卡耐基成功全集之二经营管理方略-第88章

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，或想想稿子的大纲结构，所以偶尔需要作个记号，或写点东西，这时身上半只笔都没有的话，是件很　麻烦的事。因此，你必定随身携带一支铅笔，走到哪里都方便无比。

　　在电车中阅读时，碰到某个重要的地方，也必定用派克笔划，简单却很　重要。

　　总之，文具用品准备三套的主要目的，是充分利用空间时间。有一点也　十分重要，就是这些文具必须固定放在家里的书桌上、公文包内和公司的抽屉里，无论如何绝不替代使用，如此，才能发挥效用，哪个地方有欠缺时，　也必定立刻补齐，坚持绝不暂借或替代使用的原则。

　　2。四色圆珠笔是区分资料颜色的利器　前面已提过，卡文先生喜欢用的三种宝器是圆珠笔、铅笔、派克笔（彩色笔）。圆珠笔预备四种颜色是最理想的，无论是书籍、出版刊物、　　　　原　稿，以四色笔就可发挥区分资料的重要度。例如：最重要的信息以红色划线作记号，其次用蓝色、黑色、绿色，校对、复习时都能立即辨知，所以四色圆珠笔是十分重要的法宝。

　　曾有一位棒球评论家　K　先生（也是四色圆珠笔的爱用者），他在比赛时　作笔记或记录时，红色表示打者击一中安打，黑色表示投手应使用三振对方之法，蓝色和绿色是表示有关比赛的感想。所以只要一看这些代表颜色，就　能立刻知道比赛过程及内容。

　　在四色笔中，一般人最常用的是红色和黑色，所以墨水总是很快就用完，　常常留下其他两种墨水。想必很多人认为实在很不经济。碰到这种情况，就会把它丢掉，再买一支新的。站在实用及提高效率的立场而言，再买一支的　好处比较多，并不只是文具用品，节约不一定是美德。

　　平时，人们常使用的圆珠笔、签字笔、钢笔，而很少有人使用铅笔。非　正式文章或演讲草稿，也大多使用圆珠笔或钢笔。从方便书写及可任意修改的观点来看，铅笔应是比较理想的工具，既可快速地书写，又可立刻涂改而　不留痕迹，文章看起来仍是整整齐齐的，不是很理想吗！

　　在书上作记号划线所用的“派克笔”，虽是一件小用品，却也是整理术　中方便又重要的文具之一。

　　3。钢笔类的贵重品在工作上不适用　钢笔是一般生意人最常携带的物品，难免带着显示自己身份的意味，有些人甚至喜爱外国进口的高级钢笔。其实，钢笔缺乏实用性，一点也不值得　用。

　　对高级钢笔敬而远之的最大理由，是因为它太名贵了，舍不得随意使用。　文具用品是消耗品，用完就丢，钢笔也是一样，这种高“贵”的钢笔若是用坏了就丢，普通人没那么大的资本。

　　由于钢笔使用的是墨水，某些纸质不适合使用；更糟糕的是，多余的墨　水在书写时渗出的话，污损纸张的机率相当高；若一段时间没盖上笔套，也　常有断水现象。

　　基于这些理由，一般不愿使用钢笔，也没有购买的欲望。既是无多大用　途的文具，实在无需再将它当作礼品，以免老被放入抽屉里，徒占空间。

　　4。可利用装名片的盒子装些小东西　对商业人士而言，桌子是主要的战场。懂得如何使用、如何整理桌面，可提高工作效率。　桌子可分为做事、批文件的桌面，和放置各种文具用品的空间两部分。

　　不需多言，放置文具用品必定是抽屉。但是，抽屉常要开开关关，里面的东　西也因而晃动，如何使文具用品位置固定，而不会凌乱呢？

　　对于桌子的选择也是很重要的。卡文先生通常是挑两边都有抽屉的桌　子。为了整理用品或资料，桌子的抽屉多一点，使用起来会更方便。但是，如果对于哪一个抽屉放什么东西都不清楚的话，再多的抽屉也毫无意义。

