哈佛管理技能培训教程 全集-第152章
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17留话请接电话的人代为转达
为了顺利处理电话，你可以编制一本应对电话的手册。其中有一条原则是，打电话找人，即使对方不在，也要向接电话的人表明联络的目的，并请代为转达。
通常，如果对方不在，不是说：“我再打来。”就是说：“能不能请他回电话。”然后就挂断电话，其实，大多数事情都不一定非得直接告诉当事人，才能够达到自己的目的。苦苦等待和对方亲自说话，往往要浪费很多时间，致使工作效率不佳，而且如果是非常紧急的事，先令接电话的人了解个中情况，他也会十分热心代为联络，以尽快找到对方。
18。在电话答录机留话，要说明打电话的目的
有些人一听到对方是以电话答录机留话，就只说：“我是某某人，我再打电话来。”就立刻挂上电话。而有时候，即使留话，也没有交待好重点，以致对方回家后根本不清楚事情的原委，所以，对方只好再打电话来询问，结果又得再说一遍，造成双方时间的浪费。在碰到对方是以电话答录机留话时，你最好是清清楚楚地交待打电话的日期、时间、事情的要点、什么时候可以与你联络得上及其他一时之间可以想到的细节等等。如此一来，不仅能节省时间，还能顺便整理问题，真可谓一举两得。
19。把电话答录机当做“备忘录”使用
电话答录机的最大功能在于——在自己出外时，也能确认留话的内容。不过，如果换另一种使用方法，也可以当做自己的“备忘录”。
举例来说，你在家里看报时，从广告上发现一本好书，就可以打电话到办公室，在电话答录机上留话：“请顺便帮我买一本书，书名是……。”这样，你的同事外出时，就会顺便帮你买回来。此外，一旦突然想到什么好点子，也可以先录在电话答录机上，事后再加以审核。把电话答录机当做“备忘录”使用，甚为方便。
20。利用“电话答录机”〖HT5”，5SS〗以前电视上有部威士忌广告，为了安心享用美酒，而把电话收到冰箱的冷冻库。实际上，在埋头于重要工作之时，突然受到电话干扰而中断，工作效率会受到很大的影响。如果把话筒拿起来，使别人打不进来，确实可以因此而免除这些干扰，可是，万一有重要的电话也接不到，往往因而耽误要事。在这种情况下，可以利用电话答录机。对忙碌而无暇接电话的人，可以每隔一定时间就听听来电的留话内容，马上回电给对方，这样就不会有失礼之处。
21。电话接通后先报上自己姓名〖HT5”，5SS〗拨错号码的电话，只会令人感到莫名其妙而已，要是开始双方都没发觉到，等彼此说上好半天才知道打错电话，不只造成时间的浪费，而且，也会弄得心情格外烦躁不安。
为了避免这种错误，只要电话一接通，你可以先报上自己的姓名，这样，如果打错电话，对方就会马上察觉到。此外，尽早主动提起对方的姓名、事情内容，即使对方先前没注意到，至此也会知道打错了电话，因而减少时间上的浪费。懂得打电话的要领，可使电话使用的效率大大提高。
22。电话要放在桌子的左边
电话放在桌子的左边是最好的，理由是，这样可以用左手接电话，使惯用的右手永远保持自由的状态。同时，也可以一边用左手拿话筒，一边用右手提笔干别的工作，这时候如果电话放在桌子的左边，就不必特地放下右手的笔，去拿话筒。
此外，在桌子的右上方要准备备忘纸，以便在接电话时能马上记下备忘录。只要在细节上多用点心，将有助于工作的持续进行。放置电话的位置，也会对工作的流程造成影响。23。先以对讲机来应对访客
对讲机最大的功用，就是能够先查问身份不明的人，由于它不必直接与访客面对面，却能够以声音应对，对打发推销员，确实非常方便。在假日时，你可充分利用对讲机的优点。
举例来说，在对付推销员时，一旦面对面，就很难加以拒绝，非得容忍对方喋喋不休的推销轰炸不可，如果利用对讲机的话，以一句“家里还有”，马上可以回绝掉，这样就可以避免浪费时间。
24。电话备忘录须分类记载
当经常有很多公司来电向你请教内容广泛的问题时，如一律将其记在一张纸上，事后一定还要再抄一遍，以便分类，这样就得多一次麻烦，工作效率很低。
所以，在这种情况下，最妙的方法是按类将对方的问题一一写在不同的活页纸上，如此，不但事后容易整理，而且也不会发生“遗漏”的情形。
25。留言条上一定要写5W
若以基本的5W——“何时”、“何人”、“何事”、“何处”、“怎么做”来写留言条的话，就不会浪费许多无谓的时间。
在前面提过，你自编的电话时应对照手册中规定，为了谨慎起见，一定要一字不漏地询问对方这五个基本问题，并且依照一定顺序，将其写在留言条上，所以，在任何的情况下，都不必再找接电话的人问一遍，只要看留言条就能处理事情。
26。随身携带口述录音机
作家边走边构思小说情节，科学家在散步时获得发明灵感，这类故事经常可闻。走路确实有刺激灵感、引发文思的功效。不过，走路中即使冒出灵感来，或在拥挤的人群中，想提笔加以记录实在是很困难的。在这种情况下，如果随身携带小型口述录音机，就可以解决困难了。这种机器由于操作方便，可以边走路边把灵感录下来，而且，也可以放在口袋中，最适合随身携带。
27。以自创记忆记下电话号码〖HT5”，5SS〗百位数的数字，要想在十分钟内记下来，你可以应用“有意义的东西比无意义的东西，更容易进入脑海中”的记忆原理，在无意义的数字上，加以有意义的记忆线索。举例来说，把“六一六七八六七”想成“溜一溜，去吧溜去。”就可以很快记住。
这种变无意义为有意义的记忆法，经常被用来记忆数字，利用这种方法，尽量将工作上用得到的电话号码记下来，要联络事情时就省得再翻电话簿。
27。出差时先订好联络时间
出差时，电话联络也是件非常重要的工作。有时是出差人要对公司进行联络，有时是公司要对出差人进行联络，但是，有时从排满的行程中抽出时间，特地打电话回公司，但联络对象却不在，即使打通电话，连一点简单的联络事项也无法传达。
在出差之前，你可根据行程，预先定好联络时间及负责接听的人。这么一来，当你不在时，所有电话与必须和你联络的事，全交由专人处理，就不会发生失误的情况，而且打电话所交待的事，也能确实传达下去。
28。没时间看书的人，请别人代为录音
最近除了音乐之外，连诗词、小说、演讲、讲义、精神安定法等等实用的内容，也以卡带的形式销售。这是充分利用这种以“耳”为主的信息收集工具。因为“听”与“读”不同，能够同时并行其他的工作，而达到很高的时间效率。
忙得没时间看书的人，可以请家人代为录音，然后自己再用“耳”来读。如此一来，任何时候也可以读书，得以更有效的利用时间。
29。电话号码要记上随身手册
必要的信息并不是都可以随身携带。无时无刻都在起伏变化的股市行情，堪称是个特别的代表。这时候，电话服务就可以发挥很大的功用，所以，你最好在随身手册上，都记有电话服务的号码。
大概有很多人都认为：“光靠电话无法获得有价值的信息。”其实，目前许多信息都可以由电话咨询获得。打通电话就可以提供信息的电话服务，可以说是高效率的商业伙伴。30。ICRT的新闻节目最适合短时间学习英语
一定有很多人都收听ICRT（国际社区电台）的广播节目，以收集英语信息和学习英语。不过，漫无计划的收听，不见得有助于提高自己的英语能力。
因此，值得推荐的是，ICRT的新闻节目，从国际大事到当地报导，节目中一概具全。在深夜时刻，还会播放国际新闻，也就是说，ICRT经常播放实用性英语，只要在固定的时间收听这个节目，就可以在短时间中学习英语且不断获得英语信息。
31。采用英语双声播放训练自己的听力
由于工作忙碌，平日你可以很少顾及家庭；但是，在假日中，你最好尽可能和孩子在一起看电视，以培养亲子之间的感情。
在电视节目中，若你的孩子最喜欢看外国动画片，这些外国动画片大多以英语双声播放，所以在观赏影片时，你最好让孩子听本国语，而自己坐在旁边戴上耳机听英语。这样既可以培养亲子之间的感情，又可以同时训练自己的英语听力，真可谓是“一举两得”。31。想学习艰涩的科目时，从电视“讲座”着手〖HT5”，5SS〗非得从自己感到棘手的范围收集信息时，任何人都会陷入烦躁的情绪中，但是，只要有了好的开始，会不再感到棘手。
举例来说，从电视上的各种讲座开始着手，就是一个很好的方法。由于电视讲座经过精心设计，采用浅显、有趣的讲解方式，以使一般人都能够了解、接受，所以，即使是棘手的问题，也能轻而易举地进入情况，亦充分地利用视听感官，好好吸收信息。电视上的“预习”工夫，也有助于提高自己看书的效果。
32。把电影录音下来，可达到学习与娱乐的目的
当放映没有翻译字幕的电影时，你可以带着录音机进去，把电影全部录音下来。观赏没有翻译字幕的电影，也能够大概了解情节内容，看完回家之后，可以再听录音带训练自己的听力。
由于观赏没有翻译字幕的电影，必须全神贯注地注视银幕上的动作，得以发现以前所忽略的地方，最适合用来做为同时达到学习与娱乐之目的的方法。
□通勤促效法
1。把手表朝向手腕内侧
一般说来，男性都习惯把手表朝向手腕的外侧，而女性则朝向手腕的内侧。
但是，这不必拘泥于习惯。举例来说，如果把手表朝向手腕内侧，站在车上看书时，只要稍稍瞄一眼，就可以知道时间。
除此之外，在与人会面礼貌上不便公然看手表的场合上，也可以若无其事地看手表。虽然只是小事一件，只要稍加注意确切实行，就会有意想不到的方便之处。
2。把手表闹铃定在下车的前几分钟
在车上看书或看资料时，由于心中挂记着下车时间，往往无法专心，如果，先把手表闹铃定在下车的前三分钟，就可以安心地全神贯注在书上或资料上，而且，感到疲倦时，也可以安心休息，不必担心坐过站。
在每天上下班通勤时，倒不必如此煞费周折，不过，在出差时，且准备好商谈所必要的资料之后，就可以用这个方法安心的休息。此外，在有效的利用换车等零碎的时间上，这也是个十分方便的方法。
3。车内的挂钩处，可以暂且权充“书房”
在市区中，有不少人在通勤上花费两、三个小时，这段时间也能有效地加以利用。在搭车时，你可以尽量站在最靠近挂钩之处。
挂钩附近和车厢中间不一样，很少有人挤在一起。或站在这里，所以可以安心地看书读报。如果连那里也进不去，在车门与座位之间还有大约三十英寸左右的空间，可以做为自己的“特别座”。把自己塞在这里面对座位，空间正好可容纳一个人看书因此可以把车子权充“书房”。
4。在车上记备忘录，使用铅笔最理想
出门在外要记备忘录时，铅笔用起来实在非常方便。
铅笔的优点在于，写错或不要之处可以马上加以修正，所以，在车内记下突现的灵感，使用铅笔是最理想不过的；而且，也不必把笔套取下套上的，随意插在口袋上也不会弄脏衣服，这也是铅笔的优点之一。
5。养成通勤时间查看手册的习惯
每天上班后，你首先要做的是，进行重要的电话联络，交待属下工作，然后大致看一下留言条，再按顺序处理预定的工作。如果缺乏这个程序，对你的属下来说，会浪费很多时间，正因为如此，决定工作的程序才是你的例行工作。
你最好利用通勤时间查看手册中的预定工作栏。早上，确认一下当天的预定工作，决定如何去做，晚上，则一边检查当天有没有未完成的工作，一边考虑明天的预定工作。每天花个五分钟到十分钟，稍稍想一下，工作的进展速度将大大的提高。
6。提早一小时上班
在通勤车上，即使想好好地看报收集信息，若在挤得像沙子丁鱼似的车上，动都无法动一下，想要看报简直是难如登天。大都市早上的拥挤状态，大概是在八点到九点之间达到高峰。如果错开这一小时的时间，就不会这么拥挤。
比起提早一小时，晚一小时的效率反而比较好，不过，无法这么做的话，比平常早一小时上班，也是个很好的方法。因为，如果错开时段上班，如果运气好的话，不但有位置坐，而且可以看书、写笔记。
7。用档案夹做垫板
在车上看资料时，经常需要在上面写东西，这时，如果公事包内备有档案夹，可当做垫板使用，实在是再好不过。
档案夹有布袋、纸制、塑胶制的，不过，不论哪一种，其封面一定都是硬硬的，拿来做垫板，是最适合不过的。把档案夹的背面朝前放在膝上，在其上面写东西。如果里面的资料太少，档案夹的表面会稍微有点斜。这样摆的话，就会保持平平的。如此一来，在摇晃不定的车上，也可以安然的写东西了。
8。多花点时间，也要选换车次数少的路线
外出时，如果有好几条通往目的地的路线，似乎大部分的人都会选择时间最短的路线，但是，从积极利用车上时间的观点来看，还是尽可能的选择换车次数少的路线为好。
在车上，可以充分利用宝贵的时间，不过，要是换车次数太多，三番两次打断看书，效果自然大打折扣。
9。一星期中要去好几趟的地方，最好购买月票
当你因公经常要往返于某地与某地时，最好是购买些地方的月票，因为这样能省掉一次次买票的麻烦，实在值得。即使从费用上来说，加上省时的优点，一星期中只要用上三次左右，买月票反而比一次次买票更划算。
10。搭火车不预先购票，是种浪费
业务人员搭火车出差的机会非常多，很多人都认为，出差时预先购票，是很浪费的。其实，情况刚好相反，不预购车票才是大大的浪费。
要是没预购车票，为了车票就得早早到售票口排队，万一没位置，就得买“自愿无座”的车票，一路站到底，在车上就无法看书、写字，这种情况相当多。若把这些时间成本列入考虑，即使多花点钱，预购车票也称不上是奢侈。
11。一卡在手，方便行事
对时间就是金钱的现代人而言，电话卡是随身必备品。正如前面所提过的，即使是偶而才去一次的地方，如果考虑时间上的损失，你也可随身备有一张电话卡，免得打电话时受到铜板的限制。所以一卡在手，行事方便。
12。把常去地方的地图复印下来，予以归档
在你所在公司中，若你经常被派到其他公司办事，这时若是第一次去的地方，把地图复印下来，标出目的所在，并在旁边空白处写
