卡耐基成功全集之二经营管理方略-第91章
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演讲者在开始破题时，通常全场都会鸦雀无声，这时候最好谈些和主题 无关的杂事，愈接近日常生活愈好；很多人都爱用“早上出门和太太吵架，忘了要讲什么”来破除会场的紧张关系，虽然不高尚，但起码能化解压力。 演讲进行的次序和发表会一样，也要遵循起承转合，利用事先预备的提纲，一面说话一面控制说话速度和时间。 一场成功的演讲多半要避开太抽象的议题，要以和朋友在茶馆聊天的心情侃侃而谈。演讲时不妨保持站立姿势，不时转动身体以手势或道具辅助演 讲进行。
3。“文字报告书和口头报告技巧”摘要（1）烦恼写不出文章、理不出头绪时，可利用简单的资料整理法解决。
（2）收集来的资料，已做成册状的资料书等，都可利用小卡片记下其中重 点，加以排序整理并编码，依此可找出文章结构，做成草稿设计图。
（3）人脑最能接受的文章构造是“起承转合”或“序破急”。
（4）好的报告书应该简洁易懂、比喻繁多，并且要有个人的见解。
（5）文字处理机和桌上排版系统将逐渐取代手写文书。
（6）提案和演讲时，为了吸引听众的注意力和兴趣，须像演戏一样，表现 有相当气势。
信息设备的使用技巧80 年代以来，因为微电子的发展，各式各样信息设备陆续登场，而且汰 换的速度异常惊人。科技愈进步，机器的“市场寿命”就愈短，买一支好钢笔可以用好几年，而一种电脑机型能存活在市场两年以上，已经是一大奇迹 了。
许多信息机器制造商都嘲笑自己做的是“生鲜食品业”，不管他们投下 多少资本生产 PC、文字处理机，只要隔几个月有新产品上市，消费者就会弃他们而去，把原先的设备丢进垃圾场。
就这种无次序的状况看来，以后后代子孙写历史时，一定会把 80 年代写 成“无谓浪费金钱与资源的时代”；记取教训后，相信下个时代的人一定会朝“如何长期使用信息机器”的方向努力的。
当然，我们不能否认信息机器带来的工作意识革命。虽然在 70 年代末期 堂堂登场，引起世界震惊的八位元个人电脑已经沦为电动玩具机的主力，但接连而来的新机器都为个人或办公室开启新的视野。人们一方面不断浪费资 源努力追赶新颖机器，一方面却也改变了工作的形态。
但是，信息机器会挑起人类的好奇心，结果视操作机器为目的而非过程， 这种本末倒置现象几乎成了 20 世纪特征，我们应将使用信息机器的目标调至“做更好的工作”才对。 只有在心中时刻保持“做更好的工作”的目的意识，人们才能对信息机器有正确的批判态度，不会沉迷于新机器的诱惑中；也唯有如此，制造厂商 才会修正生产形式，为工作人员寻找最基本、长久的工作机器。
以下就几个方向对各种信息机器下判断，分辨何者有用、何者无价值、 应在何时何地应用、如何选择等。
1。信息机器的分类 工作上能应用的信息机器可分为下列几种：（1）为处理、生产文件者。
这种产品大略指能代替笔、报告书、稿纸等的产品：比如打字机、文字 处理机及各种功能的复印机、制本机等。
（2）记录、阅读文字者。 能随身携带、随时输入、阅读的电子笔记本、电子手册等。
（3）处理数字、录像、图画、声音者。 能处理尚未组合的数字、文字、图片、声音的产品：如个人电脑、工作站等。
（4）协助创造性工作者。 帮人类作曲、作书、设计图、平面设计、构思概念的产品：如合成器、CAD（puter aided design）、PC 等。
（5）记录声音者。 能忠实记录会议、会谈、访问、音乐等的产品：如录音机、DAT（digi… tal andio tsperecorder）、IC 录音机、听写机等。
（6）能记录图片、录像并加工者。 许多过去只有电影工作者才办得到的事，现在普通人只要借助下列机器也可自行操作：VHS 摄影机、8 厘米摄影机、剪辑机、静画录影（定画录影、 Steel Vides Camera）。
（7）帮助传达信息者。 过去用邮递、电话传递信息的方式已被下列方式取代：多功能电话答录机、无线电电话、传真机、个人电话通讯装置、行动电话、传呼机、静止画 面电话等。
如果把以上对不同工作目的的设备再分类的话，可以发现这些机器有三 个特性：A 完全取代既存非电子式工具；B 对既存非电子式工具有补强作用；C 发展既存非电子式工具完全没有的功能。
2。选择活用信息机器的技巧 事实上，所有的信息机器都在援助人类发展大脑的活动。 专门处理文字和语言的机器种类最多。不过从趋势来看，处理图、书影像曾是未来主要的工作形态，而八厘米摄影机和静画录影机都能把文字当画 像收录下来。以下就要介绍各种机器的使用方式。
