卡耐基成功全集之二经营管理方略-第60章

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　　（4）节制应酬时间。管理者往往在应酬上花费许多时间，以致自己的时间　大量减少，因此，要参加应酬时，须以下列三项基准来判断，再采取适当的行动：（1）由自己主办，且内容较充实的应酬，是否常因此而将时间拉长。（2）　是否因应酬时气氛相当愉快，而不知该适可而止。（3）考虑朋友情分所参加的应酬。（4）空余时间、片段时间的利用法。这是最容易被浪费的时间，因为这　些零星时间很难善加运用，但是，依照以下的方式，还是可以慢慢减少空余时间及片段时间的浪费。比方说，可以利用这些时间记录心得，或阅读平常　没时间看的报纸、杂志等。将工作及自我挑战中最简易细小的事项，挪到这些时间来做，如此即可降低浪费时间的比例。

　　（5）计划时间。前述的安排时间也包含在这个项目中，现叙述一种把不同　时间所将采取的活动记录下来，以提高工作效率及时间运用率的方法。首先，必须先建立几个简单的记号，如　M=与人会面、T=电话、D=企划、S=用功、W=　写作、R=读书等等；再则，对于备忘事项的处理，也须小心。比方说，不知对方何时才会答复，或某些不能确定时间的预定活动，都应当记录下来，以　免遗忘。记录时，可先记在笔记本上方，待确定日期后，再转载到相符的日　期栏中。

　　有效地运用“空档时间”

　　工作的空档或与人会面前后，当会存在许多空档时间，日积月累之下，　这些时间可能长达几十、甚至几百小时，因此必须有效地运用这些时间。这类“空档时间”，大致可分为（1）前段空档时间；（2）中段空档时间；（3）后段　空档时间三种。首先，前段空档时间利用法是：与人约会、参加集会、出席会议、观看戏剧或运动竞赛时，应在约定时间前半小时到一小时之内到达目　的地，而这段时间，就是所谓的“前段空档时间”。提前到达时，可到咖啡厅或其它安静的休闲场所，做一些工作上的准备，处理杂务、看看书、思考　新构想等，如能这样活用时间，有三项好处：（1）提早出门，万一遇到交通拥挤等情况时，仍能在约定时间前到达目的地，不会产生让对方空等的尴尬；（2）提早到达目的地，心情将较为悠闲轻松，而可以自在地利用前段空档时　间；（3）运用空档时间，切记必须准时到达目的地。其次，“后段空档时间”

　　是指在预定时刻前完成某项工作而出现的空闲时间。比方说，与人会谈时，　若言不及义、喋喋不休，再多的时间也浪费了，如能把握谈话要领，言谈简要切题，就可将预定的会议时间节省半小时到一小时，而节省下来的时间，　就成为自己的时间，可自由有效地运用。前、后段空档时间，都是在有意识的计划下产生的，而中段空档时间却往往是偶然发生的。中段空档时间，许　多人常因事情尚未告一段落，情绪不稳，以致白白浪费了这些时间，因此，现在建议管理者可运用这段时间作情绪上的调整，或思考新的构想等。

　　利用空档时间，最重要的观念是：不要让时间来支配你，而应该是你去　支配时间。如能建立这种正确想法，身体力行，必能将时间作有效的计划分配，完成一些有意义的工作。

　　重视“顺序”

　　一件工作的完成，必有其“顺序”，而工作的“顺序”常能左右时间的　价值及效率。一般人多忽略了工作顺序，以致导致失败或蒙受损失。因此，管理者工作的“内容”和“顺序”是一样重要的。举一个简单的例子，现在　你面前摆着一餐丰盛的佳肴，你会不会先猛吃饭来填饱肚子呢？当然不会。

　　一般正常的吃法，都是先享受各式美味的菜肴后，再进食一碗饭，而工作顺　序的道理正是如此。再则以麻将为例，精于麻将的人，懂得观察各家牌型及出牌，因此他出牌的顺序很明确，常常可获得胜利。围棋也是如此。一手错　误的落子，可能全盘皆输。如能正确把握落子的顺序，即可抢占先机，操纵整个棋局。与人交谈，也要注意谈话内容的条理及顺序。应在谈话前整理一下思路，将谈话的主题依序排好，这样的谈话，必可收到良好的结果。

　　发表有顺序的谈话很多能让领导采纳其意见的下属，谈话都有一共同点，即他们能了解领　导的性格及想法，发表有顺序的谈话。比方说，在领导较空闲时，他们会找各种轻松的话题跟领导闲聊，而在领导忙碌时，就选择较重要的事来报告；　而在报告纠纷案件或易引起领导不悦的案件时，一定在报告前，先谈论一些领导喜欢的话题来松懈领导的心情等等；可是现实社会上，很多下属并没有　具备这样的谈话要领。

　　此外，以信息交换、商谈、咨询为目的的谈话，其谈话顺序又如何呢？　与他人交谈之前，必须先准备一些可引起对方关注的话题，但这类话题只是穿针引线，重要的是以后所要谈论的内容。管理者须在脑海里组织这些谈话　内容，选择一种最适切的顺序来进行交谈。

　　其实，谈话顺序的决定多须靠临战应变的能力，但是，在许多情况下，　仍然可以整理出一些通则：（1）先谈论一些有关季节气候等轻松的话题作开场白；（2）将可能使对方愉快的话题，放在前面，而将可能会引起对方不悦的话　题搁后；（3）将内容单纯的话题放在前面，而将较为复杂的话题搁在后面；（4）

　　闲聊应在刚开始或结束前进行；（5）将和对方有关的话题放在前面，而将和自　己有关的话题放在后面；（6）主题应在谈话中途提出，若是在结束之前才谈到主题，可能对方已经没时间，也没心情来和你交换意见。

　　管理者会因工作的关系，和某位以前曾见过面的人士会谈，而管理者所　准备的谈话内容，排列顺序如下：（1）对于以前承蒙他协助的事项提出致谢→（2）谈论一些他较感兴趣的话题→（3）对于他为自己工作所做的事情，再度表　示谢意→（4）主题→（5）管理者今后工作行程的安排→（6）现今广受注目的企业经营联络及管理等话题。当然，交谈是变向的，并非只是一方喋喋不休，　因此交谈时双方话题是交叉进行着的，并将产生许多种组合方式。尽管如此，预先设计的话题仍然可以发挥效用，原则上，最好不要任意变更预定的谈话　顺序。当双方交谈时，可等对方话题告一段落，再接上管理者预定的话题，如此就不会发生太大的错误。比方说，当管理者谈完（3）的工作承蒙关照时，　他接上了他儿子结婚的话题，管理者就等这个话题结束后，再按照管理者预先定好的顺序，按照（4）→（5）→（6）进行交谈，结果，管理者那次的会谈相当　愉快，而且有效率。虽然，原则上最好不要更改预定的谈话顺序，但是在某些特殊情况下，仍须作适度的修改或删除。比如，没有时间进行闲聊时，就　须将预定的闲聊话题删除，或者当对方对你的话题漠不关心时，即应适时转　换等。

　　对于某些脑中没有这种整理观念及计划的人来说，养成这种事先安排谈　话内容的习惯，更是特别重要。

　　“15　分钟的会议”

　　当你听到“15　分钟的会议”时，可能大吃一惊，因为你已习惯于一小时，　甚至半天、一天的会议方式。但是，事实上，15　分钟的会议是可以做到的，那些费时一小时的会议中，至少有　50％可以缩短为　15　分钟。致使会议冗长的　原因之一，就是大家都坐得太舒服了，因此，站着开会是防止会议冗长的有效方法。站立不仅有益健康，更由于长久站立容易疲劳，与会人士自然会产生及早结束的心理，当然，“站立式会议”就会变得简短而有效了。目前，　有些公司已经采用了这种方式。长久以来，许多会议都浪费很多时间在资料说明上，而这也正是会议过长的原因之一。因此，开会前应该将有关资料送　交各与会人士，请他们事先阅读，如此，不仅可提高会议的质量，更可缩短会议时间。其次，会议中的议事分析讨论时间常不平均，往往花费许多时间　在某一二件议题上，而延长会议时间，甚至还有择日重开会议的情况发生。

　　那么，该如何防止这种现象呢？有一种简单又有效的方法。可在会议开　始时，就各个议案一一征询与会人士意见，若无异议则表示通过，不另花时间来讨论，而将全力集中于那些意见分歧的议案上面，这就是“先求结论、　后讨论”的会议方式。此外，还有一点关系重大，那就是选择与会人士的方式。勉强出席、不了解议案内容、言不及义的人，应尽量避免，最好选择真　正有见地、有热忱的精锐人士来参与。再则，会议主席也肩负着很重的责任，若是处理不当，则会造成时间的浪费。对于议案的讨论表决，主席可询问大　家：“还有什么意见吗？”之后等待约　15　秒钟，若无任何异议，即须自下结论，而后转到另一议题的讨论上，如此，可有效地控制会议时间。

　　不妨施行“一周律调术”

　　为了挪出更多的工作时间，许多人常认为应该减少睡眠时间，现在就有　许多书籍，都在讨论短时间睡眠的问题。但是，就时间的观点来看，许多管理者并不主张极力缩短睡眠时间。

　　发明大王爱迪生，数十年间，每天都只睡　3～4　个小时，但是，普通人却　很难像他这样，因为他是个具有特异体力的人，据说，他　70　岁时患了感冒，还是他一生中第一次生病呢！另外，拿破仑也是以睡得少而闻名的。曾有人　模仿他这种短时间睡眠方式，结果身体承受不了。据后来的调查指出，拿破仑虽然晚上睡得很少，可是，他常利用白天的时间小睡。除了这些特异人士　外，一般人并不适合刻意去减短睡眠的时间，而应该采取适合他们体质的“一周律调术”这种方法，将一周的生活作息加以计划，依此找出一个适合自己　的睡眠标准：星期一时，应尽量减少工作及休闲时间，睡足　8　个小时，以保存体力，应付一周的挑战；星期二、三、四时，采取正常生活方式，视自己　的体能状况来进行适度工作及娱乐，睡眠时间以标准的　6　小时为准；星期五、六时，应尽量减少工作时间，多从事休闲娱乐，而睡眠时间也可缩短为　4　小　时。这两天是一星期内主要的休闲时期，之后又有一个星期天，所以，可适度地放松自己；星期日应睡足　8　小时，以充实气力及体力。

　　理想睡眠时间定为　8　小时，标准睡眠时间为　6　小时，而睡眠时间的下限　定为　4　小时。但是，这只是一般的情况，管理者可依自己的身体状况，略加调整，也无大碍。

　　施行这种“一周律调术”，可有下列五项好处：第一，这种“8、6、4　睡眠”方式，可帮助大家轻松地度过一周的时间；第二，可安定生活律调，且并非刻板划一的安定方式，而是柔和有弹性的安定方式；第三，配合自己　的生理时钟调节睡眠时间，有助于在工作、娱乐、用功三者之间取得平衡；　第四，周末只睡4　个小时，可挪出较多的时间从事自己较感兴趣的各种休闲　活动，有助身心平衡；第五，不会染上时有所闻的“星期一恐惧症”。因为，星期日已充实了消耗的精神气力，又可以生龙活虎地迎接一周的挑战。

　　对管理者来说，这种“一周律调术”相当重要，如果能确实实行，由一周、数周、一月至一年，都能使自己保持平衡的律调，生活会变得非常舒适。　奉劝管理者，早一点来力行“一周律调术”，它可是你一生成功的基础！

　　要善于利用各层别时间有些人以为时间是无限度、无起伏的，有这种想法的人，可会吃大亏。　为了预防这种错误的观念产生，有关专家于此将解说“时间层别术”：聪明的人知道如何善用各层别时间，因此可以处理大量的工作，而错误极少。

　　时间像山谷一样，有重要时间及平常时间的差别。管理者对这种时间的　价值特别敏感。比如说，有所谓的“黄金时间”及“黄金周”的说法，各电视台黄金时段的价值远高出其他时段，而　5　月份的第一周，更是比其他礼拜　具有更大的经济价值。再则，以处理传票为例来说明。处理传票可分为（1）

　　每日的传票处理；（2）每月最后一天的传票处理；（3）决算月末日当天的传票　处理三种。这其中的紧急性及重要程度，顺着（1）→（2）→（3）的顺序，逐渐增加，尤其是（3）的情况更是重要，如果当天的传票处理迟延的话，可真是严重　问题了。为了避免发生错误，管理者必须研究“时间层别术”。首先，管理者要能判断什么工作大概要花多少时间去完成。对于单纯的工作，可用电脑　来协助处理，而一些较重要的工作，就须花费较多时间亲自处理。第二，管理者要能判断各种工作的紧急程度。重要而紧急程度高的事情，要赶快完成。　比如说，想参加某种讲座，因其有名额限制，所以须赶紧报名。反过来说，一些较不重要，紧急程度低的工作，就须仔细地做，不要急于一时而误事。　第三，要找出自己效率最高的时间带，即自己最能集中精神投入工作的时间带，而将一些重要的工作，放在这个时间带来处理。这个时间带，也即所谓　的“核心时间带”。近来，某些国外公司已采用自由上班制度，但是，他们必定会设定某个时间带，要求所有的员工同时在公司内工作。这是企业实行　时间层别术的例子。在个人方面，也必须了解自己的生理状况而采用配合的时间层别术。每个人都有其独特的生理活动周期，随着时间的不同，身心活　动功能也有很大的差别。因此，在上班时间内，若公司以硬性规定的某种特定的律调来工作，就会发生步调不一致的情形。对自己工作时间加以层别是　相当必要的。有的人只简单分为早晨型或夜晚型，那是不够的，应该要作更细的划分，确实把握住自己在上班时间内的核心时间带。确实把握自己上班　时间内的核心时间带后，就可把重要的工作集中在此时间带内处理，而把一些次要的工作留在别的时间来作。常有些人，因搞不清状况，而以最清醒的　头脑去处理一些琐碎的杂事，那实在是种可怕的浪费，相当可惜！以上所述就是时间层别术，如果不确实采取这种方法，那么生产与工作都会有不良的　后果。

　　磨炼自己“自我调节前术”的能力避免被工作支配，判断工作的重要性都是相当重要的事。若能判断出工　作的重要性，即可制定明确的工作目标及进度，知道什么时候应该做到什么　程度。

　　工作的“重要性”是一种具有长度、宽度和密度的时间概念，必须有丰　富的经验及敏锐的时间感觉才能看透。而这种敏锐的时间感觉被称为“自我调节前术”。能判断工作重要性的人，常常知道适时、适可而止，而不能判　断工作重要性的人，则是一味工作，无所适从，所以在相同的工作进度下，一个是充满信心悠闲自在，一个是盲目工作却毫无自信。之所以有这种差别　存在，就是因为是否具备“自我调节前术”。

　　“自我调节前术”包括了判断、直观及预见。本来，每个人都具有某种　程度的“自我调节前术”。只不过，多数人都让这项能力休眠了。将“自我调节前术”活性化的方法，有三个要点：第一，要能分辨工作“表面的重要　性”及“真正的重要性”。以新成员加