经商不求人-第29章
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16。怎样组织记者招待会
开记者招待会，首先要选择适当的日期和时间。所谓适当就是要适合记
者们来参加而不能只为便利自己的老板。
选择日期最重要的原则就是不可和重要节目或盛大的庆典同时举行，否
则的话可能只会有很少记者或甚至没有记者参加，因为记者们没有分身木。
如果别的节目或庆典比你的招待会重要，他们必然会选择重要的参加。
至于在一周的哪一日举行也应该考虑一下，通常在周未并不适宜。如果
新闻界的熟朋友，可以去电话打听一下有没有别人打算和你在同一时间开记
者招待会。
记者招待会可以在上午 11时左右或下午3 时左右的时间召开，其他太早
或大迟的时间对记者来说也不大方便。
适当的地点也十分重要。譬如交通方便和场地舒适都应在考虑之列。
要想举行记者招待会应该注意下列一些小节：
（1）请帖应及早发出，如可能最好在两星期以前，临时发生的重要事件
当然可以例外。召开这个招待会的目的必须清楚言明，最好列举出在会场上
发言主要人物的姓名、举行日期、时间、地点及召开机构的地点及电话等，
以便传播机构可以进一步预先询问招待会的详情。
（2）通常报社对于是否派遣记者前来是不会答复的，所以必须准备充足
的座位给记者们。
（3）必须有高中级执行人员，并设置签名册以便到会的记者签名。
（4）机构方面的每一名与会职员，包括演讲者在内都应该在胸前佩带写
上姓名的标签。对来参加的记者应发给写上姓名和传播机构名称的标记。
（5）如需放映电影、录像带或幻灯片，必须先检查放映机是否良好；如
需用扩音器，也必须事前检查其是否妥当。
（6）招待会事后可举行鸡尾酒会或茶会，以便记者能有机会单独访问机
构方面的重要人物，因此也能增进效果。
（7）主持人的致词和其他资料以及照片、图片等必须复制多份，以便分
发给在场的每一位记者。
有一点非常重要，就是记者招待会必须按时举行，主持人的致词必须简
明扼要，而不浪费记者的时间。
通常记者招待会不宜同时招待其他嘉宾如顾客等，因为我们是无法同时
应付两种公众不同的需要的。
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17。怎样组织现场参观
企业组织参观的项目一般包括：企业的展览室，生产设备和工艺流程，
厂区环境，员工的教育、培训设施，以及企业的服务、娱乐、福利、卫生等
设施。
现场参观的组织与安排要 “看似随意，实则精心”。除了公关部门之外，
一般需会同行政、人事、销售等部门，组成专门机构，全面负责活动的策划、
组织和实施。
（1）首先，举办参观活动应有比较明确的主题，并围绕该主题安排有关
活动内容，邀请特定的对象，制定公关宣传方案。
（2）举办活动的时间一般应结合有关吉庆日子，如周年纪念日、开业庆
典、社区节日等；邀请对象确定后，要事先编制来宾名册，落实出席的重要
宾客。
（3）请帖应及早发出并应附有充足的资料，使人家知道所参观的内容包
括些什么东西，并且说明日期、时间、地点。如果参观地点离市区中心很远，
应该供给交通工具及茶水膳食。这一点也应该通知对方，并应告诉对方何时
可以参观完毕以便对方自行决定是否参加。如果需要答复的，可以附上一张
贴有邮票的回邮明信片。
（4）参观时一切程序包括参观路线应预先计划妥当，沿线作必要的标
识，并进行一些装饰美化，以便到时能够顺利进行。有些单位还要注意技术
保密问题，也需在路线规划时注意。
（5）应该有足够的接待人员和相应的服务设施，包括交通、饮食、娱乐、
医疗等项目，尤其是需要有人能答复一切查询及接受访问。有关的宣传资料
和礼品应预先准备好。宣传资料包括：企业简介、纪念册、活动指南、招贴
和传单、说明书、视听材料等。茶水及膳食更应安排妥当，以便到预定时间
即可马上进食，免得临时张罗来不及。
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18。怎样举办和参加展览会
展览会是最典型的综合性公关媒介。一个展览会少不了要用照片，也时
常放映幻灯片或电视录像，要派发印刷品，要利用播音和电视技巧，要搞报
界联络，还要和参观展览的公众作面对面的接触，所以在言语方面也大派用
场。
总括来说，展览会的优点有：
（1）本身是一个特别节目，有娱乐性且能吸引公众前来参观。
（2）展出的东西有目共睹，更可以示范实物，即使实物太大或不便展出，
亦可采用模型或利用视听工具放映来代替。
（3）与公众直接接触，能充分正确地了解他们的意图而建立起双向的沟
通。
事实上，展览会不但是公共关系的媒介，而且也广泛应用于宣传、广告
和销售上。
展览的形式也有户外、户内、流动等形式，更可与会议或特别节目一齐
举行。
至于大规模的展览会有许多机构参加，可以说是一件盛事而会获得新闻
界的报道。如果行家们都参加而自己的机构不参加，就无异于放弃机会。
那么，一个组织在什么情况下应该参加某一展览会呢？参加展览会无疑
有许多优点，但却要相当的财力、物力和人力，所以不能盲目参加，而必须
考虑到下列各点。
（1）展览会的确切范围是什么？
（2）参观人数大概会有多少？
（3）参观者是何等样人？
（4）有没有足够的东西可能展出？
（5）有没有足够的人力、物力和财力可以应付？是否值得？
通常参加展览会的费用包括：
（1）场地费用。如：租金、电费和其他费用。
（2）设计和建造的费用。由于展出摊位必须请专业人员设计和布置，其
花费是不会便宜的。
（3）职员费用。摊位必须有足够的职员，所有薪金、饭钱车费等都应计
算在内，如果到外地去参展则还要旅费和宿费。
（4）联络费及交际费。购买茶点招待宾客及交际应酬都应该有一笔费
用。
（5）宣传费用。刊登广告、印刷宣传品、联络记者等都要相当费用。
（6）运输费及保险费。展品运至会场要花费运输费，笨重的展品放在会
场上要买保险，以防失火或失窃等意外。
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19。怎样举行签字仪式？
组织之间通过谈判，就经济、科技、文化、教育、体育等某一方面的专
业领域的合作事务达成相互协议，并需要缔结正式协定或条约时，一般可以
举行正式的签字仪式。签字仪式的安排如下：
（1）做好签字文本的准备工作。包括定稿、翻译、校对、印刷、装订、
盖火漆印。同时要准备好签字用的文具、代表双方组织的旗帜或标志牌。
（2）安排出席签字仪式的人员。双方要事先商定好签字人，其入选要视
文件的性质来确定，可由最高负责人签，也可由具体部门负责人签，但双方
签字人的身份应该对等。事先还要安排好助签人员，并洽谈好签字的有关细
节。其他出席签字仪式的，基本上是双方参加会谈的全体人员，人数最好大
体相等。为了表示重视，可以邀请更高一层的领导人出席签字仪式。
（3）准备好签字场地设施。一般在签字厅内设置长条桌一张，桌面覆盖
深绿色呢台布，桌后放置两张椅子作为双方签字入座位，主左客右。座前摆
上各自保存的那一份文本，上端分别放置签字文具。签字桌中间摆一旗架，
悬挂签字双方的旗帜。
（4）进入签字程序。双方出席签字仪式的人员一同进入签字厅。签字人
员就座时，其他人员分主客两方、按身份顺序排列于各自签字人的座位后面。
双方的助签人员分别站立在各自签字人的外侧，协助翻揭文本、指明签字处。
签字人首先在各自保存的文本上签字，然后由助签人员互相传递文本，再在
对方保存的文本上签字，最后由双方签字人起立互相交换文本，并相互握手。
签字后可由工作人员送上香槟酒，共同举杯庆贺。
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20。怎样准备一份恰当的礼物
近年来，欧美日各国市场又掀起新的宣传公司形象、刺激购买欲望的公
关热潮，生产商直接向客户馈赠公关礼品，倍受顾客青睐。由于众多公司纷
纷采用这种新招，以致形成了一个广阔的馈赠品市场。这些礼品的特色是：
（1）设计精美并具有宣传效果。赠品应充分反映时下流行的色彩、花样
和形状等。只有时尚新颖，有趣别致，并在消费者心目中留下深刻印象的赠
品，才能在市场立足。比如：印有本公司徽标或字母的精美手帕、原子笔、
名片夹等等。既能给公司带来薄利，更重要的是通过这些精致礼品把本公司
的形象深深铭刻在顾客的心里。
（2）赠品的种类跟随潮流并能增值。例如：一家对环保问题关注的公司，
在选择赠品时，选用了对环境生态无害的材料，借此向消费者宣传该公司对
全球环境保护所作的努力，为公司树立良好的形象。
（3）赠品一般都是非正式产品。促销活动时，策划人都避免将正式产品
用作赠品，因为一般赠品的价值只是正式产品零售价的50％，正式产品一经
