成功有约-高效会计手册-第15章
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经历长期的磨练才能奏效。有志于培养这种技巧的人，应以下一次所将参与
的会议作为起步点。你要下定决心，让下一次会议的成果，与
你过去所参与的会议成果有所不同。你更要下定决心，在你未来所即将
参与的各个会议里，你的表现要一次比一次更加理想。西德前总理艾德诺曾
说：“我坚信今天的我要比昨天的我更加聪慧。”这句话可以成为有志培养
参与会议技巧的人的座右铭。
九、回避失效会议
九、回避失效会议
□时机未成熟的会议
假如某次会议旨在探讨公司要不要推出一种含润肤效果的新产品。如果
研究发展部门对该产品润肤效果的试验仍未获取具体结果，市场调查部门对
消费者试用后的反应也未有定论，在这种情况下探讨要不要推出新产品，显
然是言之过早。与会者一旦要在会议中对这个问题作出决策，姑且不论该决
策是赞成还是反对推出新产品，他们势必要承担该决策将来被推翻的风险。
□与会人选不当的会议
不适当的与会者所提供的大致都是不适当的意见，这对达成会议目标不
但无益，反而有害。例如在讨论运费成本的会议中，如果运输单位的负责人
不在场，此种会议注定是徒劳无功的。
对付上述两类会议的最佳途径，便是避免置身其间。可能的话，找个借
口不参加。如果你无法不参加这些会议，则设法使会议延期召开。一旦你置
身于上述的会议中，可以肯定的是，你本身将不会是一个赢家。
十、有准备地赴会
十、有准备地赴会
1。谁召集这次会议？为了研讨会议的重要性，首先要问会议的召集人是
谁。显而易见地，总经理所召集的会议，要比科长所召集的会议更加重要。
其次我们要问：召集会议者是自发地召集会议？还是被动地为他人召集会
议？前者的重要
性往往要比后者更大。
2。为何召集这次会议？你若不搞清楚会议的真正目的而贸然然走进会议
室，你将很容易受创。因此，在与会前你应先澄清：这次会议是否为了那些
悬而未决的老问题而召开？是否为了摆脱棘手的问题而召开？还是因为某些
人想迫使当局下决心作决策而召开？
□借用名家之言
在会议场合中，千万不要以为你孤立无援或势单力薄。事实上，可供你
借助的外力，经常环绕在你身边。这就是古今中外的名人！例如在开会中，
有人强烈地反对你刊登广告的提议，因为这个人认为多数的广告支出都是平
白的浪费。此时，你可立刻召唤广告大亨约翰·华纳梅克来支持你：
“你的这个见解很对！但是我想提醒你，广告大亨约翰·华纳梅克曾说：
‘90％以上的广告支出都是平白的浪费，不过广告的真正效果却来自那不及
1O％的广告支出上！’因此，我们应该从效益的观点来衡量广告，而不宜老
是从成本的角度去评估广告的得失！”
再如在会议中，你为了强调公司应调整工资，以恢复日渐废弛的纪律并
提升士气，你可征召管仲到你身边：
“这一年来，员工士气的低沉与纪律的废驰，是有目共睹的。我认为真
正的原因在于：工资调整的幅度远低于通货膨
胀率。当员工的收入不足以应付日常的开销，则提升士气或维护纪律都
将成为空谈！管仲不是说过“衣食足而知荣辱，仓廪实而知礼节’吗？”
借助名家之言有两个好处：第一，名家的知名度高，而且广受敬仰，因
此他们的话语将格外受尊重；第二，名家的话语大概是一般人所熟悉的，因
此容易引发人们的共鸣。
但是借助名家的话语时，你应特别留意：（1）只引用有利于你的论点，
不要解释这些论点的背景，以免受到质疑或非难。（2）最好只借肋已经辞世
的名家之言，这样才万无一失。（因为死无对证！）
只要你平时多搜集一些名人言行录，并在开会前事先选定足以支持你的
论点的名言，则你的说服力将大大提升，因为孔子、韩非子、孙子、彼得、
杜拉克、亚伯拉罕、马斯洛。。等人随时会应你的召唤而出现在你左右。
□借鉴以往经验
所谓先例，即指同类事物在过去的处理方式。妥善利用先例可使你的主
张无往不胜，因为别人很难驳倒你那获取事实支持的主张。例如有人反对你
所提出的聘用已婚女性的主张，你铿锵有力的答复是：“已婚的女性并不见
得就不好。两年前退休的王太太与廖太太的优越表现，相信大家仍然印象深
刻！”运用先例来支持自己的论点，等于要求反对你的论点
的人答复这样的一个难题：“过去行得通的事，为什么现在行不通？”
这一个问题是很难答复的。
十一、作好会前疏通
十一、作好会前疏通
甚至取得他们的某一程度的谅解或支持。必要的时候，你也可以让他们用他
们自己的名义提出你的观念。尽管这样做，等于拱手将自己的观念送给别人，
但是假如你志在使你的观点被采纳，这样做又何妨！？
