成功有约-高效会计手册-第1章
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一、如何正确认识会议
无可置疑，有许多企业的会议可以不开。但是，考虑到组织机构中面对
面交换意见的重要性，答案不是要少开会，而是要开高效率的会。
□传统理念的会议
会议是指。。 3个或。。 3个以上的人（其中一个为主持人）为发挥特定功能而
进行的一种面对面的多向沟通。它是人类社会所特有的一种聚众议事过程。
现实生活中，许多人因为不理解“会议”的真正内涵，或者是对会议和会议
相关的知识缺乏了解，所以总是频开效率低下的滥会而不达目的。
会议是一种管理工具，一般人对它有着热衷与厌恶两种极端的态度。热
衷会议的人强调会议的必要性，认为会议不可缺少，并且能够举出许多冠冕
堂皇的理由，来维护自己的观点，厌恶会议的人则将会议看作是浪费时间与
浪费精力的一种活动，并也能够举出许多耸人听闻的的理由来支持自己的见
解。其实，会议是有它特殊的功能和涵义的。
□会议的功能分析
会议有以下五项功能：
1。提供信息
我们可凭便条、备忘录、甚至正式的书面报告从事信息的交流。这样做，
显然要比开会更加经济划算。但值得注意的是，人们对书面的东西有时不一
定看，就算看了也不一定能完全理解。从这种意义来说，则开会不失为提供
信息的一种明智的举措。在会议中，主席不但能当面澄清与会者的疑问，而
且可借助视听器材，以增进与会者对信息的了解与兴趣。
2。汇集信息
召集能够提供信息的人开会，是收集信息的一种有效的方法。你可以请
求信息提供者，用书面的方式将信息传递给你。如果有必要让其他的人了解
这种信息，你也可将它复印然后分发出去。其次，可通过个别约见有关人士，
当面向他们收集信息。这样做效果极佳。
3。解决问题
当一位主管面临问题时，他可当机立断地亲自加以解决，也可将它授权
给别人代为解决，而不需付诸于会议。但若问题紧迫度不高，同时主管希望
获得集思广益的效果，则最好是能邀请部属开会解决。邀请部属共商问题、
解决方案，不但可让部属感受到尊重，而且也能表现出对协商解决的热情。
4。 宣传政策
当一位主管准备将既定的政策传达给部属的时候，他可以采取三种途
径：第一、书面宣传；第二、面对面个别宣传；第三、凭开会宣传。书面宣
传虽然最符合经济原则，但却不如面对面个别宣传那样有说服力，因为若采
用面对面方式，则主管可根据每位员工特点以调整其宣传方式。至于接受会
议形式与否，最主要考虑在与会者之间的交流是否足以产生良好的说服效
果。假如主管认为交流有利于说服效果提高，则采用开会宣传方式；但若主
管认为可能导致与会者矛盾，则宁可采用面对面个别宣传或书面宣传方式。
5。5。
由于人力开发重要性已被企业界所确认，因此员工的培育训练也越来越
普遍。大多数企业除采用专门会议的方式，为其员工实施培育训练——除却
一般所谓的会议培训之外，尚可采取以下五种措施：
（1）指定员工阅读书刊。
（2）要求参加函授课程。
（3）主管或其他有训练专长的人，为员工进行个别指导。
（4）派遣员工学习外界训练课程。
（5）以“企校联合”方式，派遣员工到教育机构进修。
□典型企业会议类举
1。股东例行年会和董事会议
一般来说，股份制企业每年要召开一次股东例会或股东代表会。会议的
筹办工作由企业秘书部门承担，通常会前三到四个星期将例会的书面通知邮
寄给每一个会议代表，并承担会议服务工作。
董事会也分例会和特别会议。董事会的例会可不寄发书面通知，但企业
秘书人员必须事先用电话通知，提醒参加会议的董事按时到会。重要的董事
会议发书面通知，也是必要的。对于参加特别会议的董事，还要印制一份董
事名单、不管他们是否出席，都应将书面通知和名单寄发给参加会议的董事，
并请对方寄回是否能出席的回执。
2。经理例会和特别会议
这类会议是例行的，已排进企业领导者日程表的会议（如每月一次或每
周一次）。由主持会议的企业领导审定议题，企业秘书人员将选定的议题及
会议通知提前提交给会议的参加者，以便其作好准备。会前企业秘书人员要
把可能缺席者的名单通知主持会议的企业领导人，这样做可以避免因人数不
足而影响研究有关问题或表决。
企业秘书人员要迅速准确地做好会议记录，起草会议纪要，呈会议主持
人审阅，还要注意会议有关内容的保密工作。
经理的特别会议，是在企业领导认为事关企业外部环境或企业内部运行
机制等重要问题，需要企业领导集体立即进行研究，作出果断的决定时召开
的。这类会议的任务主要是研究出现的新问题，作出相应的对策。企业秘书
人员在这类会议前要尽可能迅速、准确、全面地收集有关新动向的信息资料，
并立即向企业领导人汇报。当企业领导人决定召开特别会议后，应迅速通知
与会者，并联系交通工具，让与会者及时到会。当特别会议作出决断之后，
企业秘书部门必须采取各种手段，及时传达会议精神，收集执行情况，为企
业领导人全面指挥和控制提供服务。
3。业务会议
业务会议是重要的企业经营活动，是提高企业经济效益的关键。企业领
导人必须过问或亲自出面处理。企业供销、技术、生产、计划等职能部门，
均应根据不同的业务洽谈的需要，协同具体筹办和参与洽谈活动。
召开业务会议，首先需要准备业务洽谈所必需的资料和制订会谈方案，
接待对方洽谈代表，通过洽谈签订双方业务合同。
4。新产品新闻发布会
当企业某项新产品问世之后，必须尽快介绍给社会公众，让公众了解、
接受，从而赢得市场。介绍新产品的办法除了通常采用的商品广告外，新产
品新闻发布会是一种常用的有效手段。在有公共关系部的企业，新产品新闻
发布会应由公关部负责筹办，销售和企业秘书部门参与筹办，在没有公关部
的企业，一般由销售部门和企业秘书部门共同筹办。筹办这类会议，要注意
以下几点：
品新闻发布会是一种常用的有效手段。在有公共关系部的企业，新产品新闻
发布会应由公关部负责筹办，销售和企业秘书部门参与筹办，在没有公关部
的企业，一般由销售部门和企业秘书部门共同筹办。筹办这类会议，要注意
以下几点：
要精心设计，尽可能运用新奇、生动、别开生面的方式介绍商品的
长处和特点，引起新闻媒介的兴趣，提高发布效果。
（2）要热情周到、平等礼貌地对待各新闻单位的记者，为他们新闻采访
提供方便。不能厚此薄彼，引起不必要的矛盾，不能出现疏漏，避免造成不
良印象，影响企业形象。
（3）新闻发言人的讲话要事先拟订，并请有关专家修改，最后由企业领
导人审定。尽可能严密、准确、流畅。对记者可能采访的问题，要事先准备
详细的资料，不能一问三不知。对必须保密的有关问题，当记者问及时，要
委婉地回避，并礼貌地请对方谅解。
5。订货会与展销会
这类会议是企业经营销售中经常使用的一种有效手段。开会之前，要做
好细致的筹办工作；开会之后，企业要做好来客接待和迎送工作，使销售活
动井然有序，达到企业的最终目的。
6。企业周年庆祝会与纪念会
周年庆祝会是企业的一件大事，通过庆祝会，向企业内外公众展现企业
发展的历史和所取得的成果，展现企业的实力和对未来发展的信心。这类庆
祝会、纪念会，对内能增强全体职工的自豪感和自信心，增强企业的凝聚力：
对外能在社会公众中，树立良好的企业形象，推进公共关系，取得广泛的合
作与支持。企业周年庆祝会、纪念会，往往由企业领导人亲自主持，领导人
秘书部门筹办，企业各有关部门要参与。在筹办过程中，除注意节约开支外
还应注意以下几点：
（1）要全面整理企业发展的历史资料和生产经营、技术、服务等方面的
有关资料、实物、图片，并采取丰富、有趣、具有艺术性的方式，将其展现
在公众的面前。既要全面介绍，又要引人注目。最忌呆板、繁杂、使人厌倦。
开会的时间不宜过长，最好配合一些丰富多彩的游艺活动。
（2）要邀请社会名流、上级领导、新闻单位、顾客用户代表、合作单位
代表及本企业历届领导人参加，借此机会增进了解与友谊，加强合作。事先
拟订邀请客人的名单，提前发出请柬。该请的客人切勿遗漏。
（3）要做好来客接待工作。要派专人负责，衣食住行安排周密，不要忙
中出错，造成礼节不周。
7。决策性会议
决策性会议就是由特定管理人员组成的，对特定的问题作出决策的会
议。决策性会议的功能在于解决“干什么”和“怎么干”，是人类会议活动
的一个最主要的会议类型。决策性会议有两个鲜明特征：第一，凡参加会议
的人员必须是该会议的法定组成人员（并达到法定人数），如需临时指定列
席人员，则必须由会议组织者或会议主持人确定，且列席人员不能直接参与
决策行动（即没有表决权）；第二，会议决策的对象必须是本会议职权范围
之内的事，对超出会议职权范围以外的事项，会议无权进行决策。在实际工
作当中，如部长办公会、厂长办公会、董事会、经理会等即属这种决策性会
议。
8。8。
交流性会议就是由与会各方通过直接的方式，互相把特定的信息传达给
对方，以互相消除对方原有的对某些问题的不确定性的会议。在现代社会条
件下，人类社会各种信息流通的总量急剧增加，人们为了保证生产和生活的
不断发展，有大量的信息都需要通过适当的方式进行交流。在实际生活当中，
除了其他多种方式以外，会议活动就是其中一个很重要的交流方式。利用会
议这样一种形式进行各种信息的交流，与其他交流方式相比，具有以下两个
突出特征：第一是直接性，即在会议之上，与会人之间的交流是以面对面的
方式进行的，不需经过其他形式的转换，所以，使得相互之间信息交流在传
递过程中的失真与畸变降到了最低限度。除此之外，在会议之上，当一方将
特定的信息发出以后，常常又可以以直接的方式当场得到反馈，这又是其他
交流方式所难以比拟的。第二是辐射性。在会议之上，一个人与他人的交流
可以与多人同时进行，即每一个人在会议上的发言都同时有许多人在听，使
每个人与他人的交流都呈现辐射状。这样，与其他交流形式相比，利用会议
的形式进行交流便可以极大地提高交流过程的时效性。若从内容上讲，交流
性会议所交流的既可以是工作信息、事件信息、商品信息等，也可以表现为
各种思想信息、感情信息等，即通过思想交流或感情交流，达到互相了解，
消除隔阂，增进友谊，加深感情，从而为人们的各种有目的的实践活动创造
尽可能好的合作条件。
9。学术性会议
学术性会议是特指那些由学术性机构召开的专门进行学术研究或交流的
会议。参加会议的人员主要是与本会议所研究和交流的学术问题直接有关的
专家、学者及专业技术人员。学术性会议与其他各种会议的不同之处，在于
这种会议具有一种超越世俗的自由气氛。在这种会议之上，所有与会人员都
以平等的身份参加学术讨论，发表研究报告，以共同的智慧完成或推进对科
学的研究。学术性会议既包括自然科学方面的，也包括社会科学方面的。在
实际生活当中，各种学科的学会、协会、研究会等学术团体所召开的各种年
会或专题研究会均属这种学术性会议。
10。商业性会议
商业性会议是那种旨在进行商品交换或物资流通的会议。这种会议与其
他会议的不同之处在于，在会议进行过程中，与会人的所有行为都表现为一
种交换行为，一种以赢利为目的的商业行为。商业性会议是人类处于商品经
济条件下的一种必不可少的活动形式，随着商品经济的发展，这种形式的会
议活动也将越来越广泛地得到使用。在目前情况下，各种形式的商品展销会、
物质交流会、订货会、交易会即属这种性质的会议。
11。综合性会议
综合性会议是指所研究的内容不仅是某一方面的问题，而是具有综合性
的会议。综合性会议通常是某一特定的管理层次的管理人员共同研究决定管
理范围之内的工作事项的会议，由于工作对象的多样性，决定了会议内容的
综合性。在实际工作中，人们常见的各级领导人员召开的各种办公会即属这
种类型的会议，如局务会、县长办公会、厂长办公会等。
12。专题性会议专题性会议为研究某一专门问题或就某一方面的工作而
召开的会议。所谓专题性会议主要是相对综合性会议而言的，一方面说明会
议所研究的问题比较单一，另一方面也说明问题比较重要，需要专门召开会
议专题进行研究。专题性会议的参加人员，通常是处在不同管理层次和部门
的负责同一类工作的人员。
议专题进行研究。专题性会议的参加人员，通常是处在不同管理层次和部门
的负责同一类工作的人员。
预备会议预备会议即是在正式会议召开之前，按照会议程序的安排，
为正式会议做准备的会议。预备会议不是
所有的会议都必须有的会议形式，而只是一些代表大会和一
些重要的会议才有。依据在整个会议过程所占的地位和所起
的作用，预备会议又有程序性预备会议和非程序性预备会议
两种。程序性预备会议是会议总体程序中的一个必要的组成
部分，它的任务是在正式会议召开之前为正式会议作好组织
准备，比如我国的各级人民代表大会和一些政党团体的各级
代表大会的预备会议，即属这种程序性预备会议。程序性预
备会议的主要任务是：（1）通过大会主席团和大会秘书长名单；（2）
通过代表资格审查委员会名单；（3）通过大会议程；（4）通过有关需确认
的事项等。非程序性预备会议，一般是为那
种将要产生重要文件的会议而特意安排的。这种预备会议的
主要任务是为正式会议作思想准备的，目的在于统一思想，以
保证正式会议能顺利进行，使会议达到预期的目的。
14。正式会议所谓正式会议就是在预备会议完成了预定任务之后而正式
召开的会议。正式会议是正式完成会议议
程、集中体现会议职能的阶段。就多数情况而言，一般代表大会的正式
会议都由以下程序所组成：（1）宣布大会开始；（2）致开幕词；（3）听取
代表资格审查委员会的审查报告；（4）听取和审议常设机构的工作报告；（5）
作出通过工作报告和其他专题报告的决议；（6）选举新的常设机构；（7）
致闭幕词。正式会议是相对预备会议而言的，对于没有预备会议的会议，便
无正式和非正式之分。
15。现场会现场会就是会议组织者为强化会议效果，选择有助于说明会议
主题的现场做为会场而举行的会议。在实际的会议�
