期和长期等不同之类别。我想每个人对期间长短的感
觉并不相同。以我个人而言，我将一个月以内视为短期，数个月至半年视为
中期、半年至一年视为长期。

我们的记事本就是以这种区分方式来组合行程表。也就是说，周行程表
为一个月、月行程表为两个月，而所谓的年行程表则由　
8个月组合而成。这
并非一开始即有此规划，而是自然形成的。

亦即在处理日常业务和自己的生活上，就某种具体性所考量的期间即为
8个月（半年至一年）左右。

2。全年日程表的两项功能
然而，这种“全年行事历”的功能何在？一般认为有两项功能。
第一项功能是发挥“订定预定计划”，亦即是行程表的基本功能；第二
项功能是发挥“参考、参照”的作用。

订定预定计划主要是对今后的事件加以预测。正如在年底对这一年做完
反省后，将下一年的目标记入笔记中的行为，正符合“年行事历”的使用目
的。

大多数人在进行计划的同时，会将固定的节日标示出来，例如结婚纪念
日、某人的生日等等，这其实就已经具备了预定计划的性质。

因此，各位何不更进一步地将下一年度的预定计划加以整编规划。例如，
若打算在　
6月下旬盘点存货，就将它特别在记事本上标示出来，其他的预定
计划也依序预先填入订定计划。若及早有些觉悟的话，将可减少身心方面的
疲劳。

而事先预定休假，或许还可借此振奋自己。
在订定预定的计划时，不妨参考过去的经验。或许可经由参照过去某些
的记事本，而将　
6月下旬的盘点工作，订定在第三周的周五。
这也是“全年行事历”的第二项功能，其中所指的“参考、参照”也就


是指参考过去行动的结果。

是指参考过去行动的结果。
一点一滴的记录是坚持不间断的秘诀
一般都将“日程表”视为“预定表”。因此记录的内容都以未来的事项
为主，但是如此一来将无法活用日程表。其实应将非预定的事项也记录下来，
因为在两三年后，将可惜着这些事项而了解整个事件的流程。

这可说是扩大并充实“参考价值”的重要方法。从使用记事本的第一年
起，就不可遗忘加入行动记录。

在使用记事本的第一年中，或许由于你不熟悉环境的变化而无法掌握要
领。所以这段期间，必定也会因为许多琐碎的事而忙得不可开交。

心情烦躁、为明天预定的事项感到茫然——每天不断重演这样的情节。
这时就应该立刻将预定的工作记录下来，如此第二年便可轻松多了，免得到
时候又是茫然不知。

当然，这个记录若能当成日记般地保留下来最好。若能持续数年的话，
将更具有相当的价值。

不过也可以不必如此大费周折。在“全年日程表”中不记下数字的话，
也有相当的效用，也不一定什么事都要像“写日记”似地记下。若能把特殊
事件、变更事项等记录下来的话，就不会感到有什么负担。

例如：在　
4月　
1日原来预定的事项，因故而提前时，这时只要记入“已
变更”，事后看来就方便多了。

以电台的广播主持人而言，每年业务的内容常常是一再重复的，所以根
据过去的记事本就可提供许多参考。每当我遇到困难时，都会看一看数年前
的记事本。若能写下商品发货量的变化等，记事本就更能成为有用的资料。

·建立终生计划
1。何谓实现梦想的生命计划
规划人生是时间管理中最长期、也最抽象的计划。它的另一种说法是，
充满许多梦想的行事历。
由于平均寿命的延长。整个世界已进入人生　
80年的时代，而退休后的
20年该如何规划，已经成为社会上最普遍的话题。
每一个人小时候都有梦想，但随着年岁的增长，却越变越现实。我中学
时代的美术老师曾说：“立志当伟人的可能性是不存在的。”我想他这句话
说的很实在。

然而人在生前，总有许多想做的事。

有人会保持非常具体的目标。

例如建盖一幢房子，或是驾船航游世界一周等等。

将梦想具体化、付诸行动实现，这就是人一生的计划。人生的规划也是
生活的规划。因此，我们必须不断地反问自己：“我现在过的生活是否为我
想追求的目标。”

有个双手很灵巧的人，他对劳动和木工很感兴趣。他每到假日就辛劳地
着手造船，希望在退休后能驾船航海，这样的人在国外很多。

现在姑且就以　
80岁视为寿命的终点，试着将孩子长大成人和学校毕业、
自己的退休等等事实记下来，然后再把想做的事与年龄（到几岁之前想做什
么）写下，如此一来就能确定现在自己所处的位置，根据此一事实，再来安
排其它计划，然后认真且具体地实行就可以了。

2。以　
20年为单位

这种具体的实现，只须以　
20年为一单位来规划。

首先，以　
20年作为法律上所规定的成年人。下个　
20年则确立自己的社
会地位。而在这　
40年所蓄积的能量，就在第三个　
20年中发挥出来，这犹如
是国家栋梁一般活跃的黄金　
20年。

最后的　
20年则是在退休以后。这是善用自己的兴趣和特长，确实为自己
而活的第四个　
20年。

3。不要停止学习和反思
活到老学到老，永远不要停止学习和反思。
要持续不断地做你个人绩效的查核工作。每个礼拜要利用　
15分钟的时
间，在工作结束前仔细地回想一周来的工作得失，并从中吸取经验。

4。规划事业生命
用记事本规划你个人的事业生命，尽管成功之门有时会不期而开，但你
也不要依赖这种奇迹的发生。把你个人工作生涯的目标列出来，规划达成这
些目标的途径。

根据美国的一项研究报告显示，一个成功的企业主管，在其工作生涯中，
几乎都曾经有过草划事业的这一阶段，他们或者是着手负责成立分支机构或
海外分公司，要不然就是把一个积弊已深且濒于倒闭的分公司或企业振兴起
来，使其重新步上轨道。当你遇到像上述的情况时，你不要像别人一样因为
害怕失败或面对压力，便退避而裹足不前，相反的，你要毫不犹豫地向前，
要求接任这份工作。

个人行动计划表（事业生命）

计划内容预定完成日期完成事项

《滴水不漏——经理人记事本活用术》通讯录记些什么——善记电话、
名址的人就是信息高手


一、勤记勿怠慢

一、勤记勿怠慢

句话的意思是说，善于整理通讯录的人，绝对也是一位善于管理信息的人。
通讯录是用来查询与联络的，其功能是任何人都知道的。
换句话说，住址录应该是将所需要的资料，以最低限度的必要事项，依

某种规则，事无巨细毫无遗漏地记载下来。而且能够记载住址和联络地点的
变更情形，因此必须经常不断地修改补充。所以往址录的记载，简直可以说
是汇集信息管理的精华。


二、建立类别分项

二、建立类别分项
和　
OA机器制作的
两种。而书写的形式，则可分类为并列式与图解式。它们各有优缺点，可配
合自己的工具和方便性，选出最适合的方式。

然而不论制作怎样的住址录，基本都必须具备有浅显易懂的标志。若是
怠于做这项工作，不仅查阅起来费时，而且信息的运用也无法顺畅。

建立基本标志的方式，可区分为公与私两大类，最小的分类可使用英文
字母（或依注音符号的顺序）来区分，另外还可以加入其他必要联络处和兴
趣有关的联络处等，以便作为个人情报的资料。

如果使用文字处理机或个人电脑的话，分类和选择就比较自由而且也容
易。老式记事本的爱用者，就不需要那么费事，所携带的记事本也能常保新
鲜。

随着老式记事本的活跃，现代工商人士对它也有着相当程度的期望。而
胶装式的记事本与姓名住址本，就没有那么多功能了。

然而“住址录”中究竟该记载哪些内容？——这倒是个难题。

与工作有关而最常记载的内容就是“公司名称、公司地址、电话号码、
传真机号码，以及负责人姓名、住宅地址、电话号码”等基本事项。另外，
至少也必须记载有“公司名称和电话号码”，甚至就只写“姓名”的情形也
有。

前者有七项，而后者只有两项，问题是这些项目要记录到怎样的程度。
写得太多的话，虽然较详细但也较费事。写得太少的话，虽然较轻松但又太
不合乎实际所用。

其实，究竟该如何做最恰当，不妨以“交往的深浅程度”来划分。例如
交易上的对象，一般都只记公司名称和电话号码。但若包括私人的交往，就
应该再加入住宅的电话号码。有关这方面的取舍标准，则决定于各人的经验。


三、以“字母”、“公私”区分

三、以“字母”、“公私”区分

因此，从以往对公司的这种纵断式划分，已转变成亦有横断式划分的必
要。如此一来，住址录的内容自然也被迫有所改变。

“公私”、“字母”这种最普通的区分固然不错，但有时候人际关系和
工作内容具有横断性，所以倘若仍固执地沿用“公私”和“字母”的话，就
谈不上是好的住址录了。


四、具体制作法

四、具体制作法
记事本的住址本，必定有某种资料作为基础以便制作。因此，这种基本

的资料，我们就称之为“原本”。
记事本的原本有第一次原本及第二次原本。
所谓第一次原本，是指收到的名片、贺年卡、结婚卡和搬家通知等未经

过自己动手加工的原始资料。因实际情况的需要而定，餐厅和咖啡店的火柴
盒也可以包括在内。

至于第二次原本，则是介于第一次原本与记事本住址栏之间的整理工
作。这时候，也有人使用文字处理机或电脑做姓名与住址的管理工作，然后
再配合需要将已经分类选择过的姓名与住址之资料带在身旁。这是老式记事
本的爱用者所喜欢的方法，而这种文字处理机和电脑的住址本，则属于第二
次原本。

第二次原本并不是使用　
OA器材者的专用特权。

任职于某单位的　
A先生，他则以卡片制作住址本原本。一个人使用一张
卡片，以住处的移动为中心，并记入结婚、生日、个人简历等内容。卡片式
原本，便具有可让人了解个人的婚姻、迁移、异动等资料的优点，也可体会
到　
OA器材所没有的“人情味”。

□移入记事本
如前所述，住址本所记载的内容，可由两项至七项不等。基于记事本的
有限空间和从原本转记过来的手续，因而必须决定要记入到怎样的程度。
若针对所有人的资料都记入前面所列举的七个项目中的话，那么空间必

然不够使用，而且花费的时间甚多，所以必须改换一种更有效率的方法。
因此，通讯录的记载方法大致可分为两种。
一种是只记入姓名和电话号码（包括传真机号码）两项的“电话本式”。
另一种则是加入地址，最少记入三个项目的“姓名住址本式”。因此，

记载七个项目的方法，可算是“姓名住址本式”。
我们的通讯录应是“电话本式”与“姓名住址本式”分开记载使用。
首先，在“电话本式”的登录方面，是以工作业务范围及个人情报为主。
业务上的联络，大多数以打电话为主，即使是互相预定约会也会事先以

电话联络。而遇到紧急状况发生时，若上面还写了密密麻麻的住址等资料，
反而有碍快速阅览与找寻的速度。基于此点，属于业务上的关系就采用“电
话本式”较便捷与实用。

至于可提供各种咨询与情报的各机关、医院、书店、餐饮店等，也以这
种方式记载即可。

另一方面，“姓名住址式”则是以朋友关系为主。由于逢年过节常常需
要寄风景明信片、年节贺卡等适时表达季节问候与关心，所以“住址本”必
须随时派上用场，因而也成了不可缺的基本资料。

至于我所利用的“老式日志”的住址本，在记录栏内并未设置姓名、住
址、电话号码的标志。因此我采取两种方式的混合使用法。由于它的上方是
由耐久性的合成塑胶纸制成，所以最适合作为住址本使用。


五、活用　
OA住址本

□OA住址本的优缺点
利用文字处理机、电脑以及最近流行的电子记事本的住址本，即统称为
OA住址本。

它们的共同特征是，维护上较不花功夫。有需要时，只要叫出指示的项
目，加以修改、删除、加注必要的事项，更正后依然很干净，不留痕迹。

以下再列举除了维护方面以外的特征。

①使用文字处理机和电脑，较容易分类与选择。
②从文字处理机和电脑中列印下来的资料，可再依序记录在老式记事本
中。
③资料愈来愈多时，比使用纸张的记事本较容易查阅。
④电子记事本还可供携带。
然而，这种方便性高的　
OA住址本，也有其缺点。
①价格比纸张贵。
②资料不多时，使用上纸张的查阅反而比较快。
③没有电（电池）一切就免谈。
④虽有携带型，但携带性仍不佳。
⑤电子记事本最多只能容纳　
500件，而纸制的记事本却没有数量的限
制。
⑥开始时的输入较麻烦。
□最好与手写住址本合用
使用　
PA16000型的电子电话本，具有住址本、备忘录、计算机等三项功
能。住址本的功能部分，最多可容纳　
370件。但可依输入的字数和备忘事项
的件数，而有相当大的差异。叫出（查阅）的方法有三：

1。依注音符号的顺序叫出（输入时依注音符号顺序登录者）。
2。依笔划顺序叫出（输入时依笔划顺序登录者）。
3。以特定的文字和缩写作为简码叫出。
在输入方法上须先费一番功夫，以后使用才比较方便。
1。业务上的关系只记电话号码。
2。各项目分别以记号代替。这是记事本的索引，也就是叫出资料的简码
或代码。例如与业务的有关者，就在名字（公司名称）的后面输入一个等号
（＝）。
3。不想让别人查阅的部分，则输入只有自己知道的密码。
以我使用