免费送给顾客，便无法在商店零售。但是，同类赠品可用于不同行业。此外，
促销赠品的业务不像零售业，因为每次交易批量大，可以说是一门大业务，
所以竞争也十分激烈。
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21。宴请有什么学问
为表示欢迎、答谢、祝贺，为融洽气氛，联络感情，公共关系也需运用
各种宴请形式。常用的宴请形式有：
（1）正式宴会
有固定的规格和程序，宾主均按身份排位就座。对服饰、餐具、酒水、
菜看道数、餐桌陈设、服务员的装束和礼仪等方面，都有较严格的要求。席
间一般有正式的致辞或祝酒。
（2）便宴
即非正式宴会，分午宴或晚宴，一般晚宴较午宴隆重些。近年来也有利
用早餐 （饮早茶）的形式举行便宴的。这类宴会形式简便，不排座席，不作
正式讲话，菜式和酒水亦略简，适用于日常相互间的友好往来。
（3）冷餐会
亦称自助餐。不排席位，菜肴以冷食为主，辅以热菜和餐具一齐陈设在
长条菜桌上，供客人自取。酒水 （啤酒、果汁、可乐，一般不用烈酒）陈放
在桌上或由招待员端送，自由饮用。一般没有固定座位，可自由活动，随意
入座或站立进餐。出席者不必计较礼宾身份，在餐会上可以平等交谈，自由
沟通。国内举行的大型冷餐会，往往习惯沿用大圆桌，设座椅若干，主宾席
仍排席位，其余大多数席位不固定座位，可自由活动，自由取食。冷餐招待
会的规格可高可低，举办时间一般在中午 12 时至下午 2 时，下午 5 时至 7
时左右。适用于正式宴请人数众多的宾客。
（4）酒会
又称鸡尾酒会。形式较轻松活泼，便于广泛接触交谈。招待品以酒水为
主，通常酒类品种较多，并配以各种果汁，向客人提供不同酒水配合调制的
混合饮料 （即鸡尾酒）。不用或少用烈性酒。略备小吃，如三明治、面包卷、
小香肠、炸春卷等，以牙签取食。酒水和小吃由招待员用托盘端送，或置放
在固定的桌上。酒会举行的时间较灵活，上午、中午、下午、晚上均可，时
间一般延续两三小时。请柬上往往注明整个酒会活动延续的具体的时间，在
这段时间内客人可随意到达或退席，来去自由，不受约束，由于客人有来有
走，因此酒会可招待、接纳较多的客人。一些大型酒会亦可邀请乐队或播放
轻音乐舞曲，在场地允许的情况下让客人们跳交谊舞。总之酒会是一种大型
的、气氛很轻松、和谐的现代社交形式。
（5）茶会
是一种简便的招待形式。以茶或咖啡招待客人，略备点心或风味小吃，
不必使用餐厅、餐具，不排座席。时间一般在上午 10时或下午4 时举行。
（6） 工作进餐
分为工作早餐、工作午餐、工作晚餐。利用进餐时间，边吃边谈工作，
讨论问题，交换意见。双边工作进餐可利用长桌排席位，以便于对等交谈。
宴请的菜肴、程序从简，甚至采用快餐形式或由参加者各自付费。这是现代
国际交往中经常采用一种非正式宴请形式。
目前，无论是国际上或国内，礼宾工作都在简化。宴请的范围趋向缩小，
形式更为简便，更注重实际效率和效果。如用酒会、冷餐会代替宴会，以早
餐代替午宴和晚宴等。
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（7）宴请席位安排
正式宴会一般均需排席位，也可以只排部分客人的席位，其他人只排桌
次或自由入座。
桌数较多时要摆桌次，按国际上的习惯，桌次高低以离主桌位置远近而
定，右高左低、中心高外围低。
席位高低以离主人的座位远近而定，同时也遵循右高左低的习惯。排席
位的主要依据是礼宾次序。因此在排席位前，要按礼宾次序开列主、客双方
的名单。当然，也要考虑特殊因素灵活处理。如遇主宾身份高于主人，为表
示对他尊重，可以把主宾摆在主人的位置上，主人则坐在主宾位置上，第二
主人坐在主宾的左侧 （当然也可以按常规排列）。
男女宾的安排，按外国习惯是掺插安排。我国习惯按各人职务、身份排
列，以便于谈话。如果有夫人出席，通常与宴会女主人排在一起。如：男主
宾坐在男主人右上方，其夫人坐在女主人右上方。如果宴会主人的夫人不出
席，可请其他身份相当的妇女作第二主人。亦可以把主宾夫妇安排在主人的
左右两侧。
席位安排还要适当照顾各种实际情况，如：身份大体相当、专业相同、
语言相同，可以排在一起；意见分歧、关系紧张者，应避免排在一起等等。
席位排好后，应该用座位卡在席上标明。桌次可在请柬上注明，或入席前通
知。大
