卡耐基成功全集之二经营管理方略-第90章

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有助于案件的明朗化，使案件能尽快解决。对于无法细分的部分，就可委托专业人士处理。　对于复杂的小问题，同样可分为几个小题来处理，这种方法称“因数分解法”。无论是大学每期期末考试，或会计师检定考、司法考试等等，认真　的考生可用此法作为读书时整理分析的标准。若能顺利通过数种考试，也是归功于此。　所以无论读书或写文章，在遇到无法理解的情况时，分析问题往往可以使复杂问题简易化，进而解决问题。尤其遭到大问题时，用这方法，绝对没　错。

　　6。以因数分解法，使头脑清晰　前面谈过，对于长期的目标，采取“因数分解法”是十分有效的。此外，一天或一小时的短时间，也能有效地处理信息。　比如看专业论文时，深奥的文章，有时读一遍或两遍仍不能融会贯通。

　　论文难懂的原因，往往是因文句太冗长。法律论文便是这一类的典型。　一篇文章内如果常出现“由于”、“所谓”、“但”、“如此一来”、“是谓”等等句型，首先把这些字作上记号来整理，使其成为单句型的文章，　就很容易了解。象这样把问题细分化，就是因数分解的应用，十分容易。

　　因数分解法是解决复杂问题最有效的方法，但至于如何分法、如何使用，　其前提是要有清晰头脑，才能使信息清楚，这是运用的方法。

　　7。细分法的另一个武器——分枝法“复杂问题细分化”，除了因数分解法外，还有一种很有效的方法。　任何信息不会单独存在，必定是互相关连的。因此，如果其构成要素只有一个时，便要详细观察整个事情。最初所收集的资料往往不能给予正确的　评价。

　　譬如公司概况，如财务方面，是赚？是赔？往往一般人守口如瓶；至于　今年与去年相比较，是成长或后退？甚至与其他公司比较又如何？？往往不得而知。由于这是公司机密，属于个体的单独信息，想要作评量考核是不可　能的。

　　管理者应对公司的财务状况公开化，而且为了让全体同仁都能了解，可　设计出一套“系统树”的结构图，象财务状况、经营业绩，以及资产状况等，作成树木的根、干、枝的图表化方式来说明。整体上，把各枝干的重要性也　细加解释，使公司同仁均能了解公司营运状况，此方法也称“树木分枝法”。

　　这种方式可以运用于各种情况。比如实行新的计划方案时，有关预算、　人员、用具等的数量、获得方法等等，将一段时期内的各种相关问题，以分枝方式顺序推演下来。看到这张图表，必能完全掌握整体构成，而且可以轻而易举地思考相关问题的解决方法。　此分枝法与前面所介绍的“因数分解法”，目的都是使复杂问题细分化，逐一的理解后，再予以整体性的处理，这与保持头脑清晰的原则息息相关。　文字报告书表现技巧　一般来说，目前各种报告、企划书的形式都分为手写或打字两种，有时还要动用到印刷，不过其构成要素大致都相同。　过去的人喜欢用稿纸写报告，唯一的好处是容易计算字数，比较有利于打字、印刷，但基于时代潮流，愈来愈多的人喜欢用横式的条纹纸书写。不　论使用哪一种用纸，一定要记得，如果要发出去打字，那么手稿一定要遵守“直书直打、横书横打”的原则，千万不要直书横打或横书直打，否则打出　来的稿子一定错误百出，因为你违反了人的自然习性。

　　相对地，如果报告书不发打字稿时，最好不用有格稿纸，因为对阅读者　来说，方格是一种视觉负担。

　　除了书写打字的问题外，其实制作文字报告书最困难的是执笔的工程，　管理者常对着完整的资料、预定好的内容大纲发呆，就是写不出一个字来。

　　这种混乱的主要原因，是现成材料和原先的概念已在人脑中混成一团，　不知从何起头。最简单的解决方法是把脑中的想法“拿”到脑外来，一一列举整理再下笔。可以下列步骤逐次完成报告书：1。执笔工程部分（1）重新整理预备使用的资料　利用各种整理方法，重新处理一下准备使用的资料，注意统一规格，同样大小的资料可以堆在一起。

　　（2）在资料上做记号　如果资料有好几份，不妨按性质或次序做上记号，用号码或字母编号都可以，免得有所遗漏。

　　（3）开始读资料　把资料整理好后，就要开始重读这些信息，这回要一边读，一边用笔把要用的、重要的地方划起来，并且把心得写在空白的地方。

　　（4）转记在卡片上卡片大小大约为　11cm×3cm　比较恰当，也就是一张　A4　纸裁成四张的大　小。把刚刚划好的重点和心得一一转记到卡片上，记住一个主意、一张卡，不要在一张卡上列两个以上的意见。卡片要注明刚刚编好的号码以备查照。　这种转记一定要清楚到自己能了解的地步，以免时时回头查原资料。

　　（5）卡片分类　转记完成的卡片就是文字报告书的主要构成部分，在使用前要先将卡片分类，以便按类使用。分类前要把桌上清理干净，不要和别的文件混在一起。　分类过程中一定会产生新想法，不妨再将想法列在卡片上，也加入分类。

　　（6）卡片编序　分类完卡片接着要编序。这回编序要按规划报告书的段落来编，真正开始写报告书时，就是按这个顺序。　报告书的段落分配大概有两种形式，一种就像中国诗句的起承转合，另一种则是日本古乐的构成方式序破急。　以下详细说明这两种文章形式的构成单元。

　　A　起：属于导语部分。旨在描述身边环境的现象或某一事件，或者把结　论提前到起段也可以。阅读者会不会耐心读下去就决定于这个开头。

　　B　承：承接起段的事件而进入正文。相对于起段，这个部分要多用冷静、　比较性的手法来陈述。这个段落要为阅读者解释起段中所突出的现象、背景　及原因。

　　C　转：离开承段所引述的事实，再引导读者到另一个主题；提出另一个　新发现的事实或独特的提案，慢慢加快速度。

　　D　合：用简单明快的语句总结以上所有陈述，为读者快速作结论。　至于序破急的结构则如下：A　序：相当于起，淡淡举出一件大家都没有注意的事实。

　　B　破：从一个特定观点解说序的内容，并进一步介绍、评述相关的事实，　尤其注意最好提出否定论，打破读者的固有观念和一般性期待。

　　C　急：用简洁快速的笔调，强烈地在结论中描述自己的主张。　以上两种报告书构造都是在配合人的阅读习性，营造出适于理解和具有吸引力的气氛。

　　（7）按分类序号决定卡片的阶层构造　在心中记牢起承转合或序破急的程序，然后着手排定卡片的使用顺序。

　　每一组卡片都应该有它自己的流程，并且尝试多种不同的排列组合方式，一　直到每张卡片上都有一个最适当的位置为止。

　　（8）制作草稿设计图　准备一张大纸，按前述排定的顺序，一一贴上卡片，为了便于改换次序，卡片浮贴即可。同时要决定每一部分大约写多少字数，并且注明在上头，这　样就完成设计图。

　　（9）执笔　根据一般经验，完成上面八个步骤大概会占写报告总时间的一半，按次序做到这里，几乎肯定你不会频受煎熬而又写不出稿了。在桌上摆好用纸，　上一排是资料，左手边是划稿设计图，按设计图上第一张卡片的记载开始执笔写作；卡片上资料出处的号码可以协助你快速找到引用资料，不必从头翻　到底，既浪费时间又增加写作过程的不安和烦躁。

　　2。选用文字处理机“推敲”文字　易懂和高说服性，是我们一再强调的报告书原则，实际应用时可以这样表现：（1）易于阅读的形式以一页　400　字的文章长度来说，每一段文章大约可以占到　3　行左右，而　且能用　2　行讲完的叙述就不要拖长到　3　行；最好用“因此、所以、然后”等连接词，免得影响文字的紧密度和速度感。

　　（2）平易的形式　尽量避开难懂或古意盎然的字句，也不要使用非日常用语，造成理解的障碍。

　　（3）多用比喻、尺寸说明等技巧　碰到很难理解的事物时，宁可稍微拉长文章长度，也要具体比喻说明清楚。现在来看看下面的例子。

　　“细胞核中容纳的遗传因子本体是　DNA”，目前的确有不少人已经知道　什么是　DNA，但这样的叙述还是很难叫人接近了解的，不妨改成下面这种方　式：“在直径只有　0。01mm　的细胞中心，有一个很象话梅种子、被称为细胞核　的部分；在这个核的中央有一幅生命设计图，存放了生命因子，它决定遗传的结果，而这种因子的本质是一种叫做　DNA　的化学物质。”

　　文章虽然长了点，却比原先的说法易懂得多，可见许多文章之所以难读，　都是因为文中所附的辅助资料不足。

　　象这样一面写文章，一面推敲文字组合时，常会写出许多和主线不符或　自己不满意的文字出来。许多人在写报告书时，常浪费很多时间在抄稿和誊写上，这是写文章的人最厌恶的工作。

　　至目前为止，唯一能解救这种困境的工具是文字处理机。　在文字处理机上，可以一遍遍地修正文字、段落，下一个指令，瞬间就能改变报告书的形式；写完报告书存进机器里，过一段时间再调阅，又有不　同的体验来增减报告内容。对不善用文字或手写字体不佳的人来说，学会使用文字处理机实在受用无穷。

　　前述用纸张、浆糊完成的草稿设计图，也可以利用这个机器处理，会提　高工作效率。

　　3。活用桌上排版术　桌上排版系统又称为桌上编辑系统，是高速度的文字处理机，不但能处理文字，还能编辑文字版面。目前桌上排版系统的推广速度比文字处理机还　要惊人，它入侵日本企业的状态使得日本人称　1989　年为“桌上印刷元年”。

　　桌上排版系统有下列若干特点：（1）WYSWYG　在电脑荧幕上可模拟文件印刷后的形式，文字、图表、插画都能借机器加工，实现“你看到的就是你要的”（What　You　See　Is　What　YouGet）的理　想。

　　（2）自动调节字间　桌上排版软件可以自动调整文字之间的行距，呈现最合需要的形式。

　　（3）自由自在画版型　一旦把文章输入后，横排、直排任君选择。

　　（4）具有高度编辑功能　可以随时将图表、照片加入文字中，弹性调整版面。不但能处理文章，还可加上视觉效果。

　　（5）接用镭射印表机可做高速度印刷并附多样字型　目前镭射印表机的速度几乎能与复印机媲美，文字针数的密度也和活字相差无几，文字大小、字型又多样，等于实现了文字工作者的梦想。　桌上排版有许多功能，只要学会适于工作需要的部分就足够应用了。对于常需要多样、少量印刷报告书、企划书的商业社会来说，桌上排版实在是　了不起的发明。

　　4。为报告书穿上美丽外衣　自己制作的文字报告书，绝对不能忽略面子问题：不管文字多优美、内容多扎实，如果外观不佳，很容易被读者忽略。这个道理在书籍销售上几乎　如圣旨般被奉行。

　　经过精心设计的封面，不但能一目了然传达内容形象，更表现了制作者　花费的心思和热诚。以下就是处理企划报告书的道具、作法和说明。

　　做文字报告书包装时，首先会碰到的就是装订的问题。自从复印机普及　后，个人收到的文件数量急速增加，但真正装订处理的却少之又少，顶多是一枚曲别针或几根钉书钉就打发了事，也就相对地缺乏可读兴趣。

　　过去不断有人主张，复印机上应附有简易制书机，但以目前的情况来看，　制造商显然没有采纳消费者的意见。

　　为了将报告或文件书类装订成册，可以利用简易制书机；另外在制作封　面底时，最好选用稍有硬度的纸张。另外也可利用一环夹制本，这种装订方式很适合把平面摊开、需较长时间阅读的资料。

　　提案说明和演讲技巧从目前商业社会的工作要领来看，先做文字报告书，后举行提案说明会　或办一场演讲，似乎是一种一贯性的要求。

　　不管是发表会或演讲，都赋予文字企划更深的商业化色彩，冲击力也更　强，当然也强烈考验着制作者的创意和能力。以下就发表会和演讲两部分的执行原则详细说明。

　　1。提案说明发表会其实　PRESENTATION　这个英文字应用在不同场合，会有不同意义。比如广　告公司向客户提报行销广告企划的会议就叫“提案会”；厂商向消费者介绍新产品可能利用“发表会”；企业向新闻界宣布新动向就会召开“说明会”、“记者会”等。　不论哪一种目的的集会，都要注意下列事项：（1）尽量使用浅显语言传达信息　在讲述任何意见时，要和文字报告书一样，遵守起承转合的次序。事先用白纸做一张进度表，列好预定的流程和时间，口述时就可以此为准参考进　行。

　　（2）叙述时要简洁有力　任何说明会都要在极短的时间中结束，千万不要说太多客套的废话，甚至一开始就跳到结论也无妨。如果遵循起承转合的程序，那么每个段落要限　制在　3～5　分钟内，整个说明不能超过　20　分钟。如果花了　30　分钟还说不完要点，表示这个企划中还有未完整构思的部分。

　　在提案会中的听众，大概在五六分钟内就会对提案内容下判断，冗长的　叙述只是增加痛苦而已。回答听众的疑问一定要具体，并且视对方立场和反　应来回答。

　　（3）以热烈表情转达思绪　做提案说明时，最忌讳提报告人摆出一副“尽义务”的表情，丝毫引不起对方兴趣，从而造成双方的误解。报告人一定要是参与企划的人，只有如　此才能表现想积极实现企划的热情，也才能确实感染对方。

　　（4）尽量发挥演出效果　报告其实就像戏剧，在某种程度上可说是“制作性演出”，才能操纵对方感情，不烦不厌地听完。这里有几个基本手法：　A　做报告的人一定要站着说话。

　　B　可能的话，多利用白黑板图解说明。

　　C　事先做好若干道具，如纸张、样品、插图等。

　　D　准备大提包装资料，象变魔术一样一件件拿出来展示；象要提示新的　书写工具时，不妨把旧的毛笔拿出来做对照。

　　（5）事先不要出示所有文件　最糟的提案手法，就是一开始就送上全本企划书，这种错误连大广告公司都会犯。给对方文件就像叫别人埋头念下去不管台下的人一样。正确作法　是在口头报告后，再一次把文件分配出去。

　　（6）运用活泼简洁的动态资料　许多人常误解运用影像资料的目的，总是长时间地放映录像带、幻灯片，涣散了听众的注意力。运用任何影像资料都要简洁有力，录像带不要超过一　分钟，幻灯片每　4～5　秒就要换一格。

　　2。演讲的技巧　在众人面前发表演说是一般人视为畏途的表达方式，每个演讲者都会紧张，甚至忘了演讲内容。因此，与其被无数期待的面孔压得透不过气，倒不　如一上台就挑一二张特别专注的脸孔，对着他们侃侃而谈即可，很快就能祛　除紧张。

　　演讲者在开始破题时，通常全场都会鸦雀无声，这时候最好谈些和主题　无关的杂事，愈接近日常生活愈好；很多人都爱用“早上出门和太太吵架，忘了要讲什么”来破除会场的紧张关系，