卡耐基成功全集之二经营管理方略-第97章

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　　方法是统一采用　B5　的规格，并且归入二十六孔的档案夹。　归档的优点是：资料的抽出、夹入很方便。即使发现某个主题区分得不够适当，就可立刻将它转换到其他适当的档案夹内。

　　7。为什么穿孔机是二十六孔　一般使用档案夹的人，多数是使用两孔或四孔的档案夹。使用两孔的理由，是因无论穿孔、归档都较不费功夫。　穿孔机扎的档案孔有容易破的缺点。参照几次档案后，其档案孔可能就会破损。消除其原来穿孔的位置，再重新穿孔一次，且贴上加强圈，这样使　用并不方便。

　　使用二十六孔就无此麻烦。因是两孔的十三倍，相对地就可分散其力量。　以二十六孔来说，即使用力抽取再多的纸，也无须担心会破裂。

　　归档的目的是如何更有效率地使用，因此，必须考虑到资料可能会重复　参照数十次或数百次。

　　当然，并非一定要拘泥于二十六孔的孔数，只要不易破损就行，不论二　十二孔或二十四孔并无妨。但以目前市面上所卖的　B5　档案夹的规格，配合二十六孔是最适宜不过了。

　　穿孔时，一定要在左右两侧都穿孔。　两侧穿孔是为了使档案夹能自由交替，无论是直写右开式的文件，或是英文及其他横写左开式的文件，都可使用。而且，想同时看两份不同的资料　时，仅变更其中一个档案夹，以（书籍、杂志等）左右两页合成一页的插页方式，就可参照了。总之，资料就会很清晰了。

　　只使用纸的单面，便于以后翻页数查阅时，可立刻找出所需的资料，且　复印时，也不须人手，利用　ADF　就能自动复印。由于利用单面的纸，所以前面所述的左右两面穿孔，可按插页的方式。

　　8。如何保存卡式录音带　我们不常利用卡式录音带收集资料，但在准备资格考试时，就会使用到。

　　此外，与其做口述笔记，倒不如以自己轻便的录音机录音，如此所收集到的　资料较为完整。

　　以文书处理机打出录音带的内容后，录音带就没有保存的必要了。　也许有的管理者由于目前的工作，都运用不上以前所收集的录音带，因此，只好把录音带放在家里，致使录音带的数目不断增多，也许足有几百卷　以上。

　　既然费了功夫才录下这么多的录音带，所以应充分地利用这些录音带。　一般都使用十卷装的塑胶盒来装录音带，并将这些盒子摆放在书架上，每个盒子及每个书架都有分类。例如，有关语言方面就分为英语、法语、德　语，并且再就其中的内容加以细分。

　　每卷录音带盒内的索引纸上，都要写上每卷的部分内容，并且为使录音　带的内容一目了然，无论录音带的标签，或十卷装的录音盒上所贴的标签，　均标上标题。

　　对录音带所收录的内容，原则上一卷只收录一个项目。60　分钟的录音带　只收录　15　分钟的内容，在别人看来或许会觉得很浪费，但若法语后面接着录英语，那就无法明确分类、整理，且活用时也很不方便。

　　9。文书处理机（WOROPROCEBSOR）的磁碟片应如何保存　当今时代，文书处理机（WOROPROCEBSOR）已相当普及了。也因此平均每三个月就有新的机种上市，且性能更高，价格却不断下降。现在我们暂且不　谈低价位的机种，目前所普及的机种，大部分都是使用　3。5　英寸的磁碟片。

　　一张磁碟片所能容纳的信息是单行本一本的容量。磁碟片不占空间且容量大，可称得上是珍贵的信息来源。　办公室里常会使用到处理机。但磁碟片有个缺点，那就是一张磁碟片的容量很大，往往在一张磁碟片内，就存有各种各样的信息资料。　因此，在录入时应一一予以分类，一张磁碟片内，应该只存入某个主题的一连串相关资料。　某个主题即使内容很少，也不可以一张磁碟片存入好几个主题。基于此就很不方便整理，且不好灵活使用。　首先，可将录音带分成“个别专题”、“一般”、“各种形式”三大类。

　　“个别专题”每个辩护或诉讼案件有其各自的磁碟片。“各种形式”每一项　目，是交给法院的文件档案。

　　有关大项目、中项目，其磁碟片要以颜色来分类。为了知道每张磁碟片　中所存入的资料，所以在每张磁碟片的标签上，都记入各个主题。

　　再者，若每次存档时，为了知道某张磁碟片存入的内容有多少，而每次　都须将目录拉出来，这是极为不便的。因此，为了能对内容一目了然，特别将目录列出来，如此一来，就可缩短磁碟片查阅的时间。

　　以专用的盒子来保存磁碟片，并且，每个大项目都放入不同颜色的盒子　内，便可缩减寻找的时间。

　　10。邮件应如何整理、保管呢？　既关系到切身利益且容易保管的东西，要算是邮件了。一般来说，在某段时间内收到大量邮件的就非贺年卡莫属了。　有关贺年卡这类明信片，大多数的人并不会将它特别保管起来，通常在看过后，只会记下变更的住址等重要事项，而等热潮一过，就会将这些卡片　扔掉，或者，是作为下一年要寄出贺年卡的参考依据。

　　一般管理者的办公室内，往往每年互相往来的贺年卡或问候卡件数高达　数千封，并且平时的邮件也很多，合算起来大概有上万封吧！这些邮件若不依次整理，往后就很难整理了。

　　首先，分为丢弃的广告邮件及值得看的邮件。而值得看的邮件，当场就　盖上当天的日期，盖章须盖在寄件人住址和姓名的左上端。这样，对住址、姓名、及收信日期便可一目了然。

　　其次是分类。有关日常工作的邮件，则将其归入以专题区分的档案夹内，　这也是缩短查阅时间的必要措施之一。若无分类，留待使用时才找的话，那可就得耗费相当长的时间了。分类当然也包括了需要迅速回件或联络的信　件，所以，原则上每天都需要处理当日应回的信件或应联络的邮件。

　　贺年卡和私人邮件，各自分开的整理法。　贺年卡和日常邮件不同的地方是不需要在一天之内整理完，所以，首先以内容的第一个字按英文　26　字母的顺序做整理，然后在最后几天，再做归　纳，并完全按英文　26　个字母顺序来整理。此时，所收到的贺卡应将寄件人的姓名登记在管理用的目录上，并在姓名旁注明收件日期，若看目录上，尚有　未寄出的贺卡，则配合时机回寄。

　　在以后章节中，将谈到如何保存重要的贺卡，并转换成实用的“人才录”　资料。首先，是将必要的资料抄在人才录后，如果原本抄在人才录的内容用不着时，就应舍弃。但是，因为人才录上所写的并非是全部资料，所以应留　下未抄的贺卡，以及自认为必要的贺卡。

　　这些贺卡应利用书橱来保存，并按　26　个字母顺序来整理。每张贺年卡，　按年度分别贴上标签来保存。贺卡中有标示寄件人姓名的那一面，则按　26个字母来排列。如此保管待以后要活用时，就能迅速地找出某人的贺卡，在　使用上极为方便。

　　11。信息活用的重点（1）将节省下来的查阅时间，挪用在附加价值高的工作上。

　　（2）信息整理不要期望一开始就完整美观，而应留意方便使用及单纯　化。

　　（3）手册有利于工作的完整性。

　　（4）资料应用固定的规格来复印，并且使用取放、转换都很容易的档案　夹来做处理。

　　（5）复印的规则是一张纸只有一份资料，而卡式录音带、磁碟片则只收　录相关主题。

　　（6）使用颜色区分可使整理一目了然，并能缩短查阅的时间。

　　管理者的信息活用术信息必须能加以活用。以管理者的情况来说，如所收集来的信息，却不　能有利于自己的工作，或是无法配合自己的目的，那原则上此信息对管理者而言是不具任何意义的。由于职别各有不同，所以活用的目的也是各异的。　但要注意的是原本收集的资料，在未经整理的状态下，是无法直接对工作有利的，当然，能够直接利用的资料，就很方便了。但在决定工作主题时，　也有从近乎“零”的状态下，从头开始收集信息。完全从“零”开始来收集信息，是不可能的，在刚开始的阶段中，仍应具有最基本的信息。　信息收集所应注意的是，平时应事先架起天线，去接收可能对自己商务有利的信息。如此一来，在接触某项和原本工作并无太大关系的新工作时，　起码有些基本资料可供参考。

　　以下所要谈的是有关管理者信息活用术。　假如管理者从事的是律师、会计师及演讲和执笔等工作，而这些范畴便成为管理者活用信息的标准，且按下述顺序来制作管理者的工作档案。

　　（1）信息档案夹，收集和主题相关的信息。

　　（2）考虑如何架构，并且分类。

　　（3）填补不足的信息，（第　2　项和第　3　项是同时进行）。

　　（4）若为演讲或执笔，便做成摘要，配合档案演讲或执笔的工作。若为　律师或会计师的工作，则以使用这些档案来着手工作。

　　1。接受一项主题时该如何着手　现举一个信息活用的实例。数年前卡文先生曾以企业兼并为演讲的主题，以早上　10　点至下午　5　点为期一天的时间，来介绍自己的方法。在此顺便　说明一下，企业兼并是指某公司利用经营战略并吞了其他公司。简单地说，就是企业本身的买卖。若此企业对所有人都不产生魅力时，也不是以解体的　方式，来卖出土地、商品、建筑物，而是视为一个有机体出售给某个企业。

　　欧美企业，常会设立一个以执行兼并任务的小组，认识企业兼并是维持企业　成长的手段之一。而银行、证券公司以及会计师事务所，都是以各自专门的立场来从事企业兼并业务。

　　首先，卡文先生做了一份企业兼并的档案。这份档案分成两组，每一组　都有　10　张标题用纸。由于此时尚有许多标题未决定，所以先以想到的部分，记录并归档，而后再从这份未经加工的档案中，整理出标题。

　　卡文先生本身因职业的关系，曾办过一次美国的企业兼并，其所针对的　对象为日本的头端企业。而卡文先生也以此为档案的实例，故复印了当时的契约书归档。至于日本的企业兼并，卡文先生也将它收集归档在契约书的样　本中，当然这些无法直接做为演讲稿，但可做为参考资料。