　　卡文先生的桌子，左边抽屉是摆最常用的文具用品，或常用的书刊等；　右边就放些比较不重要的书刊。这是为配合左手打开抽屉、右手拿文具的身体自然动作的原因。还有写字一般用右手，在边书写时，也可边用左手拿东　西。

　　市面上常出现仅有右边抽屉的桌子，对习惯右手工作的人，事实上是一　点也不方便。

　　有一项原则：抽屉必须常常整理。有些桌子常附有塑胶制的浅盒子，将　抽屉分为两格，后面一格常因不易使用而空着。

　　为了使用方便，利用现成的文具盒子是最好的。一般认为整理抽屉最好　的东西就是装名片的小塑胶盒。这种塑胶盒的容器拼装后，和抽屉的大小差不多，可并列作为间隔。曲别针、邮票、零钱等小东西可分别放在名片盒子　里，取用方便，而且不紊乱。

　　5。书桌的整理，以便于使用为前提　书桌上除了台灯外，电话和辞典是常看到的东西。此外，客户的电话本也是很重要的。几年前，卡文先生买了一种电话号码自动存放机，逢到　A　开　头的客户名称，按下　A　键，A　类卡片就会跳出来，可立刻查出客户的电话，减少翻查的时间，非常方便。

　　但是，科技文明不断进步，最近更出现能记忆百条左右的电话号码的电　话机，比先前的电话号码存放机更方便，更符合减少寻找时间的条件。

　　电话只要在书房或工作室放一台就够了，不要让电话占太多的空间。尤　其是地窄人稠的都市里，在狭小的房子的关键处、厨房角落都摆上电话，反而会造成许多困扰。如果工作室也这样的话，那就更糟糕了。

　　书桌整理术最优先的是要放些常用的东西，要用时能立刻取到。“整理”　并非指把书桌整理得整整齐齐、一尘不染的意思。尤其常用的书籍、辞典，可直接放在桌上，要用时，不用移动双脚就能直接拿到，十分方便。

　　书桌上常堆放几本翻开的书以及文具用品，一眼看去，象是凌乱地摆在　桌上，但是，这却是最方便使用，完全按照个人的需求而作的“整理”。

　　总之，无论别人眼里看起来怎样凌乱，只要个人使用方便，都是正确的　整理术。所以，书桌的整理重心，不是看起来冠冕堂皇或整齐划一，而是追　求高效率。

　　6。公文包，大小通吃　对商业人士而言，公文包是必要携带的用品之一。妥善使用公文包可提高工作效率。事实上，人不是因工作而活的。看看以下对公文包的使用的说　明，就不会觉得这句话有夸大之嫌。

　　现在所用的公文包，是由质地很硬的皮革所制成的，设计也非常简单大　方，实用性很高。

　　一般生意人都喜欢拿　007　式的手提箱，而有些人却从来不用这种公文　包，因为它给人硬邦邦的感觉。公文包应选择能装很多东西的，比较好用且　便利。

　　为了区分职业的头衔，而使用特殊的公文包，而平时要随身携带的东西　很多，像重要书籍、原稿、文具用品、钱包、地图，甚至眼镜、雨伞等，经常都要放入公文包内。因此，公文包就好像医生的出诊皮包一样大。

　　公文包里应有尽有，碰到任何状况，一点也不用烦恼，要有“只要有它，　万事顺畅”的感受。选大一点的公文包，主要是因为装书的缘故，因为有些人有看到好书就买的习惯，所以，买了一大堆书也不愁装不下。同时把随身　携带的小东西都装在皮包里，可避免遗失的忧虑。“大小通吃”就是这个意　思。

　　还有公文包要选耐用的，这也是选择的重点之一。一般来说，公文包底　部接缝处如果牢固的话，就会很耐用，所以底部的牢固与否也是另一项选择　重点。

　　7。采用内部多层构造的公文包最方便　公文包的内部构造，最好是多层，以及有很多小暗袋，在整理或取用所带的东西时比较方便。一般的公文包内部分为三层，有三个小暗袋，总计有　六个收藏空间，放入各层的东西，绝不会乱七八糟，而且即使在走动时，打开公文包，也能立刻拿到所要的东西。这种设计是最实用的。

　　首先谈到的是公文包里常放的东西，包括文具用品、记事本、地图，以　及雨伞、眼镜等等。还有须注意的是，为了预防万一像眼镜这种容易破损的东西碎裂，在出差国外时，一定要多准备一副备用。

　　一般生意人所爱用的　007　式手提箱，由于是正方形的，在行走很快的时　候，身体常常会碰撞到箱子的四角；在电车上，也常因车子晃动而碰撞；而且外壳固定，没有一点弹性，不能装很多东西；从这种手提箱拿出东西时，　只要一打开，别人就能对箱子内容一目了然，没有一点机密性是它的最大缺　点。

　　007　手提箱的受用者，应该不致由于可以随时随地把它当作桌子使用，　而以高价买下这种箱子！事实上，只要用档案册代替书桌也就足够了，甚至可以边写稿，边从公文包里拿出所要的资料，一点也不费事。所以，多方考　虑公文包的实用性再买也不迟。

　　另一点，是制作出差计划单。为了符合出差的目的，必须预先想好要带　什么文具、资料、目的地、拜访对象等等，有关出差的事项都列入表内，再放入公文包，检查时就可拿出来一一对照，看看所带的东西是否齐全，该办　的是否有遗漏。

　　8。多功能手表是活用时间的武器　最近的手表不但加装有闹钟或计秒的装置，更有电话号码、住址的记忆储存装置，以及计算机等多种功能的新设计，把这种多功能的手表视为控制　时间的利器。

　　在车上稍作休息，将时间定在到达目的地的前一两分钟，到时闹铃自然　作响，就可以安心入睡，不怕坐过站了。对某些人而言，铃声也许小了一点，但另一些人较敏感，只在有响声，就能立刻醒来，所以十分有用。

　　像马表的计时功能，对一般人也许没什么帮助，但常用这一装置有效地　控制时间，完成工作。

　　利用这种计时功能，计算从地铁的月台走到马路要花多少时间，对时间　的控制非常有用。

　　由于职业因素，管理者常常要演讲，演讲更得注意时间，有时晚了一点　才开讲，但在演讲时不能一直看表，所以无法确定已过多少时间，这时就可利用马表来控制时间。“在现代，能控制时间的人就是胜利者”。这句名言，　正意味着能对定时功能作最高利用的人，便是一位胜利者。

　　多功能手表有各种记忆及计算装置，不需多作说明，任何人只要买来，　就能知道它的好处。象管理者常常外出工作，却忘了带电子计算机，总觉得很麻烦。现在根本可以不带，因为多功能手表几乎代替了计算机。

　　手表本身具有流行性，也可反映个人的品味。站在实用的立场来说，不　应将它视为装饰品，所以在选择时，应以个人最适用的型号为选择条件。

　　9。从文具的目录可找到适合的用品　现在市面上所出售的文具种类，少说也有数千种以上。例如最常见的夹子，小的可夹五六张左右的纸张，大的甚至可夹数本书，其颜色、形状更是　琳琅满目，不胜枚举。光是这一个小东西，就可以设个专栏了。对于制造厂商而言，为了推陈出新，同一种产品的设计除了用途不同外，更针对产品本身设计出新颖的外观，以吸引顾客的购买欲望。不只是夹子，目前已有很多　产品也是如此。

　　光这微小的用品种类就这么多，那么要选哪一种最适合自己使用呢？万　一在文具店无法找到所要的东西又该怎么办呢？在大型文具店或专卖店中，可找到理想的用品，普通一点的文具店里很难看到喜欢的东西。

　　的确，能找到理想的文具，尤其是符合所需的文具，真的能提高工作的　效率。要是老找不到，却又不死心，但是工作繁忙，实在抽不出身常去逛文具店，该怎么办呢？很简单，从文具目录介绍中选择，若找到合用的，直接　订购就行了，很方便。

　　目前许多文具商对自己生产的商品，都会作成一份精美的目录。看了目　录，对于目前的文具市场可以有个大概了解。目录内容相当丰富，包括商品实物的相片，也介绍它的功能、特性、使用方法等等，虽然没看到产品，但　对商品也有相当的认识。

　　唯一的缺点，就是材质方面比较难以作确实的说明，若能克服这一点，　只要浏览目录，就会有意外的收获。

　　10。根据品牌编号订购文具　根据手上的目录，向制造商订购文具时，有些公司是得加运费的，但是大量采购时，就可免费送到家。平时，可以向文具店老板索取现售的或是预　约新产品的目录一两年之内的产品目录，大概还不会变化很大，选择时十分　有用。

　　喜欢利用目录购物的人，应注明商品的货号，以免出错，而且一有商品　货号，厂商处理出货时可以省去很多麻烦。若直接到商店购买，报出货号也可立刻得知店里是否有售，才不致用嘴巴描述半天，结果还是不知所云，那　就太浪费时间了。甚至也可靠一通电话就确知是否能买得到。

　　平时常用的商品，事先都将其货号与商品同时列成一张表格，所以订货　时都顺便写上货号，绝不会订不到自己所要的商品。

　　除了商品货号，另外一个我们很少注意到的是商品的正式名称，如果能　确定，订购时也可缩短商家寻找的时间。

　　收集商品目录，不仅对大量购买的人十分方便，对小型公司也是很有帮　助，常常可以意外发现其他品质优良的文具。

　　印刷精美的商品目录，对中小企业的制造商而言，也是促销的一个手段。

　　11。文具或邮票不仅要维持最低库存量，购买时也要注意当时库存量　笔、复印用纸等一般文具用品，可称为“资料整理的用品”，同时也算是“资料整理的消耗品”，平时须维持一定的库存量，以应付每天的消耗。　因此如何补充这些文具，或该有多少的库存量，如何整理等等，都是非常重　要的。

　　例如圆珠笔，由于常常携带在身旁，包括备用的在内，同一种颜色的最　少要三支。若是哪一支墨水用完，或临时遗失的话，不会因没笔而耽误工作进度。常用的文具也都应有预备品，不论任何情况发生，都能迎刃而解，这　点非常重要。

　　但是库存量也并非愈多愈好。比如象圆珠笔之类的文具，自有其固定寿　命，所以订购时不要一次买太多，以免在期限内用不完，反而白白浪费。还有产品的种类、适合的用量等，决定所需的库存量必须切合实用。

　　应制出一套库存以及如何补充库存量的管理办法。

　　有关库存的问题，将其分为“最低库存量”、“购买量”、“购买时的　库存量”。所谓“最低库存量”，是指产品用到这个数量时，一定要补充。

　　“购买量”就是购买的数量。例如：　圆珠笔（红、蓝、绿、黑）——最低量是　2　支，购入　5　支。　大小曲别针——最低量是　50　支　1　盒的　20　盒装1　箱，购入　10　箱。　透明资料袋——最低量是　20　张，购入　100　张。　硬纸板机——最低量　5　盒，购入　10　盒。

　　档案夹——最低量　3　个，购入　7　个。　自动铅笔笔芯——最低量　1　大盒，购入　5　盒。

　　像上列这些商品，当库存到最低量时，就一定得补充齐全，不可拖延，　以免误事。

　　“购买时的库存量”，就是指最低库存量加上购买量的总和；邮票最低　库存量以　50　张为限，如果购买量是　100　张的话，那么“购买时的库存量”就　是150　张了。

　　必须注意最低库存量、购买量、购买时的库存量的数量，