卡耐基成功全集之二经营管理方略-第80章

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，以“法国菜”、“点心”、“中国菜”等排列，不　多久自己就拥有一套食谱字典了。有些管理者还用这种方法整理子女的成长记录，把小孩出生当天的报纸、第一次画的图画等全放进纸袋里，将来送给　他们，就是一份特别的礼物。

　　9。工作中的资料整理　在工作中会出现一些混乱的资料，像一定得回的信、款项申请书、开会通知、工作手册、收据等，这些资料可能一时还无法分类或必须随时放在身　边查用。也有一时之间无法判断是不是要保存、必须先搁置一阵的文件和临时裁下来的剪报等。像这类不能立刻处理的文书资料，往往也有相当数量的　堆积，占去工作桌的空间。

　　最好的方法是用袋式档案处理，将资料放进袋中，写明“预报收据”、“待回信件”、“开会通知”、“暂留剪报”、“未处理文书”等，另外，　再用几个袋子装电脑碟片、信封、信纸、邮票，免得混淆。当然这部分暂时处理的文书不能过量，否则就是自己偷懒未彻底整理，到头来又有一堆资料　无法处理，最后只好丢弃一边。

　　袋式档案的制法非常简单：（1）准备定好尺寸的信封袋；（2）在正面左方　画上目录栏；（3）为方便使用角钢书架，将反面袋口切去　2　厘米，这样就有较大空间，不会折损档案角。

　　采用“角型　2　号”信封是为了统一　A4　规格，很多学校、机关都采用　B　类　纸，当然也可以利用其它型号的信封。另外很多平面设计者通常使用大尺寸的用纸，一样能选用较大尺寸的纸袋。不过，一旦确定了袋式系统尺寸，就　要坚持下去，不能随意更改。

　　所谓的系统化，就是统一规格。不论　A4、B4　或其它尺寸，整理资料重要　的不是何种尺寸，而是统一规格。至于书籍目录栏，只要准备尺、铅笔、圆珠笔和一把美工刀即可。

　　10。将目录栏做成纸样做袋式档案固然容易，但一次要做　100　个以上，还是要花点时间的。于　是可以把目录的标准模式做成一个纸样。

　　11。袋式档案使用规则　袋式档案系统的使用法因人而异，但其基本规则有四项：（1）不能随意变更自己使用的规格。在决定规格前，要考虑大多数人的需要，选定后即不能　改变；（2）目录栏一定要划在同一位置；（3）保管时绝对要按照选定的次序；（4）袋式档案不是工作结束后才用的，而是整理资料的方法。　如果混用不同的档案规格，则将无法统一档案排列，资料柜的大小也不能统一，同样性质的信息可能分散在不同档案中，在检索时将无法一次取出。

　　划目录栏时为了方便检索，一定要划在同一位置。

　　12。袋式档案的使用方法　袋式档案有九种使用方法：（1）制作与携带。预先制好几个袋式档案，放在书桌和公文包内备用；（2）随时开始工作。开始一项新工作或有了需要保管的资料时，立刻使用档案袋；（3）写明目录。依袋内所存放的资料内容，在袋　面的目录栏上填写清楚。如果用拼音符号做分类，则在目录栏的头三格记下头一个字的拼音。写目录时，要用较粗、较鲜亮的笔书写；（4）把资料装进袋　里，记清资料出处。不过要注意一点，检查一下资料上是否都已注明资料的出处。资料出处包括发生日期和资料源，这可以帮助解决资料排序的问题，　同时将来在引用资料时，也要注明资料源，免去使用权上的麻烦；（5）统一文件规格。A4、A5　型的资料可完全存放在袋中，而　A3、A4　型的文件则必须折叠　后再放入。有些人不愿意折重要的文件，但考虑到存放时的不便，还是忍痛折叠为好。此外，有许多印成只有　A4　尺寸的　1/3　大的小册子，如果整本放入　袋中实在太占空间，只好撕开，把必要的部分留下来；（6）收录追加的资料。

　　收集资料中，常会发现和原有资料档案相同的文件，如果袋子已经装满，只　好再填写一个袋子，放在原资料档案后再编号即可；（7）工作结束后，将原来使用的袋内资料重新检查一遍，舍弃不需要者，然后根据原排列顺序上架；（8）再利用和整理。每次取出档案使用时，都要顺手整理一下袋内的资料，不　要的一定要丢掉，这样才不会造成资料泛滥；（9）总整理。资料和饮食一样，如果放任不管就会落入无限膨胀的地步。因此每隔一段时间要整理一下档案　柜，丢掉不需要的项目。像改用其它档案架、改变书桌方位、大清扫时都是整理档案的好机会。

　　13。设定目录的原则　好不容易保存起来的资料，如果不能迅速找出来使用，则完全没有意义。

　　因此在设计整理系统时，一定要注意这个问题，而其中的关键是目录的设定　方式。

　　设定目录的基本原则应该是：首先出现于脑中的字眼，就是目录的主要　关键字。

　　每个人的思考方式都不同，但各有各的“固定思路”，都有自己的一套　逻辑方式，在处理袋式档案的目录时，就要考虑这种逻辑。利用这种浮现的语言作目录有一个好处：等自己想再找这个档案时，一定会想到这个字眼；　设定目录时要不断地尝试，直到找到自己的逻辑方式为止。

　　14。用个人电脑检索目录完全以记忆关键字来找资料档案，500　个已是极限，500　个到　1000　个是　记忆模糊阶段，而　2000个以上，脑子根本就不管用了。如果档案数已经发展　到这个阶段，不妨使用个人档案来处理目录，然后再找档案。

　　通常在设定档案目录时，不妨再依档案内容设定第二个档案，把关键字　写在纸上，输入个人电脑时会方便许多。即使现在没有把目录输入电脑的打算，也不妨做这样的准备，将来也许会用得上。如果袋式档案数目少，还用　不到个人电脑的卡式档案时，利用文字处理机同样可以达到目的。

　　15。使用“袋式档案系统”注意事项　正确使用“袋式档案系统”应注意七个事项：（1）袋式档案系统以“角型2　号”信封做道具，主要用来处理纸资料；（2）袋式档案系统既便宜又简单，　容易执行，是懒人最佳整理术；（3）袋式档案系统可以瞬间统一文件、笔记、照片、书信等资料的规格；（4）袋式档案系统在整理资料的同时也能发挥管理　功能，多项工作同时进行时可预防混乱；（5）袋式档案的目录是利用个人的思考逻辑制成的；（6）资料整理最好以字母为排序原则；（7）为了提高袋式档案　的工作效率，每次使用档案时，要有勇气舍弃不需要的资料。

　　文件资料整理技巧80　年代初期，世界突然出现一个新名词——“办公室自动化”，自此震　撼商界。在一般人的观念中，“自动化”是指工厂合理化、效率化，现在把这个名词用到商业部门，才创出“OA”的名词，但到底“OA”是什么？要做　到什么地步？却至今无人能确切地解释。

　　在许多争议中最引人注目的是“纸”的地位问题。有人认为，经过办公　自动化后，所有的商业文书都会被电脑和文字处理机取代，“纸”将在办公室中消失。多年来的事实证明，这个理论仍只是一个理论，并未在生活中实　现。电脑和文字处理机初期的技术并不成熟，操作性和携带性都很差，因此一直不能取代纸的地位；直到　90　年代的今天，情况也未见改观，纸的消耗量　反而因为　OA　机器的大量使用而与日俱增。在　OA　机器上做成的文件，并不能拿在手里反复翻阅，结果大多数的人总会说：先印出来看看吧！结果只有更　增加纸的用量。从以前到现在，资料整理的最大课题都是：控制泛滥的纸资　料。

　　1。整理文件的基本观念（1）当机立断的勇气　各式各样的文件资料、电话留言、企划表、进度书、复印本、备忘录等，正一步步淹没管理者的工作环境。在信息泛滥的时代，任何文件都要经过两　种选择：a。是否有保存整理的必要；b。是否应该舍弃。考虑这两点后，就要马上决定处理。

　　取舍的时效非常重要，很多人都觉得无所谓，可以待会儿再做，但一旦　有了下次、明天、月底的念头后，人就不会处理它了；永远不要存着“暂时保留”的想法，现在不处理，以后每过一天，处理的功夫就得增加一倍。一　定要记住：要保持整洁的工作生理环境，就得想法成为“当机立断”主义者，绝不能躺在文件垃圾山上。

　　说到“当机立断”，其实就是一种舍弃的“勇气”。管理者也许很容易　决定丢掉一些随手涂写的笔记、纸张，但一旦碰到工整的电脑文件、精美的书籍、手册和杂志时，你还有勇气这么做吗？

　　没办法让管理者下定决心处理的文件，通常是：a。丢掉太可惜了；b。也　许什么时候用得到。纸张印得太精美总让人舍不得丢弃，尤其书籍更是如此。

　　不过，除非个人财力能负担极大的收藏空间，否则舍不得丢掉，只会破坏自　己的工作环境，无论觉得多么可惜，该丢的就必须丢掉。这是不产生工作空间爆炸的一种危机管理。在不忍心丢弃的文件中，有些是体积庞大、使用机　会少、但搜集不易的文件，像这种文件的收藏空间成本，应交给公司负担。

　　碰到这类文件、书籍时，不妨捐给有关单位，不但是一种义举，而且将来使　用时也一定找得到。

　　有些擅长处理资料的文字工作者，常定期把多余的书籍捐给地方图书　馆，必要时再去借阅，这完全是运用图书馆不能拒绝赠书的优点。

　　（2）“边读边丢”法“无法处理”有时候就等于“不知如何处理”，心中毫无取舍的标准。　整理者应该掌握一项基本原则：将来能再度取得的资料，当下就要丢掉。　对商界人士来说，报纸、杂志上已经公开的一般资料，使用率并不高，反而是一些不成文章的数字、描述才是真正有用的信息。现在电脑和电话传　真的通讯功能愈来愈普及，一通电话或电脑连线就能得到的资料就可以丢弃。或者退一步想，只要把非常必要的资料剪存下来，其它的叙述不看也行。　报纸和杂志是很占空间的，最好是一边读就一边撕、剪、割，读完了，该留的已经处理完，其它就送进垃圾筒了事。

　　拿到资料时，就应鼓起割舍的勇气，做到眼、脑、手并用。唯有如此，　才不会在“垃圾堆”中工作。

　　（3）舍弃多余的复印资料　复印机愈来愈普及，功能愈多样化，其后果之一就是“垃圾资料”愈多。

　　人们常说的“信息洪流”并不是多样信息满溢，而是同样信息重复出现。这　种“重复信息”的盛况因为复印机的普及而更上一层楼。你一天不知要在办公室内听到几遍“先复印出来再说”？人在工作时总有个微妙的心理，比如“不管有没有必要，先把资料复印下来再说”，似乎这样就可以宣告工作结　束一样。

　　复印机在办公室中，扮演了文书处理镇定剂的角色，这种由信息机器所　产生的心理效应可称为“信息镇定”。为了克服这种浪费，要痛下“只在必要时复印”的决心，尤其在现代社会，有时候浪费资源可称得上是一种犯罪　行为。

　　不得不复印时，尽量利用缩小功能或双面复印，以尽量节省资源。

　　（4）处理不需要的资料　经过取舍后，总有些资料要丢掉，但无节度地丢进垃圾筒也不是最好的办法。每当你亲眼目睹亚马逊河流域惊人的开发状况时，必会不由得珍惜起　所有的纸制品。资料工作是抽象的，而支撑资料工作的“纸”则大多由“树”

　　这种资源制成；过去可能没有人会看着纸想“森林”，但纸资源并非无穷无　尽，不断地把不要的文件丢进垃圾筒并不值得提倡。

　　用过的文件其实有不少用途，比如反面可以做备忘纸、电脑或文字处理　机的试印纸等。不同尺寸的纸不妨用裁刀裁成同样大小使用。有人就将复印错的纸裁成小型卡片，当成备忘纸使用。要用传真机传送的资料时，不妨用　已经用过的资料纸的背面书写，这样既不妨碍原稿又能节省用纸。

　　（5）注明出处　任何要保存的资料，在放进资料袋前，都必须注明出处。注明出处就是要在资料上标示：何人、何时、何处。除了性能优异的电脑或智慧型文字处　理机附有记忆出处的功能外，一般还是要靠手写来记录资料来源，尤其在复印书籍的部分资料时，这道手续更不可缺少。在复印部分书籍时，一定要将　封面及版权页复印下来；报纸、杂志资料则一定要标明报纸、杂志名、日期、作者或发行单位。其它的商业文件在保存前至少要记下日期，日后只要翻看　日志就可以查出与会人。

　　2。活用复印机（1）复印文件的原始名称　虽然主张彻底排除拿复印机当“镇定剂”用的作法，但在不得不需要时，复印机瞬间复制资料的功能还是很难被取代的。　一般来说，许多公司的便条纸都印有自己公司的名称或标志，复印资料时也可把原始拥有者的名字复印出来。可以利用电脑或文字处理机打出一条1　厘米宽的名条，用透明胶带贴在复印机的上方或下方，这样任何复印出来的文件都会印上名条，文件就自动有了身份证明。现在利用电脑或文字处理　机来写书信、文件的人愈来愈多，反而缺少特色，不妨利用复印方式，印上　自己的名条。

　　（2）制作规格化的表格　使用规格化的表格，会让资料处理工作进行得更顺利。在办公室里常会用旅费申报表、工资明细表、估价表等固定表格，但在个人方面上却几乎没　有类似的表格。一般的文具供应商或印刷厂很难个别为不同的个人设计并供应种种不同的表格；而一般个人想要求印刷厂承制极少量却多样的表格时，　也必须付出极高的代价。事实上如果能灵活运用文字处理机或复印机，同样可以为自己设计专用表格。

　　个人使用的表格大约有邮件收件表、估算表、藏书表、汽车里程记录、　电脑磁碟目录、录音、录像带目录等。个人可以利用文字处理机作出表格原稿，等需要使用时再印出来；或者可利用复印机多印几份，放在档案袋中备　用。只要设计出适合自己使用的规格化表格，就可以协助自己快速处理日常　要经手的资料。

　　3。“文件资料的整理”注意事项　文件资料的整理有七个注意事项：（1）信息化的社会几乎等同于“文件社会”，因此跨入商业社会的第一步就是要善于运用文件资料；（2）文件资料无　时无刻都处于重复、泛滥的境地，为了不让无价值的资料阻碍工作效率，当取得资料时，要立刻判断、决定取舍；（3）统一规格是资料整理的基础，任何　资料规格都要遵守既定的格式，并持续使用，不得变更；（4）要统一不同规格的资料时，可借助复印机，但要节省纸资源；（5）在任何文件资料上，都要注　明出处，以便日后引用时，能追究资料的来源、背景；（6）不妨将同样主题的有关资料编定成册，并加以编号，用于检索；（7）复印机是个人工作上最重要　的辅助工具，能负担很大的工作量，但要慎防滥用。

　　电子资料整理技巧文字处理机、录音机、录像机、电脑等媒介储存的电子资料，与过去的　纸资料相比，各有优缺点。

　　1。电子资料的特征　电子资料的优点包括四项：（1）小型记录媒体却能收集大量资料；（2）易于资料的加工与重复利用；（3）能迅速而简单地查询、分类、整理资料内容；