不论你是否诉诸会议前的疏通（当然希望你能尽量做到！），在会议中，
一旦由你提出新观念，则千万不要在言辞上威胁到利害攸关的人士。譬如就
上述的广告媒体的变动与产品新配方的引进的两个实例来说，你的发言最好
能够接近下列的方式以便减少抗拒：
“将广告媒体由目前的报纸改为电视，不但可使我们的品牌更广泛地为
消费大众熟知，而且广告的单位成本也可因而减低。这一点，广告科的各位
先生知道得比我更加清楚
“关于引进新配方的好处，我事先曾经跟研究发展部门的先生们请教
过，他们早已注视这个问题，而且认为潜在的好处可不小。。。”
十二、谋求沟通方法
十二、谋求沟通方法
不善于表达意见的现状下，假如你能按下面三个步骤提出你
的意见，它被听取的机会必然加大：
1。以精简而肯定的措辞说出你的意见。
2。提出几点具体而充分的理由来证明你的意见的正确性。
3。重复述说你的意见。
以上三个步骤即是一般所谓的三段式的意见表达方式，亦即
（1）意见→（2）证明→（3）意见的复述
举例说明：
“我确信产品。。 A可以大量推出。”（1）
“因为头两个月的试销情况较预期高出。。 25％，而且多数
的营业代表都看好。”（2）
“因此，我确信产品。。 A可以大量推出。”（3）
□无声语言沟通
会议场合中的沟通媒体除了有声的语言之外，无声的语言——诸如仪
容、姿态、手势、眼神、面部表情等——仍然扮演相当重要的角色。现将须
要特别注意的方面简述如下：
1。仪容要整洁——蓬头垢面者通常得不到与会者的好感。飞机驾驶员之
所以讨人喜欢及受人尊敬，恐怕跟其仪容整洁有密切的关系。
2。准时或提早抵达会场——时间的掌握也是一种无声的语言。开会迟到
的这种行为所显示的信息可能是：你不重视这场会议、你故意摆架子、你不
理会会场将因你的迟到而受干扰、你不介意浪费其他与会者的时间。。等
等。开会迟到的另一种弊端，便是前文所说的丧失选择良好座位的机会。
3。避免穿着奇装异服——服饰是一种符号，也是一种无声的语言。当你
穿的衣服或是身上所配带的装饰品太奇特或太耀眼时，与会者的注意力将集
中在你的衣服与配件上，而不会凝神谛听你所说的话语。因此，为稳妥起见，
你的穿戴应尽量趋于保守。
4。留意坐姿——最理想的坐姿是脊椎骨挺直但却不僵硬，因为只有这
样，你才能在松驰状态下维持警觉性。
5。两眼正视——跟别人对话时最忌讳的便是两眼闪缩，或是斜眼看人，
因为这足以令人对你的动机或品格产生不良的评价。同样忌讳的是，以求情
的眼光看人，因为这样做足以削弱你说话的份量。
6。借手势或物品引起注意并强调自身的观点——以手势配合说话的内
容，可以使听众印象深刻。手势的大小视你所想强调的内容而定。谈细节的
时候，手势要小；谈大事时，手势要加大。运用手势时，你必须考虑周围实
体环境的大小。外界的空间愈大时，手势可愈夸张；外界的空间愈小时，手
势应愈收敛。为强调你的意见而以物件作为道具是一种良好的举措。
十三、重视活用数据
十三、重视活用数据
第一、除非必要，否则不要随便提出数字。当你抛出的数字过多，不但
使听众感到纳闷而关闭心扉，而且也会令听众觉得你没人情味，因为你所关
心的只是冷漠的数字。
第二、要设法为枯燥的数字注人生命，这即是说，要让数字所代表的事
实，能成为一般人生活经验中的一部分。只有这样，人们对数字才感到亲切，
也才能产生兴趣。举例来说，下面的第（1）种数字陈述方式若能改为第（2）
种陈述方式则其影响力将显著加大：
（1）“假如各位接纳我的提议，则公司每个月至少能节省
6745375O元
的开支！”
（2）“假如各位接纳我的提议，则公司每个月至少能节省
67453750元
的开支！从另一个角度来说，倘若这项节省下来的开支，能以加薪的方式平
均分配给公司的每一成员，则每一个人每一个月的工资将增加
3500元！”
十四、树立良好形象
十四、树立良好形象
1。人们总是喜欢诚实的人，以及以公平态度待人的人。
2。听众所渴望听到的是事实，因此对那些夸夸其谈、自命不凡的人极度
反感。
3。人们都不喜欢不愿倾听他人意见的人。
4。一般人对情绪激动的人的判断力，通常欠缺信心。
5。人们对于态度冷静、善于逻辑推理的人的判断力，均寄以信心。
6。人们对富于想象力与创造力的人均产生好感。但是，当一个人的想象
力与创造力超越了听众所能理解或想象的范围，则该想象力与创造力将很容
易被视为荒谬。天才与白痴毕竟只是一线之隔！
7。在会议中最令人讨厌的两种人大概是：喜欢打断别人的话的人，以及
喋喋不休的人。
十五、保持积极态度
十五、保持积极态度
消极的表情、消极的情绪、消极的话语、消极的反应等。在消极的气氛
笼罩下，你若能注入积极的言词与积极的态度，你将成为严寒中的一股暖流，
并成为与会者心灵寄托之所在。下一次再参与会议，请参照下列诸种要领扦
事，你将获取不同凡响的良好结果：
1。从积极的角度看问题——将那些只产生不良后遗症的消极性意念，扭
转为积极性意念。例如将“这
100万元的投资当中有一半肯定要泡汤！”扭
转为“这
100万元的投资当中有一半肯定会带来效益！”。
2。倾听那些足以蒙蔽真象的泄气话，并设法解开迷雾。
3。削弱会议中所面临的问题的难度——设法先帮助解决较简单的问题，
以增进与会者对解决困难问题的信心。
4。自告奋勇地承担工作，这对减轻与会者的精神负担与实质负担均有帮
助。
5。当其他与会者强调困境之际，你则设法提供解决方案。
6。对提供良好的意见或解决途径的其他与会者，表达你个人的欣赏。
7。面对棘手的问题时，应讲求实际，而不应悲观。
8。鼓励与会者积极进取。
十六、协助控制会场
十六、协助控制会场
1。千万要自律，切莫为主席制造难题。这至少包括：不要与邻座交头接
耳；除非特别紧要的事情，否则不要中途离席；不要与主席或其他与会者争
论；不要意气用事；不要在会议中从事与会议无关的工作。
2。假如与会者之间发生争论，则主动介入，并设法使争论的每一方皆能
理解对方的观点。
3。倘若有人垄断会议，则主动提出自己的意见，或鼓励其
他与会者发表意见，以打破垄断局面。
4。如果讨论的内容偏离主题，则设法提醒与会者有关会议的目标及问题
的焦点，以便将与会者的注意力拉回正轨。
《成功有约——高效会议手册》高效会议策略
《成功有约——高效会议手册》高效会议策略
一、时间性策略
一、时间性策略
“生物钟”理论启示我们，要提高会议效率，选择好召开会议的时间这
一点十分重要，应该引起每一位会议组织者的高度重视。既然人的精力充沛
与衰减，思维敏捷与迟纯是呈周期性的，是有规律的，所以，做为一个高明
的会议组织者，就应该尊重这一规律并巧妙地利用这一规律。如果把召开会
议的时间安排在人的脑力活动的高峰期，这样，就可以使与会人的脑力活动
处于一种较为亢奋的状态，注意力专注于某一特定方向，所持续的时间也可
以比较长，大脑思维敏捷，反应迅速，接受和输出信息的能力都比较强，对
会议的议题能给予充分的思考，从而可以使会议尽快地得到理想的结果。如
果错过人的脑力活动的高峰期，或者正好赶在人的脑力活动的低谷
期召开会议，这样，与会人就容易倦怠，注意力难以集中，以致会议要
么出现冷场，要么使会议陷入懒散和难以控制的局面之中。在这方面失败的
例子莫过于。。 1952年麦克阿瑟在美国共和党全国代表大会上所作的竞选总统
候选人的演讲。本来麦克阿瑟具有很出色的演讲才能，此次竞选演说经过了
极为周密的准备，演讲本身也很精采。但谁知演讲开始后，代表们却表现出
心不在焉，有的咳嗽，有的上厕所，有的交头接耳，有的在场内来回走动，
场面十分尴尬。由于这场不成功的演讲，给麦克阿瑟的竞选活动带来了极坏
的影响。那么，为什么本来一场很精采的演讲，却落人了这样难堪的境地呢？
原因就是这场演讲所选择的时间不恰当，在麦克阿瑟开始演讲时，已是晚上
九点半了，这时代表们已感到疲惫，注意力已难以集中，所以，会议就当然
难以取得好的结果了。
人在一天当中脑力活动有两个高峰期，如果将上、下午的两个高峰期做
一下比较的话，那么，将会议安排在上午比下午还会更好些。在实际工作当
中，人们普遍要求开短会，但如果会议实在难以在短时间进行完毕，那就可
将对重大问题的讨论安排在上午，将一般性讨论安排在下午；全体会议安排
在上午，分组讨论安排在下午。
□颠倒会议的准备和召开时间
有位来访者说：他所在的部门每次开会都很拖拉，即使是
一些很简单的问题，也要开很长时间的会。大家对此普遍感到很厌烦，
但又没有什么办法。笔者就该部门的会议活动通常所占用的时间和为准备这
些会议所花费的时间作了一番询问之后，说：要提高贵部门的会议效率，其
实办法很简单：只要你们把目前召开会议所用的时间与为这些会议所花费的
时间倒过来就可以了。说得具体一点就是：假如你们为一次会议花了一个小
时进行准备，那么，要召开这个会议可能就要用一天的时间。如果倒过来，
你们用一天的时间准备这个会议，而召开这个会议则可能只需要一个小时就
可以了。
如果适当地延长会议的准备时间，对会议做出充分的准备，这样便可以
从总体上减少为一次会议活动所花费的时间，从而可以达到提高会议效率的
目的。为了证实这一点，美国中西部制造公司挑选了两批带有重复性质的项
目作为衡量对比之用，而且详细记录了
