成功有约-高效会计手册-第5章
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的椅子或布置成排桌子。两个人一张
2米的桌子才适于工作以及安放玻璃
杯、饮水瓶和烟灰缸——如果需要的话。（记住要使吸烟者与不吸烟者分开
来坐。）桌与桌之间要保持适当距离，以便开会时座椅的搬动和参加者的走
动。
来坐。）桌与桌之间要保持适当距离，以便开会时座椅的搬动和参加者的走
动。
个
25人的讨论
小组，但多数权威人士同意
7～12人的小组效果最佳。参加者团坐桌旁最为
舒适。座位布置建议如下三种方式：
·圆桌式——如每个小组限于
8人以下，而且无需使用黑板或其它展示
品，就可用此种形式。主要的好处是参加者能彼此看得清楚。桌子不一定是
圆桌。一张长方形桌，主持人坐在桌子的一头，便于使用黑板或其它展示品。
但坐在桌子另一头的人稍有不利。
·马蹄形式——U字形可能是最普遍的形式。这种形式需要三张或三张
以上的桌子排成
U字形，主持人坐在离
U字型一端稍远的第四张桌子。
对于一个
12人的会来说，这种形式的座位布置需要一间最小为
6米×9
米的房间。
·V字形式——这比
U字形差些，但往往是唯一实际可行的解决方法。
这种斜向排列可以更清楚地看清主持人及展示品，但坐成直行的参加者就不
能彼此看得很清楚。
依据会议的形式、内容、要求及会场的条件不同，会场布置的方式和内
容也是多种多样的。但无论会议规模大小、会场的设施如何，作为会场布置
的内容都不外乎这样三大类：
主题性布置主题性布置就是为显示会议主题所进行的布置。会场的主题
性布置的内容包括会标、会徽、台幕、会场标语及主席台和会场座席布局等。
它体现着会议的名称、标志、会议主题和会议组织者的意图，是会场布置的
最主要的部分和重点。
在谈到这个问题的时候，还需要特别指出的是：在实际的会议活动中，
有很多人士对会场布置中的所谓“主题性布置”的理解过于狭窄，一谈到会
场布置时，他们总是觉得只有对会议的会标、会徽的布置才属“主题性布置”，
才和会议的主题有联系，而对会场内与会人座席的布局形式是排除在外的，
总以为会场内座席布局的问题就是一个坐椅的问题，“只要能坐就行了”。
其实这是一个误解。会场内与会人员座席的摆放形式（布局），直接体现了
会议的性质、功能、主题，若对会场座席摆放合理，能够满足与会人员特定
的心理需要，可以对会议的成功产生很重要的、很微妙的作用。所以，对会
场内座席布局的设计与摆放也是主题性布置的一个方面。
附属性布置附属性布置是为了保证会议的正常进行和取得满意的效果而
进行的一些必要的设备、器材的安装。在实际的会议活动中，凡大型会议和
一些具有特别内容及要求的会议，在对会场进行了一些主题性的布置之后，
还要对会场内的扩音、录音、照明、投影、幻灯等设备和器材进行安装、调
试和布置。会场的附属性布置是为了满足会议活动的特定需要，保证会议的
效果而进行的一些必要的布置，并不是所有的会议都要做的，哪些要做，哪
些不必要做，这要根据会议的形式、内容和会议组织者的要求和会场内的现
有条件确定。
装饰性布置对会议的场所进行的装饰性布置并不是会议活动的必要条
件，因而也不是每一个会议都要完成的。会场的装饰性布置仅仅是那些为装
饰会场，渲染特定的气氛所进行的布置，通常是指用旗帜、花卉、灯饰、工
艺品陈设等，对会场所施加的装饰。在实际的会议活动中，对会场进行装饰
性布置，一般多用在一些对会议的现场气氛有特别要求的会议，如一些庆祝
会、表彰会、联欢会、纪念会等。
饰会场，渲染特定的气氛所进行的布置，通常是指用旗帜、花卉、灯饰、工
艺品陈设等，对会场所施加的装饰。在实际的会议活动中，对会场进行装饰
性布置，一般多用在一些对会议的现场气氛有特别要求的会议，如一些庆祝
会、表彰会、联欢会、纪念会等。
□座位安排
一般人走进餐厅、音乐厅、戏院或球场，都会刻意地选择最有利的位置。
但奇怪的是，当他们走进教室或会议室，却往往会选择极其不利的位置。在
教室内，他们尽量坐在远离讲台的位置，以便置身于教师的视野之外！在会
议室内，他们多半选择令主席及其他与会者忽视他们存在的死角地带！
何以一般人会那样不重视会议室内的座位呢？理由大概有二：第一、参
与会议的人多半不了解会议对他们的事业到底有多重要，他们至多只是把会
议当作日常工作的一部分看待；第二、他们认为置身在不显眼之处较为安全，
也较为舒服。这是严重的错误！会议是说服他人接受你的意见的一种场合，
也是让你获取成功的一个途径。因此，会议室内的座位应审慎选择。下列的
几个原则，可供你参考采用：
第一、切忌选择令人忽视你的存在的位置。你应选择容易令人——特别
是令主席——看得见你的地方，因为能令人看得见才能引人注意，能引人注
意才能受人认知，能受人认知，才能发挥影响力。假如会议桌是长方形的，
则你最好是坐在面对主席的会议桌的另一端，或坐在接近主席的左右两边，
以便增加你跟主席沟通的机会。倘若会议桌是带有双翼的长方形桌子，而主
席坐在长方形一边的中央，则你应选择双翼末端的位置，因为在这样的位置
你可以通过桌面与主席交谈，而不必通过其他与会者的头部与主席交谈。倘
若会议桌是方形的或圆形的，则你应坐在面对主席的位置。
第二、平常多观察主席在会议中的举动。假如主席有咨询邻座者意见的
习惯，则要争取这个可以扮演“顾问”的角色的位置，以增加对主席的影响
力。
第三、在任何会议场合，你的顶头上司若坐在你跟主席之间的位置，则
对你是极端不利的，因为主席如果朝你这方向发问，你的顶头上司势必抢走
你答复的机会。你应调整位置，最好是坐在你的顶头上司的对面，因为一来
主席与你对话的机
会不会被你的顶头上司所垄断，二来，你在顶头上司发言之后再为他作
补充时，不但全场的视线集中于你，而且你可跟顶头
上司一唱一和地增加对其他与会者的影响力。
第四、倘若会议桌上摆置投影机、放映机等视听器材，则
不要坐在该等器材之后，以免令自己的位置被贬低到该等器
材之下。
第五、倘若你想在会场中选择有利的位置，则切记：不能
迟到！
第六、不论你如何选择有利的位置，有一点你必须随时留
心：那就是千万别坐在主席的位置上！
七、会议主席和主持者
七、会议主席和主持者
养
在任何一场会议中，主席均要扮演多种角色，以及从事多
次的角色转换。由此可知，要成为优秀的会议主席并不是一
件容易的事。现在，看看一位卓越的主席所应具备的素质。
1。思考清晰敏锐
尽管主席没有必要成为参加会议的人群中思考最清晰敏锐者，但他若想
获得与会者的尊敬，他的思考至少应比大多数的与会者更加清晰敏锐。只要
主席能在会议之前多作准备，则他的思考能力一定可以大大提高。
2。善于言词表达
主席对语言应具有高度的掌握能力，以便将自己的思想观念准确、无误
地表达出来。他必须能够以语言推动讨论、疏导与会者的思维方向，以及在
会议的各个阶段总结所取得的成果。
3。良好的分析能力
主席必须懂得如何澄清问题，透视问题的每一个层面，指出每一种见解
的利弊得失，以及分辨事情的轻重缓急。
4。抱着对事不对人的态度
主席必须使每一位与会者的意见，都能得到其他与会者所关注。即使主
席本人对某些与会者的某些观点有所偏爱或厌恶感，他都不应以他的个人好
恶影响他对事情的判断。当他想提出个人观点时，他必须告诉与会者他是站
在个人立场发言，而并非以主席的身份说话。
5。公正
主席在会议中绝对不应有袒护的行为，因为他一有这种行为，不但足以
阻碍进一步的讨论，而且将使与会者——甚至包括被袒护者在内——对他失
去信心。
6。具有耐性
有些与会者在发表意见时往往辞不达意，另一些与会者则可能在群众面
前因感到胆怯而回避发言。面对这一类的与会者，主席应主动提供协助与鼓
励；要做到这一点，主席非具有高度的耐性不可。
7。能灵活地应付“挑刺”人物
与会者之中、难免会有少数“挑刺”人物存在，诸如有高度偏见者、喜
爱垄断发言者、火气特别大者等。主席必须能够在不冒犯他们的前提下，有
效地对付他们。
8。沉着并自我约束
为了激励与会者信心，主席除了应表现热诚与果敢的态度之外，须保持
沉着坚定，并自我约束。他应避免在幕前过度地暴露自己。比如不应放荡不
羁地发表自己的意见、垄断发言或理论说教等等。
9。具有幽默感
幽默感对消除紧张气氛，以及令会议顺利进行具有很大的作用。主席在
运用时应特别注意避免轻浮或浅薄的话语。
□主席在会议中的角色
有人说：“会议的主席有如乐队的指挥。”这句话只说对一半。会议的
主席固然有如乐队的指挥那样具有举足轻重的作用，但是担当会议的主席却
比担当乐队的指挥更加困难，因为前者在主持会议过程中需要扮演多种角
色，而后者在主持演奏过程中则始终扮演同一角色。现将主席在各种会议中
所扮演的角色阐释如下：
比担当乐队的指挥更加困难，因为前者在主持会议过程中需要扮演多种角
色，而后者在主持演奏过程中则始终扮演同一角色。现将主席在各种会议中
所扮演的角色阐释如下：
提供信息
在这一类会议中，主席所扮演的角色是信息的提供者。主席不但要令与
会者了解信息的内容，而且要避免使他们对信息产生误解或曲解。为了达到
这个目的，主席应尽量避免以单向说教的方式垄断整个会议，
而最好是能腾出一些时间（比方说。。 1O％的时间）解答与会者的
疑问。在这种情况下。主席又扮演了解说者的角色。
2。培育训练
在这一类会议里，主席所扮演的角色是传道、授业、解惑的教师。主席
的参与程度要视课程的性质，以及与会者对课程的熟悉程度而定。例如课程
本身颇为深奥，而且与会者对该课程相当陌生，则主席的参与程度恐怕非高
达总会议时间的。。 75％—9％％不可。但若课程本身很适合采取专案讨论或
角色扮演等方式进行，那么即使与会者对该课程不甚了解，主席的参与
程度大概可以降低到总会议时间的。。 5O％左右。再
如与会者对课程相当熟悉，而且课程本身又适合广泛的讨论，则主席的
参与程度甚至可以减至总会议时间的。。 2O％。
3。宣传政策
在这一类会议中，主席为使与会者接受新政策，他首先必须扮演提供者
的角色，将他所要宣传的政策作一番叙述。其次，他必须扮演媒介的角色，
鼓励与会者对他所提供的政策发生兴趣。再次，他必须扮演解说者的角色，
对与会者的任何疑问提供解答。最后，他必须扮演说服者的角色，设法使与
会者心悦诚服地接受方针政策。在这一类会议中，主席的参与程度，大致以
占总会议时间的。。 50％～7O％较为恰当。
4。解决问题
在这一类会议中，主席最重要的任务在于领导与会者探索问题最佳解决
途径。他通常需要做到下列五件事：第一、阐释问题的内涵、问题发生的背
景、以及解决问题的重要性。第二、借解说者角色，鼓动所有与会者参与问
题解决。第三、借控制者角色，将会议导人实现目标途径，以避免时间浪费
以及无谓的意见冲突。第四、借与会者角色（即脱离主席身份而成为与会者
之一），提出自己的见解。第五、回复主席身份，归结会议的成果及指明未
来方向。在这一类会议里，主席的参与程度，大概介于总会议时间的。。 4o％～
60％较为理想。
5。收集信息
在这一类会议中，主席除了扮演陈述者与媒介两种角色，以阐明会议目
标及鼓动与会者提供信息外，最重要的便是扮演聆听者角色，以搜集与会者
所提供的信息。因此，主席的参与程度，应以不超过总会议时间的。。 2O％较为
理想。
由以上阐释可知，主席在不同的会议中，需要扮演不同的角色，甚至在
同一个会议中，也要扮演多种不同的角色。因此，除非主席能够恰如其分地
扮演各种角色，以及适当地从事角色转换，否则他将难以实现会议目标。任
何一种会议极少为单一目标而召开，它通常是为实现多种目标而召开的。在
这种情况下，主席所需扮演的角色将要更多，角色转换自然更加频繁。
□会议主持者成功要诀
□会议主持者成功要诀
会议主持者的职责
会议能否成功，首先要看会议主持者是否明确自己的职贡。会议主持者
的产生有多种方式，一种是由大家民主推选的执行主席，一种是领导者依据
分工的当然主席。不管哪一种产生办法，会议主持者常常会产生几种想法：
一种是认为倒霉，把主持会议当成沉重的负担；一种是不负责任，无所谓；
一种是沾沾自喜，认为是值得骄傲的事。会议的成败与主持者这种主观想法
关系甚大。因此，选择会议主持者十分重要。不称职的会议主持者常常会产
生以下三种情形：
第一种是“一朝权在手，便把令来行”。他认为既然当上了会议的执行
主席，就有权控制会议，别人应当以他的意志为转移，会场上常常由他滔滔
不绝地发言，别人不能提出任何异议。
第二种是放任自流，认为自己没有必要发挥什么作用，抱着无所谓的态
度对待会议。
第三种情况更差，他情绪不稳定，又懒得思考，避免承担责任，有意使
会议“会而不议，议而不决，决而不行。”
这三种情况中，第二、第三种会议主持者，均属选人不当。至于第一种，
有些荣誉感并非不好，但过分地沾沾自喜，也可能把会议搞垮。事实上，能
使主持者高兴的只有一件事，那就是达到会议的预定目标。要达到会议的预
定目标，主持者最好是扮演“仆人”，不要扮演“主人”的角色。因为只有
主持者本人谦恭，以仆人的角色约束自己，才能使大家畅所欲言，使少数不
赞成决议的人乐意接受既成事实。
2。会议主持者应注意的事项
为了使会议开得成功、有效，会议主持者还应注意以下一些问题：
（1）注意会议议题的先后次序。根据人的心理、生理、精力等特点，与
会者在会议的前半部时间里，富有活力和创造性，因此，需要与会者开动脑
筋、集中献智的议题，应放在会议的前半部分，以便使达成的决议质量高。
（2）会议的议题，有的可能完全一致，有的可能相当分歧。开会时，可
以先分歧，后一致，也可以先一致，后分歧，这要视具体情况而定，但会议
主持者一定要有思想准备。先讨论分歧的问题，精力集中，可能有助于问题
的解决，但如果分歧越�
