哈佛管理技能培训教程 全集-第133章
按键盘上方向键 ← 或 → 可快速上下翻页，按键盘上的 Enter 键可回到本书目录页，按键盘上方向键 ↑ 可回到本页顶部！
————未阅读完？加入书签已便下次继续阅读！
（1）找出作为指导前提的事物。与部属相互确认，并弄清承担工作的目的、范围、内容、执行基准、必要的态度、能力、经验、体力及其程度。如果这些都不明确，则必要之处也相对会模糊不清，所以不可自以为大家都已明白（诊断4）。应掌握部属的态度、能力，并听取部属的意见等，而且除了与部属相互确认，以免有认同上的差距外，还必须与部属彻底检查诊断5的内容（作为部属培育的目标），并取得部属的认同。如果双方有差异，必要点就无法一致（诊断3）。
（2）共同研究指导计划，以启发学习意愿。必须依据必要点来进行指导工作，所以必要点必须明确。如果部属不了解这一点，部属就无法想像学习的必要性，也就无法积极接受指导，因此就无法启发学习的意愿。管理者应灵活运用诊断3、4、6等方法，与部属共同确认必要点。再者，也应共同研究指导计划。先确认必要点，然后再听取部属的意见，考虑接下来应以何种方法指导，再决定计划。若是这么做，则可以如诊断2一样，在接受指导之前就做好事前准备。
（3）编制手册以便有效地推行指导。制作指导手册、入门书、程序表，可使指导正确且有效地推行（诊断8）。同样地，也不要因繁忙而无暇处理，而应从平日就研究利用指导机会的方法与手册制作的方法，并且善于利用。
□培育部属策略诊断二
1。诊断目的
（1）采取适合部属（被指导者）的态度、能力、经验与培育目的的方法。
掌握重点指导。
2。诊断说明
（1）改变指导方法，避免千篇一律。无论如何高明的方法都不是万能的。如果把每个人都视为相同而给予一致的指导，将导致毫无成果可言。因此必须视部属每个人的态度、能力、经验，而采取不同的指导方法（诊断1）。对于新员工则更应详细指导，但也必须让他们自行思考。换一句话说，就是不可以教得太过火。因此在指导之前应决定教导的内容与让当事人自行思考的事项，并研究如何深思的方法。
（2）不令人有被强迫的感觉。一旦有被强迫接受指导的感觉，当事人就会产生抵抗，这是学习中最大的障碍。除了设法启发学习意愿之外，在指导时还应该考虑采用诊断的方法3。最重要的是必须留意每位部属。虽然有此一类型方法的例子，但最重要的是不要太专注于方法。
（3）采取容易学习的程序指导部属。指导时应研究制定易于学习的程序，例如根据诊断6为基本，再注意诊断5的项目。指导内容的不同与程序的安排会影响学习的难易，所花费的时间也不一样。所以在安排程序时应考虑接受指导的一方，而不是指导的一方。
（4）确实地确认与指点，并且不忘给予评价。要确认指导过的事物是否学会了，如果有不充分的地方就要给予指点，而且反复指导直到学会为止。指导完了之后，不要自以为对方学会了，而应再加确认才是（诊断7）。如果确实学会，应以事先决定好的方法进行评价，另一方面，如果学习上花很多时间，则应追究其原因，并检查指导方法。
□培育部属策略诊断三
1。诊断目的
设法积极利用日常活动与接触中的各种机会。
很好，就很有成效。常以因繁忙而无法指导为借口的管理者，他们多半是在发掘机会、善用机会的意志与指导方法上的工夫不够充分。机会指导是部门指导的特征。决定日期，腾出一定的时间来指导，可能会因为各种阻碍而无法实行，但是机会指导是抓住日常的机会，随时都可以进行的，而且机会是无限的。诊断表只是其中的几个例子，其他当然还有许多例子。管理者应该具备坚定的意志，发现有任何机会，就把它列举出来，制成一览表，这样就能清楚地找到可以利用的机会了。此一览表应贴在明显之处，偶尔要阅读一遍，是不忘利用机会的方式。
（2）研究活用机会的方法。指导时，本来就应利用机会，如果在方法上多下工夫，会使指导的效果更好。例如发生错误时，当场指导部属如何化解错误，则是机会指导的一种。此外也要研究指导事项与程序。例如共同检查指出原因，针对原因给予必要的指导（诊断3）。其他方法例如，研究利用不同的机会给予不同的指导。例如与部属一同工作时，会考虑该指导些什么（诊断4）。类似这些工作可以事先记在一览表里，如此将有助于利用机会指导部属。（3）对机会指导做自我检查。即使相当了解机会指导的重要事宜，但实际上却往往办不到。所以不妨决定日期，例如在月底，定期地自我检查是否实施了机会指导以及指导的程度进展如何。事先预备表格，记录对象、内容、利用机会、指导次数等，并确认机会指导的程度，这也是一种方法。
□培育部属启发诊断
1。培育部属启发诊断目的
（1）培育的基本是认识自我启发。
（2）协助并指导部属积极地自我启发。
2。培育部属启发诊断说明
大家都会提到自我启发的必要性，但一问到对自我启发已努力到何种程度时，却常因为工作忙碌而忽略了。管理者应认识对培育部属而言，自我启发是相当重要的工作，所以必须弄清不能自我启发的理由。然后掌握重点，研究出一套援助与指导部属的方法。
（1）设法自我督促。不能推托有空才去做，应自我督促才行。因此要决定目标（内容、程度），拟定实行计划（从何时到何时止、以何种方法）。为了使计划顺利推行，应灵活利用时间，以及善用自我启发的方法。
（2）让部属说出想从事的工作，以作为自我启发的因素。人都有想发挥能力、启发能力的基本欲望，却很难要求他去重视自我启发。因此管理者要注意这一点，应如诊断1，与部属讨论有关自我启发的事宜。例如和部属谈及今后想做的工作、今后努力的方向，让部属觉得如果再不自我启发，明日就毫无意义。
（3）要部属研究目标，就要让部属确认工作执行上的能力不足。例如在实行诊断4、5的项目时，应该要像诊断3一样地提供资料等给予必要的资料。想要真正地让部属自我启发首先就要让部属认真地去思考目标。
（4）拟定计划不确实，就会不了了之。为了避免花上好几年的长时间，所以尽可能以6个月为单位来划分目标的期间。因为时间一长久，可能就会失去那股干劲。短期间的话，不但可以确定成果，并且还可轻易地往下一阶段努力。此外，也可计划在月底时自我检查进度。当然，管理者应询问进展情况，给予必要
的指导、鼓励与评价结果，灵活运用其成果，并采取如诊断7一般的推动方法。
□培育部属能力诊断一
1。诊断目的
推动部属的培育应掌握现状，例如部属的能力、对工作或问题解决的态度、对指导的反应、相互启发或自我启发的方式等。
2。诊断说明
（1）部属是否了解自己的能力、特征。如果自己不了解自己的能力、特征，不仅无法积极地接受上司的指导，而且也无法真正了解自己的能力是否能执行承担的工作。诊断1则是为了判断这些因素而设计完成的。换一句话说，部属若能了解诊断1的内容，就能考虑到自我评价（诊断2）。因此身为管理者应深思工作是否明确、是否设法让部属自我评价、是否与部属讨论过他们自己的能力。
（2）工作的处理态度如何。根据承担工作的执行方法（诊断3），交付自由思考空间或艰难工作（诊断4），对新式做法的反应（诊断5），可以观察出部属是否积极地处理工作。
（3）是否能本着工作执行而有所成长。
培育部属应观察部属对于执行工作上的基本态度（诊断6）。具体的行动例子如诊断7—10如
果工作无法照着执行的基准，或预定计划实行，或发生过失、失败或意外时，只是说声抱歉就了事，就表示当事人未积极地面对工作。也就是未力求本着工作来提高自己的能力。这种情况，管理者应自我检查该采取怎样的对策。也就是从部属的行为来观察自己的行动。能力可以本着设定工作或行动的目标，提高执行基准或执行能力的程度来提高。那么部属方面又
如何呢？此外还可以通过解决问题来提高能力，所以必须观察部属是否具备问题意认？是否积
极解决问题？
□培育部属能力诊断二
1诊断表
2。诊断说明
（1）部属对培育部属有何反应。部属的反应可以作为筹划培育上所需的依据、与推行方法的线索，也可作为研究部属管理方法的资料，所以必须确认部属对什么事物有何种反应例如诊断1—3。如诊断1所示，在让部属参与讨论会议时，部属若不发表意见的话，即只是形式上的参加而已，而且也失去了参与的意义，更谈不上成果，对培育工作也毫无益处。因此必须找出为何没有提出意见的原因，并研究“参加·培育”的方法。而且也应考虑到部属是否具备了能表示主动性，以及意见的问题意识或知识。如诊断3中重新编排工作、扩大、替换等使工作改变或从事多样化时，部属是否能了解这些都是有利于自己的成长，而积极地给予协助？为了使部属活性化，今后应该更要加强这些方面的工作，而且也是培育部属上的重要方法，所以必须视其反应而重新评估根本的原因。
（2）对上司的指导，部属是否有意见或要求。如果有意见或要求，即表示部属关心指导而且也渴望指导。若没有意见或要求，那不用说，一定是漠不关心，也无心接受指导。诊断4、5则是确认的方法。像这样确认部属在指导中、指导后有何反应，是重新评估“指导方法所必要的工作，而指导后的实行、态度、行为的变化，则是观察指导方法、部属的接纳、理解等重要的依据。
（3）不只是接受指导，还希望部属能相互指导。实际上，真的能做到这种地步吗？新员工是否对老员工有所畏惧？老员工是否能不吝传授自己的知识、技能、经验给新员工？而且新员工对于指导，是否会抱着感谢的态度？大家是否能一起举行研习会？管理者应确认现状，并且认识到这么做是培育部属的重要工作，进而研究具体的实现方法。
五、纪律安全分析
□行为准则
1。自认为部门环境，尤其是部门的气氛、体制等，是管理者该创造的，而且必须积极地做好
近来，部门的气氛已成为年轻人选择职业的重要标准，而部门的体制也会影响职业成长管理者要了解气氛与体制的重要性，以及制造方面的条件是自己的责任，而且要有旺盛的意欲积极去做好。
2。制造部门的气氛、体制并非只是言语上说一说，而是要确实追求目标，并发动部属实现
虽然提出“使气氛变好”“改变体制”的口号，但内容却很笼统，因而导致气氛、体制只是文字上的代名词，只是说一说而始终没有行动。因此必须要有个具体的内容，明确地指出目标（设定目标），尊重部门的自主性，并且主动地实现。
3。发现部门有不良的症状时，应发动部属主动地改善，并朝向期盼的方向努力
部门一旦发生各种职业病症，就成了管理的绊脚石，也会影响部门的气氛或体制。但是习惯现状后，就很容易忽略了部门的病症（习惯现状本身就是一种职业病症）。如果未能发现这些病症，病症就会转为慢性，最后将造成更严重的影响。因此必须仔细观察部门的现状，发现是否患有职业病症，并加以改善，朝着理想中的方向努力。
4。制造部门的气氛、建立合适的部门体制，必须持之以恒
制造气氛、建立体制并不是一夜之间就能完成的。而且延续至今的事物也不是一朝一夕就能改变的。如果顺其自然，是绝对得不到成效的。因此必须拟定计划，并持之以恒。
5。想要重整部门的气氛、体制，就必须明确指出希望部属应做什么，该怎么做，并发动部属主动地采取行动部门的气氛、体制的特色，全赖态度、行动的累积。所以不能任凭部属随便做，要
第三章 哈佛经理职责检测手册
一、哈佛管理者各种责任检测内容
基本准则
行政事务工作在执行业务时发挥了枢纽的作用，但它本身不可能成为目的。行政事务工作的性质是，只有了解了业务功能，事务工作存在的价值才会得到承认
□有关内部行政管理规定的调查事项
（1）是否有内部管理规定？如有，应调查规定是否体系化，有哪些具体规定？
（2）部分或整体看来，规定有无重复之处？
（3）部分或整体看来，有无不必要的规定？
（4）部分或整体看来，有无需要更改的规定？
（5）有无遗漏的规定？
（6）是否完整而正确地更改了应更改的部分？
（7）是否按规定执行业务？
（8）有无要求更改规定的呼声的愿望？
（9）所规定的内容是否被充分了解了？
（10）是否在必要的部门作了充分的必要规定？
（11）有无无视规定擅自带公司东西出公司或遗失的现象？
（12）有无使业务工作效率降低的规定？
（13）有无必要重作新的规定？
（14）在发生组织变动、建议作出改善及其他影响规定的情况时，是否能适时修改规定？
（15）废除、修改及核准规定的权限是否明确？
□有关文件会签呈核制度的调查事项
（1）是否实行了文件会签呈核制度？如已实行，应调查实行后执行过几次？
（2）有无文件会签呈核制度方面的规定？如有，应调查有哪些规定？
（3）依据什么来规定文件会签呈核制定的基本内容，即文件事项和会签呈核手续的规定是什么？应调查依据下述哪一项：①文件会签呈核方面的独立规定；②文件会签呈核方面的其它规定；③惯例；④特定管理人员的指示。
（4）文件会签呈核方面的规定和它各项规定关系是否明确？
（5）文件会签呈核的重要步骤（例如起草、会签、呈核、定稿）是否明确。
（6）每月平均作几次文件会签标准？应调查下述几点：①全公司文件会签核准的月平均次数；②分公司、分店、办事处文件会签核准的月平均次数；③会签核准文件最多的是哪个门；④各类（人事、生产、销售、进货、经营管理、总务等）会签核准文件的提出次数。
（7）是否按内容规定了具体的区别文件会签呈核项目的标准？。
（8）是否把文件会签呈核事项分为决定事项和同意事项？
（9）在文件会签呈核手续方面，是否明确规定相关人员的起草权、审查权、协商权、调整权、管理权、批准权的权限？
（10）会签呈核文件的管理情况如何？应调查是由特定部门集中管理，还是由各部门分散管理。
（11）在起草文件前是否进行了协商？
（12）怎样起草文件？应调查是单独起草，还是共同起草。
（13）是否规定将文件内容列成条款？
（14）是否规定了文件的式样？
（15）文件是否标有整理号码？如果有，应调查下述哪种？①职能分类号；②部门分类号；③文件分类号；④其它。
（16）是否对文件的附件作了具体规定？如已规定，应调查是下述哪项规定：①不作为附件，而是记入正文；②在附件多的情况下加以整理，使之一目了然。
（17）是否将紧急会签呈核文件或机密会签呈核文件与普通会签呈核文件分开，且按特殊手续提出？
（18）共同讨论协议是否在特