（1）个人电脑（PC） 能同时储存整理文字、画像、声音、音乐、资料的机器首推 PC。PC 能执行许多非电子式工具不能做的工作；PC 不只是制表、计算机，PC 还能实际协 助人类思考，整理大的思路。
PC 的功能可以分三类：（1）文字处理软件目前 PC 的文字处理软件愈来愈多，只要买了不同软件，固定使用同一部 PC，就像换了截然不同的文字处理机一样。而且 PC 如果再加上印表机或本体记忆体，就如小型快速印刷组，可以胜任办公室或个人多样、少量的印刷需 求。
文字处理机的功能就无法这样多层次变化，除非改变硬体构造，不过文 字处理机的市场仍被看好，因为它到底是处理文字的专用机器，彻底应用还是有它的价值的。只是文字处理机的市场未来势必会有局限。
（2）通讯功能在资料收集的部分已经陈述过，有通讯功能的 PC 装置可以和资料库连 通，也可以和别的工作站、个人通讯装置连线，由这种联络而形成的组织网是有无穷趣味和潜在功能的。
（3）资料储存功能PC 的储存能量随软件不同而有差异，目前有不少个人工作者利用 PC 处 理地址、电话、顾客名单、生活杂用品等。不过这部分的设计大小之间有很大的不同，一定要非常熟悉并能了解自己未来的需要才能设定。
（2）本国语文字处理专用机从 80 年代以来，各国本国语的文字处理机已逐步登场，经过不断改进已 成为主要办公机器之一。在改进的过程中，功能也有改变：（1）输入办法逐渐统一 以中文来说，从最早模仿中文打字的巨大键盘到现在简捷或仓颉输入法，中文文字处理机的输入法愈来愈简便，而软件互通的状况也愈来愈多。
（2）搭载字数增大，造字功能有改进（3）编辑功能扩充 已经能删除、插入文字或文件重叠处理。
（4）印字品质有改良从最早的 16 点到目前 1200 点。
（5）添加基本通讯功能（6）小型、轻便化从早期每部 10 公斤以上到目前桌上型、膝上型等，已改良至四五公斤重 或如公文包大小。
为了和 PC 竞争字处理市场，文字处理机不断增加功能，对消费者来说自 是一大福音，工作者要针对自己的工作需要选择使用。
（3）录音机 工作上使用的录音机多半是小型的工作专用机，不同厂牌功能略有差异，目前市面上最长录音时间是 90 分钟，如果是有两倍速度功能的，则可增 加到 3 小时，这种设计最适合采访或会议使用。
至于小型卡式录音机则可应用在不方便记笔记的场合。而对有立体声音 功能的录音机适合用在会议中，这样可以了解发言者的位置关系。
（4）听写机（Dictation Machine） 录音机所录的只是声音，最终要表现的是文字，而最好的转换机器是听写机。这种机器可以不断重播，能调整速度，主要是由脚踏板操作，每踏一 次，录音机就往回转到设定的时间，一边听，双手还能处理文件。
在欧美国家，打字机和听写机就像“夫妻”一样，每个办公室都有一套。
（5）录放影机 过去一般会长期使用录放影设备的人似乎都是电视工作者，但根据日本NHK 的生活时间调查（1985），在使用信息的分配当中，阅读杂志、报纸等 文字信息的时间只占 35 分钟，而看电视占 179 分钟，约为前者 5倍，可见电 视已渐成信息传送的中心工具。
不过想把电视的信息象从图书馆找资料一样，调出来使用似乎不可能， 一方面在日本有著作权限制，另一方面是电视圈也不太把节目当成经典之作 来处理。
一般人在录下电视节目时，要尽量注明录影时日、频道、节目名称等， 日后参考才有依据。
（6）照相机、静画录影机 照相机的功能是众所周知的，而且转拍成的幻灯片在印刷品的应用上，效果比一般相纸好。
最近 SONY 和 CANON 发展出静画录影机，有不少特性：（1）一卷两寸带可录 50 个影像，还能消磁重录，不增加费用。
（2）显像母须送冲洗店。
（3）在摄影现场如有电视，可当场看到效果。
人际信息的活用技巧1。人事信息来自于同阶层人士的联系和集会 所谓信息的收集，有来自剪报，或来自无意间所读到的书，且大多数的人都会认为非自己来收集不可。但只靠自己脑袋所收集到的信息，是有限的，因此，我们应该活用他人的知识，只靠自己是无法收集到足够的信息，须经 由别人来收集更完整的信息。
我们每天都必须与同阶层的人士联系和集会，而公司同事、学生时代的 同学或往来的客户、车上所遇的人、朋友的结婚宴会上所遇见的人及邻居等，都可称得上是同阶层的人士。
但是，一般人都倾向于公司内部的同仁、上司和属下的交往，而疏忽了 学生时代的朋友，渐渐形成只和白天共同相处的人来往。
最近，可能商人本身也开始有了不安的危机感，而渐渐有集合公司以外 的人，来开办各种研究活动的情形出现。其目的是借着这类研究活动，来结识更多的人并处好人际关系。
商人已能留意到人际关系的重要性这是很好的现象。所以，我们应该放 宽胸怀去参与各种集会和研究活动。
象这类聚会，都能收集到各种信息，只是我们尚未充分利用这一渠道罢 了！
和学生时代的朋友不要断绝联络，因为他们毕业后分布在各种职业的领 域中，因此，确保这些人的信息来源非常重要。
2。有效地利用午休来建立人事信息网络 有些人常会说其实他们很想跟各类人交往，但工作实在太忙了，根本抽不出时间来；其实这些都是借口罢了！的确，若在人际交往上耗费太多时间，那工作就永远忙不完。因此，不知不觉中就很容易变得和工作以外的人断绝 来往了。
但若想和公司以外的人或和工作上没有直接关系的人交往，通常就得利 用下班后的时间。但一般来说，晚宴几乎都是酒席，且只要一喝酒，就得浪费相当的时间，致使谈话内容都是一些题外话。
若是在平时，就会妨碍到第二天的工作，若是周末，也会影响到与家人 的聚会，自然就会懒得和老友会唔了。
为了维持信息交流，所以要积极地灵活使用午休时间，而且不论多忙， 都要利用中午休闲时间和某人吃中饭，如此一来，就可有效运用这些时间。
老板应经常和公司同仁去吃中午饭，虽然这些时候所说的话，并不全然 是有关公司的事，但亲密的沟通是有其必要性的；但若每天都只和相同的人在一起，则仅仅是在延长工作而已，根本不会出现任何新鲜信息，那就是浪 费时间了。
而且，利用午休时间还有一个理由，那就是若约好下班后会面，常常都 因对方或自己须加班或突然有事，而取消约会。
但午休时间就不同了，只要挂通电话说：“中午一起吃饭吧！”只要没 有特别的事，大家都会答应，若能事先约好当然更好，且在短短的一小时交谈中，就能获得相当内容的信息。
与在不同单位工作的朋友共进午餐，经常可获得许多你所不了解的信 息，并对你的新点子有所提示。
总之，不论以前如何，同阶层的信息网络是不容忽视的。 此类利用午休时间聚会的方法，无论在时间上或金钱上，都比晚间交际更有效率，即使是信息收集方面也很有效。时间上因彼此都是午休时间，所 以若是有事情，也可单刀直入地商议，用餐即使吃得再丰盛，也比喝酒来得 划算。
偶尔，也会临时为收集某些信息，而须利用午休去图书馆查阅资料，以 致无法和朋友一起吃中午饭时，就应在去图书馆之前，告诉对方如“某人已在附近等候我多时”或“临时必须和许久不见的另一位朋友会面”等说辞， 来取消约会，不过应事先联系。如此一来，不仅能有效利用时间，并且与朋友相约吃午饭一事，也不会成为负担。
见面时，事先准备今天工作状况，或想知道的事为话题，然后再跟对方 表示若得知相关信息时，作出通知。同样地，要注意听对方所关心的事，便于日后对方知道某项所关心的信息时，就可向对方询问。其实，和朋友会面， 并非只是为了收集信息，有时也是借平时会面的机会，来整理信息收集的网络，以便以后有需要时，只要一通电话，就可收集到信息。
另外，即使没有会晤的机会，若想询问老朋友某件事时，只要一通电话， 也可得到老友的协助。
3。晚间的交际应酬 前面已提过，酒宴等夜间应酬，无论在时间上或金钱上，其损失都是很大，因此，个人交际应尽量安排在白天。 当然，不只因加班，有时也因人情往来而晚归。就如卡文先生来说，一般他的晚间交际，大部分都是聚会或宴会，其中也包括了同行间律师或会计 师的聚会，但此类聚会，原则上是不出席的。因为同行业者的聚会或宴会，就像和同家公司的同事交际一样，不太会有出现新点子和得到新信息的机 会。
我们积极出席的聚会，是邀集各类不同行业人士的聚会。例如，“青年 俱乐部”，不仅有经济界人士，也有演艺界的人士，或是体育等各种人士参加，成员往往很多，每次聚会大都有 30～50 人参加。出席人数每次都不一定， 因此每次都可接触到不同职业的人，并且不像“读者会”那般拘谨严肃，所以聚会时都能轻松交谈。
倾听这些人的谈话，可以听到各种新的观点，得知现今社会是如何运作 的，这些和我们个人的工作并非完全无关。而目前在不同领域所发生的事情，常常会在一段时间后，也发生在自己的领域中，所以尽可能早一步收集信息， 对工作是有很大意义的。
判断应出席宴会的标准，是以参加聚会的人在平时工作上大都不会有会面机会的人为标准。话虽如此，但有关的公司顾问宴会，我们也尽可能参加。 虽然，参加者都是在工作上有所接触的某公司职员，但常会有许多和此公司有来往的外界人士参与，所以可借此宴会结识到各类人士，进一步得到一些 新的信息。
4。如何在宴会上结识新朋友 虽然是出席宴会或聚会，但若要一开口和不认识的人聊天也是很困�
