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第157章

哈佛管理技能培训教程 全集-第157章

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当然,交谈是变向的,并非只是一方喋喋不休,因此,交谈时双方话题是交叉进行着的,并将产生许多种组合方式。

尽管如此,预先设计的话题仍然可以发挥效用,原则上,最好不要任意变更预定的谈话顺序。当双方交谈时,可等对方话题告一段落,再接上管理者预定的话题,如此就不会发生太大的错误。

比方说,当笔者谈完③管理者的著作希你相助图表,他接上了他儿子结婚的话题,笔者就等这个话题结束后,再按照管理者预先定好的顺序,按照④→⑤→⑥进行交谈,结果,管理者那次的会谈相当愉快,而且有效率。

虽然,原则上,最好不要更改预定的谈话顺序,但是在某些特殊情况下,仍须作适度的修改或删除。比如,没有时间进行闲聊时,就须将预定的闲聊话题删除,或者,当对方对你的话题漠不关心时,即应适时转换等等。

对于某些脑中没有这种整理观念及计划的人而言,养成这种事先安排谈话内容的习惯。更是特别重要。



十五分钟会议术

当你听到“十五分钟的会议”时,可能大吃一惊,因为你已习惯于一小时,甚至半天、

一天的会议方式。但是,事实上,十五分钟的会议是可以做到的,那些费时一小时的会议中,至少有百分之五十可以缩短为十五分钟。现在,就来介绍这种十五分钟会议的进行方式。

促使会议冗长的原因之一,就是大家都坐得太舒服了,因此,站着开会是防止会议冗长的有效方法。站立不仅有益健康,更由于长久站立容易疲劳,与会人士自然会产生及早结束的心理,当然,“站立式会议”就会变得简短而有效了。目前,有些公司已经采用了这种方式。

 长久以来,许多会议都浪费很多时间在资料说明上,而这也正是会议过长的原因之一。因此,开会前应该将有关资料送交各与会人士,请他们事先阅读;如此一来,不仅可提高会议的质量,更可缩短会议时间。

其次,会议中的议事分析讨论时间常不平均,往往花费许多时间在某一二件议题上,而延长会议时间,甚至还有择日重开会议的情况发生。

那么,该如何防止这种现象呢?有一种简单又有效的方法。可在会议开始时,就各个议案一一咨询与会人士意见,若无异议则表示通过,不另花时间来讨论,而将全力集中于那些意见分歧的议案上面,这就是“先求结论、后讨论”的会议方式。

此外,还有一点关系重大,那就是:选择与会人士的方式。勉强出席、不了解议案内容、言不及义的人,应尽量避免,最好选择真正有见地,有热忱的精锐人士来参与。

再则,会议主席也肩负着很重的责任。若是处理不当,当会造成时间的浪费。对于议案的讨论表决,主席可询问大家;“还有什么意见吗?”之后等待约十五秒钟,若无任何异议,即须自下结论,而后转到另一议题的讨论上,如此,可有效地控制会议时间。

优秀人士的睡眠
为了挪出更多的工作时间,许多人常认为应该减少睡眠时间,现在就有许多书籍,都在讨论短时间睡眠的问题;但是,就时间的观点来看,笔者并不主张极力缩短睡眠时间。
发明大王爱迪生,数十年间,每天都只睡三到四个小时,但是,普通人却很难像他这样,因为他是个具有特别强健体力的人,据说,他70岁时患了感冒,还是他一生中第一次生病呢!
 另外,拿破仑也是以睡得少而闻名的。曾有人模仿他这种短时间睡眠方式,结果身体承受不了。据后来的调查指出,拿破仑虽然晚上睡得很少,可是,他常利用白天的时间小睡。 除了这些特异人士外,一般人并不适合刻意去减短睡眠的时间,而应该采取适合他们体质的“一周律调术”这种方法,将一周的生活作息加以计划,依此找出一个适合自己的睡眠标准。

现在将方法简介如下:
星期一时,应尽量减少工作及休闲时间,睡足八个小时,以保存体力,应付一周的挑战。 星期二、三、四时,采取正常生活方式,视自己的体能状况来进行适度工作及娱乐,睡眠时间以标准的六小时为准。
星期五、六时,应尽量减少工作时间,多从事休闲娱乐,而睡眠时间也可缩短为四小时。这两天是一星期内主要的休闲时期,之后又有一个星期天,所以,可适度地放松自己。
星期日应睡足八小时,以充实气力及体力。
笔者在此将理想睡眠时间定为八小时,标准睡眠时间为六小时,而将睡眠时间的下限定为四小时。但是,这只是一般的情况,读者可依自己的身体状况,略加调整,也无大碍。

施行这种“一周律调术”,可得到下列五项好处:
(1)这种“八、六、四睡眠”方式,可帮助大家轻松地度过一周的时间。
(2)可安定生活律调,且并非刻板划一的安定方式,而是柔和有弹性的安定方式。
(3)配合自己的生理时钟调节睡眠时间,有助于在工作、娱乐、用功三者之间取得平衡。
(4)周末只睡四个小时,可挪出较多的时间从事自己较感兴趣的各种休闲活动,有助身心平衡。 (5)不会染上时有所闻的“星期一恐惧症”。因为,星期日已充实了消耗的精神气力,又
可以生龙活虎地迎接一周的挑战。
对工商界人士而言,这种“一周律调术”可说相当重要,如果能确实实行,由一周、数周、一月至一年,都能使自己保持平衡的律调,生活会变得非常舒适。
奉劝大家,早一点来进行“一周律调术”,它可是你一生成功的基础!

认清自己的时间层别
有些人以为时间是无限度、无起伏的,有这种想法的人,可会吃大亏。为了预防这种错
误的观念产生,笔者于此将解说“时间层别术”:聪明的人知道如何善用各层别时间,因此可以处理大量的工作,而错误极少。

时间像山谷一样,有重要时间及平常时间的差别。工商界人士对这种时间的价值特别敏感。

比如说,有所谓的“黄金时间”及“黄金周”的说法,各电视台黄金时段的价值远高出其他时段,而五月份的第一周,更是比其他礼拜具有更大的经济价值。

再则,以处理传票为例来说明。处理传票可分为①每日的传票处理、②每月最后一天的传票处理、③决算月末日当天的传票处理三种。

这其中的紧急性及重要程度,顺着①→②→③的顺序,逐渐增加,尤其是③的情况更是重要,如果当天的传票处理迟延的话,可真是问题严重了。为了避免发生错误,管理者必须研究“时间层别术”。

首先,管理者要能判断什么工作大概要花多少时间去完成。对于单纯的工作,可用电脑来协助处理,而一些较重要的工作,就须花费较多时间亲自处理。以阅读来说,可因内容不同而有差别。如果是轻松小品,大约每秒十五字,一般性的文章,则每秒五字,若是较难理解的作品,则以每秒三字的速度来阅读,像这种方式,就是一种“时间层别术”的运用,可在忙碌而有限的时间内,有效地阅读大量的书籍。

第二,管理者要能判断各种工作的紧急度。重要而紧急度高的事情,要赶快完成。比如说,想参加某种讲座,因其有名额限制,所以须赶紧报名。反过来说,一些较不重要,紧急度低的工作,就须仔细地做,不要急于一时而误事。

第三,要找出自己效率最高的时间带,即自己最能集中精神投入工作的时间带,而将一些重要的工作,放在这个时间带来处理。这个时间带,也即所谓的“核心时间带”。近来,某些国外公司已开始实行自由上班制度,但是,他们必定会设定某个时间带,要求所有的员工同时在公司内工作。

这也就是企业实行时间层别术的例子,在个人方面,也必须了解自己的生理状况,而采用配合的时间层别术。

每个人都有其独特的生理活动周期,随着时间的不同,身心活动功能也有很大的差别。因此,在上班时间内,若公司硬件规定的某种特定的律调来工作,就会发生步调不合的情形。 对自己工作时间加以层别是相当必要的。有的人只简单分为早晨型或夜晚型,那是不够的,应该要作更细的划分,确实把握住自己在上班时间内的核心时间带。

确实把握自己上班时间内的核心时间带后,就可把重要的工作集中在此时间带内处理,而把一些次要的工作留在别的时间来做。常有些人,因搞不清状况,而以最清醒的头脑去处理一些琐碎的杂事,那实在是种可怕的浪费,相当可惜!

以上所述就是时间层别术,如果不确实采取这种方法,那么就时间的生产性及工作的质、量、成果而言,都会有不良的后果。

 

能看出工作重要性的方法

为了避免被工作支配,如何判断工作的重要性,是相当重要的事。

若能判断出工作的重要性,即可定立明确的工作目标及进度,知道什么时候应该做到什么程度。

工作的“重要性”是一种具有长度、宽度、密度的时间概念,必须有丰富的经验及敏锐的时间感觉才能看透。而这种敏锐的时间感觉,姑且称之为“自管理者调节前术”,更是看出工作“重要性”的关键所在。

能判断工作重要性的人,常常知道适时、适可而止;而不能判断工作重要性的人,则是一味赶工,无所适从,所以,在相同的工作进度下,一个是充满信心而悠闲自在,一个是盲目工作却毫无自信。之所以有这种差别存在,就是因为是否具备“自管理者调节前术”。

“自管理者调节前术”包括了判断力、直观力及先见力。本来,每个人都具有某种程度的“自管理者调节前术”。只不过,多数人都让这项能力多眠了。

将“自管理者调节前术”活性化的方法,有下列三个要点:

(1)要能分辨工作“表面的重要性”及“真正的重要性”。以新成员加入公司或新制品发

表会来说,看起来仪式相当隆重,但是,这只是表面的重要性而已,实际上,它的“真正重

要性”,早在半个月或一个月以前就已经决定了。

若是被“表面性的重要”所蒙蔽,常会持续紧张而无法喘息,更会发生计划迟延的现象。须知,真正的重要性永远是走在表面重要性的前端,因此,必须把着眼点放在表面重要性的前方。

(2)许多工作,常像山的形状一般,具有一个顶点,但是,这个顶点只是表面重要而已;

这些工作真正重要的地方,是在顶点以前的上山途径。

明白这个道理以后,在工作进行时,应以所见的中央顶点为目标,将全部精力投注在攀上顶点的过程中。

(3)若能确实体会上述两项要领,即可在计划初期,看出工作真正的重要性何在,而有较

宽裕的时间来推行工作,并且将最多的时间及精力投注在真正重要处,有助于工作的顺利完

成。

对于不断涌入的工作,也可用同样的观点来处理。凡是会妨碍到迈向顶峰的工作应断然延后或提前,而有助于攀向顶峰的工作,则全盘接受,付诸实行。

以上三点,大家应该切实实践,以磨练自己“自管理者调节前术”的能力。常有人在工作过程中,因为耐不了辛苦而想放弃,殊不知,这正是快要到达巅峰的征兆,只要忍受这种压力,再往前跨一步,就可攀上顶峰,海阔天空了!



操纵时间的方法

运用时间的最高境界就是“时间操纵术”。这种战术可使你摆脱时间的束缚,自在地活用

时间,而获得最高成果。

英国政治家者巴金逊,曾就时间术提出两个观念:(1)为严守时间,(2)为计划时间,而计划时间就等于是笔者现在叙述的“时间操纵术”(原理虽然类似,但是此“时间操纵术”的名称、内容、专门技术都是笔者首创”。)

时间操纵术的原理很单纯。

(1)衡量每件工作中时间因素的重要性。

(2)下意识地探讨时间因素,即以时间的观点来衡量工作。

若能确实把握这两点,不论什么工作都能顺利完成。

“时间操纵术”包括十种专门技术,现依序说明如下:

(1)仔细观察工作的各种情况,把握最佳的行动时机。福泽论吉是日本江户时代的学者,某次到横滨观光中,发现横滨地区相当流行英语,而自己竟然对英语一无所知,但是他并不因此而气馁退缩,反而把握这个机会,努力地学习西方各种学问,终于成为大学者。

(2)时间是决定胜负的重要因素,应列为最优先的考虑。。日本电算董事长永守重信先生,在创业的艰苦时期,就提出了“管理者能以其他竞争对手所需交货时间的一半来提前交货”。因此,他得到了更多顾客青睐,而渡过难关,发展成大企业。

(3)以时间为武器来打击对手。犹如打麻将时,若遇到打得较慢的对手,就不断地以“管理者又可以看报纸了!”或“喂!你打快一点行不行?”来催促,以致对方在忙乱之下,常会不加思索而乱打牌,种下败因;现实的商场竞争中,这种现象更是屡见不鲜,尤须警惕!

(4)与前项刚好相反,在处理重大案件时,不可急于一时,宁愿以更多的时间来换取最大

的成果。比方说,与某访客交谈的预定时间已到,但若是他的谈话很有价值,可弹性地延长交谈时间。再则,举行会议,当然是以在预定时间内结束为原则,但是,若遇到大家踊跃发表具有建设性的意见时,不宜仍然按时散会,可适度地延长会议时间。

(5)伺机而动。在商场上,如果不能伺机而动,往往会吃大亏。

(6)可将不想继续从事或没有价值的工作,暂搁一旁,这并不是怠惰,而是一种有意义的

革新有效作法。

(7)准备不足时,要适度拖延时间,若是盲目前进,必遭败果。因此,可用“管理者现在

很忙”等借口,争取一些另谋对策的时间。

(8)遇到不利的交涉场合时,也要设法拖延时间。这种情况,犹如拳击比赛时抱住对方一

般,虽然不够光明正大,但有时却是必要的。运用之道如:故意迟到、岔开话题、不谈结论等等。

(9)某些场合,要作迅速明确的决定,确实掌握住整个局面。

(10)让对手着急,使之落入自己掌握中。

如果能够掌握以上十项专门技术,你将成为管理时间、运用时间的高手。



 

五、触摸时间的感觉

拥有“时间感”的人,不仅有明确的使用时间法,而且在工作、交际、游戏等各方面,也一定是高人一等的。个人应该把自己从不当的“习惯”信仰,以及固定化的价值观中解放出来。一个人若具备丰富的想象力和完全的技术,就可以借此判断时间,锻炼自己对时间的控制。



时间感觉从跟对手有共同感觉开始

 

如果说从同理心中,可以产生出时间感,可能会有很多读者吃惊不已。同理心和时间感,乍看之下,是毫无关系的两件事。

不过,就如同管理者所说的:时间感觉的水准的要点,便在于同理心高不高,以及对一般人的理解能力深不深。这并不是教管理者如何去迎合,或符合他人,而是说必须站在对方的立场着想,否则,再好的技巧,也无法使自己对时间有敏锐的感觉。

现举一个更易说明的例子。

例如,有一些人就是会让对方苦等、干等,而自己却一点也不以为意

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