　　第二，收集最近的企业兼并的各种相关统计资料。有关企业兼并，由于　卡文先生本身是律师，且以前就非常关心这类资料，所以早在企业兼并开始流行日本之前，就已着手收集相关信息，因此，在很早以前就已做好企业兼　并的档案了。

　　而光是报纸、杂志上的资料，就有一百多张，这些资料，大部分都直接　归入企业兼并演讲的档案夹中，不过，并不是把原来的复印本归到这个档案夹中，而是再重新复印一次后归档，因此，原来资料档案，仍会维持原样。　虽然此份信息的主题，和演讲主题一样，但由于每次的商务主题都不尽相同，且不知何时这份档案信息还会运用到别的标题上，所以信息档案仍应以原复印本来保存。　因为有了这份资料，所以卡文先生对美国最近的企业兼并统计，以及世界性企业兼并的趋势，都能一目了然，不过，尚不足以当做演讲时的参考资　料。

　　第三，是从单行本书籍中来收集必要的信息。在购买企业兼并的书本资　料时，应先大致浏览一遍，但因可能会有新出版的刊物，所以应常注意相关新书，以便收集更新的资料。

　　在卡文先生接受此次演讲邀请的同时，日本银行界、证券商等的专家们　已开始关心企业兼并，不过当时有关企业兼并的书仍相当少，而以企业兼并为标题的书，顶多只有两至三本，且并非全书的内容都对演讲有所帮助，而　真正有帮助的是书后的参考文献。

　　由于参考文献中有些书值得一读，所以卡文先生又增购了一些书，即使　书名不是以企业兼并为主，但书中内容有些是和企业兼并有关的重要部分，此时，他就将它复印下来归档。例如，有一本书名为“如何向海外进军”的　书，其书中谈到“企业进军海外的方法是购买国外现有的公司”就与企业兼　并有关。

　　还有某书的参考文献中，备有某证券公司发行的公司报告，而此报告是非卖品，所以在一般情况下是不予出售的，于是卡文先生便向那家证券公司　洽询说：“如果正本不能卖，那复印本也可以。”这样，卡文先生才得到那　份复印本的。

　　另在取得公司时，尚有所得税的问题，所以卡文先生复印了税务法规中　的相关部分，并将其归档。

　　当然，这些资料都已记入在脑海中，但在演讲说明时，却又须特别指出“这是所得税法的第×条第×项第×号，所得税法施行条例第×项。”且若　要如此一一确认税务法规是很麻烦的事，所以一定要使用一份复印档案，才　足以应付。

　　在整理信息内容时，也应一一地将档案中的标题名称记录下来。

　　2。为方便书写构成案，应好好利用文书处理机　首先收集有关企业兼并的报纸、杂志上相关资料，然后，再收集因工作所获得有关企业兼并的资料。以企业兼并为书名的书，到其他书名（但书中　却有描述企业兼并资料）的书，都是信息收集的对象，同时也应收集税务法中的相关条文。而为了防止以上资料的零散遗失，所以最好全部复印归档。　将事先想到的项目，先做分类再归档，而其他的标题，则应一边收集资料，一边追加标题名称。　演讲档案，一旦有了充分资料后，大致上已完成了整体结构。　而有关各种标题的构成，则应活用文书处理机来完成。

　　首先将从前所想到的标题，以及后来才追加的标题全部输入到文书处理机内，利用文书处理机，不仅轻易地就能替换项目顺序，而且要除去不要的　标题也很简单。

　　并在考虑内容架构时，若有必要的信息，也可随时补充进去。　为了企业兼并的演讲，虽已有一份证券公司资料的复印本，但这份复印本仅有一部分是可用的，所以卡文先生又买了几本有关企业兼并的书，来做　参考资料。

　　这次卡文先生并未收集人信息，那是因为，在中国尚未有人比卡文先生　对企业兼并知道得更加详细。

　　以上即为演讲的准备程序。

　　以下　1—6　项大纲是发给出席者的演讲大纲，但是，实际上，卡文先生演　讲时所使用的内容，比这份还详细。

　　1。企业兼并现状（1）何谓企业兼并（2）在欧美企业兼并的现状（3）国内企业取得国外企业（4）外国企业取得国内企业（5）对企业兼并的需求2。企业兼并是手段，而非目的（1）其目的各有不同（2）做为手段的企业兼并分类（3）企业兼并战略成功的要点（4）国内企业兼并型态的确立（5）其他3。配合目的来选择企业对象（1）信息的收集（2）配合目的来选择的原因（3）中介机构的问题（4）其他4。交涉（1）交涉的开始（2）取得对企业的追踪调查（3）决定企业价格（4）税法上的问题（5）其他5。契约缔结和实行（订合同）

　　（1）起草（2）契约书的注意事项（3）实行（4）其他6。公开收购的几项问题（1）何谓公开收购（2）公开收购的种类（3）公开收购的手续（4）对公开收购的防卫策略（5）其他3。了解信息收集的各阶段，整理时将就