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第85章

卡耐基成功全集之二经营管理方略-第85章

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  先有一个大纲,再对已收集的资料进行分类。但是各类资料与日俱增, 仅以大原则来分类的方式无法完全适应实际需求。因此,就得开始考虑以较细密的中级原则为分类标准。以个人为例,在“会计师”这一类中,又分“一 般税务”、“国际税务”、“新制商务税则”等中级项目:“律师”的范围内,也以“企业并购”、“著作权”、“企业立案”等中级原则为分类标准。

  设计“中级原则”的重点是——切勿贪心急躁。所收集的信息还很少时, 就将资料按照中级原则分类,而不加以集中起来,如此反而因分类过密而使资料分散,造成使用不便的麻烦。为了不使这种情况重复发生,在筹划分类 前,先以“备注”预留空间,如此,当“备注”的份量增加到某一点时,再依据其内容重新设计新项目,应是最切合实际的作法。

  随着中级原则的内容不断增加,到某一份量时,再细分小项目,例如:“一般税务”中,又可分为“资产税”、“统计资料”、“变更登记”等小 项目。这时,再将偏离分类原则的部分,以“备注”来处理。

  如此一来,按标题划分的剪报不断地整理归档,便无须一一翻阅已归档 的资料,按照原始分类,就可以立即检索到各项目类别中的卡片。为了应付突如其来的变化,可以采用铅笔注写标题。这样的话,即使内容必须再细分 为三部分时,也可将先前的标题擦掉,仍用原有的卡片再写上新标题就可以 了。

  无论大项目、中项目、小项目,“备注”部分是绝不能疏漏的。因为即 使按照个人的需求自的,也可用备注来应付临时突发情况。而且,若在中级原则已足够,没有必要再细分小项目时,“备注”更可加以活用。

  6。周刊杂志按照原貌入档处理 杂志是将新闻以专题介绍为主要的报导方式,尤其是周刊类的杂志。除周刊外,各书摊间更充斥着各式各样不以新闻为报导内容,而以“内幕消息” 为主题的杂志。若与报纸相比较,这些杂志的确可提供一些惊人的消息。因此,在商业界内有不少人忙于收集这类的杂志。

  前面提到的剪报,一律采取 B5 统一格式。而 B5 规格,对杂志资料是最适 合不过了。目前,最受商业人士欢迎的应是周刊杂志,而这类杂志的规格正 好是B5。因此,可一律将杂志中所刊资料直接整理入档,无须复印。这实在 省事又方便。

  但是,将其原封不动直接归档时,必须注意,勿将资料毁损。若资料残 缺或者全无空白处以供装订时,则会造成不能装订入档的缺点。

  为了预防缺失,可以利用周刊杂志的装订方式,使所得资料不致受损或 不能装订。大家都知道,目前的周刊杂志全部采用“长钉横式装订法”,只要翻开杂志至中间部分,这中间部分正好是长钉的折曲位置。当看到周刊杂 志中有重要的报导时,就拔起长钉,如此,杂志立即散开,即可完整地拿到所要的资料,甚至可直接在纸上打洞,然后入档。

  将散开的杂志封面,连同重要资料一起装订入档。在成册的杂志资料中, 可以看到各杂志的出版时间及主要报导标题,这也成为一项重要资料,在查询时很方便。由于加上封面等于多了一层保护,资料就更不易受损了。

  除了周刊杂志,像《财富》、《幸福》等综合月刊,或是颇受欢迎的《读 者文摘》、《商业周刊》等都是适合商业人士阅读的专门杂志。这一类杂志若合乎 B5 规格的就可原封不动保存,若非 B5 规格,就一律复印,再打洞入档。 月刊性综合杂志中,若一本中只有一小部分资料合乎需求,即使大小不 是B5 规格,也要耐心地按部就班,复印存放。由于这类报导符合需求,所以即使再多,对日后都必有帮助。此外,还要注意只要收集需求的部分,剩余 的部分则一律舍弃,才是整理的方法。

  7。从各类书中复印重要信息,收集成适合自己的信息书刊 卡文先生因执笔写书为杂志社撰稿,每个月都须写相当数量的文字。其写作来源,正是每日收集、整理的各类资料,有些从各类成册资料中,挑出 适合执笔的标题,所需要的部分也以复印收集成册,有别于原始的成册资料。

  当这本新资料册完成时,卡文先生所要的大概也完成 80%左右了,其余的, 就是所学多少的表现了。

  在企业公司中,常常需要提出企划案或报告书,碰上这项任务,不知让 多少人伤透脑筋、绞尽脑汁,想法子好好表现一番。这时候,最大的资料来源,就是日积月累所得的成绩。懂得把握时机,发挥资料的效用,对收集资 料者而言,便算是已拟好 80%的腹稿了。

  此时,手边资料便派上用场了,而且由于入档以活页式处理,便可在遇 到适用的资料时立即取出,甚至把不同项目的资料页一起抽出,同时参考,非常理想。这就是资料收集充分活用的方式之一。

  当你要写一些法律的评论文章时,该如何使用现有的书籍作参考呢?当 然,不可能将每本法律专业书籍都再阅读一遍,时间有限,那又是如何进行 的呢?

  通常,先列举出大纲,再按照所需的相关资料,预先在各书中作记号, 以 A、B、C 的顺序记下,再予以复印,同样地也依序再整理成册。因而在写作时,依照所列的大纲、段落,着手使用资料,再加上自己的专业知识和经 验,就能很迅速且正确地完成写稿工作了。

  设计企划案的人,更需参考众多的书籍。若采用这种整理方法,制成一 本自己的资料专册,即使再复杂、棘手的企划案,也能迅速完成。

  有效而充实的信息,实在是一位好帮手。

  8。收集过期杂志,务必作目录或索引 把杂志能作成资料的部分,以复印或原始资料的方式保留,其余部份大都丢弃。但是,像《法制时报》这类法律专业杂志,对专业人士有着极大的 价值,必须完全收集。

  这本《法制时报》,自创刊以来已出刊了一千多期。这么庞大的数量, 绝不可能每本都当座右铭似地充分使用。也因数量过多,利用机会更少,更不可能对哪一期刊载哪一类法律判例完全牢记在心。为了弥补以上缺陷,要 设计“索引号”。

  将《法制时报》以一百期作为一册,按照出刊年月份排列,并附上判例 标题,使一百期的重要内容全集中在“索引号”内。当要作判决或执笔写稿时,将索引号取出参考,此时必能立即查到某判例的出处,也可以委托秘书 代为查阅、复印。

  对于过期的相关杂志,以这种索引方法处理,可使这些杂志充分被活用。 现今社会中,能收集最新、最实用的信息,是事业成功、工作顺利的条件。至于该订多少份杂志,杂志又要保存多久则须视具体情况而定,当然, 应订阅有用的杂志,至于杂志保存,除了像《法律时报》对卡文先生十分重要,而以索引号方式全部收集外,其他杂志,只收集适合的资料加以复印保 存。须记住,务必作成目录或索引再入档,以备日后查阅方便,使其成为一 套活用的资料。

  9。成册信息,以颜色区分标题 成册信息的便捷在于资料能自由取用,立即归档,随身携带,极富机动性。如前所述,常从成册信息中依标题抽取所需要的,或是为了配合工作、 节省时间,而将写时要用到的资料随身携带着。

  成册信息除具机动的优点之外,为了使资料更能活用起见,有一点十分 重要,就是以颜色区分种类册别,以利于辨别。也许有人会指出一些收集信息的专家们,都是用单一的颜色作为封套,但这常造成查阅时间的浪费。站 在追求效率第一的原则下,以颜色区分标题,才是正确的。

  一般人大多采用布质或塑胶皮两种封套。若用布质为封套,且以不同颜 色区分。这么一来,即使资料册紊乱,只要一看颜色,就可辨知其收集内容。

  也许有很多专家会在资料卡上按照种类涂上颜色以区别内容。事实上, 依封套和标题颜色,即可区分。而将内容的用纸按不同颜色划分则似乎太过细密了。除了彩色复印外,复印大都是白纸黑字,所以所收集的内容,还是一律使用白纸较佳。

  10。成册资料也须新陈代谢 卡文先生写稿时,手边必有一份资料,这些资料是他按照写稿大意集结成册后,再重新装订的。 遇有更新更好的资料,便将旧的或从不使用的丢弃。如此,一方面增加新信息,一方面丢弃不重要的部分,就完成现存的资料档案了。只要有资料 收集的一天,就有这种资料的新陈代谢出现。写稿时,浮现更好的构思,或发现更有用的资料,便迅速以活页插卡法将其装入成册封套内。在资料不断 地被活用的同时,其内容也逐渐增加。

  如同发育中的小孩子所穿的衣服一样,隔一段时期就不合穿了,所以不 得不添购新装。资料收集也一样。报纸或杂志剪下来的资料,若是原封不动地贴在剪贴簿上,就会停止成长。若以活页插卡法予以补救,不但可装订成 册,便于取阅,也可配合资料的成长,不断地汰旧换新,促进新陈代谢。

  为资料整理增加新血液,使其不断成长,虽常令你伤透脑筋,不断思维 的结果却因此而常有心得,是你在资料整理过程中,更能肯定自我实力的乐 事之一。

  11。活页式笔记的内页纸只用单面 一般来说,管理者都是采用活页式的笔记本。因此,目前管理者拥有相当多的笔记本。笔记的使用方法不断改进,最近,管理者的笔记才完全使用 单面记载法。

  笔记本纸的两面都可使用,而管理者都只用单面,且留有空白,也许有 人以为那是因为记录不完整的缘故,其实并非如此,更不是因纸张太多而浪费,主要还是为了提高日后的活用价值。

  资料整理的笔记法中,最重要的不是写入多少字,而是它的内容适用与 否和资料是否易于活用。管理者就是基于这两项原则,才决定采用单面笔记 记载法。

  管理者笔记本一律采用横式书写,最上面是大标题,例如第一行写着杀 人事件的标题,次行是凶手资料,最下面详细注明发生的经过,然后再加上判决内容等等。这时仍以“活页纸”、“单面使用”,以及实行新陈代谢为 原则。若无法集成一册,先依次在上面写上大标题等细节,打上顺序号码。

  如此,万一资料不慎被分散,只要一看标题顺序,仍可迅速归位。

  虽是按照顺序排列,但管理者常作改进。比如单面记载,就是考虑到翻 阅浏览时能迅速进行,一入目即了解内容。至于顺序编排方面,若觉不妥,应立刻作调整。若是双面记载的话,就没那么便捷、省时了。

  需要复印时,单面也快速多了,且可自动操作,一点也不费事。若两面 都有资料的话,就很麻烦了。另外,多使用条列式简单明了显示资料的方式,尽量留下空白,使查阅时更为快速。

  这种笔记记载法,乍看似乎不具特色,但因收集内容符合实际效用,而 且因单面使用,使查阅时间大幅缩短,效益颇大。

  12。活页纸以打孔方式处理报纸或杂志的资料收集,都以 B5 尺寸为统一规格。然后在资料两侧打 孔,最后予以装订成册。同样地,笔记也是在活页纸左右两边都打上 26 个孔。

  打孔的理由,是为了统一资料,便于浏览。例如在某一项主题之下,A 与 B 相互关连时,可将两份资料装订在一起,并列对照。在公共场所或车上,也可拿取自如地查对、参考,实在很方便。 这类将笔记,活页卡化的收集方式,对资料的分类、替换应付自如,而且装订成册,也很方便。只是这种笔记需要自己动手制作,市面上没有出售。

  除了可以享受独创的乐趣外,或许也可申请专利哩!

  13。活页插卡式记事本,数量可不受限制 一本受商业界欢迎的杂志,曾以“记事本的活页术”作专题报导,配合照片介绍各界名人的记事本用法。例如将计划表作成任何人一看都能了解的 形式,并且举出多位知名人士的记事本为例。对卡文先生而言,看到这类记事方法,反而觉得是件苦差事。为什么呢?太麻烦了!所谓记事本,是为了 备忘事情而随身携带的小本子,应该记些最新的资料。总之,记事本应是记录一天中与自己有关的事物。

  一般不赞成在记事本上写得满满的,应使用一天一张、活页式为主的记 事本。至于记事的时间,可利用归途的车上或睡前,记下已完成以及隔天必须做的事;对于已发生的事项也须记下,一天一页,若不够使用时,可随时 增页。由于采用活页式,所以补充十分方便。

  第二天,处理记事本上所写的事项时,按照原先计划,不拘顺序,从最 重要的事开始进行。每完成一件,就用红笔划去。没完成或做不完的事,也写下理由,再挪写到第二天。当一张活页纸划满红线时,就把它抽出,放到 留存用的资料夹内。

  对有关自己的事,一定坚持要登载在记事本内。例如计划表的留存,不 仅今年,连前年、去年的也一定存有档案。即使去年某一时期所作的任何事、和谁见面等的正确日期,一定都有记载。此外,工作时看到有趣的资料,如 随手剪下来的出版小广告等,一律放入透明的资料夹中。

  管理者记事并非一成不变,也常因当天的内容而作调整。总之,传统格 式化的记事本,对管理者反而是一种束缚,因此,记事本的制作,需要亲自动手,才不致本末倒置。

  14。多利用公司内部术语,使记事内容记号化、简单化 一些在外奔波的商业人士的记事本,往往写满了密密麻麻的访问行程,乱七八糟。主要原因是他们不知多加利用代号使其简单化,所以一句话常拖 泥带水。如果将“下午三点打电话与 A 公司联络”,以“十五点 A 电”表示,不是很简洁吗?对于重要的事件,还可打上红色圈圈,以提醒自己。

  这种使记事记号化、简单化的方法,是大部分人都能办到的。管理者曾 在这记号方面下了不少功夫,而且将记号变成管理者与职员间的共同语言。

  只要管理者写下这类代号,公司职员必定能明了管理者的指示。例如委托打 字小姐打字时,管理者使用简单的记号,象“B”代表文章中要留空格,“R”

  表示要重复,“N”表示内容证明,“律”表示律师等等。

  由于工作繁重,需要委托部属分劳,为了使事情能顺利完成,或避免任 务的重复委派,就得注意指令的传达。

  以记号下达指示或写上简字代号等,可节省很多时间。所以无论哪一家 公司,都应将公司最常使用的术语或规程,全部以代号表示,且采用横式写法,复印后发给公司同仁每人一张,主要是希望指令处理方面能够统一。如 此,在打字时,便无须多加赘言,或反复叮咛,打字小姐便能顺利完成工作。

  如此一来,对于业务忙碌的公司而言,的确可节省不少困扰及时间,帮助公司每天工作的顺利进行,这是整理术中一项令人意想不到的成果。

  15。能让人辨知内容的记事方法是不明智的 所谓“记事”,是随时、立即、迅速记下的意念,所以能辨知的人应很少。的确,象这种灵光一现立刻写下来的意念雏形,往往

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