滴水不漏-经理人记事本活用术-第9章
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此对自己的地位就能一目了然。当然将自己周遭的情报和商品的流程写下，
也有同样的功效。
□其他备忘录
用来整理头绪的备忘录有很多种类型，而其中最为人所熟知的方法就是
KJ法和卡片方式。在此就概略地为各位介绍几种常用的方式。
1。藉。。 KJ法重新审视事物
KJ法这个名称是由国外提出，KJ则为其姓氏之缩写。
首先是在小纸片上，以一张一句的方式写下构想和所注意到的事项。日
后，再将它们加以组合排列整齐成一系统的方法。
人类的思考毕竟是呈直线式的，因此很容易流于录音带式的单程前进构
想。 KJ法就是将经由这种思考方式所产生的东西，再度将之打散，所以具
备可以从不同的观点重新审视的优点。
2。把卡片式备忘录携带在身上
市面上所销售的卡片型式很多，下面就选几种具有代表性的加以说明。
（名片式卡片）
这种卡片虽然记载量较少，但是却具备了携带方便的优点。我都是定期
地放进口袋几张，随时携在身上。
备忘录具有“无论何时何地都存在”的要件。名片式卡片在这方面就具
有备忘用纸的条件，而且也可以直接利用名片簿来整理，在整理上十分方便。
其次是当空白名片式卡片用完时，则可以名片来代替。一张名片与一份
情报（一件备忘事项）比较起来，何者的价值较高，其结果是显而易见的，
所以不必太吝惜。
（5×3型卡片）
这种型的色彩和版面设计都较丰富，也是最普及的卡片之一。
我多用它来作为与制式每日行程表之间的联系。有一段时间，我常在记
事本里夹上几张，携带在身旁。但是现在因有感于带两种卡片实在太浪费了，
事本里夹上几张，携带在身旁。但是现在因有感于带两种卡片实在太浪费了，
（B6型卡片）
这种卡片也有各种不同的种类，很多公司都有发售。我以前在写硕士论
文时，就常用
B6型卡片整理文献。由于它可借着颜色的区分，使查阅上较方
便，而且纸张的质感和记载量也都相当不错。
此外，这种
B6型卡片也有活页纸式的产品。但若用于使用量较少的情况
中的话，则较便于调查结果的统计。
《滴水不漏——经理人记事本活用本》记事本＋秘书＋妻子让记事本担
任贴心的秘书工作
一、选择一个“你喜欢的贴心秘书”
一、选择一个“你喜欢的贴心秘书”
然而可惜的是，事实并非常能如人所愿。在公司里不但常常碰到许多棘
手的公务，家庭里也常会出现一些家庭问题，而这也是一般商界人士所度过
的生活。
因此，不妨把记事本视为妻子或秘书吧！但是要使记事本具有此番的功
能，就必须下一番相当的功夫。因为，记事本也是一个功能组合，可以使你
的生命力为之旺盛起来。要让记事本当成自己真心喜爱的一部分，才会对它
们多投入一点心力。
到此为止，我们都只是做一些简单的说明，现在不妨来看一些较实际的
问题。
二、“本”不离身
二、“本”不离身
他的理由是：“有些好构想常会突然地闪现，如果在主意突然涌现的当
儿，没有记事本记下的话，一定立刻就忘记了。不单只是忘了，事后还会后
悔个半死，为了预防这一类的事发生，只好随身携带着记事本了。”
我想每个人都有过这样的经验，当我们紧张、焦虑不堪时，若是不断地
钻牛角尖，倒不如先放松自己的情绪，反而更能想出解决事情的方法。当不
找东西时，想找的东西反而会出现就是同样的道理。
没有任何情况，比我们在急欲想出一件忘记的事时，会有造成更糟的精
神状态。而我那位朋友就是想在即将忘记的当口，把事情先记下来，以免有
上述的状况发生。
将记事本寸步不离地带在身边的最大优点，就是在你需要什么东西的时
候就能立刻找出来。它还有第二个优点，可以说是和第一点互为表里的连锁
反应，当我们看到了记事本中所记录的事项，也会给我们的脑子一种新的刺
激。除此之外，为了确认行程等，随身携带记事本也可带来极大的便利。
三、一日之计在于晨
三、一日之计在于晨
如此一来，就可以立刻出发到公司，收集整理并检查一下当日会议及营
业活动的必要资料，这样也可避免发生忘了带资料往赴会议的情形。而在营
业过程当中，也不会发生因忘记东西而无法办事的现象。打电话给客户的最
佳时间也不是早上，特别是与业务员联系，一定要在九点半以前。十点钟一
过，要找到他们就不太容易了。
还有一点，就是可以妥善控制自己的时间。在家里从容的看报时间、早
上在报公室喝咖啡的时间，诸如此类等，一整天的行程安排，我都可以以一
种从容悠哉的态度来面对一整天繁忙的工作。
我有一个小孩，由于孩子通勤上学并不住校。所以自己可运用的时间只
