麦肯锡卓越工作方法-第4章

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　　有时候，你还可以把你的所感所想和了解到的新内容记下来。这些东西有助于深化你自己的思维。你有可能用到它，也可能用不到，无论如何，一旦你把它凝结在纸上，你就不会忘记了。
　　这是真正行之有效的工作方法。制作一张简单的图表并不需要多大的精力，然而真正珍贵的应该是它的内容。通过制作图表，你可以寻找通向成功的最近距离的路，从而减少一些坎坷崎岖；你可以及时地对自己的工作进行反思，甚至及时地注意到可能发生的情况。这既是你对未来的预览，也是你对现在的掌握。
　　图表是用来传递和表达信息的一种工具，别把他当成是一件艺术品。图表越复杂，传递信息的效果就越差。图表所要表达的信息务必一目了然，因此，如果你想用相同的图表表达不同的信息，那么最好还是重画几张，以便清晰地说明每个问题。
　　像制定图表一样，每天抽出几分钟，对当天的工作和图表的内容进行小结和回顾。这是这项高效工作方法的最后，也是最重要的一步。
　　每天制定一个图表对你工作的帮助是非常巨大的，但它以持之以恒为前提。指望某一天心血来潮，制定一个图表就能给工作带来明显的好处是不现实的。坚持一个月，你再来看看图表的威力吧，它会让我们得到许多意想不到的收获。
　　首先，图表会让我们随时都目标明确。成功总是沿目标前进的，目标的制定和执行对于一个人的成功非常重要。在制定目标的时候需要我们依照一个表格而行，因为目标常常不是一下子就能制定好的，有时需要反复的思考论证、取舍定夺，即使花了不少的心思制定出来，也还需要随着时间的推移、认识的提高、情况的变化而不断加以修改、补充、评估和验证。
　　每个人都有眼前的特定目标。例如，你准备明天做什么，或希望下个星期与下个月作什么。你最好把有助于你达到中期和远期目标的近期特定目标写下来，这样目标会更容易实现。
　　你可以试一试，在一周内每天花10分钟列出你所有能考虑到的目标。一周后你手头上就会有几十个甚至上百个可能实现的目标。这样做会迫使你写出自己的愿望，这是把你的目标开始转变为现实的最好的方法。
　　图表让我们的目标变得可以触摸和实际，从而避免我们浪费时间和漫无目的地瞎干。
　　其次，图表会为我们节省大量的时间。制作表格的一个明显好处是可以排定事情的优先次序，可以明确一些事情究竟是应该做还是不应该做。排定优先次序可以帮助你确定你已将最重要的事放在最优先的位置上。没有表格，你就失去了一份行动的规划书。
　　同时，因为确定了事情的优先顺序，表格会帮助我们节约许多宝贵的时间。
　　在工作中，我们经常能听到类似下列的说法：“天啊！时间过得真快”、“我的时间总是不够”、“时间对我来说过得特别快”、“这件事不急，我可以留待明天再做”、“真是抱歉，我延迟了一点”、“我忘记了时间了吗，这总可以了吧？”
　　其实，你所拥有的时间既不比别人多，也不比别人少，唯一不同的是，成功人士不但善于合理的利用时间，而且还会努力地去争取时间。你能详细的指出在工作中的每一分钟，或者每一个钟头里做了些什么是吗？其中有多少时间是用在有意义的和有用的事情上的？更重要的事，因为不合理的工作方法，又浪费了多少时间？
　　我所能告诉给你的只是，每天制定一个图表，是麦肯锡管理时间的唯一秘诀。
　　第三，图表还能调动我们的工作积极性。每天制一张图表，可以使你对自己的目标更清晰，当一天的工作结束时，检视当天的图表，可以发现哪些工作还没有完成，哪些工作还可以做得更好，从而使自己的积极性能够充分地发挥出来。
　　工作是需要激情和热情的，爱默生说：“缺乏热忱，难以成大事。”很难想象，一个没有激情和热情的人能够持之以恒地高质量地完成自己的工作。而每天制定一个图表，可以让我们化繁为简，永葆激情。


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有效的方式，从废纸篓开始
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　　社会学家和经济学家肯尼士·包汀说到：“社会系统中最重要的要素，不是资料而是知识。一部电脑所能做的只是处理资料。另一方面，知识的获得多来源于资料，而不是资料的获得。事实上，机构的功能即在于此，有人把机构称之为废纸篓系统。换句话说，就是阻止有些资料到达高层经理人员桌上的一种工具。否则，高层经理人员就会得到过多的资料。”
　　减少文件堆积的最有效工具之一，是个大废纸篓。不错，一个小的废纸篓可能马上就要堆满了，废纸篓是你丢弃大量文件的好地方。可是，一旦纸篓满了，人们常找其他较为耐久的场所去放置废物。这有点不像话，因为丢进纸篓里的文件不会再出现，而你把文件放在其他地方，将占用大量的空间和时间，而本质上却一点用处都没有。
　　一个大的废纸篓可以算得上是文件分类方式的主要部分，在你处理手头的文件时，它对你相当有用。有效处理文书的方式包括下列几个范畴：
　　（1）立即处理——不要搁下来不采取行动。
　　（2）阅读并保存——第一次阅读时，你该知道哪些是有用的资料，将那些认为有必要保存的东西，收集起来。
　　（3）阅读后丢弃——第二次阅读时，保存那些可能有用，但不是立即需要的文件。如果你在两周内不看的话，就扔了吧。
　　（4）文件档——收集资料，准备保存的地方，直到采取行动为止。
　　最后一项，正如你所料到的，是废纸篓。从废纸篓中的文件多寡，可大致判断一个人利用时间的情形。
　　另外，保存太多的记录是一种心理不安的症候。算算看，你多久才用一次你所归档的各式各样的资料。你可以把每一类资料拿出来，问问你自己：“如果没有这份档案的话，最坏的情形会怎么样？”你会发现大部分的答案会是“没有什么了不起的事情会发生”。如果你真正需要某一份资料，你也许会在公司其他部门或某一个人的档案中找到；或者你打一个电话就可以解决问题；或者没有这项资料也过得去。
　　当然，我们并不是说翔实的档案就毫无用处，但问题是它们是不是那样有用，是否值得我们花那么多时间和精力去汇集、整理、归档和保存。你可以估计一下，把公司的旧通报、一般公文、别人签呈的副本等等都进行归档究竟要用多少时间，然后问你自己，如果你把同样多的时间用在达到你主要的目标上，对公司是不是更有益处。


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杂乱无章是一种坏习惯
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　　建立一个较佳的工作秩序，增加单位时间的使用效率，合理组织工作，这既是最容易的事，也是最困难的事。工作无序，没有条理，在一切都是乱糟糟的工作环境中东翻西找，这无疑意味着你的精力和时间都毫无价值地浪费了。我们经常会看到一些学生的书包、书桌，甚至一些高级管理人员的公文包和办公桌上，堆满了文件、书稿、废报纸、喝剩下的半杯牛奶、折了半页角的旧杂志等等。在这样的工作环境和秩序下工作，你的工作效率有可能高效吗？你都有理由怀疑你是否还有工作的心情了。
　　美国管理学者蓝斯登说：
　　我赞美彻底和有条理的工作方式。……看看彻底和有条理经理人的工作方式。他桌上的公文已减到最少程度，因为他知道一次只能处理一件公文。当你问他目前某件事时，他立刻可从公文柜中找出。当你问起某件已完成的事时，他一眨眼就能想到放在何处。当交给他一份备忘录或计划方案时，他会插入适当的卷宗内，或放入某一档案柜。
　　再看看他的手提箱。箱中并不是三天旅行所用的东西，而是归类分明、随时要用的公文。其中也许有小说和文具，但绝不是一个废物箱。我认识一位装模作样的经理。他每天都一本正经地提了一大箱公文回家。有一天他把手提箱遗留在办公室内，让我偶然看到其中的东西：橡皮擦、两块啃了一半的棒棒糖、一份老爷杂志，以及一本乱涂的书。这种装模作样的经理人，每个公司都有……有效的经理人同样也以有条理和彻底而给上司留下深刻印象。上司会对他产生信任感，认为他言而有信。这种信任为这种经理人开启了更大和更佳工作任务之门。
　　办公桌面是否整洁，是工作条理化的一个重要方面。我们甚至可以说，杂乱无章的工作方式是一种恶习。有些人却把杂乱看作了一种工作方式，他们也许认为在这种随意的工作环境中，他们的心情会更放松，那些重要的东西总会在大堆的文件中浮现出来的。一位西方的老牌管理者对办公桌上堆积如山的东西提出了精辟的解释：“这是因为我们不想忘记所有的东西。我们把想记住的东西放到办公桌上一堆资料的顶部，这样就可以看到它们。”
　　可问题是，在多数情况下，东西越堆越高，物件越杂乱无章，就越可能带来相反的效果。当你不能记起堆积物下层放的是什么东西时，或者你要为一个项目找到所有相关资料时，你就不得不在资料堆里埋头苦找。这样，时间就浪费在了查找丢失的东西上了。更糟糕的是，随意放置的凌乱的东西会随时吸引你的注意力。当你在做某项工作的时候，你的视线也许会在不知不觉中被别人送你的小纪念品，钟表或者全家福照片吸引走。等你回过神来的时候，你又不得不从头思索你刚才正在做的工作或者写的文书。
　　如果你的办公桌上经常物品、文件堆积如山，你就要花时间来整理一下了，在这个时候花上半个到一个小时是值得的。
　　（1）把你办公桌上所有与正在做的工作无关的东西清理出来，把立即需要办理的找出来，放在办公桌中央，其他的按照分类分别放入档案袋或者抽屉里，这样做的目的是提醒你，你现在所做的工作应该是此刻最重要的工作，你一次只能做一项工作，你要把所有精神集中在这件事上，不能让其他工作影响你。
　　（2）不要因为受到干扰或者疲倦放下正在做的工作，转而去做其他不相干的事情，除非你是去楼外呼吸一下新鲜空气。因为如果此项工作还未结束，就又开始另一项工作的话，你的办公桌就开始混乱。你一定要力求把你手头的工作做完后再开始另外的事情，即使这项工作遇到了阻碍，你也要尽量完成到一个再做它时容易开始的阶段。
　　（3）一项工作做完后，一定要把与这项工作相关的资料收拾整齐，并按照类别把它们放到合适的位置，千万不要把它们就这样摊放在办公桌上。下一步你该核对一下剩下的工作，然后去进行第二项最重要的工作。
　　从办公桌上拿开目前不需要的书籍文件，对它们可以按照重要性和先后顺序的原则，进行分类。
　　下一步就要开始的工作是先大致看一下文件内容，然后根据内容放入不同的档案袋中，并在档案袋外面加以简单注明。
　　待办的，即以后可能要处理的但不是当前的重要工作，可以将它们的相关资料进行归类，然后放入抽屉之中。
　　空闲时间的阅读材料，也就是一些自己爱看的书、杂志、每日的报纸等等。这些最好看完之后就都放入自己的办公柜中，不要让它们在你工作的时候在你的面前摆着，因为你的兴趣很有可能把你从工作中移走，而且它们还会占据你本来就不大的有用空间。
　　对和你的工作相关的或者对你有用的客户、媒体、出版社及其他各界朋友的名片或者来访者所留姓名、电话、地址、电子邮件等，也一定要分门别类登记放好，以便随时查阅。
　　在每天下班前，可以抽出几分钟把办公桌收拾干净，并且每天都按照以上的标准进行清理，这样你就可以结束今天的工作，好迎来明天的一个好的开始了。长此下去，养成习惯，你的办公桌一定会保持整洁，而这对于你的工作，是有百利而无一害的。
　　任何坐在办公桌前的人最需要的是，想出某种办法来及时提醒自己一天中要办的事项。把最优先的待办件留在你的桌子上，目的是提醒你不要忽视它们。不要把一些小东西——全家福照片、纪念品、镇纸、钟表、温度计，以及其他东西过多地放在办公桌上。这样它们就不会占据你有用的空间和分散你的注意力了。你一定要坚持做这样的工作：每天下班离开办公室之前，把办公桌完全清理好，或至少整理一下，而且每天按一定的标准进行清理，这样会使第二天有一个好的开始。


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*第五章麦肯锡的建议
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　　请记住：你不可能将整个海洋煮沸！个人的知识和能力是有限的，依靠和利用团队成员的知识、经验和能力共同完成项目是明智的选择，不要担心功劳被别人抢走。

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甭想把整个海洋煮沸
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　　请记住：你不可能将整个海洋煮沸！个人的知识和能力是有限的，依靠和利用团队成员的知识、经验和能力共同完成项目是明智的选择，不要担心功劳被别人抢走。
　　在麦肯锡，你绝不会独自上路——或者说，至少你不会独自工作。公司的每一件事情都是以团队的方式来进行的，从一线的客户项目工作一直到公司的决策制定都是一样。我曾工作过的最小团队是由我和我的项目经理组成的，项目是纽约一家戏剧公司的公益项目。在团队规模的另一个极端，公司最大的客户们也许有好几个由5到6个人组成的麦肯锡团队同一时间在现场一起工作。这些团队一起组成了“超级团队”。在20世纪90年代初期，AT&T超级团队的成员决定共同讨论一下他们的工作，公司总部竟然没有一间足以容下他们的屋子，所以他们不得不订了一家新泽西的宾馆。
　　麦肯锡依赖于团队，因为这是解决公司客户所面临的问题的最佳方法。麦肯锡面临的问题要么极其复杂，如“当主要市场萎缩时，面对竞争的压力和工会的要求，如何保持股东的权益”，要么非常宽泛，如“在这个行业中，我们怎样才能赚钱”。这些问题的复杂性决定了一个人不可能解决这些问题——至少相对于麦肯锡公司的最高标准而言是如此。需要更多的人意味着要有更多的人手来收集和分析资料，更重要的是，要有更多的脑子来琢磨资料的真实含义。如果在你的企业遇到了复杂的问题，也许你也应该组织一个团队来帮助你解决它们。面对复杂性，更多的人手并不仅仅会让工作轻松一些，他们还会产生更佳的结果。
　　这种合作，曾经在美国发展成世界上最大、经济上最强的国家的过程中，扮演过重要的角色。我们负有一个为共同目标奋斗的义务，如果我们希望保持这种优势的话，则无论遭受到什么样的不幸，我们都应该以大公无私的团队合作精神，承担这项义务。
　　在我们产生团队合作精神，并且认同团结和伙伴意识之前，我们无法真正地从合作原理中获得利益。贪婪和自私在团队合作精神中，没有半点生存空间。
　　有的时候，人们会因为必须在一起工作，所以才产生合作关系，但这种合作既不可靠也不长久。通常随某具体项目的结束而结束。
　　真正的团队合作必须以别人“心甘情愿与你合作，我也心甘情愿与他们合作”作为基础。你应该积极表现你的合作