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第29章

经商不求人-第29章

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                          16。怎样组织记者招待会 



     开记者招待会,首先要选择适当的日期和时间。所谓适当就是要适合记 

者们来参加而不能只为便利自己的老板。 

     选择日期最重要的原则就是不可和重要节目或盛大的庆典同时举行,否 

则的话可能只会有很少记者或甚至没有记者参加,因为记者们没有分身木。 

如果别的节目或庆典比你的招待会重要,他们必然会选择重要的参加。 

     至于在一周的哪一日举行也应该考虑一下,通常在周未并不适宜。如果 

新闻界的熟朋友,可以去电话打听一下有没有别人打算和你在同一时间开记 

者招待会。 

     记者招待会可以在上午 11时左右或下午3 时左右的时间召开,其他太早 

或大迟的时间对记者来说也不大方便。 

     适当的地点也十分重要。譬如交通方便和场地舒适都应在考虑之列。 

     要想举行记者招待会应该注意下列一些小节: 

      (1)请帖应及早发出,如可能最好在两星期以前,临时发生的重要事件 

当然可以例外。召开这个招待会的目的必须清楚言明,最好列举出在会场上 

发言主要人物的姓名、举行日期、时间、地点及召开机构的地点及电话等, 

以便传播机构可以进一步预先询问招待会的详情。 

      (2)通常报社对于是否派遣记者前来是不会答复的,所以必须准备充足 

的座位给记者们。 

      (3)必须有高中级执行人员,并设置签名册以便到会的记者签名。 

      (4)机构方面的每一名与会职员,包括演讲者在内都应该在胸前佩带写 

上姓名的标签。对来参加的记者应发给写上姓名和传播机构名称的标记。 

      (5)如需放映电影、录像带或幻灯片,必须先检查放映机是否良好;如 

需用扩音器,也必须事前检查其是否妥当。 

      (6)招待会事后可举行鸡尾酒会或茶会,以便记者能有机会单独访问机 

构方面的重要人物,因此也能增进效果。 

      (7)主持人的致词和其他资料以及照片、图片等必须复制多份,以便分 

发给在场的每一位记者。 

     有一点非常重要,就是记者招待会必须按时举行,主持人的致词必须简 

明扼要,而不浪费记者的时间。 

     通常记者招待会不宜同时招待其他嘉宾如顾客等,因为我们是无法同时 

应付两种公众不同的需要的。 


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                          17。怎样组织现场参观 



     企业组织参观的项目一般包括:企业的展览室,生产设备和工艺流程, 

厂区环境,员工的教育、培训设施,以及企业的服务、娱乐、福利、卫生等 

设施。 

     现场参观的组织与安排要 “看似随意,实则精心”。除了公关部门之外, 

一般需会同行政、人事、销售等部门,组成专门机构,全面负责活动的策划、 

组织和实施。 

      (1)首先,举办参观活动应有比较明确的主题,并围绕该主题安排有关 

活动内容,邀请特定的对象,制定公关宣传方案。 

      (2)举办活动的时间一般应结合有关吉庆日子,如周年纪念日、开业庆 

典、社区节日等;邀请对象确定后,要事先编制来宾名册,落实出席的重要 

宾客。 

      (3)请帖应及早发出并应附有充足的资料,使人家知道所参观的内容包 

括些什么东西,并且说明日期、时间、地点。如果参观地点离市区中心很远, 

应该供给交通工具及茶水膳食。这一点也应该通知对方,并应告诉对方何时 

可以参观完毕以便对方自行决定是否参加。如果需要答复的,可以附上一张 

贴有邮票的回邮明信片。 



      (4)参观时一切程序包括参观路线应预先计划妥当,沿线作必要的标 

识,并进行一些装饰美化,以便到时能够顺利进行。有些单位还要注意技术 

保密问题,也需在路线规划时注意。 

      (5)应该有足够的接待人员和相应的服务设施,包括交通、饮食、娱乐、 

医疗等项目,尤其是需要有人能答复一切查询及接受访问。有关的宣传资料 

和礼品应预先准备好。宣传资料包括:企业简介、纪念册、活动指南、招贴 

和传单、说明书、视听材料等。茶水及膳食更应安排妥当,以便到预定时间 

即可马上进食,免得临时张罗来不及。 


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                        18。怎样举办和参加展览会 



     展览会是最典型的综合性公关媒介。一个展览会少不了要用照片,也时 

常放映幻灯片或电视录像,要派发印刷品,要利用播音和电视技巧,要搞报 

界联络,还要和参观展览的公众作面对面的接触,所以在言语方面也大派用 

场。 

     总括来说,展览会的优点有: 

      (1)本身是一个特别节目,有娱乐性且能吸引公众前来参观。 

      (2)展出的东西有目共睹,更可以示范实物,即使实物太大或不便展出, 

亦可采用模型或利用视听工具放映来代替。 

      (3)与公众直接接触,能充分正确地了解他们的意图而建立起双向的沟 

通。 

     事实上,展览会不但是公共关系的媒介,而且也广泛应用于宣传、广告 

和销售上。 

     展览的形式也有户外、户内、流动等形式,更可与会议或特别节目一齐 

举行。 

     至于大规模的展览会有许多机构参加,可以说是一件盛事而会获得新闻 

界的报道。如果行家们都参加而自己的机构不参加,就无异于放弃机会。 

     那么,一个组织在什么情况下应该参加某一展览会呢?参加展览会无疑 

有许多优点,但却要相当的财力、物力和人力,所以不能盲目参加,而必须 

考虑到下列各点。 

      (1)展览会的确切范围是什么? 

      (2)参观人数大概会有多少? 

      (3)参观者是何等样人? 

      (4)有没有足够的东西可能展出? 

      (5)有没有足够的人力、物力和财力可以应付?是否值得? 

     通常参加展览会的费用包括: 

      (1)场地费用。如:租金、电费和其他费用。 

      (2)设计和建造的费用。由于展出摊位必须请专业人员设计和布置,其 

花费是不会便宜的。 

      (3)职员费用。摊位必须有足够的职员,所有薪金、饭钱车费等都应计 

算在内,如果到外地去参展则还要旅费和宿费。 

      (4)联络费及交际费。购买茶点招待宾客及交际应酬都应该有一笔费 

用。 

      (5)宣传费用。刊登广告、印刷宣传品、联络记者等都要相当费用。 

      (6)运输费及保险费。展品运至会场要花费运输费,笨重的展品放在会 

场上要买保险,以防失火或失窃等意外。 


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                         19。怎样举行签字仪式? 



     组织之间通过谈判,就经济、科技、文化、教育、体育等某一方面的专 

业领域的合作事务达成相互协议,并需要缔结正式协定或条约时,一般可以 

举行正式的签字仪式。签字仪式的安排如下: 

      (1)做好签字文本的准备工作。包括定稿、翻译、校对、印刷、装订、 

盖火漆印。同时要准备好签字用的文具、代表双方组织的旗帜或标志牌。 

      (2)安排出席签字仪式的人员。双方要事先商定好签字人,其入选要视 

文件的性质来确定,可由最高负责人签,也可由具体部门负责人签,但双方 

签字人的身份应该对等。事先还要安排好助签人员,并洽谈好签字的有关细 

节。其他出席签字仪式的,基本上是双方参加会谈的全体人员,人数最好大 

体相等。为了表示重视,可以邀请更高一层的领导人出席签字仪式。 

      (3)准备好签字场地设施。一般在签字厅内设置长条桌一张,桌面覆盖 

深绿色呢台布,桌后放置两张椅子作为双方签字入座位,主左客右。座前摆 

上各自保存的那一份文本,上端分别放置签字文具。签字桌中间摆一旗架, 

悬挂签字双方的旗帜。 

      (4)进入签字程序。双方出席签字仪式的人员一同进入签字厅。签字人 

员就座时,其他人员分主客两方、按身份顺序排列于各自签字人的座位后面。 

双方的助签人员分别站立在各自签字人的外侧,协助翻揭文本、指明签字处。 

签字人首先在各自保存的文本上签字,然后由助签人员互相传递文本,再在 

对方保存的文本上签字,最后由双方签字人起立互相交换文本,并相互握手。 

签字后可由工作人员送上香槟酒,共同举杯庆贺。 


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                       20。怎样准备一份恰当的礼物 



     近年来,欧美日各国市场又掀起新的宣传公司形象、刺激购买欲望的公 

关热潮,生产商直接向客户馈赠公关礼品,倍受顾客青睐。由于众多公司纷 

纷采用这种新招,以致形成了一个广阔的馈赠品市场。这些礼品的特色是: 

      (1)设计精美并具有宣传效果。赠品应充分反映时下流行的色彩、花样 

和形状等。只有时尚新颖,有趣别致,并在消费者心目中留下深刻印象的赠 

品,才能在市场立足。比如:印有本公司徽标或字母的精美手帕、原子笔、 

名片夹等等。既能给公司带来薄利,更重要的是通过这些精致礼品把本公司 

的形象深深铭刻在顾客的心里。 

      (2)赠品的种类跟随潮流并能增值。例如:一家对环保问题关注的公司, 

在选择赠品时,选用了对环境生态无害的材料,借此向消费者宣传该公司对 

全球环境保护所作的努力,为公司树立良好的形象。 

      (3)赠品一般都是非正式产品。促销活动时,策划人都避免将正式产品 

用作赠品,因为一般赠品的价值只是正式产品零售价的50%,正式产品一经 

免费送给顾客,便无法在商店零售。但是,同类赠品可用于不同行业。此外, 

促销赠品的业务不像零售业,因为每次交易批量大,可以说是一门大业务, 

所以竞争也十分激烈。 


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                           21。宴请有什么学问 



     为表示欢迎、答谢、祝贺,为融洽气氛,联络感情,公共关系也需运用 

各种宴请形式。常用的宴请形式有: 

      (1)正式宴会 

     有固定的规格和程序,宾主均按身份排位就座。对服饰、餐具、酒水、 

菜看道数、餐桌陈设、服务员的装束和礼仪等方面,都有较严格的要求。席 

间一般有正式的致辞或祝酒。 

      (2)便宴 

     即非正式宴会,分午宴或晚宴,一般晚宴较午宴隆重些。近年来也有利 

用早餐 (饮早茶)的形式举行便宴的。这类宴会形式简便,不排座席,不作 

正式讲话,菜式和酒水亦略简,适用于日常相互间的友好往来。 

      (3)冷餐会 

     亦称自助餐。不排席位,菜肴以冷食为主,辅以热菜和餐具一齐陈设在 

长条菜桌上,供客人自取。酒水 (啤酒、果汁、可乐,一般不用烈酒)陈放 

在桌上或由招待员端送,自由饮用。一般没有固定座位,可自由活动,随意 

入座或站立进餐。出席者不必计较礼宾身份,在餐会上可以平等交谈,自由 

沟通。国内举行的大型冷餐会,往往习惯沿用大圆桌,设座椅若干,主宾席 

仍排席位,其余大多数席位不固定座位,可自由活动,自由取食。冷餐招待 

会的规格可高可低,举办时间一般在中午 12 时至下午 2 时,下午 5 时至 7 

时左右。适用于正式宴请人数众多的宾客。 

      (4)酒会 

     又称鸡尾酒会。形式较轻松活泼,便于广泛接触交谈。招待品以酒水为 

主,通常酒类品种较多,并配以各种果汁,向客人提供不同酒水配合调制的 

混合饮料 (即鸡尾酒)。不用或少用烈性酒。略备小吃,如三明治、面包卷、 

小香肠、炸春卷等,以牙签取食。酒水和小吃由招待员用托盘端送,或置放 

在固定的桌上。酒会举行的时间较灵活,上午、中午、下午、晚上均可,时 

间一般延续两三小时。请柬上往往注明整个酒会活动延续的具体的时间,在 

这段时间内客人可随意到达或退席,来去自由,不受约束,由于客人有来有 

走,因此酒会可招待、接纳较多的客人。一些大型酒会亦可邀请乐队或播放 

轻音乐舞曲,在场地允许的情况下让客人们跳交谊舞。总之酒会是一种大型 

的、气氛很轻松、和谐的现代社交形式。 

      (5)茶会 

     是一种简便的招待形式。以茶或咖啡招待客人,略备点心或风味小吃, 

不必使用餐厅、餐具,不排座席。时间一般在上午 10时或下午4 时举行。 



      (6) 工作进餐 

     分为工作早餐、工作午餐、工作晚餐。利用进餐时间,边吃边谈工作, 

讨论问题,交换意见。双边工作进餐可利用长桌排席位,以便于对等交谈。 

宴请的菜肴、程序从简,甚至采用快餐形式或由参加者各自付费。这是现代 

国际交往中经常采用一种非正式宴请形式。 

     目前,无论是国际上或国内,礼宾工作都在简化。宴请的范围趋向缩小, 

形式更为简便,更注重实际效率和效果。如用酒会、冷餐会代替宴会,以早 

餐代替午宴和晚宴等。 


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      (7)宴请席位安排 

     正式宴会一般均需排席位,也可以只排部分客人的席位,其他人只排桌 

次或自由入座。 

     桌数较多时要摆桌次,按国际上的习惯,桌次高低以离主桌位置远近而 

定,右高左低、中心高外围低。 

     席位高低以离主人的座位远近而定,同时也遵循右高左低的习惯。排席 

位的主要依据是礼宾次序。因此在排席位前,要按礼宾次序开列主、客双方 

的名单。当然,也要考虑特殊因素灵活处理。如遇主宾身份高于主人,为表 

示对他尊重,可以把主宾摆在主人的位置上,主人则坐在主宾位置上,第二 

主人坐在主宾的左侧 (当然也可以按常规排列)。 

     男女宾的安排,按外国习惯是掺插安排。我国习惯按各人职务、身份排 

列,以便于谈话。如果有夫人出席,通常与宴会女主人排在一起。如:男主 

宾坐在男主人右上方,其夫人坐在女主人右上方。如果宴会主人的夫人不出 

席,可请其他身份相当的妇女作第二主人。亦可以把主宾夫妇安排在主人的 

左右两侧。 

     席位安排还要适当照顾各种实际情况,如:身份大体相当、专业相同、 

语言相同,可以排在一起;意见分歧、关系紧张者,应避免排在一起等等。 

席位排好后,应该用座位卡在席上标明。桌次可在请柬上注明,或入席前通 

知。大

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