成功有约-高效会计手册-第17章
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会议上来的时候，已不再是对一些原因的分析和细节的罗列，而是对特定的
结论的取舍了。。。
□要提倡激烈的争论
土光敏夫先生在《经营管理之道》一书中提醒每一位会议组织者或会议
主持人：“会议不是用来作报告的。（若是作报告）会前把材料分发下来就
可以了。会议是进行讨论的地方。不必担心意见的对立，要提倡激烈的争论
（中国人就怕争论，总以为，一争论就会伤了和气、影响了“团结”），会
议是真正的竞赛，是一对一的较量，想仰仗他人是不行的。如果自己缺乏出
席的信心，可以请代理者出席。开会时间的长短，并不等于会议的效果。每
一个问题的关键之点不会多，只要在讨论时抓住关键与重点，就无须花很多
的时间。”
三、刨遗性策略
□自我咨询问题
木下雪江在所著的《女秘书手册》中告诫每一位会议组织
者，在计划召开一个会议的时候，首先应向自己提出六个问
题，并对这六个问题都给以圆满的答复，之后，再召开会议。
这六个问题是：
（1）为什么开会？
这个会议是为什么开的？是为了说明什么情况，还是为
解决问题、获得结论呢？是为了交换情况，还是出谋划策？明
确会议的目的，是会议准备工作的必要条件。
（2）会议议题是什么？
会议主要商议或研究什么问题，这是确定会议出席人员
和会议形式的基础。
（3）谁参加会议？
会议由谁主持？都是什么人参加？有缺席的是否找人代理？出席的人数
共有多少？会场应如何布置等，都要十分明确。
（4）什么时候开会？
会议在什么时候召开？日期有没有变动的可能？会议什么时候结束？这
些都是会议组织者事先应计划好的。
（5）在什么地点开会？
会场设在哪里？要尽量避开噪音或行人出入频繁的干扰。
还要选择便利的停车场。
（6）怎么开会？
会议如何进行？采取什么形式？这与会议的目的或参加者的人数有关。
会议的时间超过两小时，要安排休息时间，否则，会增加疲劳度，收不到预
期的效果。
在实际的会议活动当中，若对以上问题不清楚，则属于盲目开会；若不
能以实际的工作步骤对以上问题做出明确的回答，则属于对会议的准备不充
分。木下雪江强调，要想使会议能够具有较高的效率，会前，会议组织者对
自己应作必要的自我质询，在对以上问题作出明确的回答之前，不要急于开
会。。。
□制作会议计划表
这是日本会议专家野田孝在《怎样使会议效率化》一书中教给人们的提
高会议效率的办法。野田孝说：“所谓会议时间和会议效率，取决于会议主
持人掌握会议的技巧。会议主持人为了能在规定的时间内有效地总结会议，
就要学会写出会议的进行计划表。稍有疏忽，就难以在规定的时间内结束会
议而拖延时间，或留下对议题讨论不完的残局。会议进行计划表大体上不过
是一个目标，如何讨论、如何发展，一般难以预测，所以，只能对每个议题
的说明时间、提问时间、讨论时间等做大体的计划。然而，要想在两三小时
以内把会议开得有效率，这些事情要绝对做好。从拟订的计划表上看，如超
过规定的时间是因为议题过多，那就应当适当减少议题，并做另行召开会议
的计划。会议主持人应按会议进行计划表掌握会议，但计划表终归还是计划
表，可以在会议进行的过程中，根据实际情况，对计划表做出适当调整。只
是要做到，在这个议题上超过了时间，一定要努力在下一个议题中找回来。
除此之外，还可以用‘上个议题占用时间过多，请对这个议题的发言要简洁’
对会议过程进行控制。对发言时间过长者，也可以用‘计划时间不多，请给
他人留下发言的机会’来约束他的发言。有时讨论会出现离题，就要掌握离
题的程度。有时离题也是必要的。马上拉回本题也不可能。这种离题是由于
大家的气氛造成的，要及早考虑这种气氛给大家的思考带来的影响，或采取
必要的措施，或暂时置之不理。如果陷入与议题讨论无关的纠纷，可以‘计
划时间’为借口，动员大家另找机会讨论，使会议正常进行。总之，每次会
议都应有有关本次会议进行的计划表，因为会议进行计划表是‘会议之船’
按时到达目的地的重要航海图”。。。
是要做到，在这个议题上超过了时间，一定要努力在下一个议题中找回来。
除此之外，还可以用‘上个议题占用时间过多，请对这个议题的发言要简洁’
对会议过程进行控制。对发言时间过长者，也可以用‘计划时间不多，请给
他人留下发言的机会’来约束他的发言。有时讨论会出现离题，就要掌握离
题的程度。有时离题也是必要的。马上拉回本题也不可能。这种离题是由于
大家的气氛造成的，要及早考虑这种气氛给大家的思考带来的影响，或采取
必要的措施，或暂时置之不理。如果陷入与议题讨论无关的纠纷，可以‘计
