经商不求人-第28章
按键盘上方向键 ← 或 → 可快速上下翻页，按键盘上的 Enter 键可回到本书目录页，按键盘上方向键 ↑ 可回到本页顶部！
————未阅读完？加入书签已便下次继续阅读！
此，安德鲁斯费尽心机，拟定了简洁、动人、富有吸引力的邀请信，换而言
之，一封绝妙的信。
如果不靠这封信，编辑们就不会出席展览，那么埃迪·安德鲁斯的公关
公司如今就会减少一位顾客了。
半个月后，索贝尔汉姆已经在抱怨一刻不息的求购电话了！
… Page 206…
12。怎样做好接待工作
一个组织由于各种关系而来访的人涉及面很广，如采访的记者、协作单
位、股东、上级主管部门、投诉的顾客、社区团体、索取赞助者、参观团体、
远道而来的外宾等等。来访者可能是单个的人，也可能三五成群成为一个团
体。这是一种送上门来的公共关系。公关部能否给予他们热情、礼貌和周到
的接待，做好迎来送往的工作，影响着他们对组织机构的第一印象。
（1）办公室接待
公关部经常需要在办公室接待各种来访者，倾听他们的投诉，回答他们
的咨询，解决他们的问题，或商量、讨论某些事宜。
①对于来访者，无论是何人，首先应以微笑礼貌地表示欢迎，热情招呼
来访者坐下，给来访者端上一杯热茶。然后委婉而迅速地了解清楚来访者的
身份、来访目的和具体要求，以便决定接待的规格、程序和方式。
②对于特别重要的来访者，应由公关部经理亲自出面接待，并立即传报
上级主管乃至最高负责人。一方面，应该按照客人的身份安排对等的接待者；
但另一方面，通常公关部经理也可以被授权代表组织，甚至代表最高负责人
出面接待，可适用于各级别或不同层次的客人。
③对于专业性较强的访问，公关部应立即与有关的专业技术部门联系，
积极引荐有关方面的权威人士，并协助做好一切安排。
④对于新闻记者或意见领袖，应特别谨慎和热情、周到。首先采取合作
的态度，了解清楚对方的意图，但不轻易表示赞成或反对的态度；必要的话，
在回答有关敏感问题之前，应向最高层或有关部门请示；在实事求是提供情
况的前提下，尽可能树立组织的正面形象和信心。其次，注意为他们提供各
种便利条件，真心实意地协助他们工作。
⑤对于一般的顾客，应耐心地倾听他们的投诉，热情地回答他们的咨询，
尽可能解决他们的实际问题，让他们带着满意的心情离去。
⑥对于社区代表或赞助团体，在认真考虑他们的要求后，应根据企业的
赞助条例或有关规定，结合企业利益分别对待，无论是接受、商榷或拒绝，
都应以诚相待而不失礼节。
总之，有针对性地做好接待工作，为组织多交朋友，消除敌意，是一项
既琐碎又重要的日常工作。
此外，公关部门应具备较好的接待条件，如相对独立、安静、舒适的接
待环境，基本的服务设备和用具，供来访者了解情况用的各种宣传性画册、
刊物和资料，送给来访者作留念的小纪念品等。这本身就表达了对客人的敬
意。
（2）群体接待
一般指参观团体。对于有组织的来访者，也应有组织地进行接待。这是
一个融合了交际、宣传、特别节目等形式的综合性活动，除了与 “散客接待”
有不少共同要求之外，还有一些特殊的要求：
①注意接待的总体对等。接待前要尽可能详细地了解参观团体的人员构
成，包括职衔、专业结构，乃至年龄、性别、经历等情况，以安排既少而精、
又大体对等的人员进行接待。这样，既符合礼节，又使接待过程有共同语言
可以交流，避免出现冷的冷、热的热的尴尬局面。
… Page 207…
②注意时间的紧凑衔接。群体接待工作量会有成倍的增加，倘若是一些
大型参观团、访问团，接待工作十分复杂，尤其是时间安排上总有一个定量，
不可能因为这里那里的耽搁，随意地延长总的时间，把一天的安排变成两天，
因而安排要算好提前量和必要的机动时间。
③注意接待的后勤服务。群体接待由于人员的增加，许多单个接待并不
突出的问题，若不注意也会造成很大的被动。如接待场所、会议室，单个接
待比较随意，而群体接待就一定要恰到好处，有的单位甚至暂时没有合适的
场所，也得想办法或事先控制人数，或分批接待；又如代订车船票，单个来
客并不成为问题，一旦人数很多，一下子买不到这么多票，也须早作打算。
总之，后勤服务工作要格外重视，以免挂一漏万。
④注意群体中个别人员的特殊要求。接待群体对象，由于人数众多，各
人情况不一，有经验的公关人员除了了解总体一般情况以外，往往也十分注
意群体中个别人员的特殊要求。这项工作做得好，可以给对方全体人员都留
下深刻的印象；反之，一人向隅，举座不欢，也会影响全团队的情绪。
（3）车站、机场、码头迎送
公关接待工作的 “善始善终”往往表现在车站、机场、码头的迎送环节
上。迎送工作的有关事项如下：
①认真研究客人的基本资料。准确了解客人的名字、相貌特征 （如事先
有照片的话），弄清楚客人的身份、来访目的、与本组织的关系性质和程度，
以及其他背景材料。
②确定迎送规格。根据以上资料，结合本组织的具体情况，确定迎送规
格。对较重要的客人，应安排身份相当、专业对口的人士出面迎送；亦可根
据特殊需要或关系程度，安排比客人身份高的人士破格接待，或安排副职、
助理出面。对于一般客人，由公关部派员迎送即可。
③做好迎送准备工作。比如，与有关交通部门联系，核实客人的班机或
车船班次、时间；安排好迎送车辆；预先为客人准备好客房及膳食；如果对
所迎接的客人不熟悉，需要准备一块迎客牌子，写上 “欢迎×××先生（小
姐、女士）”以及本组织的名称；如需要，可准备好鲜花等。
④严格掌握和遵守时间。无论迎送，均需提前到达机场、车站或码头，
不可迟到。要考虑到中途交通与天气原因。如送行时客人需办理托运或登机
手续，可由公关部派员提前前往代办。
⑤迎接与介绍。接到客人后，即表示欢迎或慰问，然后相互介绍。通常
先将前来欢迎的人员介绍给来宾；或自我介绍，并递上名片。客人初到一般
较拘谨，应主动与客人寒暄，话题宜轻松自然，如客人的旅途情况，当地的
风土人情、气候特点、旅游特色，客人来访的活动安排、筹备情况、有关建
议，以及客人可能关心的其他问题。除客人自提的随身小件行李外，应主动
帮助客人提行李。
⑥妥善安排。客人抵达住地后，尽可能妥善安排，使客人感到宾至如归。
如，向客人提供活动的日程计划表、本地地图和旅游指南；向客人介绍餐厅
用膳时间及主要的接待安排，了解客人的健康情况及特殊需要 （如回程机、
车、船票）；到达后不要马上安排活动，迎接人员不必久留，以便让客人更
衣、休息和处理个人事务；分手前应该约好下次见面的时间及联系方法等。
… Page 208…
13。怎样安排会见与会谈
为了融洽双边关系，增强双向沟通和相互了解、相互合作，公共关系部
门常常需要为主、客双方组织和安排会见和会谈活动。这是较为正式的社交
活动。
（1）会见
会见，国际上一般有接见和拜会之分。凡身份高的人士会见身份低的人，
或者主人会见客人，一般称为接见或召见。凡身份低的人士会见身份高的，
或者客人会见主人，一般称为拜会或拜见。我国一般统称为会见。接见和拜
会后的回访称回拜。
会见就其内容来说，有礼节性的、事务性的、政治性的，或兼而有之。
礼节性会见时间较短，话题较为广泛、轻松，属于一种较正式的见面形式。
事务性会见则涉及双方关系的交涉、业务商谈等。
会见可以安排在办公室或会客室。在会客室会见的座位安排：客人坐在
主人的右边，如需要译员和记录员则安排坐在主人和主宾的后面。其他客人
按礼宾顺序在主宾一侧就座，主方陪见人在主人一侧就座。座位不够可在后
排加座。
（2）会谈
会谈，指双方或多方就某些正式或重大的政治、经济、文化以及其他共
同关心的问题交换意见，或洽谈公务，业务谈判等。会谈的内容一般较为正
式，政治或业务的专题性较强。考虑到会谈 （特别是谈判）的气氛比较正规、
郑重，对等性强，因此，座席的安排更讲究双方或各方的平衡，通常用长方
形、正方形、椭圆形桌子。最常见的是长方形桌，宾主相对而坐。以正门为
准，主人占背门一侧，客人面向正门。主谈人居中。译员安排在主谈人右侧
或后面。其他人按礼宾顺序左右排列。如会谈长桌一端向正门，则以人门的
方向为准，右为客方，左为主方。
（3）会见和会谈的注意事项
①提出会见的目的和要求。拜会者根据双方关系、本人身份及业务性质，
提出要求会见主方某人士，约定会见时间、地点、参加人员。接见一方应尽
早回复。如因故不能接见，应婉言解释。
②接见一方的安排者，应主动将会见 （会谈）的时间、地点、主方出席
人及有关事项通知对方。拜见一方的安排者，应主动向主方了解有关事项。
③准确掌握会见 （会谈）的时间、地点和双方人员名单，及早让有关方
面作好准备及安排。主人应提前到达候客。
④接见一方应在会见 （会谈）场所安排足够的座位，并事先排好座位图，
现场放置座位卡；准备好扩音器、灯光等设备以及茶水、饮料。
⑤如需合影，应事先排好台影图。合影时一般由主人居中，按礼宾次序，
以主人右手边为上，主客双方间隔排列。主要身份者站前排，其他人员排在
后面。一般来说，两端均由主方人员把边。
⑥客人到达时，主人在正门口或会客厅门口迎接。会见结束时，主人应
送至车前或门口握别，目送客人离去。
⑦正式的会见和会谈，与会者不应随意走动或进出。工作人员安排就绪
后应退出。记者也只在会谈前采访几分钟，然后离场。根据双方协议，会谈
… Page 209…
后可共同或单独会见记者。
… Page 210…
14。怎样与记者打交道
如果有人问，请你为大型综合性运动会主持公关活动，那么，公关的首
要公众是谁？也许很多人毫不犹豫地回答，当然是那些在比赛场上叱咤风云
的运动员了！这话没错，运动员是运动会的主角，无疑也应是运动会的首要
公众。但是，如果把这句话绝对化，认为运动会的首要公众非运动员莫属，
那就有点失之偏颇了。
1988年汉城奥运会组委会主席曾在不同的场合说过这么一句话：“我们
是把70％的精力放在记者的接待工作上的。”他是这么说的，也是这样做的。
比如，在安排记者村和选手村时，他们把房间标准高的公寓用作记者村；在
记者班车、电讯服务方面，他们更是尽其所能，安排得无可挑剔。在奥运会
前后的记者招待会上，这位组委会主席都是亲自站在门口，恭候记者达几小
时。这位主席曾这样解释说，接待好一个运动员和接待好一个记者的效果是
大不相同的，一位运动员说你奥运会办得好，最多是几十人或者几百人知道；
但是，如果一位记者说你办得好，那就可能让几十万人、几百万人，甚至几
千万人知道你们成功地举办了一届奥运会。这就是传播媒介的特殊功效！汉
城奥运会的巨大成功，难道与这个意识、与这项工作没有关系吗？而巴塞罗
那奥运会，虽然也办得相当不错，但是，我们读者却听到、读到了许多这样
的报道，诸如“经常误点的班车”、“热情有余但经验不足的西班牙人”……
以此引申开去，人们又看到了许多有关西班牙特别是巴塞罗那政治、经济等
评论员略带微词的报道。这就使原本不错的奥运会打了折扣。
从公共关系的角度讲，新闻界公众对一个社会组织来说应是最重要的公
众之一。因为新闻界公众具有双重身份，一方面他们是组织的客体，另一方
面他们又是组织与公众实现广泛、有效沟通的必经渠道。客体与中介的合一，
决定了新闻界公众往往被摆在最显著的位置，或被称之为外部关系中的首要
公众。大型综合性运动会更不可能例外。
西方一些国家将新闻媒介看成是立法、司法和行政三大权力之外的 “第
四权力”或 “第四阶级”，并把新闻记者喻为“无冕之王”。这样的说法固
然有些夸张，但是，因为记者背后站着的是数十万、数百万乃至数千万读者、
观众和听众，确实是公关人员必须 “打起精神，小心伺候”的“上帝”。
… Page 211…
15。怎样写新闻稿
写稿时也应注意到新闻报道的五个w 一个H。就是：
When 事件发生于何时？
Where 事件发生于何地？
who 牵涉到何人？
What 所发生者为何事？
Why 何故会发生此事？
how其整个经过如何？
英国的一个公共关系专家举出写作新闻稿的 “七点”模式。这七点就是：
（1）主题——这新闻稿是关于什么事件的？
（2）机构——机构的名称是什么？
（3）地点——机构的所在地是哪里？
（4）优点一所谈的产品或服务有什么新颖或特异之处？能提供什么利
益？
（5）应用——如何可以使用或享受这些产品或服务？谁可以使用或享受
这些产品或服务？
（6）细节——它的规格如何？或颜色、价格、大小等各方面的细节如何？
（7）消息来源——这是指发出消息的地方，它和产生新闻的地点未必一
致。譬如一架新型的飞机可以在某一机场启航；但发出新闻的航空公司总部
却在市区。
当然上述提供的几点是不妨加以变通的。
以上所讲的基本原则涉及新闻稿的内容及其表现手法。这样一篇稿子是
否能为新闻界采用，主要看其是否有新闻价值。
… Page 212…
16。怎样组织记者招待会
开记者招待会，首先要选择适当的日期和�
