卡耐基成功全集之二经营管理方略-第77章

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　　也许他认为自己所设计的这套方法仍有缺陷，就来听取　K　氏的忠告。K　氏对他说：“你不妨腾出一个月，停止所有的资料整理，安安静静、仔仔细细地想想，什么才是自己最喜爱的信息，再去实行这套整理法则，你认为如　何？”假如你是　K　氏，对这位长春男子，也会做相同的建议。信息是为了使用才收集的；是根据自己所需而做的有关收集工作。例如：假如你担任律师、　会计师，或翻译等职务。你对有关法律、税务及外语方面的信息兴趣必然十分浓厚，也渴望追求新知，以加强这类知识。为了完成“自我需求”的目的，“什么是我需要的”，这正是收集信息的首要工作，即所谓的“目的意识”。　更重要的是，在收集资料时，如果碰到难以割舍的信息，正是“目的意识”

　　须坚持到底的时刻。如果不能确认信息整理法是“目的意识”的手段，就会　像长春男子一样，不知以“目的”为收集标准，竭尽全力整理资料，追求“方法论”；虽然收集到完善的资料，却无法一一派上用场。在浩瀚的知识海洋　里，如果不以自己的需求来收集信息，就会像一艘超载航行的船，船沉人亡是在劫难逃的了。

　　7。信息收集的标准“宁短毋缺”的收集方法能使你获得一大堆的资料。但是，这是相当不　明智的方法。为什么呢？这种像脱缰的野马似地收集信息，光整理就得花费很长的时间，别说“使用”了。“请勿不停地储存信息，断然决定资料的取　舍，更是一种智慧。”相信很多经验丰富的人都会强调这项原则。取舍的标准是一门大学问。收集信息时，“取舍标准”是一件十分困难的事，往往会　在收集信息时造成心理障碍。所以建议管理者不要实行“取舍标准”，而实行“采用标准”。一般人都有“获得容易丢弃难”的心理障碍，实行“采用　标准”，就更能符合一般人的心理状态。不过，“采用标准”的重点，并非一开始就使用，而是资料收集到某一程度后，再根据“为何这样做”而实行“采用标准”，这时资料收集就具有实用性了。　信息收集和整理，都以“自我目的”为前提。每隔一段时间，就得做这种“目的意识”的分类，然后再以“采用标准”整理所需的资料，如此绝不　会产生资料取舍的困扰。完成资料的收集，由于取舍标准不一，不能及时利用“采用标准”，这只是具有收集意识，尚称不上有效率地整理资料。

　　8。资料取舍要速战速决　对于报刊杂志和书籍等资料的采用，必须明确地决定取舍。其原则是：对于报刊杂志，凡与收集目的无关的信息，以及和剪贴分类内容不符合的部　分，都应该断然丢舍，千万不要存有“留着再作打算”的念头，应以“速战速决”的方式做出取舍的决定。即使在慎重考虑下所留存的报刊杂志资料，　很快便会收集成一堆。经过一段时间后，整理资料往往成了很棘手的工作，最后干脆把辛苦留存的一大堆资料，看也不看地全部丢掉。早知如此，当初　就不要费神收集了，也不用费力丢弃。如果能有此认识，也算是收集资料的　一项重要观念。

　　如果买一本书，完全是根据需求而选择，买来之后当然不会轻易丢弃。　但是多费神在书上重要的位置上做记号，在需要时便能立刻派上用场。可是，有可能在一本书中只有那么少许的内容是你所需要的，也可能就因这一点点　的需要而买下这本书。但无论购买与否，重要的是把需要的部分保留下来，其它的就可以弃置一旁。

　　有关信息整理的书籍常这样写着：“收集资料要限定期限，在这段期限　中没有用的资料，就可以丢掉了。”不少人赞同这种做法。事实上，无论期限长短，如果只是储存，其数量必定愈来愈多，相对地，惰性也因期限延长　而愈来愈重，导致不能有效地整理资料。因为这些缺陷，对于信息“取舍”

　　的决定，更要“速战速决”。不知丢舍不适用的资料，反而紧紧抱住各种资　料不放，这是资料收集和整理工作最忌讳的。对于这种建议，也许有人会问：“断然割舍固然正确，但是稍后又有所需要时，又该怎么办呢？”管理者应　该还记得，速战速决策略是针对报刊杂志等刊物的。即使擦肩而过，往后仍可找到这些刊物，这一点是不用担心的。重点在于是否所有图书馆内的期刊　室都可找到过期的报纸？图书馆、出版公司，一定都存有过期的杂志，所以大可不必担心资料的丢失；另一项重点是必须拥有过期报纸或杂志的简单目　录，留待查阅时作为“检索”的来源。

　　除了以“采用标准”作为收集资料的标准外，对于所要的资料，在剪报　时应注明报纸名称、日期；杂志方面则应写下杂志名称、篇名、出版期号，以及划下重点等，为未来“检索”工作奠定良好的基础。

　　信息整理的特征信息有如生物，随时随地衍生和扩大；尤其对现代人来说，信息的无边，　就如巨大的海洋。管理者每天拿到的早、晚报，加起来的字数那么多；坐在汽车里看到的是广告；公司里公文、电话、商业资料如潮水般流过双手；休　息时看到听到的尽是书本、杂志、电视节目、广播录像带？？连一本新的电脑手册都是信息家族的一员。这些数之不尽的资料似乎足以将人淹没，但实　际上，一直认为与工作无关的资料大都能可以过眼即丢，想要在信息社会里过健康生活，除了大胆取舍外实无他法。

　　唯一担心的问题，是如何整理自己苦心收集来的实用资料。只要用心收集资料，光是报纸、杂志就成箩成筐，再加上其它媒体，更是不可胜数。资　料到手未必是难事，但如何整理、活用这些资料却让人大伤脑筋。“资料整理术”是利用一种手段处理资料，不让你重复地把小山似的资料搬回家，然　后望着发呆，最后丢进垃圾筒，于是，觉得你是一个傻瓜。相信很多人都有这种倾向，常许下承诺，狂热地要求自己把能收集到的资料都放在手旁，其　结果是毫无能力去处理，全变成废纸丢进垃圾筒，许多上班族都有这种经验。

　　对于这种状态，可称其为“资料肾亏”。在中国传统中医学里，习惯地把因　房事过度而造成身体虚弱的症状称为“肾亏”；而“资料肾亏”是指资料过多过滥，使人们的头脑和神经疲惫不堪。即许多人在没有确定目标和意识不　清的情况下，就大量收集资料，或者收集到的资料重复的太多，以致收集者无法理解收集资料的含义，造成大脑神智不清，出现不健康的状态。

　　不管是何等重要的资料，如果仅保持刚拿到手的形式，一定会因表现方　式和媒体的不同，而无法归纳和应用。未经整理的资料是无法提高工作效率　的。

　　1。工作效率化　许多人在初尝资料整理术的甜头时，不禁喜上眉梢，而这种快感逐渐使很多人将资料整理视为嗜好而乐此不疲。当然人人有不同的嗜好，但是不能　错将嗜好当工作，否则很容易又回到浪费精力和无意义的原点上。

　　有很多人无限制地剪报、贴报、建档，这完全是嗜好。对工作来说，资　料整理只要能够做到需要时就能找到必要的资料就行。也许你觉得，如果费时费钱去剪存一些不必要的报纸，还不如去做些对自己生活更有建设性的　事。资料整理并不是信息工作的目的。它是整理各种不同规格的第一手资料，然后加以运用在工作上，以发挥整体的功能；资料整理的最终目的是“工作”，　而不是“整理”。所以管理者一定要在收集来的资料中，找出一些法则，以此为武器，或创造畅销产品，或找到更有利的商机。创造利益绝对是信息工　作的最终目的。

　　工作和资料之间存在着密不可分的联系。过去总认为“资料工作”是大　众传播工作者的特殊工作，但现代社会都是以资料为中心而运转，没有任何人能公然宣称他的工作和信息全然无关。因此，信息工作的哲学和技术就成　了这个时代社会人的基本素养。

　　要保持工作愉快的条件之一就是工作效率化，至少资料整理要能发挥清　晰思路的功能。这才是信息整理工作的意义。

　　2。整理和保管　资料整理可分为“整理”和“保管”两部分。“资料整理”是通过归档、剪报和索引等方法，来从事“整理保管技术”。不过这种整理保管技术大都　是善后的工作。通过处理，使以后有必要时能迅速方便地获得必要资料。这个技术虽然重要，但更重要的却是如何将汇集到的资料加以活用。市面上有　很多关于“资料整理”的书籍，但却过分强调整理保管的技术，容易失之偏颇。因此，兼顾活用资料和取用时迅速便利的资料整理术，可以说是资料整　理和保管工作的两大动力。

　　不过保存资料并不是一件轻松的事，即使投入很大的热情，也不能马上　立竿见影。常花费许多时间和精力整理好的资料，经过一段时间后，总会有“更需要你注意”的工作分散你的注意力。结果堆积如山的资料再度侵占书　桌，光要找一份需要的报纸，就得花费很多的时间。要简化这段工作的话，必须在收集资料和活用信息时，已系统化地处理完了存在的问题。因此，资　料整理的第一步，就是要设定连续作业的方式，让资料系统化。

　　信息整理的技术在追求信息整理技术完善的过程中，管理者脑中常会留下不愉快的感　觉，这会影响工作的进度。这些感觉包括被丢掉的资料是不是真的不需要？

　　明明记得一些有用的资料，但临到用时却记不起来、说不出口？？。它容易　使思考混乱、使工作出错，以致浪费时间，更严重的是增加工作的成本。因此，理想的资料整理方法，能让人保持平静、愉快的心情，并有效率地进行　工作，即要符合“资料生理”。

　　1。资料生理学　任何人在工作时，大脑都在运转，大脑工作的状况就是它的生理状况；资料整理的目的就在维持大脑清晰和明朗。为了整理大脑的思考，必须找出　资料生理的规律。可是，人类的思绪总是随机而片断的，并没有系统化的管理，尤其是在令人意外的时刻经常产生新构想，紧接着又忘记。这些新构想　未必马上可用，但如果能使用一套方法加以利用，很可能整理出一套完整的　计划。

　　要把这些杂乱无章、毫无次序的想法转变成有意义、有条理、有层次的　思想体系，最重要的工具是语言，而表现的最主要手段则是文字篇章。所以，资料工作也可以说是用“语言”道具来处理问题的工作。不论是文件、书籍　或报纸，全都是语言的信息源。用系统化的方法整理资料，设法转化成社会通用的法则，这就是“资料工作”。而资料整理法则须根据大脑的思考方式　来设计，即创造整理的资料生理系统。这是效率化工作的成功的钥匙。人都有惰性，都不愿意处理麻烦的事。因此，在设计资料整理法时，一定要考虑　这种特点。

　　2。实现低成本高效率“低成本”和“高效率”是管理者随时要牢记的两个基本概念。商业行　为的基础就是以最小投资创造最大的利益，信息工作亦然。以整理文件为例，一般市面上卖的纸制档案夹约　1　元，如果有　500　项资料，要花　500　元，有　2000　项就要花　2000元，再加上存放档案的柜子，仅是这些硬件就要大约几千元，　对私人资料整理来说很浪费，而收效如何却仍不得而知；有很多人放弃整理　资料就是因为这个因素。

　　至于效率，除了检索和取用资料要快外，整理、保存资料的速度更要考　虑。使用从市面上购的档案夹时，还得把文件用打洞机打洞，再贴上一份目录，填上资料的内容。此外还得把不同规格的资料做统一处理，每一道手续　都繁琐而费时，每次整理资料时的不快，真让人觉得在浪费人生。一次又一次这样的费事耗时后，许多人都无法持久地整理资料，因此，一定得找出低　成本而又不浪费时间的资料整理保管系统。

　　3。统一规格的意义　圣经上说：“为了不让人互相沟通，共同建造这座高塔，免得减损神的权威，神让所有的人开始说不同的语言，不再互通信息，且争吵起来？？”。　这个有名的巴别塔的故事，说明了在现代社会中，如果信息规格不统一，人们就容易犯错且无法沟通。这种愚蠢的例子到处都有，以录放影机和　VHS　系　统来说，一直到最近才有统一成　VHS　的趋势，显然　BETA系统已经落伍，但在市面上还可以买到　BETA　系统的产品。这种厂商缺乏相容性，几乎就等于现代　的“巴别塔”。不过　VHS　的音质的确没有　BETA的好，日本电视公司就爱用　BETA　带，但是：信息规格的统一与否，并不在于比较各种规格的好坏，而是重视规格间的互换性；缺乏互换性的规格，会阻碍多数人自由地使用信息。　在个人电脑的键盘设计上也出现同样的问题。现在最普及的　JIS　键盘并不符合生理学，因此有人发明出频繁动用拇指的键盘。而一旦熟悉了这种设　计，使用人几乎就不会使用国际通用的电脑或打字机了。这就好像不管英文是不是最优秀的语言，只要它一天是国际语言，学习英语就是现代商业人的　基本要求。选用电脑键盘也一样，不管性能好坏，都得使用大多数人通用且兼容的机种。　选用大多数人使用的规格，是资料整理的基本条件。整理工作的第一步是统一规格，不同尺寸的纸张、文件是很难处理的；至少自己公司和部门使　用的电脑、文字处理机，应该统一文件和报告的格式、尺寸。规格统一是信息工作最重要的原则，但实际收集来的资料却不免有大小、长短、方圆不一，　因此必须事先统一规格。

　　二、处理各类信息的技巧

　　人事资料收集技巧资料工作是把大家都不知道、没发现或没想到的事实，用新的法则相互　贯穿，然后加以分析和综合，以拓展工作领域。在这种定义下，收集资料绝不是把老生常谈的常识集合在一起。因此在收集资料时，一定要打破自以为　是的想法。只有人才能真正打破这种陈旧的观念。要从“人”身上取得信息，最有效的方法是面对面沟通；通过这个方式，可以接触和证实沟通对象的所　言所行，这个“人”就成为获得信息的最有利来源。

　　1。找到“人”资料的方法　要与人面对面沟通须注意五个基本技巧：（1）决定会面对象　找到合适的咨询人选，其实并不容易。不管是纯粹访问还是想请对方配合，都要预先做准备，把有关资料备齐，制定自己的拜访目的，并写下若干　要点提醒自己。然后再分析搜集来的名单，找到合适人选。这个准备工作关系到以后面对面沟通的成败，不可轻视。

　　（2）订约　订约是面对面沟通方式中最大的一个难关。就对方而言，这是一个他可以不做的工作、可以不见的约会。无端打电话与人订约，成功的机会并不大，　尤其对一个素不相识的人，想要在几分钟内把自己复杂的动机解释清楚，实在很困难。许多担任营销业务工作的人，一定都有这种体验。冒昧打电话联　络不相识的人，有时会给对方无礼的感觉，有时不妨考虑先以信函告知。信函内容应包括：a。请对方恕己冒昧；b。说明自己的身份；c。说明想要会面的　原因；d。列举面谈的内容；e。说明希望会面的时间；f。注明自己的地址、联络电话；g。说明信件到达后，会再以电话