划时间’为借口，动员大家另找机会讨论，使会议正常进行。总之，每次会
议都应有有关本次会议进行的计划表，因为会议进行计划表是‘会议之船’
按时到达目的地的重要航海图”。。。
出席被召集的会议，每个成员都得付出代价。因此，在考虑让什么人出
席会议时，也必须一并考虑，为什么要他出席这个会议？这是日本的时间管
理专家桑名一央在他的《怎样提高时间利用率》一书中一再地提醒人们注意
的。桑名一央先生强调，限制与会议无关人员人会，是提高会议效率的一个
重要环节。在会议活动中，既不能随意减少会议人员，也不能随意增加会议
人员。在这里，最理想、最合理的状况应该是这样的：就本次会议而言，每
一个与会人员都是与会议直接相关的，不可缺少的，随意减少一个人或增加
一个人都有可能直接影响到会议的效果。为了限制无关人员人会，桑名一央
先生提出，在确定每一个与会人时，要对其提出下列疑问：
（1）这个人与会议将要作出的决定有关吗？
（2）这个人对于会议将要讨论的问题具有专业知识吗？
（3）这个人将会执行会议的决定吗？
（4）这个人以前有过这方面的经验吗？
桑名一央先生说：不用说，这些标准不是提供让任何人都能出席会议的
借口，而正是限制参加者所持的根据。当然，也要看会议的性质而定。有时，
之所以请某些人参加会，理由仅是”还是请他出席好办事”、“如果不加上
他，好象以为看不起他”等等。其实，对这些人来说，只要好好解释说明一
下，并通知他会议的结果就行了。。。
□会前会
如果一位会议主持人在一次正式会议的前一天，特意举行一个短时间
内、以站着的形式进行的快速会议，这样，一方面可以解决一些可以解决的
问题，另一方面，即使对一些难以解决的问题，也具有启发思想、做出准备
的意义。由于有些问题已在快速会议上解决，所以，就不用再提交正式会议。
这样，会议的议题减少了，再加上对有些复杂的议题和决策对象经过了一个
夜晚的思考，所以，在第二天的正式会议上，就可以使会议的效率和决策的
质量大大提高，会议的时间也会大大地缩短。。。
□制定开会守则
会议是一种有多人同时参加的、受同一目标驱使的群体活动。所以，为
了保证会议的正常进行并使会议具有较高的效率，就必须要求所有与会人员
共同遵守同一个行为规范，从而表现出价值和行为取向的一致性。《日本公
司人才培训百法》一书中规定：身为公司的员工，在出席会议时，原则上不
可迟到，且须注意聆听别人的发言。参加会议的人员应遵守如下礼节：（1）
事先分发的资料，不管工作有多忙，都要过目一下，若有不懂之处，先做个
记号，开会时再作询问；（2）在开会前。。 5分钟即席就坐，并将资料翻开，准
备开会；（3）在就座时，若旁边有其他同事在座，不妨先打个招呼，说些诸
如“请多多指教”之类的客气话；（4）员工应该将会议进行状况，尤其是公
司主要干部的发言记下来，这对会后撰写报告或以后做事都有帮助；（5）开
会时，要注意倾听别人的讲话，不可窃窃私语或擅自离席，这是不礼貌的；
记号，开会时再作询问；（2）在开会前。。 5分钟即席就坐，并将资料翻开，准
备开会；（3）在就座时，若旁边有其他同事在座，不妨先打个招呼，说些诸
如“请多多指教”之类的客气话；（4）员工应该将会议进行状况，尤其是公
司主要干部的发言记下来，这对会后撰写报告或以后做事都有帮助；（5）开
会时，要注意倾听别人的讲话，不可窃窃私语或擅自离席，这是不礼貌的；
发言时最好先举手，获得主席的同意以后再说，发言时内容要明确，且
声音要让大家都听得到；（7）带到会场的资料或在开会时才发的资料，应该
整齐地放在会议桌上，不可任意零乱地放置；（8）其他应遵守的，如需抽烟
时，应先问问两旁的人可否吸烟等。
日本东京钨生产公司为提高会议效率，对公司内所召开的所有会议也做
出过七项规定。这七项规定是：（1）要准时出席；（2）要将会议时间控制
在。。 90分钟以内；（3）很好地采纳建设性意见；（4）不能在会上固执己见；
（5）按多数人的意见作出决议；（6）决议要当场确认；（7）不能中途退场。
日本会议专家野田孝先生在《怎样使会议效率化》一书中，也开列了与
会人员在会议活动中应该严格遵守的十项规定。这十项规定是：（1）要在会
前。。 5分钟到达会场；（2）以公平、平等为第一原则；（3）发言不得超过。。 3
分钟；（4）要弄清反对意见；（5）多说不如多听；（6）不得做偏离议题的
议论；（7）不自吹，不发愁，不奉承；（8）不离席，不退场，以免妨碍大
家；（9）共同确认今天的结论；（10）要共同遵守散会时间。。。
□尽量使用电话会议
电话会议能够把许多身在异地的人召集在一起开会，因此，可以节省大
量的会议筹备、人员往返和住宿费用，和常规的会议形式相比，更可以显示
出极高的效率。在国外，跨国甚至跨洲的电话会议已成为很平常的事了。美
国邮政局的。。 750名高级职员，每月一次在全国。。 15个分局和华盛顿总部之间举
行会议。在华盛顿召开的月度管理人员会议上，与会人员先对经营管理问题
和计划问题进行讨论并对计划工作作出决定。接着，在第二天便将各拥有。。 50
名或。。 60名高级职员的。。 15个分局用电话系统联通起来，以举行电话会议。这
样，身在异地的这。。 15个分局的高级职员们知道——而且马上就可以知道上个
月发生了什么情况和这个月的计划情况及将有什么新的活动等。人们对这种
会议形式是极乐意接受的，因为他们知道：如他们全都奔赴总部参加会议，
这个时候，恐怕还在候机楼、候车室等候飞机或火车呢！
在中国国内，虽然使用电话会议的优越性还没有被人们充分认识，已有
的还并不发达的电话会议系统正倍受冷落，但这一会议形式，仍以再清楚不
过的事实，向人们显示了实实在在的优越性：这是中华人民共和国原水利电
力部召开的一次电话会议，京外。。 67个单位的。。 120人参加会议，平均距离为
1583公里。就是这样一个会议，只用了。。 63分钟就开完了。铁道部也以电话
会议的形式召开过一次全路“集装箱运输会议”。原定召开四天的会议，后
改为召开电话会议，结果仅用了一个小时就开完了，既提高了会议的时效，
又节省了经费十几万元。。。
□创造紧张适度的心理气氛
试验：让一个人独居一间屋子里作。。 50道试题，无人监督，无竞争对手。
结果用了两个半小时作完，正确率。。 75％。然后，让这个人同另外30人一起，
做。。 50道与前次难易程度相当的试题，结果只用了一个半小时就做完了，正确
率。。 88％。这个试验表明：人处于群体环境之中，如果气氛紧张得适度，大脑
反应的速度会加快，思维能力可以得到较好的发挥。会议活动是与会人进行
面对面信息交流和智力竞争的过程，要求每一个与会人都要开动脑筋，积极
思考，因此，会议保持适当的节奏，创造一种适度紧张的心理气氛，可以使
与会人精神振奋，思维活跃。创造紧张适度的心理气氛的方法是多种多样的：
反应的速度会加快，思维能力可以得到较好的发挥。会议活动是与会人进行
面对面信息交流和智力竞争的过程，要求每一个与会人都要开动脑筋，积极
思考，因此，会议保持适当的节奏，创造一种适度紧张的心理气氛，可以使
与会人精神振奋，思维活跃。创造紧张适度的心理气氛的方法是多种多样的：
尽可能安排与会人以面对面的形式就坐；（2）会议主持人的开场讲话
必须简洁、明了，并给人以紧迫感；（3）限时发言；（4）适当施以紧逼式
提问；（5）必要时提倡进行激烈的争论；（6）会议主持人对与会人员的清
晰和富有创见的发言应给予及时的肯定和称赞，对含混和拖沓的发言应给予
制止或批评等。。。
□给与会人员一个良好的听觉环境
在会议进行过程中，由会场内外各种声响的汇合，构成会议的听觉环境
可给与会人员的思维、情绪造成持续的和综合性的影响，一个良好的听觉环
境，对于一个富有效率的会议来讲，又是非常需要和不可缺少的。在一个安
静的环境之中，与会人员可以冷静地、专注地思考问题。如出现有杂音不时
在耳边响起的情况，一方面使会场内的收听效果受到影响，使人听不清讲话
人的声音或使收听变得吃力；另一方面，还会使所有的与会人因心烦意乱而
难以进行正常的思维活动。如出现这种情况，即使再高明的会议组织者也难
以将会议进行下去，会议效率就更无从谈起。日本著名的会议专家野田孝就
有过一次在一个预制式建筑的办公室内开会，因下雨时雨点落到房顶发出特
别的噪音，而不得不中止会议的记录。
在实际的会议活动中，给与会人员一个良好的听觉环境，可以从以下三
个方面进行努力：（1）讲话人的音量控制。首先，讲话人对自己音量、音色
的掌握要得体，当洪亮时，要洪亮有力，使听者精神振奋；当娓婉时，需谦
谦柔和，使听者感到平易近人。如会议使用扩音设备，首先，扬声器的安放
位置要合理，以便使会场内呈现最佳的音响效果；其次，音量的控制要得当。
（2）环境影响控制。会场要选择较安静的处所，最好不要毗邻街市，以免各
种喧闹声打扰，如门窗开关时发出的撞击声和桌椅在地面上拖动的声音。（3）
调节性音响控制。在会议开始之前播放一些与会议主题和会议气氛相一致的
音乐，以引导与会人的情绪达到与会议相协调的状态。。。
□净化会场空气
会场内的气味对与会人的情绪和心境具有微妙的作用，对这一点，每一
个会议组织者都不可掉以轻心。实验证明：在会场之内施以淡淡的清香，可
以使与会人的心情变得舒畅