有深夜至清晨的这段时间。晚上几乎都耗在孩子的身上，而早上
6点钟以前，
又要带着孩子一起出门。照此情形看来，属于自己的时间当然就只有深夜至
清晨的这段时光了。
因此，我也往往利用夜深人静的时候，对我第二天所要做的事情先做一
番考虑。并采取因应的方法。例如：我需要写一份报告，大约需要
3个小时，
那么翌日我就会在清晨
3点的时候起床。因为小孩要我和他一起睡觉，所以
我大约
10点左右就上床，早上
3点左右起床也就一点不为苦了。
四、夜晚时光
四、夜晚时光
为了要利用早晨的时光，我们要先估算起床的时间。可是，先决条件是
要有充分地睡眠，所以还得先算出就寝的时间。而下班回家之后到睡觉之前
的这段时间，就是我们所要考虑的夜晚时光。在我来说，“夜晚时光”是为
明天做计划的时间。
为了明天，大致有下列三项工作必须处理。
1。先将当日的一切做个简单的感性记录。
2。预定一些公与私的事项，将必要之事项记入记事本中。
3。为了明日的活动，今天要有充分的休息。
当然，每天的日子并不是一成不变的，有时候千头万绪而难以解决的事
情也不少。
在遇上困难的时候，千万不要勉强自己，不妨将它留到明天继续努力，
要知道凡事太过勉强反而会产生反效果。我也会为自己安排进修的时间；例
如参加演讲及座谈会，参加一些不直接与业务员接触的活动，这对自己的工
作也会有所助益。
与不同生活范围的人谈谈话，也是一种学习吧！
《滴水不漏——经理人记事本活用本》记事本＋办公设施＝最佳搭配
《滴水不漏——经理人记事本活用本》记事本＋办公设施＝最佳搭配
要使记事本发挥到最大的功效，首先就要使记事本能制度化。但是若再
能活用记事本，其效果更是元以言喻。因为当记事本与办公室中各种现代化
设备一并使用的话，将可构成一个惊人的网路。
在此我们以
OA器材（事务机）及个人电脑，其与记事本有关的部分做说
明。
一、配合复印机
一、配合复印机
复印的方便之处，对爱用制式记事本的人而言，应该是最清楚不过的了。
它可以将所需要的资料复印下来，再打个孔放入自己的记事本中，而成为自
己的资料集。
当然，这种方便并不是只有使用制式记事本的人才可享受，使用其他记
事本的人，也可以复印后贴入记事本之中。记录栏中不需要的部分，亦可用
来当做剪贴处。
如果以资讯的整理之整体情形来看，第一步是妥善统一版面的大小规
格。与其从报纸或杂志切割下来，倒不如去复印来得方便。尤其是该项资料
是两面都需要的时候，利用复印的话更没有后顾之忧了。
二、配合电脑及文字处理机
二、配合电脑及文字处理机
此外，市面上也有卖圣经本大小的专用纸张。但是若将必要的资讯印成
表格的话。其效力想必能发挥到更大的程度。而且最近商场上常用的手提文
字处理机，更融入了制式记事本的开发概念，这一点也可以充分利用。
我有位朋友说过，他希望由一天的行程到当天必要的各项资料，能在事
前全都输入电脑之中，每天早上便可将资料自
电脑中列印出来，然后再纳入制式记事本中。
三、记事本及电子记事本的分别使用
三、记事本及电子记事本的分别使用
优点所在。
但是，即使拥有数种功能，手写的方式还是不能放弃，因为以自己的手
写过一遍的项目，印象会比较深刻，因此也比较不容易忘记。
再说，电子记事本只能一点一点地来看。而记事本的最大特征是具有“一
览性”。所以说，手记式记事本及电子记事本一定要配合使用，其效果才可
能相辅相成。
《滴水不漏——经理人记事本活用术》为记事本服务的辅助工具
一、小小工具妙妙妙
一、小小工具妙妙妙
的
OA器材，或是个人电脑，都不是将记事本充实化的用
品。但是价格中等随处可见的一些文具用品，却具有相当大的功能。
1。橡皮圈
在使用记事本的时候，常常在不知不觉间记入了太多的东西，而使整个
记事本厚重不堪。这时候就可以用橡皮圈把记事本给捆起来。虽然不是很好
看，但总比分散得乱七八糟要好吧！而且，它还可以充当书笺呢！
2。回形针
把收据等单据摆在一处时，最常使用的工具就是回形针了。当然，回纹
针可以当做书笺来使用。只要巧思一番，还可以当做索引使用呢！
3。卡片商品、迷你文具组合
现在的一些文具用品，真是既美观又实用，但这也是文具制造商多年来
努力的成果。
卡片商品的特色，是它可以就原样的组合装入记事本之中，而迷你文具
组合则带给人们周全的服务。一些惯于使用制式记事本的人，在他们的手提
包中都会多准备一套迷你文具组合，如此一来再也不会有东找西找的尴尬场
面了。
4。自粘便条纸
它不仅可以取代记录页，也可以取代书笺夹，可以说是用途极广的便笺，
它的大小也有各种不同的尺寸。如果能有大小两种尺寸的话，对使用者而言
将会更为方便。
5。公文包
记事本的携带性与公文包的存在之间，具有相当微妙的关系。我们会看
到夹着一大本制式记事本的人，以及在公文包里塞着记事本及随身带的人，
当然还有把记事本放在西装口袋里的人。
记事本安放的位置，也会因季节的不同而有所改变。冬天因为穿着夹克，
所以可以放在上衣的内口袋中。但是夏天则只能放在外衣的外侧口袋。但是
不论放在哪里，都必需注意一点，那就是取用方便的原则。
其他一些小东西，例如多功能组合刀具及
OK绷等，这些都可以发挥极大
的效用。
以多功能组合刀具而言，要切割东西非常方便。以手撕会弄得污损难看，
但使用多功能组合刀具就可以又整齐又漂亮。
当然，多功能组合刀具的最大功用在于扳去啤酒瓶盖啰！
最近也有将它与小剪刀等组合成一件式的文具出售，我想有了这种工
具，用起来一定会更得心应手。
至于
OK绷，当我们在写一篇较长的文章时，在指头与笔的中间（中指第
一关节处）贴上一张，将不会有疲劳的感觉产生。
二、综合使用，相得益彰
二、综合使用，相得益彰
总之，并不是要将所有用品、工具全带在身上，有些是可以与其他有此
需要的人共同使用的。
好比说电脑，这就是个非常有用的工具。但是，对一个在外奔波的业务
员而言，却不见得很方便。电脑是放置在办公室里的设备，所以只有当人员
也在室内时，才可能让记事本和电脑连接起来。当然，也有人单靠一本记事
本而游走天下的。
不论如何，只要确定目标在哪里，选择适合自己的工具，就可以为自己
建立起一套很好的资讯网路了。
《滴水不漏——经理人记事本活用术》记事本从“奖品”时代迈入了“选
购”时代
一、哪种好用
一、哪种好用
1。效率记事本记录工作计划安排，以及完成日期和执行中的情形，从而
集中反映出工作的效率。
2。老式日志
现今各文具行里就陈列不少的活页式记事本。但是这种老式日志的开
发，已经跨越整整
20多个年头以上了。
当时，正从事着与电脑有关工作的单位，于是就利用电脑的理论，设计
出一种适合他们自己的记事本来。而今使用他们这种记事本的人，占的比例
也不少。
二、自我管理
二、自我管理
一般人的回答都是：“为了使自己工作更顺利，所以才想要一本记事本。”
不错！我之所以会去买记事本的动机也在于此。
公司或银行所赠送的那些记事本往往派不上用场，对于提高工作效率也
就毫无帮助可言。正因为如此，所以大家才会有“买一本适合自己使用的记
事本”的念头。
有人说：“记事本是一项非常重要的随身至宝，特别是在时间管理上，
一本适合自己使用的记事本，是绝对不可或缺的。现在记事本的种类虽然有
许多种类，但是要找一本既实用又合意的却不容易。”这句话的确是一针见
血，说到每个人的心坎里去了。
事实上，各种行业的人员都有各种不同的需求。有人以日为单位，有人
以周为单位，甚至有人以月为单位。各有不同，又如何能使人人都称心如意
呢？
有人在记事本上，全记载一些与工作有关的事情，这也印证了“工作是
生活的重心”这句话。然而事实上，记事本所管理的，不仅只是“工作时间”，
而应该同时也是“整体生活”的时间。
有了一本深合己意的记事本，可使自己的生活井然有序，并且充实而有
意义。所以说，一定要选一本合于自己使用的记事本才好。
三、选购要点
三、选购要点
因此，在此我列举几项，在选择记事本时的考虑因素，提供给各位作为
参考，使每个人都能选出自己所喜欢而又合用的记事本。
□以形式来选择
那种胶装式的记事本，对学校的学生而言较具实用性。而所记载的内容，
也都是提纲挈领、较为简单，这种记事本的最大特色在于“便于使用”。
决定了记事本的形式之后，有些人会就此一记事本原有的规格内容来使
用，而不考虑其他的因素。
有些人选用这种记事本的理由，在于使自己的工作更具效率，使得记事
本就如同一册一览表一般。
但是反过来说的话，胶装式记事本较缺乏灵活性，且具被动性，一旦用
惯了记事本的话，也许这种记事本就会给人不够完美的感觉。
另一种活页式的记事本，它的特征可以说与胶装式的记事本正好相反。
由于它具有相当的灵活性，所以可以随自己的意思来改变内容次序。也就是
说，可以随时依情况的不同而改变其“软体”的部分。换言之，它的应用范
围相当广泛，是一种属于自发性的记事本。由于可以由自己规划出自己的系
统制度，因此也称之为系统记事本。
如果能够善加利用此项特征，对于信息整理或资料的携带上，将有相当
大的功效。
但是，如果对于记事本的使用并不熟悉的话，这种自由灵活的特性�
